第一章  总    则

第一条  为适应档案管理现代化需要，规范档案管理软件的开发研制和安装使用，提高计算机辅助档案管理的标准化水平，确保档案数据的安全和有效利用，制定本规定。

第二条  本规定所称的档案管理软件，是指各机关、团体、企业事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。

第三条  档案管理软件的研制开发和安装使用，应遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作的需要，又要兼顾将来技术发展的趋势。

第二章  基本要求

    第四条  档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。

第五条  档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。

第六条  档案管理软件的研制、安装和使用，必须具有严格的安全保密机制。

第七条  档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便。

第八条  档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。

第九条  档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，主要包括：用户手册、系统管理员手册、数据实体关联图等。

第三章  数据管理功能

第十条  数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。

第十一条  数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。

第十二条  数据项的设置应符合《档案著录规则》（DA/T 18—1999）的规定。

第十三条  系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。

具有文档一体化功能的档案管理软件，应能保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。

具有图纸管理功能的档案管理软件，其录入图纸的幅面（如A0）与精度（如200dpi）应满足用户的应用要求。

第十四条  各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式。

本规定推荐的通用文件格式为：文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。

确需采用专用（非通用）格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。

第四章  整理编目功能

第十五条  整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。

第十六条  整理编目模块应能满足下列主要要求：

（一）能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序；

（二）能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能；

（三）能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等；

（四）具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表；

（五）具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。

第五章  检索查询功能

第十七条  检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。

第十八条  检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需求，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。

第十九条  检索查询模块应能满足下列主要要求：

（一）能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；

（二）能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能；

（三）能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。

第二十条  借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。

第六章  辅助实体管理功能 

第二十一条  辅助实体管理模块应具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应管理的功能。

第二十二条  辅助实体管理模块应能满足下列主要要求：

（一）对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理；

（二）对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。

第七章 安全保密功能

第二十三条  档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发〔1998〕1号）的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，确保档案数据安全。

第二十四条  系统访问控制，必须能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。

第二十五条  数据保护，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别。涉密系统还应有严格的数据加密措施。

第二十六条  系统安全保密监控，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。

第八章  系统维护功能

    第二十七条  系统维护模块应具备用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。

第二十八条  用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统应能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。

第二十九条  系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，包括上机人姓名、访问时间（年月日时分）、所用微机编号、查询内容、利用方式（阅读、修改、拷贝、打印），并提供详情查询功能。日志文件保存时间应不少于两个月，需长期保存的日志文件应可自动转存备份。

第三十条  系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。

第九章  附    则

第三十一条  各使用单位可根据实际工作需要，在档案管理软件设计和使用过程中分阶段实现本规定所要求的各种功能，但必须留有相应的拓展接口。

第三十二条  各省、自治区、直辖市档案行政管理部门对本行政区域内档案管理软件的开发、鉴定和使用加强监督与指导。

第三十三条  本规定由国家档案局负责解释。

第三十四条  本规定自发布之日起施行。

各省、自治区、直辖市档案局，计划单列市和副省级市档案局，各有关中央国家机关办公厅，总参办公厅档案局，新疆生产建设兵团档案局，三峡工程开发总公司档案处：

　  为进一步做好城市建设档案工作，根据《中华人民共和国档案法》等有关法规和城市建设档案工作的实际情况，我局制定了《城市建设档案归属与流向暂行办法人现印发给你们，请按照执行。执行中有什么问题和反映，请及时与我局联系。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　  国家档案局

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一九九七年七月二十八日

城市建设档案归属与流向暂行办法

第一章 总 则

　  第一条 为了合理确定城市建设档案的归属和流向，更好地为城市建设和有关工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《全国档案馆设置原则和布局方案》等有关法规，制定本办法。

　  第二条 城市建设档案是指在城市规划、建设及其管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。

　  第三条 城市建设档案产生于城市规划区内进行建设的单位（包括各类机关、团体、企业事业单位），形成于建设工程的全过程及其有关的部门（如气象、土地、环保。房地产等）。城市建设档案的归属和流向由国家档案行政管理部门统筹规划与协调。各有关部门、单位根据本办法做好城市建设档案的保管、报送和接收工作。

第二章 城市建设档案归属和流向

　  第四条 城市建设档案归属和流向的原则是：

　  （一）符合国家有关档案归属、流向的整体规划和要求；

　  （二）有利于城市规划、建设及其管理的需要；

　  （三）保障档案形成单位的凭证依据和日常工作的需要。

　  第五条 城市建设档案馆的接收范围

　  （一）城市勘察、规划档案

　  1．勘察：编制城市规划所必要的工程地质、水文地质普查及详查成果副本。

　  2．测绘：编制城市规划所必要的控制测量、地形测量、摄影测量、工程测量成果副本，城市地形图和地下管线图。

　  城市地下管网普查、补测成果档案。

　  3．规划：城市规划行政主管部门形成的经城市人民政府批准的总体规划、分区规划、详细规划和各专业规划文件材料。

　  4．规划管理：城市规划行政主管部门形成的有关城市建筑管理、管线管理等文件材料。

　  （二）城市基础设施建筑工程档案

　  1．道路：城市主要道路、广场、停车场和重要公路的工程档案材料及道路图。

　  2．桥涵：城市永久性桥梁、立体交叉高架路、人行过街桥（道）、重要涵洞、隧洞、隧道的工程档案材料及桥涵分布图（铁路桥函按3．l）。

 　 3．排水：城市污、雨水排除及污水处理工程档案材料及管网现状图。

　  4．供水：城市取水、输水、净水和配水设施档案材料及管网现状图。

　  5．燃气：城市煤气、液化石油气、天然气等工程档案

材料及输气管网现状图。

　  6．供热：城市集中供热工程、热力管道工程档案材料及热力管网现状图。

　  7．照明：城市路灯线网系统图、照明设施分布图。

　  8．城市园林绿化、风景名胜。

　  ①公园、动物园、植物园规划设计，改建变迁资料，风景名胜、古建筑等的总平图，地下管线综合布置图，历史记载材料及照片，主要建筑物、构筑物现状图及修缮记录。

　  ②城市依托大自然环境绿化规划和实施计划，城市绿地系统规划及实施建设情况，风景名胜区保护、发展规划及分布图。

　  ③古树名木统计表，位置、情状描述，价值、意义论证，保护复状历史记载材料及照片。

　  ④文件古迹、纪念性建筑及名人故居的照片、现状图、历史记载材料和修缮记录。

　  ⑤城市标志性设施、观赏游览设施及雕塑的照片等有关材料。

　  9．城市市容环境卫生工程：各种环卫设施分布图、规划图和重要市容环卫工程档案材料。

　  10．城市防灾：防洪防灾规划、城市河道水系图、防洪工程设施分布图和防洪设施工程档案材料、城市防洪历史档案材料，其他防灾有关档案材料。

　  11．城市人防工程：按国家人民防空办公室、国家档案局《人民防空档案管理暂行规定》第七条的规定办理。

　  （三）城市交通、电力、邮电档案

　  1．铁路。

　  ①城市规划区范围内区段站以上的客、货运站，编组站及工厂厂房的总平面布置图，地下管线径路图和竣工验收报告。

　  ②城市规划区的桥梁总平面位置图，平面、立面的竣工图及有关说明；线路、隧道的总平面位置图，横纵断面标准图及有关说明。

　  2．民航机场：民航机场位置图、总平面图，综合管线竣工总图，净空图，竣工验收报告；航站楼建筑工程按工业建筑工程档案接收范围办理。

　  3．港口：港口位置图、总平面图，综合管线竣工图，竣工验收报告；客（货）运站建筑工程档案按工业建筑工程档案接收范围办理。

　  4．公共交通：汽车、电车、出租汽车场站设施工程及线网布置档案材料；地铁工程档案材料；轮渡码头、索道、缆车等设施工程档案材料。

　  5．主要长途汽车客运站的工程档案材料按民用建筑工程档案接收范围办理。

　  6．城市供电。

　  ①电源：电厂总平面图、主要建筑物建筑竣工图、厂区外综合管网竣工图，竣工验收报告。

　  ②电网：变电工程主要建筑物建筑竣工图、供电、配电线路平面图、线路地理结线图。

　  7．城市邮政、电信。

　  ①邮政、电信枢纽建筑工程档案按民用建筑工程档案接收范围办理。

　  ②微波站位置及空中通道图，短波收发讯台位置图，地下、地面站位置图，市区内市话、长途明线杆路图；邮政运输地下通道位置图和管线道路工程有关的文字材料。

　  （四）城市民用、工业建筑工程档案

　  1．民用建筑（根据本城市具体情况）。

　  ①居住建筑工程的总平面图、综合管线竣工图、项目审批、设计说明、工程地质报告和竣工验收文件材料，不同时期典型住宅和各种住宅标准图。

　  ②公共建筑、行政办公、旅游、外事、科技、文娱、教育、宣传、出版、体育、医疗卫生、商业服务、广播电视、金融保险等重要建筑工程的总平面图及综合管线竣工图。内部主要建筑物竣工图、工程地质报告和竣工验收结论性文件材料。

　  2．工业建筑。

　  ①大中型工厂、矿山、仓储企业的总平面图及综合管线竣工图，主要建筑物的建筑竣工图，竣工验收报告。与全市人民生活关系密切的粮食、副食加工等工业建筑物、构筑物工程档案材料。

　  ②国防工业企业的厂区总平面图及厂区与外界相连的地下管线竣工图。厂外建筑工程按民用建筑工程档案接收范围办理。

　  （五）军事工程档案资料按《军事设施保护法》办理。

　  （六）城市建设系统科研、设计档案。

　  1．城市建设科研的重要科研成果、获奖项目档案材料。

　  2．城市重要市政、公用设施及反映城市主要面貌的重要公共建筑物、典型居住建筑工程设计档案材料。

　  第六条 城市建设档案馆可收集城市建设、规划行政主管部门在城市建设管理中形成的有关城市建设基础资料：

　  （一）城市历史资料包括城市历史沿革、历史文化遗迹、地名、各项建设事业和设施发展史等资料。

　  （二）城市自然资料包括气象、水文、地质、地震等资料。

　  （三）城市技术经济资料包括城市经济、人口、自然资源、环境、交通、文化教育、科研、卫生、体育、工矿、企事业的现状及发展等统计资料。

　  （四）有关城市建设的方针、政策、法规、计划文件资料、统计资料及设计、科研、施工等技术规程规范、专业论著等资料。

　  第七条 产生城市建设档案的各单位，除按本办法第五条所列范围向城建档案馆报送外，应根据国家有关规定，做好本单位城市建设档案的收集、整理、保管和利用工作。

第三章 城市建设档案的报送与接收要求

　  第八条 城市建设档案的报送。

　  根据本办法所确定的范围，城市规划区内有关单位应向当地城市建设档案馆报送有关城市建设档案。凡属规划、市政公用及管理方面的，由主管部门负责报送；凡属基本建设项目（工程）方面的，由建设单位负责报送；凡属城市建设系统科研、设计。以及地下管网普查、补测等方面的，由承担任务部门或单位负责报送。

　  第九条 城市建设档案的接收。

　  各大中城市城市建设档案馆依据本办法确定的范围，负责接收本城市规划区范围内有关城市建设档案，收集有关城市建设的基础资料。城市建设档案馆接收本办法范围以外的档案应报请当地档案行政管理部门批准；涉及中央主管部门驻地方单位的，由国家档案行政管理

部门统筹规划、协调。

　  第十条 城市建设档案的报送时间。

　  凡属新建项目（工程）应在项目（工程）竣工验收后6个月内，向城市建设档案馆报送；地下管网普查、补测应在工作结束后及时向城市建设档案馆报送；其它城市建设档案应自形成之日起5至10年向城市建设档案馆报送。

　  第十一条 向城市建设档案馆报送城市建设档案的案卷质量，由报送单位（部门）负责，按国家标准GB／Tll 822－89科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理。案卷（卷盒）封面和脊背可不填写，由城市建设档案馆统一分类、编号并填写。

　  第十二条 本办法第五条内容中涉及工程前期管理性文件材料的原件，应保存在档案形成单位；城市建设档案馆接收副本或复制件。

　  第十三条 城市建设档案的报送与接收应办理交接手续，明确移交档案的内容、卷（册）和页数，并有完备的签字验收手续和利用权限。保管期限等说明。

　  第十四条 报送单位应对所报送的城市建设档案建

立目录清单，并根据其变更情况（改建、扩建和补测）及时向城市建设档案馆补报有关变更内容；城市建设档案馆接到变更内容后应及时对有关文件进行修改。

　  第十五条 开发区基本建设档案依照国家档案局、国务院特区办、国家科委联合颁布的《开发区档案管理暂行规定》执行。

　  第十六条 城市建设档案的报送与接收由档案行政管理部门进行监督、协调。对违反本办法的单位和部门，由县以上档案行政管理部门依照《中华人民共和国行政处罚法》和《中华人民共和国档案法》给予处罚。

第四章 附 则

　  第十七条 各地区、各城市已制定的城市建设档案馆接收档案范围的规定和内容与本办法不符的，以本办法为准。

　  第十八条 各省、自治区、自辖市档案行政管理部门可根据本办法制定实施细则。

　  第十九条 本办法由国家档案局负责解释。

　  第二十条 本办法自发布之日起施行。