摘要：人民法院的档案真实地记录了人民法院的审判工作和其他各项活动，是国家档案的重要组成部分，是展现法院工作历史面貌的重要凭证。随着社会经济的不断发展，人民的维权意识也不断的提高，使得法院档案的拥有量和使用量日益增多，规范化、科学化、信息化的档案管理工作也显得尤为重要，新时代如何更好的做好基层法院档案管理工作，是摆在我们面前的一个新的课题。
关键词：基层法院 新时代 档案管理
基层人民法院的档案工作是国家档案工作的重要组成部分，它既是人民法院审判、执行活动的真实记录，也是社会的宝贵财富。人民法院档案工作既是基础工作，也是保障工作，它是展示人民法院审判历史面貌的重要凭证，也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。新时代下，基层法院档案的拥有量和使用量日益增多，这也对基层法院的档案管理工作提出了更高要求，基层法院的档案管理工作也必须步入一个新的阶段。我们要在充分认识基层人民法院档案工作的特点及存在的问题基础上，把基层法院档案管理工作纳入科学化、规范化、制度化、便捷化的轨道，使其更好地为审判工作服务，更好地推动法院各项工作的顺利开展。下面笔者就基层法院档案管理中存在的问题及解决对策提出一些自己的看法。
一、基层法院档案管理实践中存在的问题
（一）档案数量急速增长
档案数量急速增多的原因主要有：
1.经济的飞速发展导致出现了一些新型案件，尤其是小标的的经济类纠纷案件急速递增导致了基层法院档案数量的快速增加。以笔者所在法院为例，该院自2016年成立以来，仅诉讼档案数量以年均5000卷的速度递增，与日俱增的档案数量与基层法院有限设施形成鲜明对比。
2.民众的法律意识显著提高，越来越多的民众平时注意学习法律法规及国家的相关政策，用法律维护自己合法权益的思想已经形成，所以他们在权益受到侵害时会选择诉讼的途径解决纷争，这也在很大程度上导致了法院档案的增加。
（二）档案管理模式不科学
1.人员配备相对不足。依照相关法律规定，保存档案一万卷（件）应该设专职档案员一名，以此为基数，超过部分每超过一万五千卷再增配一人，但实际上大部分基层法院的专职档案员仅有1－2名，导致不能按时按量完成规定的工作任务。笔者所在法院目前档案卷数已超3万卷（件），但专职档案员仅有1名。周边好多基层法院档案卷数大多已超过15万卷（件），但专职档案员最多法院仅配备了3名。
2.档案管理硬件设施不完善。档案数量的增多，需要更大的库房来容纳，然而各地基层法院在进行办公楼等基础设施的建设时，大部分往往因财力、物力有限而忽略了档案库房等设施的建设和配置，使本已严重不足的档案管理设施、仓库更不能适应新形势下档案管理的工作需要。
（三）归档不及时。
归档不及时，严重影响了档案工作的顺利进行。审结的案件就应该及时归档，以便于保存和利用，但是由于种种原因大多数基层法院的案卷没有及时归档，如有些已经审结的案件超过了归档期限而没有归档，还有一些公告、执行、上诉案件因为结案周期长而延后了归档时间，这都给基层法院档案管理工作带来了不便。以笔者所在法院为例，每月未能按时归档现象时有发生。
（四）档案管理的信息化进程缓慢。
近年来，随着法院档案信息化建设不断推进，大部分基层法院档案管理中已完成历史纸质档案的数字化录入工作。但是，基层法院档案管理的信息化进程仍然非常缓慢。有些基层法院档案管理中仍存在数字卷宗的使用率不高、扫描后形成的数字档案存在一定质量问题等。以笔者所在法院为例，诸如清晰度不够、缺页、案件信息录入不完整等现象时有发生，这都给基层法院的档案工作的顺利进行带来了一定阻力。
(五)卷宗质量不合格。
多数基层法院现在经常检查档案的超期归档情况，书记员急于将卷宗归档，再加上档案员对卷宗质量的检查不够细致，存在质量问题的卷宗未得到有效整改，使得卷宗带病入库。以笔者所在法院为例，卷宗档案中存在的质量问题大致有如下两个方面：
1.卷内材料不全。卷内材料不全是档案工作的一个严重问题，因为如果保存的是不全、不完整的档案，待日后查考时就说不清该案卷的来龙去脉。特别是诉讼档案，如果卷内文件短缺，就无法了解该案是否判决，根据什么判决，判决是否已送达、执行等情况。如果日后当事人提出异议需要复查时，短缺材料的档案就不能作为依据，当事人的问题解决不了，法院的公正形象也必将严重受损。
2.卷内材料填写不工整、排列顺序混乱。多数基层法院都存在卷宗封面和目录、备考表填写不全、装卷不整齐、书写不工整、装订反页等问题。这种马虎装卷、马虎归档的行为是严重缺乏档案法制意识的表现。
二、对策与建议
（一）加快档案管理硬件设施的建设。一是要建成一至两个容量充足具有现代化硬件设施的标准库房。保证库房安全，保护措施落实到位，设置独立的阅卷室，确保库房、办公区和阅卷室的“三分开”，以适应因新时代新型案件的增加而增加的卷宗需求。二是要严格按照档案保管“八防”要求，配置密集架、空调、去湿机、温湿度测记仪、避光窗帘、防盗监控器、防盗门等设备。三是要配置计算机、打印机、扫描仪、复印机等设备，为进一步规范和提高档案管理水平，创造良好的物质条件。
（二）提高相关人员素质，转变档案管理理念。基层法院在档案管理上应当时刻关注不断变化的社会和人民群众对档案的利用和需求，以社会和人民群众的需求为导向，不断完善档案服务功能，不断改善服务条件，树立以人为本的服务理念和司法为民的宗旨，与时俱进，不断创新，创建多种形式的服务。所以我们应加强领导，加强对相关人员业务素质的培训，强化责任感与为人民服务的精神，简化查档手续，实行“一站式”服务模式，在严格审查查档人的身份后，尽快予以查档，避免出现查档人为查找一份档案，要跑好几趟法院的情况，真正建成便民档案体系，使档案工作成为法院司法为民工作的一个组成部分。
（三）必须及时归档，建立归档限期制度。应当按期将案卷材料整理装订后送档案室审查、归档，并严格办理移交手续，编制归档目录，做到归档及时、归档文件材料齐全、规范。同时制定借卷登记审批制度。法院内部人员借阅、查阅档案的，应将借档人姓名、所在部门、时间、件数等信息登记备案；法院外部人员借阅、查阅档案的，对所借档案的借阅人信息及时登记，并由分管档案管理工作的领导审批是否同意借阅、查阅档案。
（四）加快卷宗管理信息化进程。电子档案比纸质档案更稳定、更方便，更有利于长期保存和提供利用。纸质档案更直观，也方便阅览，但纸质档案不易保存，易受潮、受虫蛀。当前有众多基层法院中重纸质而轻数字的档案意识一直居高不下，对纸质档案的数字化处理进程一直很慢。因此，要加强电子档案信息的标准化建设，要提高对原始纸质档案的录入速度，要逐页扫描，杜绝出现缺页、不清晰等情况，保证扫描质量。争取早日实现档案的数字化、信息化，逐步实现软件档案管理。
（五） 严把卷宗质量关。不定期地对各部门归档卷宗数量、卷宗质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况进行评查，并不定期公布结果。对优秀的集体和个人进行表彰，不合格的要予以通报批评。各业务庭审判员、书记员及相关人员要充分认识到卷宗质量的重要性，摆正思想，端正态度，认真工作。档案员在收卷时要严格审查，有问题的卷宗坚决不能接收，从源头上消灭质量有问题的卷宗。
人民法院的档案工作是展示人民法院审判历史面貌的重要凭证，也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。随着社会经济的飞速发展，各种冲突不断涌向法院，导致档案数量日益增多，档案内容也是日益丰富，档案信息载体多样，对法院档案管理工作的要求也是越来越高。要使基层法院的档案管理符合“司法便民”的理念，必须加强档案人才的培养，加强基础设施建设，严把卷宗质量，做到及时归档，实现卷宗管理信息化，这样才能实现“司法为民”的宗旨，才能保证基层法院档案工作长效、良性的发展。（供稿：朱倩） |
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