安徽省委常委、合肥市委书记吴存荣率中心组参观“三严三实”专题展览

                                                          

    7月29日，中国科学院合肥物质科学研究院主办贯彻落实中科院档案工作会议精神和《中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（以下简称实施意见）座谈会。合肥研究院下属各科研单元、中国科学技术大学（以下简称中科大）档案工作分管负责人、档案主管部门负责人以及专兼职档案人员等近40人参加会议。

　　会上，合肥研究院信息中心副主任张曙汇报了本单位档案基本情况、档案管理体系及现状、存在主要问题，提出了完善体制机制建设、加强档案文化建设、推进档案信息化建设、重视档案队伍建设的整改措施及愿景。中科大档案馆馆长刘明汇报了本单位对中科院档案工作会议及实施意见精神贯彻落实情况、档案工作体系及制度建设、档案的收集整理与保管、档案利用与校史研究、存在的问题与努力方向。

　　随后，中科院档案馆常务副馆长潘亚男作了专题报告。进一步全面分析了院档案工作面临的新形势、新任务、新要求，详细解读了实施意见七部分25条重点内容，并结合院档案工作存在的共性问题和上面两家单位报告中存在的问题进行分析，提出相应举措。

　　中科院档案馆馆长张薇在认真听取了两家单位的情况和相关意见建议后，对落实情况和会议取得的成效给予了肯定。她还从档案法普法教育、档案的信息化建设、档案工作的管理职能等方面提出了切合实际的意见。

　　合肥研究院副院长、档案主管负责人吴四发在总结中表示，合肥地区两家单位将进一步认真贯彻落实中科院档案工作会议精神和实施意见精神，根据各自单位的实际情况，进行档案工作的梳理，提出可行性的办法，进行切实可行的整改，使档案工作更上一层楼。

　　会上，大家还围绕档案工作的共性问题和个性问题进行了座谈探讨。

浙江大学医学院附二医院 胡峥华 吴蓉

一、现代病案的质量观决定了现代病案质量管理是一个系统工程，由传统的终末环节质量管理转为全面质量管理模式

1、将传统的事后检查转变为事前质量控制，把病历档案的差错消灭在操作记录或报告形成过程中。为加强病案全面质量管理，浙江大学医学院附属二院开展了病案质量三级质控。首先，住院医生对自己书写的病案作自检自评，主治医生和病区主任作复查，发现问题立刻让住院医生自改，这样就完成了第一级质控。其次，回收至病案室的病案，按病案管理标准对病案进行检查、整理、装订、分类、登记等工作，以保证归档病案的质量，这又完成了第二级病案质控。第三，院病案质控委员会每月从各临床科室抽5一l0份出院病案进行质量检查，并评审计分，评审的好坏直接与每个主管医师的奖金、职称挂钩，这样使得每个主管医师都能认真负责。通过三级质控，医护人员的积极性被调动起来，使医院的医疗质量有很大提高。

2、必须建立一支知识结构合理、多层次复合型的优秀专业队伍。首先，病案管理人员必须知识更新与再教育。病案管理人员仅具有储存、保管的知识显然是不够的，信息技术的发展给病案的形成、管理、利用等方面带来了革命性的变化，以计算机为主的现代处理技术，采用缩微、多媒体、光盘等技术，实现病案的全息存储、检索与复制，建立区域或国际互联网，使病案信息系统与高速信息网络相接，因此病案人员要不断掌握新知识、新技能，更好地发挥自己的积极性和创造性。其次，加强临床医护人员的质量观也是非常重要的。临床医护人员书写病案的好坏直接影响病案质量。因此，除了加强教育，增强临床医护人员的质量意识外，还要进行上岗培训、书写病案考核、优劣病案展出等方式来提高医护人员的素质。

3、病案质量要有标准化的管理。包括统一的病案书写规范、整理归档标准和病案质量检查标准及病案信息统计分析方法标准。浙医二院目前已经建立起了一整套病案质量管理制度。首先，医院制定了病案书写的质量要求，要求每个医护人员必须严格执行。其次，病案室又按照浙江省制定的《病案管理制度化》和全国规定的疾病ICD－10编码来对病案进行计算机录入、归档。第三，医院质量控制委员会又按照省卫生厅规定的病案质量检查标准，对每个科室每个月进行抽样调查。医院还制定了抽查的病案好坏直接与每个医护人员的奖金挂钩的规定。通过一系列的质量标准化管理，使医院业务水平有了很大提高。

二、现代病案质量观在实际业务应用中是不断发展的

1、注重量比分析，扩大服务领域。由于医学的发展，高新技术不断涌现，现代仪器及新药物在临床中的使用，使得病案使用率大大提高。据不完全统计，档案室每年为科研人员提供病案二万多份。因此，对原始病案信息通过定量分析，运用科学方法和手段进行一定标准的量化统计，形成编研成果，可大大简化科研人员的劳动，更有效地提高档案部门的服务质量和水平。

首先，强化住院病人的各种疾病的数量及治疗情况的统计分析工作。其内容包括每种疾病的总例数、性别、各年龄分组、住址、治疗方法、治疗效果、主治医师、住院医师等。通过这项工作可以进一步了解所有病人疾病的情况，掌握每种疾病中各种治疗方法及效果。这既是医院领导加强医院管理的极其重要而详细的资料，也是临床医师的技术档案。同时，这些疾病的统计对掌握疾病流行情况，为卫生防疫统计提供了重要的信息。通过医疗需求分析，为医院在病床配置，设备更新、添加，医务人员调整等方面及时提供信息。

其次，对于病案中的新技术和新药物进行统计分析。这项工作包括病人用上新技术和新药物后的治疗效果及与原先没有实行新技术、新药物的病案进行比较，以此使医院管理人员积累信息，为推广新技术、新药物提供有力的统计证据。

再次，开展死亡病历的统计分析工作。对死者的姓名、年龄、性别、就诊时间、治疗方法、死亡时间、死亡原因等进行统计。通过这项工作可以了解对死者抢救是否及时有效，明确死亡原因，以此使医务人员对疑难杂症提出更有效的治疗方法，对降低医院的死亡率有重要的作用。

2、加强医院间联系，努力做到资源共享。单个医院的病案信息管理是非常有限的，必须加强医院间的病案管理的信息交流。在这方面国内已开展了有益的尝试。例如1995年清华大学一女生得了一种疑难杂症而在各大医院不能治愈。同校的大学生知道此事后就通过网络把消息发往全世界各地，结果从世界各地许多医院都发来消息，提供各种参考病例、医疗实践等。结果在这些信息帮助下，女大学生被确诊是“铊”中毒，这在中国尚属首例。通过治疗，病人终于康复了。如果我们整个医疗事业都能对病案资源实现共享。这无论是对于医疗事业的发展，还是病案管理的进步都是非常有意义的。

（郭红解、李军摘自《上海档案》2003年第3期）

电子文件的生存环境离不开计算机技术。由于计算机的编码因素、硬件因素、压缩因素、加密因素，特别是软件类型的层出不穷，版本的经常升级，都可能造成电子文件无法打开或打开后无法识别。

解决此问题的办法主要有两个：一是保存现有各种型号和版本的软件，以备日后打开各种类型的文件，这种方法显然非常烦琐。二是控制电子文件的格式，即尽量采用通用格式保存电子文件。我国目前主要采用这种方法。

电子文件存储格式种类繁多，每种格式都有各自的优缺点，哪些格式适宜做通用格式呢？需要从以下几个标准进行综合分析：

一是确保真实，即具有较强的防伪保真功能。

二是节约容量，即在保障文件质量的前提下，追求存储容量最小化。

三是长期可读，即具有较强的通用性，便于转换数据格式，受软硬件环境限制较小，数据迁移过程也相对简单。

四是广泛兼容，即软件系统采用通用标准，技术开放，兼容性强。

五是简便实用，即操作简单，用户界面清晰，人机交互良好，有较全面系统的帮助和提醒功能。

六是安全保障，即具有安全加密、数字印章、元数据管理、抗病毒等功能。

根据上述要求，我国归档电子文件管理标准已经对电子文件存储的通用格式做了统一规定，如字处理文件可采用PDF、RTF、TXT、XML格式。如果电子文件在制作时是非通用格式，在存储时必须将其转换为通用格式,这种转换称为“迁移”。迁移的方法有以下几种：

1、应用字处理软件的“另存”功能

如当用WORD 2003打开某文件，点击【文件】菜单中的【另存为】，页面弹出另存对话框，此时，在下方“保存类型”下拉列表中选择需要“迁移”的格式，如RTF，然后按【保存】按钮后，原WORD格式就迁移至RTF格式。

2、应用专用的电子文件格式转换软件进行迁移

这样的格式转换软件很多，许多软件可以从网上下载。每一种软件一般都有其适用范围，例如适用于字处理文件、声音文件、图像文件或视频文件等。我们可以根据需要选择。