对档案鉴定及销毁的历史视域考量

　　[摘要]档案鉴定之所以存在，主要是出于解决馆藏增长与库房紧张、利用效率之间矛盾的目的，但它给档案完整性、证据价值权威性所带来的负面影响是一个不争的事实。当前环境下完全可以借助于信息技术的力量以及引导政府加大投入来解决这种微妙的悖论关系，即通过弱化档案鉴定来维持档案材料齐全与完整，可把更多的精力投放在对档案信息资源的开发上，实现其社会价值的增殖。

　　[关键词]档案鉴定 信息技术 档案信息开发

　　(一)

　　档案鉴定一直被认为是“一个重要的和决定性的环节”[1]。因为，它“不仅负责对档案的价值进行判定，同时也对档案的‘生命’做出仲裁”[2]，即把那些被认定为“有价值”的档案保存下来，而对另外一些被判定为“没有价值”的档案进行销毁。结果是所保存的档案都是过滤后的档案， 所反映的不是完整的而是被选择了的历史， 所呈现给后人的不是原汁原味的而是被强化或弱化了的社会记忆。应该看到这种选择是要付出代价的，甚至是沉重的代价，就如有学者所言：“在这种历史性选择中，最大的冗余，悖论性最小，但代价最大，鉴定的难度与价值趋于零;而最小冗余，悖论性最大，但投入最小，其鉴定的难度与价值趋于无穷。”[3]面对如此窘境，为什么一直以来坚持要对档案进行鉴定呢?

　　首先， 为了解决不断增长的馆藏数量而带来的库房不足的矛盾。由于档案部门并不属于社会权力的中心， 在过去的绝大部分年代都难以得到充足的国家财力的眷顾， 特别是财力紧张年代更是捉襟见肘， 导致档案库房面积的增长速度难以满足档案数量的增长速度，为了更加有效地保存被认为“更有价值”的档案，也就只好牺牲另一部分被认为“没有价值”的档案。就如有学者所言：“人们保存档案所要付出的人力、物力、财力是有限度的，不允许对呈无限增长趋势的文件全部保存起来，不可能做到‘有文必档’。”[4]

　　其次， 为了解决馆藏档案信息资源利用效率不高的矛盾。传统的档案管理方式面对数量众多的档案信息资源的确是表现出一种无奈与低效， 因为在传统环境下，对档案信息资源的开发、利用与检索等都只能是手工方式，这种方式在档案数量不多时，还能凭借档案人员熟练的业务能力以及对工作场所的熟悉等因素实现高效运转。但如果一旦超出个人脑力能力范畴时，档案信息资源的查全率、查准率以及检索速度等问题就将会接踵而至。因此为了保证工作的高效运转， 控制档案数量的增长速度成为了解决这个问题的一种折中办法。

　　正是因为这两个因素的存在， 才使档案鉴定工作长期有着旺盛的生命力并顽强的存在。其结果是使档案工作不是在完整地保存历史， 而是在选择历史，这种本着“最小冗余性”的价值取向，看似提高了工作效率，体现了效益精神，实则是对价值的一种撕裂。因为档案鉴定其实质就是对档案价值的认定与评价，众所周知，档案不仅有“显性价值”，更有隐性的“潜在价值”。而档案鉴定人员在进行档案鉴定的过程中都只是按照他们当前的认知水平与认知能力去判定所谓的“档案价值”，它无法规避文化、历史及哲学观念以及社会生产力发展水平、社会资源的影响与制约而导致的对档案价值认识的偏差。“我们有选择地保存文件是要为后人历史的需要， 但我们又怎能完全知道未来利用者需要怎样的历史记录? 以在某个特定历史条件下有限的人类思维去追寻、服务超越社会和历史时、空条件的‘主体’，无疑是一种逻辑上的悖谬。”[5]如此对档案价值的判定结果往往是产生“盲人摸象”的效果，导致对档案价值整体性的“肢解”，使档案价值“碎片化”，形成诸多的错位价值判定。

　　而且， 一直以来，“档案价值鉴定主体是档案人员，而且主要是档案形成单位的档案人员，他们是档案价值鉴定的主力军。”[6] 这些鉴定主体所具备的知识能力是否能承受判定“档案生命”之重任呢? 答案恐怕很难让人乐观。因为“任何人终其一生的努力，也难以获得与档案内容和性质相对应的所有知识”[7]。可以说“人们要的具有档案价值鉴定素质的人，几乎在现实中就不存在。”[8]并且，从保存社会历史的角度来看， 作为档案形成单位的档案鉴定人员在判定档案价值时， 除了考虑实现档案的第一价值来为自身查考需要外， 也同时肩负着实现档案的第二价值来为整个社会需要服务的重任，“但一单位并不知道也没有义务去了解社会真正需要什么。”[9]这种以有争议的“鉴定主体”为“主体”的档案价值判定，最终的结果可能是以不是真正合理地选择作为档案工作的重要环节而在不断地被人从不同的角度与立场进行所谓的“理论”阐述，以及被实践部门的人员孜孜不倦地执行着， 这与档案行业的职业使命与社会责任是相悖的。

　　(二)

　　档案是现在留给未来的一扇通往历史之门。“门”后应该是被保存下来的历史原貌，是基于完整保存的事实， 而不是被选择的结果。就如有学者所言：“要维护党和国家历史的真实面貌， 就要尽可能使各方面的档案收集齐全完整， 使档案内容丰富多彩。”[10]以及《中华人民共和国档案法》第五条所规定：“维护档案完整与安全， 便于社会各方面的利用。”如果说在传统手工管理时期以及经济落后财力不足的年代，强调档案鉴定是基于更好地保存“更有价值”档案以及提升档案管理效率为出发点，而不得不牺牲所谓“没有价值”的档案是一种无奈与折中。那么，随着信息技术的发展，再加上社会经济总量的快速增长以及国家、社会不断加大对档案事业的关注与投入。这种为了一部分档案的“生存”而牺牲另一部分档案“性命” 的做法到了应该被纠正的时候了。

　　第一，信息技术的大量运用，使管理海量档案信息资源已成为了一件非常轻松且愉快的事情。随着以计算机技术、网络技术等信息技术在档案管理行业的大量运用，极大地提升了档案管理效率，不管有多少数据， 在现代信息技术面前都是一个“迎刃而解”的事情，哪怕是在传统手工时期的“老大难”问题，如查全率、查准率等都已成了一个不是问题的问题。因此，在当前信息技术环境下，所谓的“最大的冗余，悖论性最小，但代价最大”的观点，完全可以表述为“最大的信息，悖论性最小，代价也是最小。”最大限度地去保存社会所形成的所有档案信息资源，才是当前档案工作者的唯一宗旨所在。当前，数字档案信息资源正在成为档案资源的主体部分， 并呈现几何级的速度增长，但应该看到，数字档案信息资源的增长速度远远跟不上载体容量增长的速度，如15年前4-8G 的硬盘是当时的主流载体， 而现在的主流硬盘是500-1000G，4000G 的硬盘也已成为很多单位的存储工具。而且，更为惊人的是东京大学化学教授大越慎一在2010 年宣布研发出了25000G 容量的超级光盘[11]。因此，担心因为数字档案资源的增长而带来所谓存储空间不足的理由根本不能成立，据笔者调查， 我国某一特大城市档案馆当前一年进馆的数字档案信息资源大概是20000G， 也就是5 个4000G 硬盘的存储量。更何况随着各种新技术的不断出现， 更大容量的载体可能在不久的未来将就会进入到普通社会公众的办公桌。另外，随着互联网技术的普及与成熟， 通过网络使普通社会公众在利用档案时变得更加便捷，必将激发、引导与带动一批批在传统环境下由于受制于利用手段而放弃利用的潜在用户群， 使原本看来毫无价值的档案信息资源找到其应有的特定档案用户。“存在即合理”，我们也应该相信“存在即价值”，只是该价值何时找到主人存在着不确性而已。笔者认为在当前信息技术环境下，应该本着“宁肯多存1000G，而不放弃1KB”的宗旨去保存历史资源， 而不是通过选择去放弃以我们当前的认知能力与认知水平尚所无法判定或确认的价值存在。

　　第二，随着社会经济的不断发展，国家、社会对公共服务部门的投入与关注正在变成一种喜好。众所周知，当社会经济发展达到一定阶段之后，人们所关注的就再也不仅仅是“钱”的问题了，精神层面、文化领域、公共事业就会逐渐吸引统治阶层、社会公众关注，并表现出一种由衷的喜好。如自从2001年批准《经济、社会和文化权利国际公约》在我国生效以来，紧接着于2002 年明确提出构建公共文化服务体系，随后在2006 年在《国家“十一五”时期文化发展规划纲要》中把公共文化服务体系列入战略规划范畴，2011 年《公共服务蓝皮书》以及2012 年的《文化部“十二五”时期文化改革发展规划》与《国家“十二五”文化改革发展规划纲要》等重要文件都表现出了国家对公共服务部门的极大的关注。档案行业作为社会公共服务体系中的重要组成部分， 也正在享受着社会经济发展而带来的实惠与支持。如2010 年，国家发改委与国家档案局共同组织实施的《中西部地区县级综合档案馆建设项目》将覆盖我国中西部地区26 个省、自治区、直辖市的2066 个县级综合档案馆[12]。县级档案馆完全可以以此为契机来引导当地地方政府加大对档案馆的投入，如笔者所调查的中部某省一县级档案馆， 就以该项目为引导而获得当地政府1500 余万元的财政投入。而且，根据笔者的调查，我国省、市等级别的档案馆这些年的财政投入更是在不断地扩大， 库房面积已呈现出一种宽裕的局面，如辽宁省档案馆的建设面积已是达到了8万平方米， 深圳档案馆正在建设的新馆一期工程就达到9 万多平方米， 如果再加上二期工程， 将达到14 万平方米。笔者所调查的其他几个省市级档案馆(东部两个、中部二个、西部一个)，他们当前所拥有的库房面积能满足30-50 年的用房需求。另外，一些发达地区如上海等又已获得了政府的批准， 准备或正在建设更为大型、功能更全、设施更为先进的档案馆。总之，随着经济总量的不断增长，国家也在加大对档案事业的投入， 如2003-2013 年期间我国GDP 总量在这十年间增长了4 倍左右，即由116694亿元增长到568845 亿元，同期各地政府对档案事业的投入也增长了2-3 倍左右， 如2003 年江西省档案事业费564 万元、上海市档案事业费3335 万元，

　　而2013 年江西省档案事务费达到了2000 多万元、上海档案事务费达到了8400 多万元[13]。虽然，档案事业费没有完全赶上GDP 的增长节奏，但其增长速度还是非常明显，而根据相关学者的研究，档案信息资源增长的速度大约是每十年才能增长一倍[14]。因此， 可以说未来那种捉襟见肘的库房紧张日子正在离档案行业渐行渐远， 有理由相信库房面积增长速度将会大大地超过档案信息资源增长的速度， 馆藏增长与库房不足的矛盾已成为了一个不是问题的问题。

　　而且，从档案证据价值的角度来看，强调对档案进行鉴定并销毁所谓“无价值”档案的行为也是有违法学常理。因为，如果一个事件形成了1000 份档案材料，而按照鉴定理论对其进行鉴定，并认为有其中的200 份是无价值的，并把这200 份进行销毁，把剩余的800 份被认为“有价值”的档案材料保存下来。试想到底是一个完整的1000 份档案对这个历史事件的证明力更强呢? 还是800 份档案对这个历史事件的证明力更强? 任何有常识的人都应该会认为完整的1000 份档案材料所呈现出来的证据链价值力肯定要强于800 份档案材料所呈现出来的证据链价

　　值力。一直以来，我们为什么会认为档案有价值呢?就是因为档案具有凭证作用，具有证据属性。档案鉴定过程其实并不会使档案的证据价值得到强化，相反，它是一个使档案证据价值弱化的过程，即因为鉴定后所带来的销毁在一定程度上破坏了档案的完整性，削弱了档案的证据价值。这与保存档案的初衷绝对是相悖的，是无法容忍更是无法接受的。

　　针对档案该选择性地保存还是完整地保存这个话题， 笔者专门做了一个网络调研(http://www.sojump.com/jq/4204032.aspx)， 收回有效问卷212 份，其中86 份来自档案实践部门工作人员，所占比例为40.57%;46 份来自档案教育部门的老师或研究生，所占比例为21.7%;80 份来自其他职业工作人员，所占比例为7.74%。在这212 个调查对象中赞成“弱化档案鉴定及销毁并尽量完整保存档案信息资

　　源”的比例是62.74%，共有133 人;不赞成的比例35.38%，共有75 人;不关注的比例是1.89%共4 人。赞成的理由主要可以归纳为：(1)从历史来看档案价值根据不同利用对象存在很大的不确定性与不可预见性， 而且无法回避鉴定及销毁中存在的主观限制因素;(2)实际档案工作中，销毁工作名存实亡，既然这样还不如完整系统的保存下来， 使保存的档案不仅有结果性文件，同时也有背景性文件、过程性文件等完整反映历史事实的内容;(3)档案一旦销毁就再也找不回来，而且，档案有没有价值是针对利用者而言，并且，当前已具备了完整保存档案的条件。而不赞成的理由主要是认为： 完整保存档案需要大量的人力、物力与财力资源，管理成本太高。另外，不赞成的调查对象中，有人认为“实体档案”还是应该进行鉴定销毁，而“电子档案”则认为可以完整保存。

　　因此， 笔者认为这种错位的价值判定不能再坚持下去了，因为，不管是从社会经济发展与技术进步的角度， 还是从社会公众对档案存在意义的认知角度来看，都为纠正这种错位的价值判定提供了保障与条件。

　　(三)

　　弱化档案鉴定及销毁而强调完整齐全地保存所有档案， 必然会带来档案信息资源的大量增长，而且， 弱化档案鉴定的目的是使档案工作更加符合社会发展的需要， 而决不能成为社会发展中增加无序状态的因素，导致价值无法得到凸显。因此，需要采取相应的策略来应对海量信息增长而带来的管理与利用问题，并使之有序化与知识化。

　　首先，构建科学的人力资本结构。人是社会发展的主体性因素， 必须构建科学且完善的人力资本结构。因为弱化档案鉴定将会带来海量档案信息资源的增长， 而要想让这些海量的数据信息得到有序化与知识化，就必须要有合格的人力资本存在。档案行业必须要加强人力资本结构的建设，一个方面，要大力引进信息技术人才， 才能使档案现代化管理符合社会发展的需求， 才能更好地处理好由于弱化档案鉴定后而带来的海量数据增加后而出现的新的工作需求。另一个方面，就是要大力提高档案学专业性人才的比例， 档案行业毕竟是一个独立性很强的专业领域，非专业性人才比例过高，会导致他们对档案价值判定的混乱以及出现对档案价值认识上的偏差。还有就是要强化档案人力资本的后续教育， 在信息时代，社会的发展可谓是日新月异，如果不加强后续的教育， 容易在工作中出现僵化的工作模式与习惯性的工作思维， 从而影响到对档案价值的认知而导致怀疑弱化档案鉴定观点的科学性认识。

　　其次，强化对数字档案信息捕获。随着信息技术的广泛运用， 数字档案信息资源的来源与渠道呈现出多元化特征，就如有学者所言：“到了数字时代，人类的记忆方式和记忆内容有了根本的改变， 电子文件和数字资源日益成为承载人类社会记忆的主要载体， 通过汇集所有的数字信息记录几乎可以实现人类梦寐以求的完整记忆。”[15]因此，作为档案管理人员再也不能把过多的时间浪费在如何鉴定这种破坏档案完整性的工作上， 而是应该把更多的时间花在如何多捕获数字档案信息资源上来， 这是时代发展带给我们的机会，更是时代发展赋予我们的使命。另外， 为了让那些传统档案有机会发挥他们的潜在价值， 而不至于会被当作没有价值的档案成为鉴定的牺牲品，要加强对他们进行数字化处理，使他们有更多的机会通过互联网被其潜在用户方便快捷地被发现与利用。

　　最后，加大档案信息资源开发力度。档案的存在价值决不是为了保存而保存， 其最终的目的是要实现被社会公众所利用， 并通过这种被利用来实现其应有的社会价值。弱化档案鉴定所带来的档案数量的大量增加， 如果处理不当则可能带来了其他档案管理环节工作的混乱与工作量的增加， 那么弱化档案鉴定理念的提出就失去了其应有意思与价值。因此，为了避免这种尴尬情况的出现，就必须要尽量使

　　档案信息资源有序化、知识化、专题化、系统化等呈现出条理性特征。因为如果档案信息资源处于这样一种状态之下， 那么再多的数量增加也不会带来管理的混乱与效率的低下， 而只会实现更多的价值增殖，并且使更多的潜在价值显性化。因此，笔者认为强化档案信息资源的开发而弱化档案信息资源的价值鉴定，不仅有利于保存完整的档案信息资源，为后人重现“事实上”的历史事件提供保障，而且，也可以使档案工作人员从繁琐且不具备确定性的鉴定工作中脱离出来，专心于档案信息资源的开发工作中去。并且， 笔者在调研中也发现一些实践部门也的确是在朝这个方向发展，如提出“粗整理，重编研”的档案信息资源管理理念与本文所倡导的思想可以说是不谋而合。

　　当然，弱化档案鉴定工作观念的提出，并不是要否定以前档案鉴定理论的发展以及档案鉴定实践工作价值，而是认为随着时代的发展，其也在随着社会环境条件、生产力发展与社会经济发展水平的不断提高而不断地发展与完善， 从其经历的“年龄鉴定论”、“行政官员决定论”、“职能鉴定论”、“双重价值论”、“利用决定论”和“宏观鉴定论”等演变过程来看[16]。可以看出其内涵所覆盖的档案保存范围在不断地扩大与延伸，目的都是为了尽量完整、齐全且有效地保存我们的历史事实。因为我们都知道这是档案人的历史使命， 就如有位学者常说：“历史学家关注的是过去，政治家关注的是现在，科学家关注的是未来， 而档案学家关注的是如何为了未来而把现在完整地保存为过去了。”因此，弱化档案鉴定理念的提出并不是建立在否定档案鉴定理论的基础之上，而是根据社会环境及生产力发展后所做出的对档案鉴定理论的发展与升华，是一种历史视域的考量。

本文来源：档案学通讯2015 年第2 期