“无人值守”档案库房的建设--安徽鸿博档案

一、面临的难题

传统档案库房管理大多依靠库房管理人员手动进行档案的上下架、库房巡检和盘点、温湿度记录、温湿度调整等业务操作，较少利用信息化、自动化技术进行自动管理，存在工作量大、效率低、统计利用不方便、管控手段单一等问题。

1.工作量大、效率低

    按照档案库房管理要求，库房管理人员每天要进行常规的温湿度检查等，只能人工记录检查结果，工作效率较低，且无法进行快速统计和利用。如果出现温湿度异常的情况们需要人工调整空调、加湿除湿设备的参数，容易造成温湿度调整滞后，极有可能损坏档案，造成不必要的损失。对于馆（室）藏档案的盘点工作，部分企事业单位档案部门的盘点只局限于档案实体卷（盒）的盘点，对卷（盒）内文件无法进行一一检查，不但不能有效地反映馆（室）藏档案的真实情况，而且盘点情况还需要人工进行登记和统计，工作量较大。当需要对待销毁档案或现有已上架档案进行位置调整时，因档案存放位置依靠人工或计算机简单记录，库房管理人员无法进行快速且有针对性的查找，造成销毁工作和调整工作滞后，从而出现浪费现有库房资源的现象。

2.库房情况不直观

    对于传统的库房管理，除现有库房管理人员外，单位主管领导和其他人员无法直观了解库房的布局、档案的存放位置、馆（室）藏情况、温湿度记录、巡检情况等，从而无法高效地进行工作监管。库房管理人员变更后，由于工作不易交接，接手人员短时间内无法快速熟悉现有资源，造成交接工作效率低下，短时间内会影响现有档案资源的利用。

3.档案损坏或丢失很难追溯

按照档案库房“十防”要求，目前部分企事业单位的档案库房管理采用以“防”为主的策略，尽量减少档案的利用次数，仅采取了库房的防盗、防火等安全措施。但对于档案的安全控制缺乏有效的监控手段，如对于档案的位置移动、查阅、复印等操作无法进行自动记录，从而在档案损坏或丢失时很难追溯。

二、功能分析

随着信息技术的飞速发展，包括楼宇监控系统，基于RFID技术的条码监控设备、温湿度监控设备、自动调节设备等各种智能管理设备已经出现，并逐渐在档案库房中得到应用。企事业单位档案部门围绕档案库房的建设要求和管理规范，可尝试使用这些智能控制设备，以实现档案库房温湿度的自动监测及调节、馆（室）藏档案的智能识别及上下架、日常巡检及出入库安全监控、库房实景在线模拟展示等功能，减少库房管理人鱼的工作量，提高管理效率，构建“无人值守”档案库房管理体系。

1.温湿度自动监测及调节

温湿度自动监控设备是在传统的温湿度监控设备基础上，利用新技术，实现各个温湿度监控点统一联网监控，并根据预先设定的温湿度范围进行异常告警、自动调节，具有实时采集、快速响应、定时传输数据等特点，主要包括自动加湿除湿设备、温湿度监控设备等。温湿度监控设备具有全天候温湿度自动监测功能，实时采集档案库房温湿度监测点的数据，并将数据上传到指定的服务器，可以在管理人员计算机、楼宇监控控制室等终端进行显示。如果实际监测的数值超过设定值时，依据预先设置的温湿度上、下限数值，系统将会自动报警，以语音、画面、短信及邮件等方式通知库房管理人员，同时向相关调节设备发出指令，自动根据已设定的温湿度范围进行调整。

温湿度自动监测及调节功能实现了在档案库房无人值守的情况下，能够智能监测档案库房温湿度情况，并依据实际情况对相关设备进行自动控制，实现温湿度的自动调节，确保档案库房温湿度符合相关要求，保证档案的安全保管。

2.档案智能识别及上下架

RFID又称无线射频识别，可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据，而无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。这种集编码、识别、数据采集、自动录入和快速处理等功能于一体的技术，广泛应用于各行各业，改变着人们的工作方式，极大地提高了生产效率。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是其明显特征。读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的无接触式采集，无线传输等功能。

随着条码设备在商场、超市、图书馆等的广泛应用，档案部门也开始逐步摸索。通过此项技术，能准确定位档案的位置及掌握移动情况；利用信息系统设置档案的上下架规则，及时为档案分配位置，实现自动上下架功能，在提供利用时，档案利用人员通过系统检索后，系统可以通过发送指令打开对应的密集架，库房管理人员进入库房取出档案后扫描条码，系统自动记录档案出库信息，就完成了档案的借阅出库过程；档案归还时，库房管理人员通过扫描条码，系统自动显示档案的库房位置信息，打开对应的密集架，档案上架后系统自动记录上架和归还信息，完成了档案的归还过程。对于未接系统登记的档案出入库、位置移动等非法操作，库房内监控设备将自动进行记录，并发出报警信息，以提高档案的安全控制水平。在库房盘点时，库房管理人员通过手持式条码识别设备，对库房内的档案进行扫描，生成档案统计信息，结合信息系统保存的借阅信息，实现对馆（室）藏档案资源的全面统计及盘点，降低了库房管理人员清点校对的工作量。

3.日常巡检及出入库安全监控

在使用传统库房防盗门锁的基础上，通过加装接触式磁卡电子门禁系统以提供双重安全保险。库房管理人员使用的磁卡需经专门授权，读卡器自动判别持卡人身份有效后方能开锁通行，系统将自动记录人员身份和出入库时间，形成库房的巡检记录报表等。

通过在库房中安装夜视镜头、低照度镜头、红外镜头，配以报警传感器等，全面对库房进行监控，及时掌握监控情况。当在监控范围内有异常情况发生时，报警传感器会自动报警，同时把报警信息传送到库房管理人员的计算机及手机中，使管理人员随时掌握库房内发生的情况，可及时采取相应的解决措施，有效地保障库房安全。

4.库房实景在线模拟展示

三维实景技术是一种运用数码相机对现有场景进行多角度环视拍摄，然后进行后期缝合，利用播放程序来完成展示的三维虚拟展示技术。用户在播放程序中可以对图像进行放大、缩小、移动、多角度观看等操作，可以全面了解展示内容。通过相关技术，实现场景中的热点链接、多场景之间虚拟漫游、雷达方位导航等功能。

利用3D建模技术，能够根据库房的实际情况，对库房的实际布局及存储情况进行建模，实现对区域，密集架，温湿度监控点等的实景展现。近年来，国家电网公司档案馆已经建成了智能库房管理系统，实现了库房的在线实景模拟展示，展示内容配以音乐和解说，让用户自由穿梭其中，达到身临其境的效果。

基于上述分析，在档案库房温湿度自动监测及调节、档案的智能识别及上下架、日常巡视及出入库安全监控、库房实景在线模拟展示等方面，国家电网公司档案馆利用相关硬件设备，进行了“无人值守”档案库房的初步探索，提出了一些思路和方法，供企事业单位档案部门参考。

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