你需要知道的档案管理流程，南京档案管理服务中心

公司档案管理流程如下：

1、档案编码

由办公室统一编码。

（1）公司下发的文件按文件编号作为档案编号。

（2）员工档案按个人的工号作为档案编号。

（3）财务档案由财务部编号。

（4）上级发文的有文件编号的按文件编号作为档案编号。

（5）业务单位往来的文、函件有编号的按其编号作为档案编号。

（6）对外合同有编号的按合同编号作为档案编号。

（7）其它无编号的合同、文件、资料等，按年、按级、按类、按顺序编号。 备 注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到办公室进行统一的编码（财务部的除外）。

2、档案整理

由办公室整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。

（1）每年装订一次。

（2）同一年、同一保管年限、同一类的装订在一起。

（3）按时间顺序或入档顺序排列装订。

3、档案归档

（1）原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

（2）对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法与‘范本’雷同。

（3）财务部档案由本部门装订、编号，满 周年归档，档案室设专柜管理。

4、外来文件的收发

由办公室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。

备 注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件的需在‘文件收发记录表’的备注栏上注明。

5、档案资料的发行

如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’并经审核后再由档案室统一发行。

备 注：（1）当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

（2）各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。

6、印章管理

（1）在档案室存档的档案资料需盖有‘存档’章 ------ 红色

（2）发行的档案资料需盖有‘发行’章 ------- 兰色

（3）对于过期或失效的档案应改有‘作废’章------- 兰色

（4）档案的‘存档’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历。

7、档案的使用审批程序（书籍、技术资料手册、宣传资料除外）

（1） 查阅：在档案室现场查阅，不得带离。

① 、查阅本部门档案：查阅人填申请表 → 部门负责人审批 。

②、 查阅非本部门档案：

a、B级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批

b、A级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理→董事长）

（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）

（2）借阅本部门档案：

① 、程序：借阅人填申请表 → 部门负责人审批。

②、 时间：三天，如续借则需再次填写申请表。

（3）借阅非本部门档案：

①、B级档案借阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 办公室负责人审批

②、A级档案借阅：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理→董事长）

（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）

（4）复印、摘抄：

①、复印、摘抄本部门档案：

程序：借阅人填申请表 → 部门负责人审批。

②、复印、摘抄非本部门档案：

a、B级档案复印、摘抄：填申请表 → 部门负责人审批 → 办公室负责人审批。

b、A级档案复印、摘抄：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理→董事长）

（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）

（5）、备注：A级档案包括机密档案、证照类档案、对外合同档案、财务档案；B级档案即是A级档案除外的普通档案。

8、书籍、技术资料、宣传资料的使用程序

（1）借阅：只需在登记表上作相关的登记。

（2） 领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记。