条形码是由一组粗细不同、黑白或色彩相间的线条以及相应的字符、数字组成的标记，用以表示一定的信息。条形码技术是利用光电扫描阅读设备识读条形码信息并将其输入计算机的技术。条形码技术问世于20世纪40年代的美国。直至20世纪70年代才得到实际的应用和普及。之后，条形码技术普遍应用于图书、邮电、物流、物资管理等领域。自20世纪90年代起，上海市档案馆、青浦、闽行、黄埔、宝山、嘉定、卢湾区以及华东师大等档案馆先后研制了条形码管理系统，这些系统具有条形码编码打印和档案出入库登记、验证、核查以及各类利用统计分析等功能，实际使用效果表明，条形码识别速度快，准确性高，保密性好，操作简便，能够满足各级各类档案馆对档案实体位移控制的需要，并有效解决档案实体的安全管理问题。
条形码一般有三种：
一维条形码只是在一个方向上表达信息，其条形码具有一定高度是为了便于阅读器的对准。一维码的优点是：符号图形结构简单；信息录入速度高，差错率小。一维码的缺点是：数据容量小，一般约为30个字符；条形码尺寸较大，空间利用率较低。由于容量小，一维码仅用于对物体的标识，而不能描述物体的属性。物体属性数据的记录不得不依赖计算机数据库，离开数据库一维码就无法使用。
二维条形码是在水平和垂直两个方向（维度）上表达信息。它具有信息存储量大（可容纳1108个字节或500多个汉字）、可靠性高、保密防伪性强等优点。由于携带信息量大，二维码可不借助数据库，而将物体的信息直接存储在二维码中。
三维条形码是在二维码的基础上增加了色彩或灰度维度来表示信息，这样可大大提高条形码的存储容量。有些三维码能够承载0.6MB到1.8MB的信息量，足够可以放得下一首MP3或者一段小视频。假设你的手机有一个摄像头，将商品上的这个条形码扫描一下，然后用专门的软件将上面的数据释放出来，你的手机就能获得一段Mp3或者视频，立即进行播放。
条形码在档案管理中主要应用于以下方面：
1、控制档案实体的位移：该功能主要用于档案的借阅管理。档案在借阅利用过程中经常发生位移，传统管理是依靠手工登记。在每本档案案卷上贴条形码，记录该案卷的档案号。当档案实体离开库房、进入查询服务台、再提供给利用者，或返还档案时，都可通过阅读器读案卷的条形码，然后将该案卷的转移信息自动、便捷地记录到计算机的案卷数据库中，以反映每本案卷的当前位置。除了档案的借阅，条形码还可用于档案的移交、进馆、鉴定、销毁等过程中档案的位移控制。
2、档案用户管理：为了对档案利用者进行管理，可在用户的档案借阅证上印条形码，通过该条形码，将利用者的身份信息记录到利用者数据库中。在利用档案时，阅读器通过读身份证条形码中的信息，验证利用者的身份，并通过读取所借阅档案的条形码，非常方便地将利用者所借档案的信息记录到数据库中，从而确保档案借阅的安全。
3、档案著录信息的自动录入：一维码只能记载档案号等少量字符，二、三维码还能记录档案著录及摘要信息，这样在文件归档、档案进馆等工作中，我们可以用阅读器读文件或案卷上的条形码，将文档的著录信息快速、准确、自动地输入数据库，并确保案卷在所有数据库中记录的一致性。
4、档案信息查询：将电子档案在互联网的网址记录在条形码中，当我们阅读纸质文献时，只要文献中有记录网址（URL）信息的条形码，利用者只要将安装条形码识别软件的手机摄像头对着条形码拍个照，就能通过互联网迅速、准确地获取自己所需要的电子档案，省去了在手机上输入URL的繁琐过程，实现一键上网。
5、快捷获取档案内容信息。三维条形码可由24层颜色组成，能存储0.6MB~1.8MB容量信息。这样的容量足够可以放得下一篇文章、一首MP3歌曲或一段小视频。假设你在纸质报刊、杂志、文件、档案或电视媒体中看到三维条形码，而你的手机有一个摄像头，你只要对着条形码拍一下，就可以使你的手机立即获得并播放三维码中记录的文字、照片、录音或视频档案。
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