高新区企业档案管理，鸿博南京企业档案管理制度

内部档案机构主要是指在某一机关或组织内部设立的，保管本单位形成的档案，并主要为本单位提供服务的档案机构。我国内部档案机构有多种类型，且名称各异。从其主体来看，主要有企事业档案馆和档案室两种类型。

一、企业档案馆

企业档案馆是年代中后期以后出现的一种档案馆类型。目前，我国已建立了近300个企业档案馆，《全国档案馆设置原则与布局方案》也将大型企业档案馆纳入档案馆馆网规划。

（一）企业档案馆的含义、特点和职能

1.企业档案馆的含义

企业档案馆是收藏和管理本企业档案的档案馆。 这主要是从功用上对企业档案馆涵义进行的概括。这一定义包含的基本思想主要有三个方面：

（1）企业档案馆具有档案馆的一般属性。企业档案馆作为档案馆的一种类型，应是保存企业档案的基地，是企业利用档案史料的中心。

（2）企业档案馆收藏和管理本企业档案。企业档案馆与综合档案馆、专业档案馆在收藏和保管档案的范围上存在一定的差别。

（3）企业档案馆主要是服务本企业。由于企业档案馆是企业的有机组成部分，作为企业的内部组织机构，它必须服从和服务于企业的中心工作，必须为企业的决策和管理服务。企业档案馆的服务方向和服务范围主要是面向企业，同时还要面向社会。

2.企业档案馆的特点

（1）综合性。企业档案馆是保存本企业档案的基地。在企业管理工作中形成的档案种类繁多，既有党政工团文书档案、科技档案、会计档案，又有经营管理档案、生产技术管理档案等，其馆藏内容具有综合性。

（2）专业性。企业档案构成中，科技档案所占比重极大。企业档案馆主要围绕专业性突出的科技档案开展工作。同时，根据企业类型的不同，企业档案的专业性特色也相互区别。

企业档案馆综合性与专业性并存的特点，决定了企业档案馆既不同于国家综合档案馆，又不同于专业档案馆。它在档案收集范围、服务方向和工作方法等方面都有一定的独到之处。

3.企业档案馆的职能

企业档案馆作为企业内部机构，它的主要职能包括以下几个方面：

（1）企业档案馆作为全国档案馆网络体系中的一员，要存储保存好企业档案，作为企业档案信息的利用中心，向本企业和社会各方面提供服务，并根据有关规定定期或不定期向国家档案馆移交具有国家和地方重要意义的档案。

（2）负责本企业档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作。企业档案馆为了实现档案信息服务于企业管理的目的，应对档案信息进行管理，并建立完善的档案检索体系，努力实现档案管理的现代化。

（3）编研档案信息，开发档案信息资源。企业档案馆的服务对象主要是对内，同时兼顾对外。为此，企业档案馆应该针对企业管理活动的变化，有选择地编研档案信息，为企业管理活动的顺利展开提供服务；企业档案馆还应该编辑公布企业档案史料，以满足社会各方面的需要。

（4）宣传教育职能。通过举办档案展览，宣传企业生产、经营和科学技术发展等方面的情况，从而增强企业管理者和社会的档案意识。

（二）企业档案馆的设立

国家档案局1996年发布的《企业档案馆申报登记办法》规定了建立企业档案馆的条件及相应标准，这对于规范我国国有企业档案馆的建立具有十分重要的作用。一般看来，企业档案馆的设置应具备以下几个条件：

第一，设置档案馆的企业必须是大型以上企业和企业集团，特别是那些资本密集、技术密集、生产过程联系紧密，对专业化分工协作和规模经济要求较高的企业，以及特殊行业、国家垄断性行业的大型以上企业。随着以公有制为主体，多种所有制经济共同发展的基本经济制度在我国的确立，除国有企业以外，集体企业、个体企业、私营企业、联营企业、股份制企业、中外合资合作经营企业、外商投资企业、港澳台投资企业等各种类型的企业将同时并存。对上述国有企业以外的企业是否设立企业档案馆应由各企业视其具体情况而定。

第二，企业档案馆的设置必须考虑到企业档案工作的基础状况。只有在档案综合管理水平较高、企业档案工作制度与网络较为健全和有一定档案信息开发能力的企业才具备建立企业档案馆的条件。

第三，企业档案馆在机构设置上应是企业的内部机构，经费由企业自行解决。

第四，企业档案馆在设置时可以考虑实现档案、图书、情报资料的一体化管理，从而实现信息资源的综合开发利用，这也有利于提高企业信息管理的效率。

此外，与企业档案馆在设置方法上十分相近的还有事业单位档案馆。目前在我国出现的事业单位档案馆主要是高等学校档案馆。事业单位档案馆与企业档案馆的建设一样，都是我国政治经济体制改革和档案馆网络建设发展的结果。虽然事业单位档案馆与企业档案馆在设置上存在一些不同特点，但从其基本性质与基本职能上看，两者多有相似之处。因此，对事业单位档案馆不再单独介绍。

二、档案室

档案室是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一。从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。

（一）档案室的性质

档案室作为全国档案工作体系中最基层的档案业务机构，主要表现出三个方面的性质：

1.档案室是机关的内部组织机构

机关档案室工作，是机关工作的组成部分，是机关为适应档案管理的自身需要建立的一种专业组织，从事本单位内档案工作的组织管理及档案的保管与提供利用工作。从这一点上看，档案室具有对本机关的依附性。

2.档案室是保存档案的过渡性机构

档案源于形成者，是机关管理活动的记录。为了满足档案形成者自身的需要，由本机关在一定时期内对档案进行管理、利用是必需的，也是合理的。因此，在我国，机关档案管理最为普遍的方式是由其档案室集中统一管理本单位的全部档案。但是，从国家和社会的整体利益出发，为了使档案成为社会共享的财富并获得良好的保管，档案室也有向国家档案馆移交档案的义务。因此，档案室一般不可能成为永久保管档案的基地，在档案保管上只能是一种过渡性、中间性的档案机构。

3.档案室的主要任务是服务于本机关

档案室档案的来源局限于本机关，馆藏档案构成具有单一性。从档案室所藏档案的价值形态来看，一般仍是处于第一价值阶段，其对机关日常管理工作仍具有很强的现实作用。因此，档案室的服务方向、服务对象、服务范围必然基本局限于机关内部。

（二）档案室的作用

档案室的作用，主要表现在两个方面：一方面，档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作的助手，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持。所以，档案室工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是机关管理工作和业务职能得以延续的重要手段。

另一方面，档案室是全国档案工作的基础。机关档案室是国家档案不断补充的源泉，国家档案的完整程度和连续积累，首先决定于档案室；在全国档案工作组织体系中，档案室是档案形成后首先提供利用，并且大量发挥现实作用的阵地；档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，它为档案馆工作创造条件。

（三）档案室的任务

档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。

档案室的具体任务，在《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》等法规中有明确规定，概括起来主要是：

1.对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督各级机关应建立、健全文件材料的归档制度，凡是机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向机关档案室归档。机关档案室对本机关文件材料归档工作负有指导和监督的职责。

为了保证归档文件的完整，便于保管和利用，档案室工作人员不仅要通过归档工作把已经形成的文件收集完整，而且要关心文件的形成、办理和整理过程中的有关情况，这具体表现在：就文书处理工作制度、文件的格式和书写材料等方面存在的问题，向有关领导和业务部门提出意见与建议；指导和协助文书部门或业务部门坚持执行文件材料归档制度；协助和督促有关部门做好立卷和归档前的准备工作；协助和指导文书部门或业务部门，制定必要的规章制度，发挥档案室在电子文件前端控制中的积极作用等。

2.负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用

档案室是本机关存储、加工和传递档案信息的部门，它负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计工作，并编制必要的档案检索工具和参考资料，为本机关各项管理活动服务。科学管理档案是档案室的基础工作，为本机关提供档案信息服务是档案室工作的基本出发点。

3.定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交

档案室工作是档案馆工作的基础。档案室移交的档案，其完整程度、价值高低、整理质量、保管状况等，都直接影响到档案馆的馆藏建设，影响到国家文化遗产积累和保护的状况。

因此，做好档案室工作，对国家档案信息资源的积累和维护历史的真实面貌，具有十分重要的作用。

由于我国档案室（或档案处、档案科）在职能划分上的复杂性，有一些档案室除要完成上述基本任务与具体任务以外，还负有一定的档案业务监督、指导和检查的职能。据此，可以将档案室划分为两种类型：一是单纯的档案保管机构，其基本任务和具体任务正如上文所述；二是具有双重职能的档案室（或称为档案处、档案科等），如中央和地方一些专业主管机关的档案部门，除要完成上述任务外，还负责对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导和检查。这部分工作实际上属于档案行政管理机构的职能。

（四）档案室的类型

我国档案室数量大、分布广、类型复杂。主要归纳起来有以下类型：

1.普通档案室

普通档案室通常也称机关档案室、文书档案室，它主要是负责管理机关的党、政、工、团文书档案。这种档案室在全国数量最多、设置最为普遍。党政机关、团体、学校等单位的档案室都属于这一类。

2.科技档案室

科技档案室是指保管科技档案（一般也管理科技资料）的专门档案机构。在工厂、设计院、科学技术研究院等单位一般都设有科技档案室。科技档案室，主要是为本单位生产和科研服务，同时，在确保国家技术信息秘密的前提下，也应及时组织科技档案情报的交流，对外实行有偿服务，为技术转让提供档案资料。

3.音像档案室

即保存影片、照片、录音带等特殊载体的档案室。电影公司或制片厂，新闻摄影部门、广播事业部门等单位一般都设有这种档案室。其他各类机关也会在日常工作中形成一些照片、录音带等特殊载体的档案，但由于数量十分有限，因此，一般不专设这种档案室，而是由普通档案室统一管理。

4.人事档案室

这种档案室的设置较为普遍。由于人事档案自身的特殊性，它一般与其他各类档案分开管理。这就有必要专门设立人事档案管理的部门，它通常依附于机关内人事管理部门或组织部门，有的也称干部或职工档案室。

5.综合档案室

这是机关建立的综合性档案管理机构，它统一管理本机关形成的各种普通档案、专门档案和特殊载体档案。随着机关档案综合管理的发展和综合档案室本身在人财物投入与信息开发利用上所具有的优势，近年来综合档案室迅速增加，并在不断普及和提高。

6.联合档案室

同一地区，特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立一个档案机构，负责保存和管理这些机关形成的档案，这种机构通常就是联合档案室，或称为档案服务中心。有的地方还建立了介于机关和档案馆之间过渡性的档案管理机构--“文件中心”。由于文件中心的设置形式不完全等同于联合档案室，因此，在本章第四节中再作具体介绍。

7.档案信息中心

也有的单位称信息中心。一些大型企业单位正在试行进行档案、图书、情报的一体化管理，它是在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上设立的统一的信息管理实体机构。这种组织形式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。