电子档案管理系统以社会保险业务为基础，构建档案管理平台。 系统以高效的信息化档案业务管理、可靠的信息资源服务为宗旨，以建立档案信息化综合管理平台为重点，以满足档案管理者和档案使用者的需求为目标，基于档案智能检索技术和电子化管理技术，实现社会保险档案信息资源的共享和档案管理现代化

电子档案管理系统的应用，为了支持社会保险档案管理的高效运作，建立了联合办公平台，提高工作效率，实现更好的决策服务管理流程规范化，适应现代管理强化管理机制，引进先进理念，全面提高管理水平，完善社会保障文件

电子档案管理软件的应用将牢牢围绕档案生命周期管理，主要解决档案自动收集、科学保管和知识利用三大主要功能。

《功能规定》条款内容强调了基本业务特点，电子档案管理系统规定了满足电子档案交付、长期保存、共享利用、安全可靠等业务需求的基本功能，可以有效促进各级档案馆的开发和应用标准化建设。 “功能规定”的各要求是电子文件管理系统应具备的必要功能。 技术公司应按照《功能规定》的各项要求开发这样的系统。 《功能规定》的颁布有利于电子文件管理系统的科学化、规范化建设，有利于更好地共享和利用电子文件，文件工作人员可以利用电子文件管理系统实现电子文件的科学、高效、安全管理。

电子档案管理软件以文件的正式库为中心，包括文件数字化和生产管理、文件整理目录(立卷和归档)、文件内容管理、文件辅助实体管理(招募、接收、交付)、文件利用(借用和查询)、文件交换、系统管理、文件

电子档案管理软件系统需要考虑系统性能，许多特殊行业的日常电子证书归档量巨大，日归档量超过百万，甚至更高。 传统架构的文件信息化管理系统不能接受这样大量的数据。 而且，考虑到不仅数据量巨大，而且数据的接收和处理的迅速响应，同步存档给系统带来了多任务处理压力，系统在正式使用前应认真进行压力测试并通过测试

人力资源管理系统的人力资源管理模块可以帮助企业创建员工资料、人力资源交易等其他基础信息，帮助人力资源人员处理基本事务，如进公司、交易、离职等，为其他模块的分析、统计、预测、预警等高端应用提供数据支持，降低经营成本

企业许多纸质原始存档不会丢失，需要长期保存。 例如，可以通过合同、员工注册表、各种证书等相关设备，将这些原始文件扫描为电子文件并保存在系统中进行检查。

由于文件的通用性，对于归档部门的当前和未来的归档需求，系统设计不仅要考虑为文件管理员提供在线归档、数字接口等文件收集功能，还要考虑文件管理系统与存档数据所在的信息系统的集成

创建电子文件后，需要进行维护工作。 为每个用户授予不同的权限，准备即时存储和备份。

文件管理的对象是各种文件材料，服务对象是文件用户。 档案管理要解决的基本矛盾是档案的零散，混乱状况与社会使用档案时的集中度和制度之间的矛盾。 就其基本性质和功能而言，档案管理是一项管理和服务工作。 档案管理不会产生物质财富。 它仅仅是管理工作，而间接地是某种经济，政治和文化工作。 服务可以间接产生物质财富，否则就没有生存和发展的困难。 档案管理随着社会的发展而发展，档案管理必须满足日益增长的管理需求。

收集，整理，保存，评估，计数和提供和使用档案的活动。 包括：档案收集，档案管理，档案价值识别，档案存储，档案分类和档案检索，档案统计，档案编辑和研究（请参阅档案文件汇编），档案提供和利用。 由于现代档案管理已成为一个复杂的系统，因此也存在将其分为多个级别的方法。 第一级分为两个子系统：归档实体管理和归档信息开发，每个子系统分为几个级别的小型系统。

无论是国外的还是国内的，大量实践表明，企业的存在和发展始终与企业文件管理所提供的信息保障密不可分。 文件管理是现代企业不可或缺的重要任务之一。 如果企业的文档管理工作滞后或长时间处于低水平运行，将不可避免地直接影响企业的正常运行和健康发展。 然后，如何利用有效的企业文件管理系统和规范性建设来不断提高企业文件管理水平，使企业文件可以对营销，文化建设，资源利用，客户服务等各项活动提供最大的贡献和影响。 这是企业面临的重要问题。

简单模式，只需给文件数据表命名，例如财务文件，人事文件等，然后直接输入所需的内容，例如文件日期，文件标题，信箱号等，即可实现查询功能 ，自动目录生成，打印，借用等。如果您希望将来实现档案的专业管理，则可以在简单数据的基础上进行数据维护。 恭喜您，使用简单模式，您的文件信息将很快被数字化，因此您可以得到领导者的认可以及文件管理机构对文件管理数字化的基本要求。

随着档案工作任务繁重和企业发展要求之间的矛盾日益尖锐，很多企业不约而同的选择了第三方公司进行档案托管，第三方公司的库房有的是自建有的是租赁，那么在进行档案托管的时候如何在租赁库房和自建库房之间进行选择？那个会更加的合算呢？本文就给您详细的介绍一下：

租赁库房

这种模式的优点包括：

1.降低风险。租用相当于将风险转为两家共同承担，起到一个较好的风险转嫁。

2.节约成本。租赁库房可以使租赁方减少库房的资本投资和财务风险，只需支付相对较少的租金即可得到仓储空间，由于档案管理公司投入的成本相对较少，所以企业可以花较少的资金存储档案，在价格上有一定优势。

3.双重管理。一方面租赁方可得到出租方的免费指导或服务，另一方面租赁方有很好的内部管理制度与执行力，使得库房能够更加安全、规范的开展业务。

4.仓库位置灵活性强。企业租用仓库，会根据市场的大小、市场的位置和客户的偏好优化选址的灵活性。

这种模式的缺点包括：

1.掌控能力弱。相较于自建来说租赁对库房的掌控能力较弱，

2.在一定租赁期内，租赁的仓储面积是一定的，不会随企业库存量的改变而改变。

自建库房

这种模式的优点包括：

1.可以更大程度地控制仓储。由于企业对仓库拥有所有权，所以企业能够对仓储实施更大程度的控制，而且有助于与其他系统进行协调。

2.储位管理更具灵活性。由于企业是仓库的所有者，所以可以按照企业要求和特点对仓库进行设计和布局。

3.最大程度表现企业实力。当企业将产品储存在自有仓库中，会给客户一种企业长期持续经营的良好印象，客户会认为企业实力强、经营稳定、可靠，是企业持续的供应者，这有助于提高企业的竞争优势。

这种模式的缺点包括：

1.企业资金投入大，长期占用一部分资金。不管企业对仓储空间的需求如何，仓库的容量是固定的，不能随着需求的增加或减少而扩大或减少。当企业对仓储空间的需求减少时，仍须承担仓库中未利用部分的成本；而当企业对仓储空间有额外需求时，仓库却无法满足。

2.托管费用高。由于企业资金投入大，管理费用高，企业将会把成本分摊到客户存储费用上。

3.风险承担高。租用相当于将风险转为两家共同承担，而自建的风险则只能自行承担。

以上就是租赁仓库的优缺点的相关的介绍，而租赁仓库还是自建仓库好，要从成本、库房位置、服务性等综合方面去考虑而下结论。

深化企业合同档案管理的工作思路

1.建立完善的合同档案管理制度

企业合同档案管理是企业生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障，也是当事人重要的法律凭证。企业根据档案相关规定，需制定一套与本企业相符合的合同档案管理办法和实施细则，构建和完善企业档案管理体系，提高合同档案管理的规范性。合同档案管理规定需明确合同文本格式、所包含附件清单、合同编号原则和合同档案归档范围、合同档案归档要求等，以保证企业合同档案收集完整性、规范性和准确性。

按照国家对档案工作实行“统一领导、统一管理”的基本原则，把合同档案纳入到综合档案管理的轨道，实行集中统一管理。合同档案不仅是合同管理活动的原始记录和凭证，更是企业的宝贵财富，是体现企业技术水平、经济实力、资质、信誉的有力证明和充分反映。通过建章立制，使合同档案管理有章可循，有据可依，明确合同档案收集范围、归档要求、提供利用等要求，使之成为企业文档管理体系中重要组成部分，不断完善规范。

2. 规范企业合同档案科学管理

现企业里的合同档案是作为企业档案中的一个专门的独立类别来管理，对已要求归档的合同文本要加强质量把控，明确文本格式和归档符合规范要求外，还需要加强管控合同前期谈判文件，审批文件等一系列与合同有关的附属内容，以确保合同档案的成套性、内容完整性和准确性。

在需要得到企业领导大力支持时，档案部门也要因地制宜采取有效措施，确保合同档案的齐全完整规范，并能有效利用，使管理层认识到企业合同档案的重要性。在实际工作中，若在发生事务纠纷或问题时，通过利用合同档案时，使其合同档案的特性能充分发挥出来，能为企业在维护自身权益时起到关键性的重要作用，也就能让领导管理层体会到合同档案管理好坏所带来的意义和结果会大不相同。为此，需要企业档案管理部门对合同档案的整理、保管和利用等规范化，有明确的管理要求和保障措施，以便需要时，能准确、快速查找和安全利用。

3.加快信息化建设，提升合同档案管理的网络化和信息化水平

“信息的价值正在于传播，而不在于储藏。”在信息化快速发展的今天，通过档案信息化建设，把分散的信息以信息化的形式存储起来，实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、档案利用网络化、使信息接收、传递、存储和利用一体化。以这种标准化的方式进行管理，利用网络连接手段提高资源利用率，实现信息资源共享。同样，在企业合同管理工作中，采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作都实现网络平台的在线处理和管理，完成实现合同管理一体化的目标，保证合同档案信息的齐全、准确，也有利于合理开发和利用合同档案。

企业在办公平台上纳入了合同管理系统，从合同准备、订立、执行和合同关闭等都实现了文件追踪查询，但其基础信息录入还待加强，合同变更或取消后，引起的一系列变化，都要进行更改；另外，对纸质文件也要按照合同管理要求同步管理。

4. 加强宣传，树立档案意识和法律意识

近年来，企业加大了对部门兼职文档员和档案人员的培训力度，但对企业合同档案方面的培训相对比较少，争取在今后的工作中，增加合同档案方面的培训。一方面可以让大家了解合同档案的重要意义，掌握相关的法律知识和签约技巧，增强企业经营合同档案管理人员的合同法律意识与工作责任感；另一方面加强业务部门经办人员的档案意识和法律意识，为企业合同档案的管理奠定良好的基础。除此之外，努力推进档案宣传的常态化，将宣传渗透到日常工作中。

5 处理好合同档案利用与保密的关系

《合同法》规定：当事人在订立合同中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正当地使用该商业秘密给对方造成损失，应当承担损害赔偿责任。许多合同档案不可避免地会涉及当事人的一些重要机密，如商业秘密、技术秘密、资金秘密，对合同档案中这些信息，要根据法律法规或交易规则，自觉遵守保密原则，严格履行合同档案利用的审批权限和正确界定合同档案的利用范围，在此基础上大力开发合同档案资源，服务于企业的各项工作。

社会效益分析

(1 ) 社会效益的含义

社会效益是指人类的科技、生产、基建、管理、经贸、教育、文化、军事、政治等各种活动中创造出来的劳动成果为社会所共同享用, 或推动社会的发展和进步, 造福于社会, 使社会受益的一种衡量劳动效果的概念。档案利用的社会效益是指从社会总体利益出发来衡量档案利用工作的效果与收益。

(2 ) 社会效益的体现

档案利用工作的社会效益, 从广义上理解, 它强调的不是个别利益, 而是社会总体利益, 它包括了档案利用工作的经济效益、政治效益、思想文化效益等。从狭义上理解, 档案工作的社会效益是相对于经济效益而言的, 即把档案利用工作的一切非经济效益都理解为社会效益, 这样档案利用工作的社会效益的范围就缩小了, 它只包括政治效益、思想文化效益等。例如, 利用档案维护党和国家的根本利益, 维护国家统一、领土完整、民族团结, 为党和国家的重大决策, 为改革开放, 建立社会主义市场经济体制服务; 利用档案维护社会的稳定, 落实党的各项政策, 为解决土地、房屋等产权纠纷以及划定地界等提供凭证; 利用档案维护公民和法人单位的合法权益, 利用档案为公民提供个人出生、婚姻、财产、学历、工龄等方面的公证材料, 为监督合同、契约、协议的执行提供依据; 利用档案为社会主义精神文明服务, 利用档案出版物、档案展览等形式向各界群众, 尤其是青少年进行爱国主义、革命传统教育, 为历史研究、学术研究和发展科学文化事业提供档案信息服务等。

2 经济效益的测算

(1 ) 经济效益的含义

一般意义上的经济效益, 是劳动消耗与劳动成果之比, 档案工作并不直接创造价值, 但档案信息资源却是社会各方面用来创造价值的中间体。对于档案利用的经济效益评价, 必须强调从社会需要出发对其活动实效进行评价。

(2 ) 经济效益的体现

一般说来, 档案利用工作的经济效益包含三重意义: 一是, 由于利用了档案信息, 节约了利用者的成本投入; 二是, 由于利用了档案信息, 使利用者不仅节约了投入, 而且增加了产出; 三是, 由于利用了档案信息, 利用者生产出的“ 产品” 满足了市场需要, 或开辟了新的市场等。因而, 利用档案信息资源所创造的经济效益,往往体现在以下方面:

利用档案减少了劳动消耗, 降低产品成本, 节省生产费用。

利用档案为企业挖潜、革新、改造、提高产品质量作出了贡献, 有助于产品的更新换代。

利用档案为新产品、新技术的推广服务, 建立了技术市场, 为社会创造了财富。

利用档案信息, 寻找、开拓了市场, 改善了经营、促进了销售, 从而为个人和团体创造了效益。

(3 ) 经济效益的测算

要准确计算档案利用的经济效益是困难的, 但近年来, 有关部门和一些学者提出了以下一些计算方式, 可供参考。

应当指出的是, 利用档案信息资源所产生的经济效益与社会效益是相互关联的, 即存在交叉与包含关系, 如社会效益包括着经济效益。因为, 对档案利用所产生的经济效益的评价, 我们强调的是从社会需要出发对其活动实效进行评价, 因而社会对档案利用工作的满意程度是档案利用工作所产生经济效益内涵的核心, 这使得档案利用工作的经济效益与社会上其他工作的经济效益有所不同。

目前档案利用理论, 仍存在着基本概念不准确的问题, 如档案利用与档案提供利用工作, 档案利用与利用档案以及档案利用与档案服务等概念间相互交叉, 相互混淆。明确概念的准确含义不仅是理论上必须解决的问题, 而且是档案利用工作实践的需要。

1 档案利用与档案服务的概念

所谓档案利用, 我们既可以把它理解为对档案的利用, 即档案利用者有目的地利用档案; 也可把它理解为对档案利用所做的工作, 即档案部门、档案工作者围绕利用档案开展的各种活动。因此 , 档案利用的完整概念应该是: 档案利用者为着一定的目的实际使用档案, 以及档案部门、档案工作者为着利用者有效地使用档案进行的全部工作活动。

所谓档案服务, 则是专指档案部门、档案工作者以加快档案信息的传播, 提高档案的利用率, 便于利用者获取档案信息为出发点和根本目的所进行的各项工作活动。由此可见, 档案利用与档案服务是互有联系而又不尽相同的两个概念。

2 档案利用与档案服务的区别

档案利用与档案服务的区别, 首先在于它们所针对的主体对象不同。档案利用从利用档案的角度看, 主要是针对利用者而言的;而档案服务则是专门针对档案部门和档案工作者而言的。其次, 它们所包含的内容不同。档案利用的内容包括: 档案因何能被利用(档案的潜在价值) , 怎样才能被利用(档案价值实现的条件) , 以及档案利用的方式方法、利用者研究、利用效果的反馈评估、利用理论的形成和发展等; 档案服务的内容则包括: 服务思想的确立、服务的对象、服务的方式方法以及服务质量标准的研究等。再次,它们在档案工作中的地位与作用不同。档案利用既是整个档案工作的目的, 又是实现档案潜在价值的具体活动和评价档案工作优势的标准, 同时也是增强社会档案意识, 提高档案工作社会地位的有效途径; 档案服务既是档案工作中的一个具体环节, 又是贯穿于整个档案工作的指导思想, 它属于一个更高、更深的层次。

3 档案利用与档案服务的联系

档案利用与档案服务既有区别, 又有不可分割的联系。其一,档案利用需要是档案服务产生、发展的前提和动力。有了档案, 就有利用档案的需要, 而有了利用档案的需要, 就必然对档案服务有所要求, 从而促进档案服务的产生与发展。其二, 档案服务质量是决定档案利用效果的基础和条件。毫无疑问, 积极主动、灵活多样的优质服务, 必然促进档案的有效利用, 反之, 则将有碍于档案的有效利用。其三, 档案利用效果又是检验档案服务质量的标准尺度。档案服务质量的高低, 虽然离不开档案部门所做的工作, 但又不能惟以其工作质量作判断。衡量或评价档案服务质量的根本标准应是档案利用效果, 因为档案利用效果是档案工作质量的综合反映。其四, 档案利用和档案服务都是档案工作与外界联系的窗口,是整个档案工作的反馈渠道。社会的利用需求信息, 是决定档案服务方向和方式方法的主要依据。其五, 档案利用者, 既是档案利用的主体, 也是档案服务的具体对象。档案利用工作离不开对利用者的研究, 档案服务在着重强调服务者主观能动性的同时, 也离不开对利用者的研究。