各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆：

    近一个时期以来，全国多个地区发生重特大安全生产事故和自然灾害，特别是天津港“8·12”瑞海公司危险品仓库特别重大火灾爆炸事故，造成重大人员伤亡和财产损失。党中央、国务院对此高度重视，习近平总书记多次作出重要指示和批示，要求各级党委和政府要牢固树立安全发展理念，自觉维护人民群众生命财产安全，坚决遏制重特大安全生产事故发生。李克强总理作出重要批示，要求各地区、各部门要以对人民群众生命高度负责的态度，切实落实和强化安全生产主体责任，全面开展各类隐患排查，切实防范各类重大事故发生。

    为落实中央领导同志的重要指示、批示精神，切实做好档案安全管理工作，确保档案绝对安全，我局决定在全国开展档案安全专项检查。现就有关事项通知如下：

    一、加强领导，明确责任，切实履行监管职责。各级档案部门要以高度的政治责任感重视档案安全，坚决守住档案安全这根红线，将档案安全保管保护工作作为档案工作的重中之重来抓，不能有丝毫的松懈和麻痹思想。明确档案安全工作的主体责任，严格落实档案安全责任制，实行档案安全一把手负总责、一级抓一级、层层抓落实、齐抓共管的责任机制，对各项规章制度和应急预案的落实情况进行督查，确保各项措施落到实处。

    二、全面开展安全检查，彻底排除安全隐患。各级档案部门要立即组织力量，进行一次全面、细致的安全专项检查，特别是对库房核心区、防汛和消防设施、电气线路、陈旧馆舍的建筑及防盗设施、数字化加工场所、档案修复保护场所等重点部位和设施设备进行全面彻底地检查，确保档案绝对安全。对检查中发现的安全隐患要认真梳理、研究分析，危机情况立即处理，并及时向当地党委、政府汇报。要根据情况制定科学的整改方案，采取切实有效措施，落实责任人员，限时整改，切实堵塞危及档案安全漏洞，坚决杜绝档案安全事故的发生。

    三、健全和落实档案安全各项制度，建立和完善档案安全管理长效机制。切实加强内部管理，建立和完善档案库房、消防安全、保卫保密、利用查询等各项规章制度，特别是严抓各项制度的执行，确保档案安全制度落到实处，真正把档案安全贯穿于档案接收、保管和利用等各项工作环节之中。严格值班值守制度，全面加强办公区和库区的巡查，要配备和更新档案安全保管所必需的设施设备并定期做好检修维护，做好相关人员的安全培训，健全人防、物防、技防相结合的综合安防体系，确保档案安全万无一失。

    四、完善应急预案，及时应对、妥善处置安全事故。各级档案部门要建立健全档案安全事故预防、报告及处理机制。要不断完善应急预案，经常组织演练，随时应对可能出现的各种情况。事故发生单位要第一时间向当地党委、政府和上级档案行政管理部门报告，并采取有效措施进行处置，严禁瞒报迟报漏报。各级档案部门要认真做好接报、上报以及补救恢复等工作，对于重要预案的协调以及重大事故的处理，要及时报告。

国家档案局

2015年8月19日

一切皆有规则   万事法律为先

  安徽许一云律师事务所，位于合肥市景色迷人的天鹅湖畔“白天鹅国际商务中心”21层。成为业界有着全新理念、全新定位以及全新服务模式的精品律所，是本所设立之出发点；努力为全体工作人员营造紧张、有序、积极向上的工作环境，增强律所的向心力和员工的归属感，是本所设立之目标。

  该所主要从事公司法、房地产、知识产权、金融保险等法律服务。自成立以来，始终秉承“以客户为核心，聆听，满足，超越客户期望”的服务理念，为客户提供“一体化、精准化、人性化”的优质法律服务。至今已与数十家大中型企业，以及多家政府部门建立常期合作关系，以“诚信、专业”赢得客户一致认同和好评，在业界具有良好的口碑。

安徽许一云律师事务所

    档案销毁工作是档案工作的重要内容，安全保护档案的重要手段和方式，然而由于种种原因，导致有些单位档案销毁工作止步不前，甚至没有开展。本文笔者立足实际，对档案销毁工作的推进和健康发展提出自己的见解。

    档案销毁工作内容

    档案销毁是指在档案行政管理机关指导、监督下，以档案形成单位为核心，以科学发展观为指导，使用历史的、辩证的、全面的观点对到期档案进行价值鉴定，并对鉴定为无续存价值的档案实体及信息进行销毁的一项工作。这是优化档案资源的重要手段，主要包括确定档案销毁范围和销毁要求，对到期档案进行鉴定、销毁。

   1.到期档案鉴定

    档案销毁是决定档案“生”与“死”的最后环节，为了确保库藏档案的“物有所值”和“死不足惜”，必须开展对库藏到期档案的鉴定。根据档案价值发挥的规律，在进行到期档案鉴定时通常以档案行政管理机构为主，档案形成单位为辅；档案行政管理机构人员负责宏观鉴定（以社会利用为标准），档案形成单位相关人员负责微观鉴定（以形成单位事业发展利用为标准）。通过这两种鉴定方法的共同运用，决定库藏档案的“生”与“死”，从而确保档案的相对安全。

    2.档案销毁范围

    凡是被鉴定为无保管利用价值的档案都将被列入销毁范围。根据《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的相关规定，销毁档案范围主要是保管到期并且被鉴定为无续存利用价值的档案实体。

    3.档案销毁的要求

    档案是记录国家和社会发展历史的原始记录，是重要的社会信息资源之一，并且是不可再生资源，一旦销毁，无法弥补，因此对档案销毁工作有特殊的要求。

    销毁人员要求。为了确保该项工作的严肃性和规范性，对参与档案销毁的工作人员有特殊要求。人员组成的要求：既要有对档案进行直接销毁的工作人员，同时也要有监督销毁的人员；直接销毁档案的工作人员既可以是专业从事该项工作的专业要员，也可以是档案部门工作人员，主要由档案销毁的方式与方法来决定。档案销毁监督人员主要由档案形成单位的相关人员，档案部门的相关人员，档案行政管理机构的相关人员等组成。工作要求：认真，细致，保密意识强等。

    销毁方式要求。主要有三种：一是选择送造纸厂毁成纸浆，作为新纸张制作的材料来源。二是选择烧毁，即对无保存利用价值的档案实体进行焚烧。三是使用碎纸机直接粉碎。毁成纸浆的方式一定要确保所有无续存价值的档案成为纸浆，不得遗留。档案烧毁的销毁方式，务必选择好烧毁档案的地点，该地点最好是无风，临近水源和地势低洼，焚烧过程中尽量不要污染环境，并且要求相关人员全程在场，监督档案实体全部焚毁，不得遗留任何档案纸片。粉碎销毁方式要求纸张粉碎越细越好，尽量保证所毁的碎纸屑面不能显任何信息。

    销毁鉴定要求。档案销毁鉴定是档案生命周期运动中的“生”“死”认定工作环节，是档案资源是否续存的关键环节，因此对该项鉴定要求极高：一是要求鉴定人员必须具有一定的知识、经验、熟悉档案相关内容；二是要思维缜密、全面；三是要办事客观、公正；四是对工作认真、细致、有责任心等。

    销毁程序要求。为了确保国家档案资源的安全，对档案销毁的程序有着严格的要求：首先由档案形成单位组成档案价值鉴定小组，由该小组在档案行政管理机关相关人员的指导下全面负责到期档案的价值鉴定。鉴定结果报请相关主管单位批准，批准后报送档案行政管理机关备案。只有通过和履行了相关程序以后才能对相关的档案进行销毁处理，任何单位和个人不得以任何理由销毁国家档案资源。

    目前档案销毁工作存在的问题

    1.对档案销毁工作重要性认识不足

    绝大多数档案人员都知道档案事业是社会主义建设事业的一部分，档案工作是国家管理性、服务性工作之一，具有存史资政的作用。但是大多数档案人不知道档案销毁工作是档案工作的内容之一，是档案资源优化的必要手段与方式，是国家档案实现精品管理的重要手段，是提高档案工作效率的有效方式之一，是档案工作实现低碳化管理的有效途径之一。

    2.档案销毁工作受到忽略

    档案销毁应当是档案业务工作的重要内容之一，然而现实并非如此。首先从理论层面就忽略了档案销毁工作是档案工作的重要内容，如《档案管理学基础》第三版中对档案工作（狭义）的定义及内容：“通常所说的档案工作，是指档案室、文件中心、档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。它的基本内容包括以下八项：档案的接收和征集、价值鉴定、整理、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务和档案统计。”阐述中根本没有把档案销毁工作纳入档案业务工作之中。同时在工作实践中，由于理论的偏差误导，导致许多从事档案工作的人员根本不知道还有对档案进行销毁的工作，就是知道也不明确如何开展该项工作。

    3.档案销毁知识缺乏

    档案销毁是档案生命的终结工作，很少有人研究该项工作，同时又由于档案学科的教科书对相关工作内容的忽视，导致许多同志不知道、不了解档案销毁工作，缺乏相关知识，因此无法正常进行该项工作，导致该项工作相对滞后。

    4.销毁档案随意

    有些单位的档案人员为了应付上级检查或者为了完成某项任务的需要，不得不对有些档案进行销毁，但由于缺乏相关的理论指导和技术成熟人员的经验指导，对档案进行随意销毁，表现为：不履行销毁的相关程序，不按档案销毁的相关规定执行，随意决定销毁方式，工作完成以后无相关记录等。

    5.不开展档案销毁工作

    由于缺乏档案销毁的相关知识，同时也缺乏相关的工作经验，更主要的是怕承担相关责任，许多同志对到期档案采取视而不见的做法，不闻不问，任其自然存在，该种做法给档案保管带来了大量的浪费，同时也是一种对档案事业不负责任的表现。

    健康发展的策略

    1.加强宣传，提高对档案销毁工作重要性的认识

    通过向档案人员进行档案销毁工作的宣传，让他们充分认识到档案销毁工作的重要性：是档案工作不可或缺的一部分，是档案保管工作的重要组成内容之一，是实现国家档案安全保管的必要手段。只有对档案进行有效销毁，才能确保国家馆藏档案资源的优化，确保档案资源的有效利用和开发，确保国家档案资源更加有效地为社会主义各项事业提供服务。

    2.革新观念，摒弃陈旧思想

    档案销毁工作发展相对滞后主要原因是受档案人员的“无事无责”思想影响。要正确地、积极地开展档案销毁工作，必须摒弃瞻前顾后、畏首畏尾的思想，树立一种大胆开拓、勇于创新的观念，凝聚一种你追我赶、敢于负责的敬业精神。只有这样，才能确保档案销毁工作得到健康地、有效地发展和推动。

    3.国家完善相关的规范与标准

    档案是国家的不可再生资源之一，是国家和社会持续发展的保障。档案销毁是档案工作的重要内容，是国家档案资源优化的重要举措，为了国家档案事业的稳步推进，全面地促进国民经济建设，国家除了继续完善现有关于档案销毁的一些规章制度之外，应该制定相应的规范与标准，通过这些标准与规范，指导和规范档案销毁工作，确保该项工作有理、有利地开展，使国家档案资源得到进一步优化。

    4.进一步完善档案工作的相关理论，建立相对完善的实践指导体系

    为了更好开展档案销毁工作，我们必须先从理论上完善相关的知识体系，确保该项工作有理论指导。首先要在档案工作理论中体现档案销毁工作知识，把该项工作的理论研究纳入档案工作内容理论研究之中，明确档案销毁工作是档案工作的一项内容或者一个工作环节，并且有其详细的阐释，以此作为档案工作人员的从业行为指南。让档案从业人员从理念上明确档案销毁工作是档案工作一项不可缺少的内容，或者明确从事档案工作必须涉及档案销毁工作。只有建立和形成相关的理论，才能全面增强从业人员的档案销毁意识，也才能在相关意识下正确地从事档案销毁工作，从而确保档案工作的全面推进。

    5.加强相关内容的培训

为了普及档案销毁意识、提高销毁技能，必须加强相关内容的培训。培训可以采取定期与不定期相结合的方式，也可以采取专题培训的方式。培训的内容或者知识点有：档案销毁的重要意义，档案鉴定、档案销毁相关规范与标准等，尤其要重点培训档案鉴定技能，通过提升该项技能，确保档案销毁工作的质量，真正实现档案高价优存、高值优保、无价不存、无值即销的档案优保要求。

    6.加强指导

    根据《中华人民共和国档案法》及《实施办法》的相关条款规定，国家档案行政管理机构有责任也有义务对管辖区域内的档案工作进行全面指导，由于档案销毁工作是档案工作的重要内容之一，因此，国家档案行政管理机构有责任对区域内的档案销毁工作进行全面指导，避免或者杜绝出现“外无援，内无人”的工作尴尬状况。指导可以采取集中培训的方式，也可以采取个别单独指导的方式，无论采取何种方式，一定要坚持把工作做在前面，让从事档案销毁工作的工作人员得心应手，从而一方面确保档案实体和信息的相对安全，另一方面确保档案优质优保、无价不存管理状况的实现。

    档案销毁工作作为档案工作的重要内容之一，档案人应该对该项工作有一个全面的认识，从而引起对该项工作的重视，并且积极参与到该项工作之中，为我国建立资源优化、服务一流的档案事业体系服务。

    为切实落实法治安徽建设决策部署，推进依法治档工作深入开展，日前，安徽省档案局连续发文，要求对全省档案系统依法管理情况进行检查。这标志着安徽今年的档案执法工作将全面展开。

    根据工作安排，省档案局将首先对各市县开展档案行政执法督查工作。督查采取“下沉一级、随机选点，实地检查、现场处置，综合评议、集中反馈”的方式，对市县档案局馆和所在地机关、企事业单位以及乡镇（街道）、村（社区）档案工作进行抽查，促使下级档案行政管理部门更好地履行法定职责，开展执法工作。其次，将对省直单位开展档案行政执法检查。检查采取自查与抽查相结合的方式，在各单位自查自纠的基础上，重点对随机抽取的15家省直机关、10家省直事业单位和5家省属企业贯彻实施档案法律法规情况进行检查，努力推动省直单位档案工作再上新台阶。三是对全省民政系统开展民生档案专项执法检查。省档案局将会同省民政厅组成联合检查组，对有关市及所辖县（区）、乡镇（街道）以及社区（行政村）的民政档案依法管理情况进行抽查，进一步提高各级民政部门的民生档案管理水平，更好地发挥档案工作服务民生、服务社会的作用。

    另外，从今年起，省档案局将建立档案行政执法报告制度，在督查、检查的基础上，形成本年度档案行政执法检查情况报告，并将当年档案行政执法检查情况、检查中发现的重大问题及其整改落实情况等依法上报有关部门。同时，对档案行政执法检查情况进行通报，推动全省档案行政执法工作走上常态化、法治化轨道。

    原载于《中国档案报》2015年8月6日 总第2795期 第一版

    在我国档案管理信息化的进程中，档案网站发展迅速，通过对30个省市级档案网站，以及部分高校档案馆网站进行调查，发现大部分档案网站存在网上检索资源匮乏，检索功能不够完善，检索结果处理方式单一，后续服务不足等问题，严重影响了档案网站的实用性和馆藏档案信息资源的开发利用。针对这些情况，各档案网站应进一步加强检索服务功能，实现网站的资源共享，为检索者提供方便。

    具体来讲，目前档案网站检索服务中存在的主要问题包括以下几方面。

    一是检索资源匮乏。绝大部分网站以宣传档案利用政策和发布消息为主，检索功能处于次要地位甚至被忽略，可供查阅的档案信息资源较少。许多网站的板块由几个简单的静态页面组成，主要内容都是一些官方新闻以及说明性质的文字材料。个别网站的页面还处于“正在建设中”。

    二是检索功能尚不完善。大部分网站提供站内信息检索服务，极少数网站提供站外检索服务，而站内检索主要提供对档案政策和新闻的查询。站外检索是提供一些专业的搜索引擎入口，使用户在利用本站信息之余，可以方便地从浩瀚的互联网上获得相关背景信息和辅助资料。在笔者的调查中，仅个别网站提供站外检索服务功能，半数网站提供目录检索服务，但提供档案全文检索的网站非常少。全文检索是最具通用性和实用性的检索方式，大多数网站并没有列出馆藏档案的详细目录，虽然有的网站提供目录检索服务，但是检索功能单一，这为查找信息带来了不便。

    三是信息共享度偏低。目前仍有大量档案信息资源尚未数字化，而大量数字化的信息尚未标准化，加之档案部门的传统管理模式，导致档案网站的信息资源共享水平较低。

    为更好地开展档案网站检索服务，改进档案网站检索服务现状，笔者认为应着力从以下几个方面予以提高。

    一是转变服务观念，提高服务意识。服务是档案工作的永恒主题,也是档案工作长远发展的动力所在。首先，各档案网站可以围绕党和国家工作大局，围绕本地区、本部门、本单位的中心工作，经常性地编辑专题档案信息，主动为有关方面提供参考。其次，可以根据社会需求，精心策划更多档案文化产品，编辑出版档案汇编，举办档案展览和有关主题活动，制作播放档案电视节目，发行档案音像制品等，把档案服务融入人民群众的生产生活。再者，可以通过开展专家咨询的方式，在线解答群众提出的有关问题。

    二是加快信息资源建设。对尚未提供检索服务的网站，首要问题是加快纸质文件的数字化进程，将可公开的档案信息尽可能地转化为可以提供网上利用的数字信息。选择利用率较高、群众较关心的档案内容进行数字化，建立各类专题数据库。同时，建立有序的电子文件收集渠道，加快电子信息数据库建设。

    三是优化检索界面，为检索者提供方便。检索界面是用户浏览站点时，从前台访问后台数据库的接口。档案网站应本着“为用户服务”的宗旨，最大限度地优化检索界面，使之简单易懂、方便利用。网站不仅要提供多功能查询窗口，如站内检索和站外检索，同时应提供多途径查询，即通过分类号、主题词、作者、篇名等进行检索。对已经提供少量检索服务的档案网站来说，要在现有的基础上加快已公开档案数字化网络查阅的步伐。今后，全文检索将是档案网站服务的主导内容，它可以使读者直接在网上查询数字化的信息资源，不再充当利用“中介”。

    四是自建与引进相结合，实现网站资源共享。档案网站不仅要重视利用自身信息资源，还要重视信息资源库的共享，引进其他档案网站数据库是加快档案网站建设的一条重要捷径，也是档案网站发展的必然趋势。

    原载于《中国档案报》2015年8月10日 总第2797期 第三版