档案网站应加强检索服务功能

    在我国档案管理信息化的进程中，档案网站发展迅速，通过对30个省市级档案网站，以及部分高校档案馆网站进行调查，发现大部分档案网站存在网上检索资源匮乏，检索功能不够完善，检索结果处理方式单一，后续服务不足等问题，严重影响了档案网站的实用性和馆藏档案信息资源的开发利用。针对这些情况，各档案网站应进一步加强检索服务功能，实现网站的资源共享，为检索者提供方便。

    具体来讲，目前档案网站检索服务中存在的主要问题包括以下几方面。

    一是检索资源匮乏。绝大部分网站以宣传档案利用政策和发布消息为主，检索功能处于次要地位甚至被忽略，可供查阅的档案信息资源较少。许多网站的板块由几个简单的静态页面组成，主要内容都是一些官方新闻以及说明性质的文字材料。个别网站的页面还处于“正在建设中”。

    二是检索功能尚不完善。大部分网站提供站内信息检索服务，极少数网站提供站外检索服务，而站内检索主要提供对档案政策和新闻的查询。站外检索是提供一些专业的搜索引擎入口，使用户在利用本站信息之余，可以方便地从浩瀚的互联网上获得相关背景信息和辅助资料。在笔者的调查中，仅个别网站提供站外检索服务功能，半数网站提供目录检索服务，但提供档案全文检索的网站非常少。全文检索是最具通用性和实用性的检索方式，大多数网站并没有列出馆藏档案的详细目录，虽然有的网站提供目录检索服务，但是检索功能单一，这为查找信息带来了不便。

    三是信息共享度偏低。目前仍有大量档案信息资源尚未数字化，而大量数字化的信息尚未标准化，加之档案部门的传统管理模式，导致档案网站的信息资源共享水平较低。

    为更好地开展档案网站检索服务，改进档案网站检索服务现状，笔者认为应着力从以下几个方面予以提高。

    一是转变服务观念，提高服务意识。服务是档案工作的永恒主题,也是档案工作长远发展的动力所在。首先，各档案网站可以围绕党和国家工作大局，围绕本地区、本部门、本单位的中心工作，经常性地编辑专题档案信息，主动为有关方面提供参考。其次，可以根据社会需求，精心策划更多档案文化产品，编辑出版档案汇编，举办档案展览和有关主题活动，制作播放档案电视节目，发行档案音像制品等，把档案服务融入人民群众的生产生活。再者，可以通过开展专家咨询的方式，在线解答群众提出的有关问题。

    二是加快信息资源建设。对尚未提供检索服务的网站，首要问题是加快纸质文件的数字化进程，将可公开的档案信息尽可能地转化为可以提供网上利用的数字信息。选择利用率较高、群众较关心的档案内容进行数字化，建立各类专题数据库。同时，建立有序的电子文件收集渠道，加快电子信息数据库建设。

    三是优化检索界面，为检索者提供方便。检索界面是用户浏览站点时，从前台访问后台数据库的接口。档案网站应本着“为用户服务”的宗旨，最大限度地优化检索界面，使之简单易懂、方便利用。网站不仅要提供多功能查询窗口，如站内检索和站外检索，同时应提供多途径查询，即通过分类号、主题词、作者、篇名等进行检索。对已经提供少量检索服务的档案网站来说，要在现有的基础上加快已公开档案数字化网络查阅的步伐。今后，全文检索将是档案网站服务的主导内容，它可以使读者直接在网上查询数字化的信息资源，不再充当利用“中介”。

    四是自建与引进相结合，实现网站资源共享。档案网站不仅要重视利用自身信息资源，还要重视信息资源库的共享，引进其他档案网站数据库是加快档案网站建设的一条重要捷径，也是档案网站发展的必然趋势。

    原载于《中国档案报》2015年8月10日 总第2797期 第三版