文书类档案管理系统需求分析

作者：郭颖

    在当前档案制度改革新形式，以及档案信息化和办公自动化的日益普及下，很多单位都开始定制档案管理系统软件，来管理产生的电子档案。定制符合本单位使用要求的系统软件至关重要，要针对自身的管理使用和规范做出需求分析，具体描述拟实现的目的和功能等特殊需求。

    首先，对管理系统提出的首要要求是专业、稳定、安全，选择一款专注于档案信息领域，具有一定技术积累、实践经验、开发实力和完善服务的产品。

    其次，对档案管理系统进行需求分析。一是业务需求，需涵盖档案业务中收集整理、日常管理和信息开发利用工作，主要针对档案管理人员或各部门兼职档案员日常文件处理的全过程，系统设计要简单实用、方便快捷，档案管理人员可以通过这些功能，根据定义好的管理规则和规范，自动或辅助手工实现档案的各项业务工作。可定制文件管理、收集整编、档案管理、开发利用四个模块。二是结构需求，可分客户端、维护端、服务端三个部分。客户端，即针对用户的查询端，增加角色概念，可对不同角色进行权限赋予；维护端，即档案管理员端，可进行系统设置，如定制和变更登陆权限，调整档案整理规则、管理架构等；服务端，随时提供在线技术支持和版本升级等服务。三是技术需求，系统能提供功能强大的定制工具包，如支持多全宗管理模式，可以实现集中存储、集中应用的多全宗集中式管理，灵活和适应未来发展变化；支持多模式归档文件整理，可以实现分散整理、集中整理和混合模式的归档文件整理流程；完备的检索查询功能，可实现跨库检索和全文检索；以及在线OCR处理、PDF/CEB文件处理、图形图像处理、流文件浏览等便捷功能，使系统实现功能性和易用性的完美结合。

    最后，还要考虑本单位业务扩展的前景进程和信息资源管理的发展趋势，预留与各种新技术的接口，在产品定制上预留设计扩展空间。

    档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式等方面，都是未来信息资源管理的发展趋势和发展方向，档案是一个单位信息资源中最基础和核心的部分，因此，首先要做好电子档案的管理，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现信息资源的管理。

    （作者单位：中国科学技术馆 单位地址：北京市朝阳区北辰东路5号）