鸿博档案企业档案信息资源共享的必要性，南京企业档案管理服务

一、企业档案信息资源共享的必要性

1.企业发展的内在需求

企业发展的内在需求主要体现在三个方面，一是企业的长远发展战略，二是企业内部管理的需求，三是企业廉政建设的需要。无论从哪一个方面来看，信息资源的共享都为企业的管理需求提供了便利的条件。首先，对企业的发展战略来说，信息资源如果掌握不到位，很容易对企业的经营管理和长远发展造成影响；其次，对企业内部管理来说，由于企业在经营管理中很容产生大量的文件档案，尤其是在当今时代信息技术高度发达的年代，企业已经逐渐依赖于信息技术的应用。因此，目前企业的信息处理难题，在于海量的电子文件的堆积对企业内部管控的影响，对许多需要以档案信息为依据的内部管控工作造成了严重的影响。最后，对廉政建设来说，档案资源保留了企业发展历程中的所有原始资料，有利于与企业日后的查询与管理，有助于廉洁风险评定准则的准确执行，防止企业内部管理人员出现弄虚作假的现象。

2.企业外在形象树立的需求

企业档案信息资源共享对企业的外在形象树立具有重要的作用，尤其是对一些民生工程来说，由于民生工程是一种取之于民、用之于民的工程项目，因此，公众是具有知情权的。因此，民生工程在建设过程中，有义务向公众公开完整的建设信息，保持民生项目的高度透明，让公众对企业产生信赖，同时也树立了企业公平、公开、公正的企业形象，有利于企业在民众之间产生良好的信誉，提高品牌价值。

二、档案整合管理和信息资源共享的内涵

1.档案整合管理

档案管理的起源在原始记事时期便已经存在，同时原始记事也是档案管理的最早起源，文字的发明是档案产生的前提条件，而国家的产生是档案产生的社会条件。从历史角度来看，档案的划分可以分为：甲骨档案、金文档案、缣帛档案、简牍档案、石刻档案、纸质档案、以及当今时代的声像、电子档案。在《中华人民共和国档案法》中指出：“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文学、图标、声像等不同形式的历史记录。”对于企业管理来说档案的主要作用是作为管理工作的考察依据、以及企业生产活动的参考依据，以及维护企业法律权益的法律书证。而企业档案整合管理指的是将企业某个系统的档案或某个系统中的部分档案进行联结，从而形成一个统一完整的整体的过程。整合管理是一种全新的管理理念，它是采用科学合理的管理理念和管理办法，结合时代信息技术的发展将企业档案进行高效有序的管理，提高企业的管理效率，促使企业快速发展。

2.档案信息资源共享

档案信息是企业内部管理和生产发展的重要参照依据，随着信息技术的发展，档案信息的保存载体也变得多种多样。在当今时代，想要将档案信息的作用发挥到最大化就必须依靠信息技术将档案信息资源进行资源共享。其主要目的是为了向企业和公众提供优质的信息服务。在当今时代为了达到资源共享的目的一般依靠网络档案信息中心的平台建设，利用网络强大的传播效力，以达到档案信息资源共享的目的。由于档案的性质具有一定的原始性、回溯性、社会性和分散性，因此档案可以很好地反映企业的原始数据、历史发展记录、社会效益情况等等。但由于其具有一定的分散性，不完整的档案容易影响档案整体的效益价值。