南京工程档案文件管理的五大问题，匡易南京档案外包政策

1、企业档案归档困难：

工程建设的文件材料收集不全，归档困难

我们都知道没有哪个企业的工程建设是一蹴而就的，一些大型的工程建设往往需要持续很长时间，半年、一年甚至几年都是非常常见的。在此期间。由于产生的文件材料很多，经手人员也很复杂，而且有许多工程建设的图纸、图样是要被带到施工现场去的。如果没有专门的人员负责跟踪和监督，很容易出现文件收集不全的情况，更别提完整归档了。

下属单位和派出机构的文件归档困难

许多企业纷纷改制，摒弃了原有的单一管理模式，集团公司下面可能设有多个股份有限公司或分公司。产权关系的错综复杂和企业组织机构的分散布局给企业文件材料归档工作带来了不少困难。目前，企业档案部门对下属企业、外派机构的档案工作监督指导检查的力度普遍偏弱。对全资、控股、参股企业的档案工作的监督指导几乎是空白。放任状下。有的企业外派机构多年也不见有文件材料归档：全资、控股、参股企业成立多时也未见有文件材料移交。可以说，复杂的企业管理模式带来的文件材料归档难的问题是企业档案管理部门近年来新添的又一道难题。

非正常收发渠道的文件材料归档难

随着经济活动的频繁和对外交往的日益增多。文件材料载体和内容都发生了较大变化。诸如合同、协议、联络书、备忘录。企业间互赠的纪念品、名人题词、书画等。这些文件材料文书处理部门很难控制。档案部门又无从知晓，加之有的部门或个人会有独居奇货的欲望，它们的归档要比红头文件难得多。

2、企业档案保管方面的问题——企业信息化建设进程加快，实体档案保管模式难以为继。

随着信息化的到来和深入，企业在各项活动中形成越来越多的数字化信息，传统的企业档案实体保管模式已无法满足企业档案保管的需要。电子环境下的企业档案信息的保管问题日益凸现，亟待解决。在很多企业中，由于没有实现办公自动化(OA)、管理信息系统(MIS)、客户关系管理(CRM)等应用系统的开发和利用，也没有实施管理或管理不当，导致电子文件、档案处于“游离”状况，企业“记忆”面临丢失的危险。

3、档案提供利用方面的问题——档案信息资源封闭分散，提供利用水平低。无法提供系统服务。

传统意义上的档案往往带有私密性的色彩，按照有关规定，相当一部分的档案是不允许个人或部门随意查看的。比如干部人事档案、科技档案、数据报表等。当确实有查找利用档案的需要时。利用者必须出具相关的证明，履行特定的手续。并且绝大多数的档案是不允许带出去的，只能在档案馆室内由专门人员协助查阅，时间和空间上有很大的限制。由此导致档案的查找利用率很低，档案信息价值难以实现。是一种资源的严重浪费。

近年，信息管理的不断深入，越来越多的企业建立了局域网，推行了OA系统、开发了档案数据库，以往查找档案、检索档案费时费力的状况明显改善。但由于企业建立的多是文件级档案目录数据库，其在方便利用方面也存在着很大的局限性。也就是说，利用者在网上只能查到档案的目录，仍需到档案室才能查阅到档案原文。因此。企业档案数据库建设还不完备，仍需进一步完善，才能不断满足利用者的需要(续致信网上一页内容)，提高档案利用的效率和水平。实现档案的价值。

4、企业档案开发方面的问题

目前企业档案信息资源的开发工作，其内容尚停留在简单的介绍或汇编上。形式上也只局限于编制索引。这些对企业预测、分析和决策的依据作用十分有限。

5、企业档案编研方面的问题

企业档案编研，是以特定的题目为线索。通过对相关企业档案信息的分析、研究、整编和重组，形成各种二次、三次企业文献，从而满足企业各项实际需要的工作。企业档案编研是企业档案工作中相对独立的一项业务内容。对企业信息的循环、企业档案管理系统的改善和企业文化的建设都有十分重要的意义。但目前企业档案编研工作的力度不够。在企业档案编研成品的传播过程中，由于信息转换的技术过程和技术手段等原因造成企业档案信息失实、失准。再有就是一些企业不注意收集有关企业特色和企业文化的材料，也不曾对其进行系统的编研。导致企业“记忆”丢失，文化失传。