数字档案共享中心建设探索——鸿博档案

我公司徐文龙，在档案核心期刊《中国档案》发布文章，探讨国企转型背景下，档案共享中心建设的可行性。

《中国档案》创刊于1951年，是中华人民共和国国家档案局主管，中国档案杂志社主办的业务指导类刊物。

当前，国有企业数字化转型正全面展开，必将为产业格局优化和产业链现代化带来深刻影响，引导数字经济和实体经济深度融合，推动经济高质量发展。

●宏观环境●

1.从“管资产”到“管资本”的政策转变

2018年，《国务院关于推进国有资本投资、运营公司改革试点的实施意见》发布，国有资本投资、运营公司按照“管资本”的方式管理企业，这种新的管理模式将更好地确立企业的市场主体地位。

国有企业改革发挥企业平台作用、立足产业发展、提升管理水平，基本形成了“以‘产业平台’为核心、以‘创新平台’为引擎、以‘开放平台’为载体、以‘资本平台’为支撑”的发展局面。

2.档案管理内容复杂化

随着企业管理精细化和业务流程管理平台化开展，档案数据作为企业资产越来越受到重视，但国有企业下属分、子公司多， 业务经营形式多且复杂，导致企业内部形成的档案数量多且复杂。企业OA系统、企业信息管理系统等均产生大量电子档案。企业生成档案载体类型众多，如纸质档案、照片档案、实物档案等。企业生成的电子文件存储格式繁多，如MDB、XML、TXT等。

3.档案管理缺少顶层设计

国有企业大量电子档案、纸质档案散落在各个子公司或部门。企业内部除文书档案实行集中归档外，业务档案和电子文件等散存于各个业务系统中，如会计档案、电子公文等。集团或子公司部分档案按照相应国家标准进行科学分类，其他业务档案尚未进行统一科学分类，各环节保管责任未明确落实。企业内部前端业务部门主要根据自身职能和业务视角进行档案分类和编号，未站在集团层面、档案全生命周期、业务流程基础上分类，从而导致档案资源存储和利用规划不系统、不全面。

4.归档材料质量不高

国有企业档案齐全完整程度及归档质量有待进一步提升。档案收集不齐全， 部分档案应收未收。归档案卷、文件质量差，已收集的档案中包含复印件、传真件、不规范件等；电子文件和电子档案的管理手段落后，只能通过打印或硬盘存储电子文件和档案，没有专门的电子文档管理系统做支撑，对电子文件的分类、利用、长期安全存储缺乏手段。数据质量差，未对电子文件的主数据、元数据、数据模型进行规划管理和规范，电子文件和档案存在丢失和无法利用的风险。

●建设意义●

在国有企业改革和新技术环境下，国有企业档案工作正面临着巨大的挑战与机遇，必须面向未来，主动跟进，快速适应，以服务企业发展的中心工作为目标， 改变传统观念和方式，以服务的理念和数据化的思维重新审视和界定企业档案管理工作，充分发挥档案专业优势，在数据资源的科学分类、数字资产的长期保管、数据资源整合、数据标准规范等方面发挥重要作用，使档案工作迈上新台阶，为国有企业建设成为“专业化、市场化、价值化的产业赋能型投资平台”提供坚强的支撑和保障。

1.建立档案管理共享模式，变监管为服务

档案管理模式由现有的分散管理转变为共享管理，共享的本质其实就是“让集中的更集中，让分散的更分散”，使集团公司与分公司、子公司管理关系上的管控模式相适应。

国有企业通过建设基于标准化、流程化的档案共享服务中心，能够实现同质业务向共享服务中心的转移。

2.打破业务系统壁垒，突破地域和业态限制

近年来，国有企业信息化建设稳步推进。但是，由于各业务信息系统基本上是纵向部署，加上管理方式影响，客观上造成了信息“壁垒”，形成信息“孤岛”。因此， 数字档案共享中心的建设正是解决这一问题的有效手段，通过打通企业各业务系统与档案管理系统的数据通道，可实现企业信息资源的集中统一、横向融合管理和高效开发利用。

3.实现档案管理转型，助推国有企业数字化转型

随着国有企业及分公司、子公司的业务发展，各个业务模块均不同程度实现了信息化。档案管理部门作为重要的业务支撑部门，应该建立相应的数字档案管理平台，从而支撑集团整体数字化转型。档案的原始记录属性和档案价值鉴定理论在甄别和提取业务系统产生的海量数据过程中，有去伪存真的价值判定作用，是海量数据管理、分析、挖掘的重要手段。

4.降本增效，提升档案利用效率

数字档案共享中心的建设，一方面从成本角度出发，降低了企业档案管理的整体投入成本；另一方面从价值创造角度， 实现了对档案数据的海量管理，建立数据管理中心，通过档案资源开发利用，支撑了企业决策，提高了档案利用效率。

●几点举措●

1.统一标准，规范流程，梳理并重构档案管理体系

以管理企业数字资产为目标，调研企业运营管理模式，各项业务工作所产生、形成的文件数据情况，与各单位、各部门一起确定需归档管理的文件数据，最终明确企业数字档案共享中心所需管理的文件数据范围、数量、价值等。

一是管理层面。从企业对数字档案共享中心的宏观管控的角度出发进行体系的构建，对数字档案共享中心建设多方面内容加以约束，包括宏观规划、方案、工作安排、责任分工、系统建设情况评价等方面的内容，企业以此为基础进行数字档案共享中心建设，确保数字档案共享中心建设工作有序开展。

二是流程层面。主要从档案工作流程角度考虑体系的构建。目前，数字档案共享中心工作主要是基于文档工作实际， 按照“六环节”（包括收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用）、“八环节”（包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用服务）内容，结合电子文件管理活动进行构建。

2.借助新技术，深挖档案价值

新技术发展提升了档案管理水平，提高了档案管理效率。扫描技术、OCR图像识别技术、存储技术等助推了纸质档案数字化管理。大数据、云计算、区块链技术为海量档案数据的分类、分析、存储提供了技术支撑，实现了安全共享、价值挖掘、知识沉淀、决策支持的档案价值，克服了地域、空间、时间的限制，为档案数据的共享和长期安全存储提供了技术支撑，发挥了档案的价值，为企业管理决策提供了精准数据支持。

针对海量数据的处理是无法采用手工方式实现的，必须通过系统自动实现， 企业需要先总结提炼出规则、规范，再由系统根据规则自动实现，因此，大数据挖掘技术是系统的核心技术手段。企业在建立统一的档案业务平台的基础上，需将涉及档案共享服务的关键档案、制度都固化在统一的信息系统与数据库中，把档案工作流程在信息系统中进行统一设定，强化新技术对档案管理的支撑作用，保证了企业发展战略得到有效贯彻和落实。

3.借鉴共享模式，构建企业数据共享

中心从企业的财务共享中心建设到人力资源共享中心建设，再到OA协同办公，都证明了共享模式在“降本增效”上的优越性， 也给档案共享中心模式提供了借鉴。档案共享服务的基础理念就是流程再造，档案流程的再造促使档案数据业务化、档案流程标准化，推进档案管理的专业化。

从数字档案共享中心所接收的档案资源的格式与规范化的描述角度来构建企业数据共享平台。从数字档案共享中心所容纳的资源类别看，包括文书类、邮件类等数据类别，这需要相关的标准予以规范化。从资源描述的角度，由于事实上可能存在多种不同类型、详简各异的元数据版本， 必要时还需规定相应的元数据交换标准， 用于在不同元数据规范之间进行转换。

4.加强企业档案工作监管和档案行政执法检查

“管资本”更加注重通过市场化手段， 在法治框架内调整利益主体关系、实现监管目标，应由以往的“重审批”的行政方式向“重监管、强服务”的监管方式转变。子公司丰富的档案资源，为国有企业日常经营和监管提供了丰富的数据支持。财务管控、专项检查、相关审计等都离不开丰富多样、全面系统的档案资源作为证据支撑和过程证明。加强档案工作监管和档案行政执法检查，可以有效丰富国有企业对相关子公司的监管手段，档案工作监管打破了传统监管方式只有财务管控、人事任命几种方式的限制。通过档案工作监管和档案行政执法检查，强化对投资企业日常经营的合规合法监管。档案工作延伸到哪里，意味着监督管控工作部署到哪里，既充分尊重了分、子企业的自主经营权，又能很好地履行主体企业的监督权。