当人们将档案作为一种记忆工具后，由于大量积累，便形成为一种资源，谁掌握了档案，谁就具有了话语权。
1、规则
人是社会性的动物，人的一切活动都必须在一定的规则范围内进行。为维持正常的社会秩序，人们会制订一系列的规则，那么这些规则都必须作为档案留存下来，以利遵照执行。大到国家法律，中到行业规定，小到乡规民约，以及祖制家训，都是档案的重要内容。就如我们平常在工作中没有把握时，常常会想到查查文件，如果我们没有将文件作为档案留存下来，那么，我们的工作就失去了依据。
2、公信
书契，所以立公信也，既公且信，可以立国于天地间矣。国与国之间、单位与单位之间、人与人之间，为确定彼此之间的责任和义务，维护自己的合法权益，都必须以契约的形式“立字为据”，作为档案长久保存。失去了档案这一依据，就会陷于无穷无尽的纠纷之中。
3、定位
在现实生活中，每个国家、每个单位、每个人都会有一个身份定位。国家的疆域、民族、主权等都必须以法律文本予以确认；而每个社会单位也必须依法而成立，划定自己的职责范围；每个人也有其身份认定。这些具有法律效应的文本都必须作为档案留存，以确保各安其位。档案是社会秩序定位的重要保证。
4、控制
档案也是社会信息的一种控制机制。现实社会中的各种信息纷繁复杂，同时也会存在一些不利于社会整体利益的信息，档案则会通过选择、鉴定，而采取封闭和开放的政策，以维持政局的稳定和社会的安定。也可以说，谁掌握了档案，谁就掌握了主动权，谁就有说话的权利。对于国家来说，档案是其主权之一。谁轻视档案，也意味着对自己权利的放弃。
5、积累
人类社会是渐进发展的过程，在向更高的文明发展的过程中，需要借鉴和参考前人的经验和知识，即牛顿所言：“站在巨人的肩膀上”。档案是一种积累的方式，后人从中获得创作的和创造的灵感。 |
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