建立数字档案室面临的问题及对策

　　档案管理数字化是21世纪档案工作发展的趋势，在数字化时代，应用现代计算机技术，将室藏档案信息转化为二进制数字存储起来，采用数字方式进 行处理，并通过网络进行传输。数字档案室是一种集计算机多媒体技术、图像处理技术、数据库技术、网络技术以及与缩微技术结合等多种先进技术于一身 的新型档案室。但数字化档案室是高科技与档案室结合的产物，从传统档案室到数字化档案室，要经过一个艰苦的工作过程，根据目前对学校档案室现状的 分析，要达到数字化档案室的目标，还需要一个较长的过程，有许多问题需要解决。

　　一、建设数字档案室要从两方面入手：

　　第一，加大投入，加快现有室藏档案信息的计算机输入。当然，这是一项投入大、延续时间长的工作，必须从建设档案信息网络这一系统工程的整体去 通盘考虑，分清轻重缓急，有计划、有步骤地推进。

　　第二，实行文档一体化管理，接收电子文件归档。新接收进室档案必须同时接收相对应的电子文件归档，避免档案进室后重新输入的重复劳动。随着办 公自动化步伐的加快，多数单位现行文件都已通过计算机起草、录入、修改、定稿，以软盘为介质进行存储。推行文档一体化管理，能使档案部门与各职能 部门的工作相连，将文件全文直接转入档案数据库内。

　　三是做好电子档案归档工作。电子档案是指运用数字化技术，通过计算机和通信网络记载和发布档案信息的新档案形式。与纸质档案等传统档案相比， 电子档案（电子文件）的优越性显而易见：首先，传播速度更快。一份含有几千个汉字信息量的电子档案（电子文件）通过网络，传送到无论多么遥远的地 球上其他地方，分秒间就可完成。其次，容量更大。一张小小的光碟，可以容纳几千万甚至上亿的汉字，一个档案室室藏档案转化为电子档案刻录进光盘， 一个手提箱就可提走。再次传播范围更广。网络覆盖到哪里，电子档案（电子文件）就可输送到哪里此外，电子档案（电子文件）还具有查找方便迅速，可 操作性强，可以不断复制的特点，可以大大减轻传统档案室各项业务工作的工作量和工作强度。

　　尽管人们对电子文件的法律性、长久性深感怀疑，但面对发展异常迅速、使用范围日益广泛的电子文件，档案部门也不得不承认其具有和纸质文件一样 的记录历史的功能。我国国家档案局已成立了专门的电子文件研究机构开展电子文件及其归档问题的研究工作。最近，国家出台了CAD电子文件管理的国家 标准。有些档案部门也开始了接收电子文件归档的实践探索。

　　（一）强化依法治档，确保电子文件归档的齐全完整。要通过《档案法》及其他档案法规的宣传，使广大机关工作人员，尤其是直接形成电子文件的部 门和人员认识到，不仅纸质文件要依法安时归档，电子文件同样也要归档。档案部门要理直气壮地督促有关部门做好电子文件的归档工作，列入每年档案工 作考核验收范围，纳入到日常的业务指导工作经常予以督促检查。

　　（二）加强调查研究，制订电子档案的业务标准。办公自动化发展，给档案工作带来了新气象，处在这样一个从传统的以管理纸质档案为主的旧模式向 电子档案、纸质档案并存的新模式转化的档案工作转轨变型期，要解决好新旧模式的转化与衔接问题，借鉴别人的经验做法，加强调查研究尤为重要。

　　（三）改善档案工作的技术装备。传统手工模式下的档案工作对技术装备要求不高，随着电子档案的产生、归档，要求档案室必须配置相应的管理与保 护的技术装备，以满足保存、利用电子档案的需要。档案室还需收集各个时期形成电子档案的通用软件，以满足电子档案检测、利用和数据拷贝等工作的需 要。

　　二、人才是建立数字档案室的关键。

　　进入网络时代的档案室不仅仅需要精通信息技术、网络技术的计算机专门人才，而且要求所有档案管理人员特别是从事档案业务指导工作的同志也必须 具有计算机知识。

　　与传统档案管理工作中档案人员无须过问归档前文件的形成过程不同，管理电子档案要求档案人员必须了解其电子文件形成过程中使用的相应技术和设 备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就了解具有长期保存价值的电子文件产生的背景、设计思想、数据格式、相应计算机软硬件技术等，同时参与制定 一系列的标准规范。

　　现有的档案人员结构和素质远不能适应数字档案室的工作要求，而人的素质问题不是一朝一夕能够解决的，必须早做安排，做好现有人员的知识更新和 培训工作。要把计算机操作和有关软件使用做为档案人员基本的技能和要求，纳入到上岗培训中去，纳入到职称评聘中去，纳入到继续教育中去，选派业务 骨干参加上级举办的有关电子档案管理的业务培训。