档案管理中档案信息化建设，合肥企业档案馆档案信息化管理

一、档案信息化建设技术现状分析

档案信息化建设指的是应用网络、数据库、数据仓库、数据挖掘等技术开展档案信息资源建设、档案应用系统建设、档案网站建设，从而实现档案管理流程的精简和优化。本文将从技术角度出发分析档案信息化建设现状，并探求其未来的发展方向。

1. 档案信息资源建设

档案信息资源建设主要包括馆藏档案数字化、档案信息资源库建设和档案信息资源整合。其中，馆藏档案数字化是该项工作的重点，目前，档案数字化主要是录入员通过档案著录软件录入档案信息，质检人员通过抽样检查保证档案信息数据的质量，这种完全依赖人工录入和检查的粗放型模式有很大的局限性，难以保证档案信息的可信度。随着工作流技术的成熟，智能化档案数字加工系统应运而生，有效克服传统模式的弊端，采用工作流引擎建立档案数字加工流程，灵活设置双机摘录、条目质检等流程节点，通过电脑和人工两次检查确保摘录质量。

档案资源库建设主要采用Oracle、SQL Server等数据库管理系统来实施，但由于现在从国家层面上并没有档案数据库建设的统一标准，这就导致了各地档案资源库数据环境、数据模型的异构，从而也影响数据迁移、交换和共享的实施。

档案信息资源整合是档案信息资源建设的高级阶段，它指的是利用网络、数据仓库、数据挖掘技术对馆际间档案信息资源实施集成化组织，使档案信息资源的组织管理从形式组织转至知识组织，在更高层次上实现馆际间的资源共享。档案信息资源整合研究处于刚刚起步阶段，理论、实践有待进一步探索。

2. 档案应用系统建设

档案应用系统建设是档案信息化建设的链条，它串联起了档案信息化建设生命周期的各个环节。目前，我国各地使用的档案应用系统主要是目录级档案应用系统和全文级档案应用系统，这些系统主要采用C/S架构、B/S架构、C/B/S混合架构开发而成。作为档案应用系统核心功能的档案检索则主要采用关系数据库查询语言来实现。但随着全文数字化工作地不断开展，面对海量的非结构化数据，传统的检索模式资源耗费大、查询速度慢等问题日益突显。随着数据库全文检索技术的出现，海量非结构化数据的查询需求得到有效满足，进而提升档案应用系统可用性。

3. 档案网站建设

档案网站在时空上延伸了档案服务，提高了档案利用率。目前，我国档案网站在数量上已初具规模：纵向上不同规模的档案网站纷纷建立；横向上不同专业的档案网站不断兴起。在形势喜人的情况下，我们也要清醒地认识到，尽管网站建设发展较快，但总体上质量不高，相当数量的网站存在信息更新不及时、服务功能不健全、交互手段单一等问题，严重制约了档案网站的后续发展。

档案网站质量不高从技术层面分析主要表现在网站缺乏整体规划，网站结构设计缺乏灵活性，网页设计缺少人性化，网站检索功能薄弱。

二、档案信息化建设技术发展方向研究

随着档案信息化建设地不断深入，我们在收获社会效益、经济效益的同时，也遇到了一些问题，下一步，我们在继续开展档案信息化建设的同时更应用发散性的思维探索档案信息化发展方向，以信息领域的高新技术来解决现有问题，促进档案信息化建设质量的提升。

1. “物理分布、逻辑统一”的档案信息资源融合系统

档案“信息孤岛”是档案信息化建设中的突出问题，那么如何解决这一问题，如何能够实现将分布于各个档案馆之中的档案信息资源有效整合，最终实现信息资源充分共享呢？笔者认为，可以利用数据分析、网络技术，将各个独立的档案信息系统进行融合，构建“物理分布、逻辑统一”的档案信息资源融合系统，实现馆际间信息资源的共享。具体来说档案信息资源融合系统在开发过程中可采用Web Services、XML 技术，这些技术有利于屏蔽原有系统之间技术异构、环境异构、数据模型异构等问题，有利于实现档案资源系统的集成，从而彻底解决档案“信息孤岛”问题。

2. 个性化档案信息服务

随着全社会档案意识不断增强，人们对档案的需求越来越多，各地区档案部门如何开展个性化档案信息服务，变被动服务为主动服务，已成为未来档案信息化建设中一个不容忽视的课题。

个性化档案信息服务是指档案馆利用网络、数据挖掘等技术，分析用户的行为、习惯、偏好，从而为用户提供个性化需求的集成化服务。具体包括：服务时空个性化、服务方式个性化和服务内容个性化。技术层面上来说，个性化档案信息服务可采用数据挖掘、Web2.0工具、手机新媒体等前沿技术构建用户个性化的服务平台，开展智能检索、信息推送、远程服务等服务项目，实现以用户为中心的档案信息服务体系。

总之，档案信息化是一项长期性的系统工程，需要档案信息化工作者以统筹的眼光，将信息技术与档案业务有效融合，以发展的观念不断推进档案信息化建设取得更大的成果。