内部档案机构主要是指在某一机关或组织内部设立的，保管本单位形成的档案，并主要为本单位提供服务的档案机构。我国内部档案机构有多种类型，且名称各异。从其主体来看，主要有企事业档案馆和档案室两种类型。

一、企业档案馆

企业档案馆是年代中后期以后出现的一种档案馆类型。目前，我国已建立了近300个企业档案馆，《全国档案馆设置原则与布局方案》也将大型企业档案馆纳入档案馆馆网规划。

（一）企业档案馆的含义、特点和职能

1.企业档案馆的含义

企业档案馆是收藏和管理本企业档案的档案馆。 这主要是从功用上对企业档案馆涵义进行的概括。这一定义包含的基本思想主要有三个方面：

（1）企业档案馆具有档案馆的一般属性。企业档案馆作为档案馆的一种类型，应是保存企业档案的基地，是企业利用档案史料的中心。

（2）企业档案馆收藏和管理本企业档案。企业档案馆与综合档案馆、专业档案馆在收藏和保管档案的范围上存在一定的差别。

（3）企业档案馆主要是服务本企业。由于企业档案馆是企业的有机组成部分，作为企业的内部组织机构，它必须服从和服务于企业的中心工作，必须为企业的决策和管理服务。企业档案馆的服务方向和服务范围主要是面向企业，同时还要面向社会。

2.企业档案馆的特点

（1）综合性。企业档案馆是保存本企业档案的基地。在企业管理工作中形成的档案种类繁多，既有党政工团文书档案、科技档案、会计档案，又有经营管理档案、生产技术管理档案等，其馆藏内容具有综合性。

（2）专业性。企业档案构成中，科技档案所占比重极大。企业档案馆主要围绕专业性突出的科技档案开展工作。同时，根据企业类型的不同，企业档案的专业性特色也相互区别。

企业档案馆综合性与专业性并存的特点，决定了企业档案馆既不同于国家综合档案馆，又不同于专业档案馆。它在档案收集范围、服务方向和工作方法等方面都有一定的独到之处。

3.企业档案馆的职能

企业档案馆作为企业内部机构，它的主要职能包括以下几个方面：

（1）企业档案馆作为全国档案馆网络体系中的一员，要存储保存好企业档案，作为企业档案信息的利用中心，向本企业和社会各方面提供服务，并根据有关规定定期或不定期向国家档案馆移交具有国家和地方重要意义的档案。

（2）负责本企业档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作。企业档案馆为了实现档案信息服务于企业管理的目的，应对档案信息进行管理，并建立完善的档案检索体系，努力实现档案管理的现代化。

（3）编研档案信息，开发档案信息资源。企业档案馆的服务对象主要是对内，同时兼顾对外。为此，企业档案馆应该针对企业管理活动的变化，有选择地编研档案信息，为企业管理活动的顺利展开提供服务；企业档案馆还应该编辑公布企业档案史料，以满足社会各方面的需要。

（4）宣传教育职能。通过举办档案展览，宣传企业生产、经营和科学技术发展等方面的情况，从而增强企业管理者和社会的档案意识。

（二）企业档案馆的设立

国家档案局1996年发布的《企业档案馆申报登记办法》规定了建立企业档案馆的条件及相应标准，这对于规范我国国有企业档案馆的建立具有十分重要的作用。一般看来，企业档案馆的设置应具备以下几个条件：

第一，设置档案馆的企业必须是大型以上企业和企业集团，特别是那些资本密集、技术密集、生产过程联系紧密，对专业化分工协作和规模经济要求较高的企业，以及特殊行业、国家垄断性行业的大型以上企业。随着以公有制为主体，多种所有制经济共同发展的基本经济制度在我国的确立，除国有企业以外，集体企业、个体企业、私营企业、联营企业、股份制企业、中外合资合作经营企业、外商投资企业、港澳台投资企业等各种类型的企业将同时并存。对上述国有企业以外的企业是否设立企业档案馆应由各企业视其具体情况而定。

第二，企业档案馆的设置必须考虑到企业档案工作的基础状况。只有在档案综合管理水平较高、企业档案工作制度与网络较为健全和有一定档案信息开发能力的企业才具备建立企业档案馆的条件。

第三，企业档案馆在机构设置上应是企业的内部机构，经费由企业自行解决。

第四，企业档案馆在设置时可以考虑实现档案、图书、情报资料的一体化管理，从而实现信息资源的综合开发利用，这也有利于提高企业信息管理的效率。

此外，与企业档案馆在设置方法上十分相近的还有事业单位档案馆。目前在我国出现的事业单位档案馆主要是高等学校档案馆。事业单位档案馆与企业档案馆的建设一样，都是我国政治经济体制改革和档案馆网络建设发展的结果。虽然事业单位档案馆与企业档案馆在设置上存在一些不同特点，但从其基本性质与基本职能上看，两者多有相似之处。因此，对事业单位档案馆不再单独介绍。

二、档案室

档案室是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一。从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。

（一）档案室的性质

档案室作为全国档案工作体系中最基层的档案业务机构，主要表现出三个方面的性质：

1.档案室是机关的内部组织机构

机关档案室工作，是机关工作的组成部分，是机关为适应档案管理的自身需要建立的一种专业组织，从事本单位内档案工作的组织管理及档案的保管与提供利用工作。从这一点上看，档案室具有对本机关的依附性。

2.档案室是保存档案的过渡性机构

档案源于形成者，是机关管理活动的记录。为了满足档案形成者自身的需要，由本机关在一定时期内对档案进行管理、利用是必需的，也是合理的。因此，在我国，机关档案管理最为普遍的方式是由其档案室集中统一管理本单位的全部档案。但是，从国家和社会的整体利益出发，为了使档案成为社会共享的财富并获得良好的保管，档案室也有向国家档案馆移交档案的义务。因此，档案室一般不可能成为永久保管档案的基地，在档案保管上只能是一种过渡性、中间性的档案机构。

3.档案室的主要任务是服务于本机关

档案室档案的来源局限于本机关，馆藏档案构成具有单一性。从档案室所藏档案的价值形态来看，一般仍是处于第一价值阶段，其对机关日常管理工作仍具有很强的现实作用。因此，档案室的服务方向、服务对象、服务范围必然基本局限于机关内部。

（二）档案室的作用

档案室的作用，主要表现在两个方面：一方面，档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作的助手，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持。所以，档案室工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是机关管理工作和业务职能得以延续的重要手段。

另一方面，档案室是全国档案工作的基础。机关档案室是国家档案不断补充的源泉，国家档案的完整程度和连续积累，首先决定于档案室；在全国档案工作组织体系中，档案室是档案形成后首先提供利用，并且大量发挥现实作用的阵地；档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，它为档案馆工作创造条件。

（三）档案室的任务

档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。

档案室的具体任务，在《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》等法规中有明确规定，概括起来主要是：

1.对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督各级机关应建立、健全文件材料的归档制度，凡是机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向机关档案室归档。机关档案室对本机关文件材料归档工作负有指导和监督的职责。

为了保证归档文件的完整，便于保管和利用，档案室工作人员不仅要通过归档工作把已经形成的文件收集完整，而且要关心文件的形成、办理和整理过程中的有关情况，这具体表现在：就文书处理工作制度、文件的格式和书写材料等方面存在的问题，向有关领导和业务部门提出意见与建议；指导和协助文书部门或业务部门坚持执行文件材料归档制度；协助和督促有关部门做好立卷和归档前的准备工作；协助和指导文书部门或业务部门，制定必要的规章制度，发挥档案室在电子文件前端控制中的积极作用等。

2.负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用

档案室是本机关存储、加工和传递档案信息的部门，它负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计工作，并编制必要的档案检索工具和参考资料，为本机关各项管理活动服务。科学管理档案是档案室的基础工作，为本机关提供档案信息服务是档案室工作的基本出发点。

3.定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交

档案室工作是档案馆工作的基础。档案室移交的档案，其完整程度、价值高低、整理质量、保管状况等，都直接影响到档案馆的馆藏建设，影响到国家文化遗产积累和保护的状况。

因此，做好档案室工作，对国家档案信息资源的积累和维护历史的真实面貌，具有十分重要的作用。

由于我国档案室（或档案处、档案科）在职能划分上的复杂性，有一些档案室除要完成上述基本任务与具体任务以外，还负有一定的档案业务监督、指导和检查的职能。据此，可以将档案室划分为两种类型：一是单纯的档案保管机构，其基本任务和具体任务正如上文所述；二是具有双重职能的档案室（或称为档案处、档案科等），如中央和地方一些专业主管机关的档案部门，除要完成上述任务外，还负责对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导和检查。这部分工作实际上属于档案行政管理机构的职能。

（四）档案室的类型

我国档案室数量大、分布广、类型复杂。主要归纳起来有以下类型：

1.普通档案室

普通档案室通常也称机关档案室、文书档案室，它主要是负责管理机关的党、政、工、团文书档案。这种档案室在全国数量最多、设置最为普遍。党政机关、团体、学校等单位的档案室都属于这一类。

2.科技档案室

科技档案室是指保管科技档案（一般也管理科技资料）的专门档案机构。在工厂、设计院、科学技术研究院等单位一般都设有科技档案室。科技档案室，主要是为本单位生产和科研服务，同时，在确保国家技术信息秘密的前提下，也应及时组织科技档案情报的交流，对外实行有偿服务，为技术转让提供档案资料。

3.音像档案室

即保存影片、照片、录音带等特殊载体的档案室。电影公司或制片厂，新闻摄影部门、广播事业部门等单位一般都设有这种档案室。其他各类机关也会在日常工作中形成一些照片、录音带等特殊载体的档案，但由于数量十分有限，因此，一般不专设这种档案室，而是由普通档案室统一管理。

4.人事档案室

这种档案室的设置较为普遍。由于人事档案自身的特殊性，它一般与其他各类档案分开管理。这就有必要专门设立人事档案管理的部门，它通常依附于机关内人事管理部门或组织部门，有的也称干部或职工档案室。

5.综合档案室

这是机关建立的综合性档案管理机构，它统一管理本机关形成的各种普通档案、专门档案和特殊载体档案。随着机关档案综合管理的发展和综合档案室本身在人财物投入与信息开发利用上所具有的优势，近年来综合档案室迅速增加，并在不断普及和提高。

6.联合档案室

同一地区，特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立一个档案机构，负责保存和管理这些机关形成的档案，这种机构通常就是联合档案室，或称为档案服务中心。有的地方还建立了介于机关和档案馆之间过渡性的档案管理机构--“文件中心”。由于文件中心的设置形式不完全等同于联合档案室，因此，在本章第四节中再作具体介绍。

7.档案信息中心

也有的单位称信息中心。一些大型企业单位正在试行进行档案、图书、情报的一体化管理，它是在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上设立的统一的信息管理实体机构。这种组织形式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。

档案分类法的原理

(一) 概念

档案分类法, 是以国家机构和社会组织从事社会实践活动的分工为基础, 按照档案的内容和特点, 分门别类组成的科学体系。它是对概括档案内容特征的概念进行逻辑分类和系统排列形成的一种概念标识系统。档案分类法的表现形式是档案分类表,档案分类表是进行档案分类标引的依据, 用于编制档案分类检索工具, 提供分类检索途径。

(二) 构成原理

分类法可分为体系分类法和组配分类法两大类型, 不同类型的分类法有不同的构成原理。

体系分类法的构成原理是采用概念的划分与概括的逻辑方法, 对档案内容所涉及的概念和事物进行逻辑分类, 形成具有隶属并列关系的概念等级体系。

组配分类法的构成原理是采用概念的分析与综合的逻辑方法, 将一个复杂的档案主题概念用若干个表达简单概念的标识的组配来表达所形成的概念组配体系。

目前, 档案分类法采用的是体系分类法原理。

所谓“ 类”, 是许多具有某种共同属性的事物的集合。用以表示一类事物的名称, 称为类名, 在文献分类中, 称为类目。类目是分类法的基本单位, 类目的代号称为分类号, 分类法是以分类号作标识, 按分类号顺序排列的。

类是可分的, 一事物除了具有与同类事物共同的属性外, 还具有其他属性, 因此, 可以用另外的属性作为分类标准对一类事物进行划分, 即分类。经过一次划分所形成的一系列概念称为子类或下位类, 被划分的概念称为母类或上位类, 它们之间的关系是隶属关系, 各子类之间互称同位类, 它们之间是并列关系。分类可以连续进行, 经过一次划分所得的子类, 还可用其他分类标准再次划分。这样层层划分, 层层隶属, 便构成了一结构严密的等级体系。分类的基本规则如下:

1 . 一次划分采用同一分类标准, 不能同时采用两个或两个以上的分类标准;

2 . 划分后所得各子类外延之和等于其母类外延;

3 . 要选择符合分类目的的事物本质属性作为分类标准, 使分类具有科学性和实用性。

档案分类法就是运用上述逻辑分类原理, 依据档案内容特征, 对档案信息进行系统化组织形成的一种分类体系。

(三) 分类标准

档案分类法以职能分工为主要分类标准, 并结合档案记述和反映的事物的属性, 选择其他辅助分类标准, 如行业分类、载体分类、学科分类等。这是符合档案的形成规律及其特点的。

档案是人类社会实践活动的历史记录, 而人类社会实践活动是以国家机构、社会组织和个人的职能分工形式来进行的, 因此, 职能特性是档案特有的最主要的属性, 以职能分工为基础建立起来的分类体系能反映出社会实践分工情况, 与档案实体的全宗管理原则相协调, 具有稳定性和客观性, 也便于档案利用者有效地检索和利用档案。职能分工原则是档案分类法区别于其他文献分类法的主要标志。

(四) 特点

档案分类法的特点是系统性强, 它以国家机构和社会组织从事实践活动的职能分工为基础, 紧密结合档案中反映的内容属性, 分门别类地组成一结构严谨的科学体系, 反映了档案内容概念间的从属派生关系, 便于按类目进行族性检索。它与档案实体分类法不同, 它不是对档案实体按某种标准进行分类, 而是对档案内容概念进行逻辑划分, 不受全宗、案卷等馆藏结构的限制,将属于同一问题的档案信息予以集中, 一般只用于档案标引和检索, 而不用于档案实体的整理。

档案分类法与图书分类法相比, 其构成原理是相同的: 二者都以概念逻辑和知识分类为基础; 结构体系大同小异, 都由基本大类、主表、附表、索引等组成; 采用的方法、手段类似, 都采用了复分、仿分、类号组配、注释、设交替类目等方法; 其标记制度、标记符号以及标记方法也是相近的, 如采用拉丁字母与阿拉伯数字相结合的混合号码、层累制、八分法、双位制及辅助符号等。档案分类法与图书分类法的不同之处表现在以下方面:

1 . 分类对象不同。档案分类法用来类分档案, 图书分类法用来类分图书资料, 尽管档案和图书同属文献范畴, 但两者具有不同的属性, 档案是在人类社会实践活动中直接形成的历史记录, 而图书是经过归纳、总结的反映系统科学知识的载体, 这就使得档案分类法和图书分类法在分类标准、类目体系乃至作用方面有所不同。

2 . 分类标准不同。档案分类法是以人类社会实践活动的职能分工为基础, 以档案内容所反映的事物属性为主要分类标准,图书分类法是以科学分类为基础, 以图书内容所反映的学科属性为主要分类标准。

3 . 分类体系不同。由于采用的分类标准不同, 使得档案分类法和图书分类法形成了不同的分类体系, 这在两部分类法的类目设置上表现得十分明显。档案分类法是根据国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动的分工,并紧密结合档案记述和反映的事物的属性关系形成的较为实用的逻辑分类体系, 而图书分类法是根据图书内容的学科性质形成的比较严密的知识分类体系。

4 . 用途不同。档案分类法主要用作档案分类标引、编制档案分类目录的工具, 一般不用于档案实体的分类排列, 而图书分类法除了用于类分图书、编制分类目录、进行分类检索外, 还可用它组织藏书, 进行分类排架, 对藏书建设和图书流通情况进行分类统计等, 用途十分广泛。

一、档案管理人员职责

1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

2、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

3、归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。

二、收集归档范围

本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者相关政府部门送来的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)都属收集归档范围。

1、股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。

2、各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。

3、公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。

4、各项规章制度。

5、向上级请示的文件，以及上级批复的各类文件。（不包括项目审批文件）

6、各种综合的或专题的可行性研究、考察等报告。

7、工程建设底图、蓝图及文字材料。

8、经批复的工程设计图纸及文字材料。

9、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

10、宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。

11、本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

12、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。

13、本公司编辑、出版的刊物。

14、本公司招聘、试用转正、晋升、加薪等各类人事资料。

15、有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。?

16、销售合同及销售客户资料。?

三、归档要求

1、凡公司发出的文件，由管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。

2、一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交专管员归档。?

3、编制交接表，一项资料由经办人交专管员归档时，应登记并双方签名。

4、每年三月进行一次全面、彻底的清查整理。

5、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

6、归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复制件。应注意：检查应盖公章是否已盖，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。?

7、归档的影像音资料要写上文字说明。

8、归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

9、财务凭证、报表由主办会计负责保管。

四、档案的借阅与复印

1、编制借阅表，当借出和还回时都必须填写，并经使用人和保管人双方共同签名。

2、查阅各类档案应在公司内进行，查阅应不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出公司使用的，需填写借出申请并经部门负责人或副总经理批准。

3、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经公司总经理签字批准，方可查阅或复制。

五、档案的保密管理

1、档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。

2、凡是调用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接查找。

3、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

4、股东会、董事会会议文件仅供股东和董事会会议组成人员查阅。其他人员须查阅的，须经总经理同意。

5、各部门员工只可查阅与本部门相关的资料，确实需查阅其他资料的须副总经理同意。

六、档案的销毁

1、经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册。

2、档案销毁，必须严格执行审批制度，各类档案必须经部门经理、总经理、董事长审批同意后销毁。

3、批准销毁的档案，要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。

公司档案管理流程如下：

1、档案编码

由办公室统一编码。

（1）公司下发的文件按文件编号作为档案编号。

（2）员工档案按个人的工号作为档案编号。

（3）财务档案由财务部编号。

（4）上级发文的有文件编号的按文件编号作为档案编号。

（5）业务单位往来的文、函件有编号的按其编号作为档案编号。

（6）对外合同有编号的按合同编号作为档案编号。

（7）其它无编号的合同、文件、资料等，按年、按级、按类、按顺序编号。 备 注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到办公室进行统一的编码（财务部的除外）。

2、档案整理

由办公室整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。

（1）每年装订一次。

（2）同一年、同一保管年限、同一类的装订在一起。

（3）按时间顺序或入档顺序排列装订。

3、档案归档

（1）原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

（2）对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法与‘范本’雷同。

（3）财务部档案由本部门装订、编号，满 周年归档，档案室设专柜管理。

4、外来文件的收发

由办公室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。

备 注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件的需在‘文件收发记录表’的备注栏上注明。

5、档案资料的发行

如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’并经审核后再由档案室统一发行。

备 注：（1）当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

（2）各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。

6、印章管理

（1）在档案室存档的档案资料需盖有‘存档’章 ------ 红色

（2）发行的档案资料需盖有‘发行’章 ------- 兰色

（3）对于过期或失效的档案应改有‘作废’章------- 兰色

（4）档案的‘存档’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历。

7、档案的使用审批程序（书籍、技术资料手册、宣传资料除外）

（1） 查阅：在档案室现场查阅，不得带离。

① 、查阅本部门档案：查阅人填申请表 → 部门负责人审批 。

②、 查阅非本部门档案：

a、B级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批

b、A级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理→董事长）

（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）

（2）借阅本部门档案：

① 、程序：借阅人填申请表 → 部门负责人审批。

②、 时间：三天，如续借则需再次填写申请表。

（3）借阅非本部门档案：

①、B级档案借阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 办公室负责人审批

②、A级档案借阅：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理→董事长）

（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）

（4）复印、摘抄：

①、复印、摘抄本部门档案：

程序：借阅人填申请表 → 部门负责人审批。

②、复印、摘抄非本部门档案：

a、B级档案复印、摘抄：填申请表 → 部门负责人审批 → 办公室负责人审批。

b、A级档案复印、摘抄：填申请表 → 部门负责人审批 →办公室负责人审批 → 公司负责人审批（副总→总经理→董事长）

（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理或董事长审批，其余只需主管副总审批即可）

（5）、备注：A级档案包括机密档案、证照类档案、对外合同档案、财务档案；B级档案即是A级档案除外的普通档案。

8、书籍、技术资料、宣传资料的使用程序

（1）借阅：只需在登记表上作相关的登记。

（2） 领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记。

一、档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于企业各方面的利用。有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。

二、对企业的各项工作资料应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

三、 企业应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术， 实现档案管理的现代化。

四、保密档案的管理和利用，密级的变更和解密， 必须按照企业有关保密的制度和企业流程来进行管理。

五、鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法 禁止擅自销毁档案。做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计

六、各种档案按组卷要求，由各部门立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

七、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

八、、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

九、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

十、查阅公司高层办公会议记录等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任或企业最高领导人批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。

十一、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

十四、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

十五、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

十六、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

十七、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向企业档案室移交。

档案收集与管理工作的改进措施

1.提高档案管理人员的责任意识与专业素质

工作人员的素质将直接影响工作的开展情况，针对档案资料的收集与管理工作中的问题，我们应该提高档案管理人员的入职门槛并且加强对档案工作者的培训，提高其责任意识，从根本上提高档案管理人员的综合素质。作为一名专业的档案管理人员，除了具有专业的档案管理知识之外，还应该具有较强的档案管理意识和高度的责任感。

首先，单位在选用档案管理人员时应尽量选择具有专业知识的人才，在正式上岗前需要进行相关考核，考核合格方可通过，正式上岗。对于在职的人员，需进行定期的培训，一方面是对专业知识的更新，讲解一些档案收集与归档管理的新方法；另一方面也是加强对其思想教育，宣传档案管理工作的重要性，强化其责任意识，可以间接地提高档案管理工作的效率。

2.完善档案收集与管理制度

为了一进步做好档案收集与管理的相关工作，企事业单位针对办公室档案资料收集与管理工作应该制定出相对完善、健全的管理体系，以此来约束档案资料管理工作中的不规范、不系统、不全面的现象。为了制定完善的管理制度，档案管理人员必须对档案收集与管理工作的流程了如指掌，明确各项工作中值得注意的地方。单位管理者应该根据单位发展的实际情况，进行科学的人员安排，依据相应法规，确定档案资料收集的范围，防止在资料收集时出现遗漏。另外，管理制度中应该明确规定档案资料的归档期限，这样可以激发员工的工作积极性，将资料及时收集上来后进行统一的保管，以提高档案资料的利用效率。

3.更新资料收集与管理的方式

现代社会正在快速地发展，知识也在不断更新，各项科学技术也不断地出现，办公室档案资料的收集与管理工作也需要不断创新，更新资料收集与管理的方式，应用一些新的技术，可以提高资料收集与管理的效率。应将坐等资料上交的收集模式改为主动收集的方式，这样可以对资料的上交起到督促作用，减少资料上交不全面、有遗漏的现象。在这种新的模式下，各部门人员间应该加强沟通联系，积极引导有关部门的同事，使其配合工作，及时上交档案资料。档案收集时应按类别进行，收集后进行有效的分类管理。工作的开展中难免出现一些问题，而对待档案管理工作中出现的问题，我们工作人员应进行积极利用现代化信息技术，以此减少人工操作出现的错误，提高工作的效率。