上海市档案寄存托管规范（试行）

1.范围

1.1本规范规定了开展档案寄存、托管委托和服务活动的基本要求、具体方法和相关技术指标等事项。

1.2本规范适用于本市范围内委托开展档案寄存、托管和提供寄存、托管服务的机关、人民团体和企事业单位。

2.引用文件

《国家档案局关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知》

《上海市档案局关于印发〈加强本市档案保护技术工作的若干意见〉的通知》

GB/T 9705文书档案案卷格式

GB/T 11821照片档案管理规范

GB/T 11822科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T 17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

GB/T 18894电子文件归档与管理规范

DA/T 1-2000档案工作基本术语

DA/T 15-1995磁性载体档案管理与保护规范

DA/T 22-2000归档文件整理规则

JGJ 25-2010档案馆建筑设计规范

3.术语定义

3.1档案寄存托管机构

经过有关部门批准设立，提供档案寄存、托管有偿服务的社会组织。

3.2委托方

委托开展档案寄存、托管的法人和其他组织。

3.3档案寄存

委托方将档案委托给档案寄存托管机构保管，由档案寄存托管机构提供符合档案管理要求的档案库房和档案装具进行存放。

3.4档案托管

委托方将档案交由档案寄存托管机构负责档案的保管、存取、利用服务等档案管理事务。

3.5客户档案

委托方寄存、托管在档案寄存托管机构的档案。

3.6档案库房

档案寄存托管机构用于保存客户档案的专门用房。

3.7档案入库

客户档案实体进入档案寄存托管机构库区的过程。

3.8档案出库

客户档案实体离开档案寄存托管机构库区的过程。

3.9档案调阅

对客户档案进行调取阅览的过程。

3.10档案归库

客户档案归还档案寄存托管机构库区进行入库和在库房中归位的过程。

3.11档案现场调阅

在档案寄存托管机构库区现场对客户档案进行调阅的过程。

3.12档案远程调阅

委托方通过一定技术手段异地调阅所寄存、托管档案的内容信息的过程；或根据委托方的要求和授权，由档案寄存托管机构对客户档案的内容信息通过复印、拍照、摄像、扫描等手段进行提取，并通过电话、传真、电子邮件、网络等远程技术手段传输和提供给相关方面利用的过程。

3.13档案中转箱

也称档案周转箱、档案运输箱等，指对客户档案进行运输、迁移时临时使用的专用档案装具。也可作为档案保管箱使用。

3.14档案保管箱

档案寄存托管机构在档案库房内存放客户档案的专用档案装具。

4.总则

4.1档案寄存托管机构应当具备开展档案寄存、托管等业务活动的场地、设施、设备、人员等条件。

4.2档案寄存托管机构应当依法经工商等部门批准注册，遵守《档案法》、《档案法实施办法》、《保密法》、《上海市档案条例》等法律法规和有关规定，贯彻执行档案管理相关标准、规范，自觉接受档案行政管理部门的监督、指导。

4.3档案寄存托管机构应当依照国家和本市关于档案寄存、托管等档案中介服务的有关要求，制定实施档案寄存、托管服务的规章制度及业务流程，保障档案寄存、托管服务的规范化。

4.4档案寄存托管机构应对寄存、托管的客户档案进行规范、科学管理，保障其完整与安全。

4.5凡内容涉及国家秘密的档案，禁止寄存、托管。

5.库房与设施

5.1档案寄存托管机构应配备专用档案库房。

5.2档案库房选址应选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静的地段，远离污染源、高压输电线穿越和存放易燃、易爆物的场所。

5.3档案寄存托管机构应根据功能需求，配置档案存储专库、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公用房和其他附属用房等，满足档案寄存、托管各项业务工作需要。

5.4档案库房建筑布局应按照功能分区的原则，力求面积充裕、位置妥当、功能完备、流程便捷。各类用房应相对独立，进行档案传送时不应通过露天通道。

5.5档案库房层净高不应低于2.60米。采用档案密集架装具的，梁及管线下有效使用空间的净高不应低于2.60米。

5.6档案库房楼面均布活荷载标准值不应小于5kn／㎡（约500kg／㎡)。采用密集架的，应不低于12kn／㎡。

5.7档案库房的设计应根据本市的气候特征，重点满足隔热、防潮、通风的需要，并遵守建筑设计防火的有关规定和规范。

档案库房内严禁设置明火设施，库区防火分区之间及库区与其他部分之间应采用耐火极限不低于4.0h的防火墙；同一防火区库房之间的隔墙应采用耐火极限不低于3.0h的防火墙；其他内部隔墙及库房电梯井围护结构的耐火极限应不低于2.0h。

5.8档案寄存托管机构应按库房面积配置一定数量的温湿度检测调控设备、消防设备、防盗设备、档案消毒设备及各类档案装具设备。

5.9档案库房主通道净宽不应小于1.20米，两行档案装具间净宽不应小于0.80米，档案装具端部与墙的净距离不应小于0.60米，档案装具背部与墙的净距离不应小于0.10米。

5.10档案库房的电梯、楼道和库区周边等重要部位应合理安装视频监控、火灾报警等安全防护设施。

视频监控探头应布置合理，无监控盲区和死角，对档案库房实行24小时录像监控，视频录像应妥善保存，满足回放复核需要。

6.人员要求

6.1档案寄存托管机构应配备相应数量的专业技术人员和管理人员，并配有与工作需要相适应的档案专业中级及以上技术职务人员。

6.2档案寄存托管机构应鼓励从业人员积极参加档案业务培训和继续教育，不断提高档案专业知识水平和业务能力。

6.3档案寄存托管机构从业人员应积极贯彻党和国家的各项方针、政策，严格执行档案法律法规和规范标准，自觉遵纪守法。

7.寄存托管前期工作要求

7.1委托方应学习了解和认真贯彻执行国家及本市档案法律法规和有关档案寄存、托管的规定，确保档案寄存、托管工作依法依规规范有序开展。

7.2委托方在实施档案寄存、托管前，应实地考察档案寄存、托管场所，详细了解档案保管及其相关服务条件，周密研究档案寄存、托管外包服务方案。

7.3档案寄存托管机构和委托方之间应当签订档案寄存、托管书面合同或协议，明确档案寄存、托管的时限、费用及双方权利义务、档案损毁赔偿事项和各自法律责任，确保职责明晰、责任明确。

8.客户档案的交接和入库

8.1档案寄存托管机构接收客户档案前，委托方与档案寄存托管机构应当协商明确并指定专人负责客户档案的下架整理、清点造册、装箱运送、入库登记等工作，明确工作流程和人员职责，并使各工作环节留下记录，确保可追溯、可核查。

客户档案的下架整理、装箱等工作，应在委托方的直接参与或者监督下进行。

8.2委托方和档案寄存托管机构人员应对寄存、托管的档案进行交接，编制客户档案交接目录清册，经双方确认无误，在客户档案交接目录清册上签字并加盖单位印章，一式两份，双方各执一份。

8.3档案交接目录清册，应根据档案寄存、托管的实际需要编制，一般应以卷（件）为条目进行登记，列明卷（件）题名、档号、数量等，也可以箱为单位进行登记。档案交接目录清册必须能够满足双方共同确认及日后复核寄存、托管的档案内容和数量的需要。

8.4客户档案下架整理过程中，应检查档案载体状况，如发现纸张明显发霉或出现档案虫害、胶片严重酸化等现象，应及时进行必要的消毒、洗片等技术处理。

8.5经下架整理的客户档案，应分类装入档案中转箱或档案保管箱，并逐箱编号和标识，便于查找和管理。

8.6对装入客户档案的档案箱的外观、箱外标识等应进行详细检查，经检查确认并逐一封箱后，方可进行装车运送。

8.7客户档案入库前的运送全过程，须由专人负责押送押运。委托方承担运送客户档案的，应当指定专人负责押运；档案寄存托管机构承担运送客户档案的，应当指定专人负责押运，委托方应当派员参与押运。

8.8客户档案入库后，档案寄存托管机构应查看客户档案是否存在受损、遗失等异常情况，并做好档案核查记录。发现有异常情况的，应及时告知委托方，共同妥善处置。

8.9档案寄存托管机构接收寄存的客户档案入库时，需要对档案中转箱拆封，将档案装入档案保管箱的，应经委托方同意并指派人员现场参与或监督，装箱完毕后作封箱及标识处理，并清点登记造册，双方各执一份备案。

档案寄存托管机构接收托管的客户档案入库时，档案入库方式方法由双方商定，确认档案的内容和数量。

8.10未经委托方允许，档案寄存托管机构工作人员在客户档案下架整理、装箱和入库等过程中，不得擅自翻阅、查看、复制客户档案内容。

9.档案保管

9.1委托方对客户档案应按照档案形成单位、档案门类、介质载体等要素，科学、有序、整齐地排列存放。音像、电子等非纸质载体的客户档案应专区保管，并按《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15）等规范标准执行。实物类客户档案应根据制成材质，配备相应的装具或展柜存放。各类档案装具应排列有序，并有清晰的标识和索引方法。

9.2档案寄存托管机构应指定专人负责档案库房的管理。库房钥匙或其他门禁设备应专人专管；档案库房的门、窗等应保持正常状态，人员出库时应关闭门、窗，确保库房与外界连通环节的绝对安全。

9.3档案库房及其周边严禁存放易燃易爆危险品和其他不利档案安全的物品，严禁吸烟，严禁随意增加电器设备或乱拉电线；配备各类消防器材，定期检查维护，保证库区内的各类灭火设施处于正常状态；保持消防通道畅通，不得在消防通道堆放杂物。

档案寄存托管机构应制定库区消防应急预案，及时、有效处置各类火警突发事件。

9.4档案寄存托管机构应根据档案保管存储技术要求，有效采取库房温湿度监控措施，加强温湿度测试，做好测试记录。

长期和永久保管期限的客户档案，库房温湿度要求为：纸质载体档案，温度应控制在14℃～24℃，相对湿度应控制在45%～60%之间；其他载体档案温湿度要求见（表一）。

其他保管期限的客户档案，库房温湿度条件应当满足确保档案在保管期限内维持其自然寿命的需要。

9.5档案库房及有关业务技术用房应防止自然日光直接射入，人工照明宜选用不含紫外线的节能冷光源，照度要求详见表二。

9.6档案寄存托管机构应采取科学的防尘、防有害生物、防有害气体等措施，维护档案载体的安全稳定。

9.7档案寄存托管机构应建立档案防护设备的管理制度，对空调、去湿、灭火、防盗等各类档案安全防护设备加强日常检查、维护等管理，及时排除各种故障，确保设备正常运行。

9.8档案寄存托管机构应建立对客户档案定期检查盘点制度，明确检查周期、检查范围、检查方法与具体要求，并做好相应的检查记录。发现档案虫害、霉变等情况，及时采取防治措施。检查盘点工作每年不少于2次。

9.9档案寄存托管机构工作人员进入档案库房应实行双人制，至少两名工作人员共同进出，并做好进出库房的登记记录。

9.10档案寄存托管机构应严格控制进出库房人员，非有关人员确因工作需要进入档案库房的，须经档案寄存托管机构有关领导同意。

9.11档案寄存托管机构应建立客户档案进出库房登记制度，严格记录客户档案接收入库、调用出库及归还等档案进出库信息。

10.档案调阅利用

10.1档案寄存托管机构根据委托方的委托开展档案调阅等利用服务工作。

10.2委托方调阅利用本单位寄存托管的档案，档案寄存托管机构不得无故阻挠；其他组织或个人如需调阅利用客户档案，须经委托方书面同意。

10.3采用档案现场调阅方式调阅利用客户档案的，档案寄存托管机构须审核档案委托方出具的介绍信等证明材料及具体档案调阅利用者的身份证或工作证，审核无误后方可提供调阅利用；采用档案远程调阅方式提供客户档案调阅利用的，档案寄存托管机构必须获得委托方的书面委托和授权。

10.4档案寄存托管机构应建立档案调阅利用登记制度，对档案利用受理、调用、归还和档案利用人、利用内容及远程提供档案调阅利用情况等信息进行详细登记记录，确保档案调阅利用全程可追溯、可复查。

10.5档案寄存托管机构应严格按照委托方明确的档案调阅需求及目录，提供客户档案服务；调阅利用人临时变更、增加调阅利用档案内容的，须经委托方书面同意。

客户档案现场调阅时，档案寄存托管机构与委托方人员应严格档案调取交接手续。

10.6采取现场调阅利用档案方式的，调阅利用人应在档案寄存托管机构专门的档案阅览室中查阅利用档案，并在全程视频监控下进行。客户档案原则上不予出借，如特殊情况确需出借的，须经委托方书面同意，办理档案出借登记手续并明确归还日期。

提供档案出借运送服务时，档案寄存托管机构须按与委托方约定的地点和时间及时送达，并履行档案调取运送交接手续。档案寄存托管机构应在验证档案接收人员身份后，方能交付档案，严格防止档案误送、错送和遗失。

10.7委托方如需档案寄存托管机构代为查阅档案的，档案寄存托管机构应在取得委托方的书面委托后进行。

10.8采取档案远程调阅利用服务方式的，档案寄存托管机构对客户档案的拆箱和扫描、拍摄、复制等应在全程视频监控下进行。

10.9档案寄存托管机构应对调阅利用客户档案的公函、介绍信、查阅申请单等材料应妥善保管，以备查考。

11.档案归库

11.1档案调阅利用后归还入库上架前，档案寄存托管机构工作人员应对档案进行核对，确认归还档案的数量和内容无误后，与归还人共同办理档案归还交接手续，做好登记记录；发现档案缺损毁、遗失等情况的，应立即查明原因，向委托方出具书面报告并妥善处理。

11.2档案寄存托管机构工作人员对归还的客户档案一般按照原索引标识入库上架归位，并做好档案归位记录。

12.档案统计

12.1档案寄存托管机构应对库存客户档案总量、种类、保管、调阅利用、出入库等情况进行定期统计，记录和反映客户档案的管理情况。

12.2档案统计工作应健全完善各类登记统计台账，统计数据应完整、准确、系统，统计台账应妥为保存，便于长期查考。

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