作者:郭颖
在当前档案制度改革新形式,以及档案信息化和办公自动化的日益普及下,很多单位都开始定制档案管理系统软件,来管理产生的电子档案。定制符合本单位使用要求的系统软件至关重要,要针对自身的管理使用和规范做出需求分析,具体描述拟实现的目的和功能等特殊需求。
首先,对管理系统提出的首要要求是专业、稳定、安全,选择一款专注于档案信息领域,具有一定技术积累、实践经验、开发实力和完善服务的产品。
其次,对档案管理系统进行需求分析。一是业务需求,需涵盖档案业务中收集整理、日常管理和信息开发利用工作,主要针对档案管理人员或各部门兼职档案员日常文件处理的全过程,系统设计要简单实用、方便快捷,档案管理人员可以通过这些功能,根据定义好的管理规则和规范,自动或辅助手工实现档案的各项业务工作。可定制文件管理、收集整编、档案管理、开发利用四个模块。二是结构需求,可分客户端、维护端、服务端三个部分。客户端,即针对用户的查询端,增加角色概念,可对不同角色进行权限赋予;维护端,即档案管理员端,可进行系统设置,如定制和变更登陆权限,调整档案整理规则、管理架构等;服务端,随时提供在线技术支持和版本升级等服务。三是技术需求,系统能提供功能强大的定制工具包,如支持多全宗管理模式,可以实现集中存储、集中应用的多全宗集中式管理,灵活和适应未来发展变化;支持多模式归档文件整理,可以实现分散整理、集中整理和混合模式的归档文件整理流程;完备的检索查询功能,可实现跨库检索和全文检索;以及在线OCR处理、PDF/CEB文件处理、图形图像处理、流文件浏览等便捷功能,使系统实现功能性和易用性的完美结合。
最后,还要考虑本单位业务扩展的前景进程和信息资源管理的发展趋势,预留与各种新技术的接口,在产品定制上预留设计扩展空间。
档案管理无论从人才储备、信息分类和组织、管理制度和方式等方面,都是未来信息资源管理的发展趋势和发展方向,档案是一个单位信息资源中最基础和核心的部分,因此,首先要做好电子档案的管理,逐步扩大和延伸管理范围,最终实现信息资源的管理。
(作者单位:中国科学技术馆 单位地址:北京市朝阳区北辰东路5号)