1 现代企业档案信息开发利用的基本原则

我国改革开放以来，市场逐渐取代政府，承担起资源配置的重要职责。在社会主义市场经济体制下，企业获得了空前发展，同时，市场竞争激烈程度与日俱增。面对严酷的市场竞争形势，企业必须想方设法、千方百计谋求对策。现代企业间的竞争是多方面的，但大体而言，信息管理方面的竞争是最主要的一个领域，企业规模越大、面对的局势越激烈，对于信息的需求也就越大。哪个企业能够抢先一步取得重要信息，往往就能在后续竞争中立于主动地位。档案管理是企业信息化建设的基础环节，档案信息的开发利用，在企业运营体系中的地位日益凸显。作为一个现代企业的经营管理人员，必须重视企业档案信息开发利用工作。那么，面对纷繁复杂的企业档案管理工作，要如何着手，予以有效的开发利用呢？笔者结合多年工作实践，认为企业档案信息开发利用工作需要遵循以下几项基本原则。

1.1 要做好企业档案信息开发利用工作，就必须充分发挥主观能动性，创造性地开展工作

长期以来，我国企业档案管理工作停留在档案收集、存放阶段。档案管理部门只有在其他部门提出需求时才给予配合，工作处于被动状态。现代社会，工作频率加快，档案管理工作必须主动出击，积极探索信息开发利用的方式、方法，创新档案信息管理模式，变被动为主动，从而为企业的生产经营提供更好的服务。

1.2 过硬的档案管理人员素质是做好企业档案信息开发利用的关键

档案管理开发利用工作质量、效率与工作人员的业务水平及精神状态有着直接且重要的关系。档案工作人员不仅要熟悉档案管理业务本身，更要对企业经营生产活动的各个环节、细节有着全面的了解和把握，只有这样，才能在面对海量的企业信息时，针对性地开展工作，做好重点信息开发，兼顾常规信息管理，尽可能提高有限的信息管理资源效能。

2 开发、利用档案信息资源，服务企业生产经营实例

笔者所在公司档案管理人员特别重视档案资料的利用，每年的档案利用率都很高。尤其档案管理实现数化管理后也更加方便、快捷。公司领导的离任审计、财务监察审计、职工的职称晋级、晋升，工资的查询、公司评审四好班子、优秀工程公司等各类荣誉等都需要查阅利用档案资料，每次借阅档案的人员都先按照档案借阅办法的要求，填写档案借阅审批登记表，原始档案资料出库时必须有档案对口的业务领导审批签字后方可借阅。档案管理人员都会充分利用档案管理系统先进行查阅，需原始纸质资料时再进行实时查取。业务熟练，查阅方便。近3年来，档案的利用率也越来越高，每年都至少有四五个档案实例，特别是会计档案查阅利用率。例如：2015年5月20日，由于江西中铁利达公司欠该公司工程履约保证金480万一直不给，该公司清欠办的同志到档案室查2001年会计凭证，复印当时的付款帐单，向法院提交了大量的证据，为该公司挽回了经济损失。再有2006年3月，该公司承建了山西省省道台运线运城至稷山段一级公路路基工程第四合同段的施工，2007年6月该工程完工。完工后，业主（运城市鑫佰融交通建设有限公司）以各种理由拖欠该公司工程尾款。2013年9月，经双方对账确认剩余工程款为1 883 607.13元。在此期间，该公司派清欠人员多次催要未果，于2012年12月一纸诉状将运城市鑫佰融交通建设有限公司告上法庭，要求其支付剩余工程款及利息损失。在该案的起诉过程中，公司档案室协助公司法务人员查阅复印了相关的会计档案及工程资料。2013年5月，该公司诉运城市鑫佰融交通建设有限公司拖欠工程款纠纷一案，经山西省运城市中级人民法院开庭审理，现已调解结案，为公司挽回经济损失200余万元。

3 做好现代企业档案信息开发与利用的意见和建议

现代企业信息化建设是个全方位的工程，作为其中的重要环节，企业档案信息开发利用也是非常复杂和繁琐的。从当前实际情况出发，笔者认为，需要从以下几个方面着手开展企业档案信息管理开发利用工作。

3.1 转变思想，提高对企业档案信息管理工作的重视

企业开展档案信息管理和开发，根本目的在于利用档案信息为企业经营发展、实现经营目标提供服务。也就是说，档案信息的利用是企业档案信息管理工作的核心所在。企业管理人员要充分认识到企业档案信息管理开发利用工作的重要意义，明确档案管理工作的目的和原则，规范企业信息管理流程，养成经营决策前需求企业档案信息支持的良好习惯。

3.2 提高企业架构中档案部门的地位

由于企业缺乏对档案管理工作重要性的认知，负责档案管理工作的责任部门也得不到应有的重视，处于边缘化的位置，由此导致在资源配置、工作人员的精神状态、工作效率和质量等方面，档案管理部门都落后于其他部门，这进一步限制了档案信息开发利用事业的发展。档案开发利用工作没有发挥应有作用，受到外界轻视，从而陷入负面循环。为了避免这个问题，企业管理者必须要突出档案管理部门在企业架构中的重要地位，赋予其应有的职能、权限，给予必要的资源支持，让企业档案管理和企业发展相同步，协调发展，互相促进。

3.3 健全企业档案信息管理工作

企业档案信息管理要为企业生产经营服务。纳入企业档案信息管理范畴的信息，必须保证是真实、可靠的，并在条件允许范围内，尽量提高信息的精度。由于企业信息量十分庞大，责任部门必须对企业档案进行规范化管理，根据规范标准进行分类归档。特别是要注意使用现代化信息技术手段，提高企业档案信息管理、储存和使用的效率。同时，企业要构建企业档案管理安全体系，确保档案原件存放安全。只有在企业需要时提供充分的支持，档案信息管理工作的意义才能得以体现。

企业生产、筹建过程中，会形成各种具有保存价值的图表、文字等记录，这些档案主要包括经营销售、财务管理、教育卫生等方面的档案，是企业进行生产活动的主要凭证。但是，现在部分企业的档案管理仍旧存在很多问题，这些企业内部并没有形成统一的管理模式，这种管理方式给企业档案开发造成的影响非常严重，因此，针对这种情况，企业要提高档案管理规范性、系统性，以提升档案管理的水平。

1 企业档案管理面临的挑战

1.1 企业档案部门地位弱化

现在很多企业在生产经营过程中，都存在不重视档案管理工作的情况，对档案信息资源价值认识不足，导致很多单位在裁员时，都会首先将档案管理人员撤掉，导致档案管理部门无法发挥出自身的作用，只能勉强维持基本档案管理工作。

少数企业没有认识到档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，是得不偿失的徒劳，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。三是缺乏主观能动性。重形式轻内容，重晋级轻效能，晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评，没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理工作。

1.2 档案资料收纳不齐，信息不完整

企业在进行档案管理时，大部分都处于被动收集档案信息资源的情况，严重缺乏主动性，这一问题给我国档案管理工作开展造成了严重阻碍。被动收集档案信息资源的方式，也会导致很多信息资源不全面，导致部分档案信息资源出现丢失情况，给我国档案管理工作造成的影响非常大。很多企业的档案管理部门，在进行档案信息资源收集时，没有规范的档案信息资源收缴规定，很多有价值的档案信息没有及时上交到档案管理部门，成为专业人士、各个部门手中的私存资料，这部分档案信息资源随着时间的推移，会出现散失的情况，在专业人员手中的资料，随着职员调动也会被全部带走，给企业造成严重损失，甚至很多原本属于企业的知识产权也随之被带走，严重阻碍企业档案发展。

1.3 管理方式、手段落后

现在我国的档案发展水平并不是非常高，导致很多企业在进行档案信息资源管理时，采用的仍就是传统的档案管理方法，采用手工的方式管理档案，很多档案管理人员的专业素质都没有达到企业发展的要求，档案管理软件没有发挥出自身的价值，严重降低了企业档案信息资源管理的水平。

1.4 档案内容结构发生变化

国有企业与公司有着本质的区别，这种区别也反映在档案管理中，企业在进行档案管理时，更重视不同参股者的档案信息资料，公司主要参股人的档案资料更是档案信息资源收集的重点，提高公司参股者档案信息资源的完整性，是保障公司参股者权益的一种重要手段，如果公司档案部门不健全的话，那么参股者对公司的信任度也会随之降低。

1.5 声像档案收集困难，资料匮乏

现在我国很多公司在进行档案信息资源收集时，都出现了缺乏声像档案的问题，主要是由于公司不重视声像档案收集导致的，很多企业的声像收集设备过于陈旧，但是由于资金紧张或重视不足等原因，导致声像档案无法发挥出最大的价值。声像档案本身就存在资料收集 非常困难的情况，需要各个部门共同努力，在进行工程施工、索赔等环节中，声像档案发挥的作用非常大。

2 提高企业档案管理水平的措施

2.1 高度重视，加强领导

企业在进行档案管理时，要充分认识到档案管理的重要性站在科学和企业的角度开展档案管理工作，以提高档案管理的质量，将档案部门的重要性提高到与其他部门等同的高度，关心支持企业档案管理工作。企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日常，作为考核企业领导人政绩的一部分。任何一项工作，只有自上而下的重视起来，才能有所建树。

2.2 加强队伍建设，提高人员素质

档案管理人员首先要具有档案管理的专业知识与素质，且热爱档案工作。其次，要提高业务素质。要具备一定的文牍水平和研究能力，善于剖析资料的价值，懂得哪些资料该收，哪些不该收。要具备掌握和应用现代化管理手段的能力，把材料分门别类地整理好，利用档案管理软件进行处理，及时快捷地输入电脑，以便于检索。积极参与档案管理专业人员理论研讨会，通过信息交流和资源共享，促进各企业档案管理与研究水平不断提高；同时应有计划地委派档案管理人员参加国家有关部门举办的各种研修培训活动，从更宽广的领域提高并强化他们的理论素质。在岗位调整时，尽量调整较少档案管理员，确保该队伍的专业性。

2.3 搞好档案收集工作，保证有价资料完整

企业档案管理部门要建立完善的档案产权管理制度，重视档案收集工作，保障企业知识产权的利益不会受到损害，重视信息资源的积累，严格按照规定的标准对档案进行归档处理，制定严格档案归档制度，约束没有及时上交档案的个人和相关部门。企业只有掌握了大量的原始凭证，才能有效地保护法人和股东的利益。

2.4 完善规章制度，实现科学管理

实行档案综合管理后，企业专门档案机构要根据实际情况，进一步健全和完善档案的收集、整理、保管、检索和提供利用等各项规章制度，使档案管理工作进一步规范化、科学化、现代化。

企业档案在生产经营、产品设计、开发等工作中起着重要的凭证作用。同时积极引导企业运用计算机管理档案，实行档案的自动编目、自动检索、自动统计，并按照不同要求，编制出全宗目录、分类目录、目录索引等，达到档案工作的标准化、规范化，这样档案工作者可以从繁重的手工劳动中解脱出来，档案工作者有更多的时间从事档案的编研工作和学习新的理论知识，使企业的档案管理工作达到人尽其才，物尽其用的一种良性循环的状态。

一、档案管理在现代企业发展中发挥着越来越重要的作用

档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。档案管理工作做好了，一方面可以为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据;另一方面有利于社会各方面了解和准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行合作奠定坚实的基础。企业要在竞争中立于不败之地，除做好人才的培养引进、注重发挥人的主观能动性外，还要不断提高管理水平、整合资源、发挥优势，提升企业的软实力。而做好档案管理工作，是提升企业管理水平，服务企业发展的有效手段。只有不断更新档案管理观念，积极探索和尝试新的档案管理手段，全面、真实地反映企业整体发展现状和经营成果，才能更好地为企业发展服务。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了企业资源配置的取向和模式，决定着企业的发展和未来，对于实现企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业的市场竞争力具有重要意义。

二、目前企业档案管理中存在的问题

一是重视程度不够。

一些企业的管理者对档案管理工作没有给予高度重视，认为档案管理工作可有可无，部分档案管理人缺乏高度的责任感，良好的职业道德，办事细心的态度，乐于奉献的精神和系统扎实的档案管理理论知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义，还没有形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，企业的档案意识进一步弱化。

二是管理手段落后。

目前，一般档案管理都采用一台微机、一套软件的管理办法，档案管理手段落后，档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案管理技术落后的主要原因有以下几点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的认识，投入不足;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有发挥应有的作用;三是管理不规范，有的虽有微机和档案管理软件，但档案并没有录入电脑，还主要按手工方式管理利用，档案工作缺乏制度化的管理程序。

三是管理不规范

企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，各部门档案想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。有的企业发展较快，档案管理人员调整频繁，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，间隔时间太长，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。一般企业单位，档案室作为一独立科室，在行政上无法对其他科室、部门进行管理，涉及档案管理、移交时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，各项工作开展起来也较为困难，现在有些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还，有遗失现象。

四是缺乏长期性、连续性的发展规则。

企业档案工作在各级领导和有关部门的督促下开展的达标升级工作，在短时间促进了档案管理水平的提升，取得明显效果。但达标过后，就出现后劲不足，没有建立长效机制。再由于部分干部对档案管理的重视程度不够，对档案在企业中的重要作用认识不足，甚至有的认为档案室就是资料存放的地方，在某些人眼中甚至成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

三、以规范化为抓手提升企业档案管理水平

档案工作规范化是实现档案管理现代化的重要中间环节。要不断创新理念，完善制度，在抓好硬件建设的同时，做实做好基础性工作，不断提高档案管理规范化水平。

(一)公文制发是推进档案工作规范化的基础性前提。公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的'怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化，因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化管理打下牢固的基础。首先公文用纸质量要好，纸张尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式尽量统一，便于立卷装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，落款是否与公文一致，有无日期等。三是字迹要清晰。不论是草拟公文，工程图纸、合同，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

(二)实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化的关键环节。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化的最大问题。档案工作规范化的根本目的就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主，这不仅是我们在工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱，二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度，提高档案利用的效率。三是在坚持“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化管理奠定坚实基础。

(三)提高案卷质量是推进档案工作规范化的可靠保证。实践证明，案卷材料收集的是否完整决定和影响着档案的价值，而立卷的方法与案卷装订质量则可能决定和影响着档案工作的规范化、标准化。因此，在推进档案工作规范化的工作进程中，我们必须一方面注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

(四)创新档案管理模式是档案工作规范化的发展趋势。随着数字化、网络化的发展，档案本身也不断发生变化，依赖电脑识别的电子档案越来越多。传统的管理模式已难以适应社会发展的需求，存在着档案管理模式落后、管理科学化水平低下、档案管理现代化意识不强，硬件设备和技术落后、基础工作差等问题，各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，造成了档案材料更新速度慢、整理归纳所需周期较长、编制检索工具中出现求“多”不求“精”等现象。为此新时期档案管理工作的创新日显紧迫，信息化、人性化、服务化的发展趋势对当前的档案管理提出了新的挑战，要在管理手段，管理方式上区别于传统档案管理，突破人工整理档案的局限，逐步实现档案管理现代化。

“我国档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。具体来说，各机关的档案由机关内设置的档案室进行集中管理；各机关形成的需要长久保存的档案和历史上形成的档案，设立档案馆进行集中管理；全国的档案工作，由各级档案行政管理部门进行统一、分层次管理。”

那到底该怎么理解“统一领导，分级管理”？其实，就是三个层次，从低到高排序，就是档案室、档案馆和档案局。

档案馆

“各机关形成的需要长久保存的档案和历史上形成的档案，设立档案馆进行集中管理”

档案馆是国家科学文化事业机构，是国家永久保存档案的中心，是各项工作利用档案的基地，是档案事业的主体。档案馆在一个国家的档案事业发展中具有举足轻重的作用，是衡量一个国家档案工作发展水平的标志。

“全国档案馆的设置原则和布局方案，应当由国家档案局制定，报国务院批准后实施。”看看，各级各类档案馆都是经批准成立的，都是有着合法手续的。

（1）收集和接收本馆管理范围内对国家和社会有保存价值的档案；

（2）对所保存的档案严格按照规定整理和保管；

（3）采取各种形式开发档案信息资源，为社会利用档案资源提供服务。

哈哈，终于说到我的工作单位啦，不容易啊，下次再有人问档案馆是干什么的，就可以直接拿出来让他们自己了解了，馆里可是放着对国家和社会有保存价值的档案啊，未来我们档案馆可是要建设成为爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心 ，具有“五位一体” 的综合性档案馆。

档案是客观事实的真实记录，具有重要的历史价值和参考价值。

然而，在日常的储存和利用过程中，纸质档案极易受到自身因素、不利环境条件和人为因素等影响，会有各种各样的损害，如肮脏、破裂、纸损、虫蛀、字迹褪色等。

轻则影响辨识和外观，重则影响档案的寿命甚至无法利用。

因此，档案工作人员必须重视纸质档案的保管和修复。

一、影响纸质档案寿命的因素有哪些？

1、污渍的危害

纸质档案在保管和利用的过程中，尤其是在查阅和整理的环节，由于不利环境条件或人为因素的影响，以及档案人员或使用者的粗心大意会导致档案受损，有时会沾上泥斑、油斑、腊斑、霉斑、铁锈斑等，这些污渍一旦沾上，很难完好去除，这不仅影响了纸张的美观，甚至影响字迹的清晰度，严重的可能会腐烂，导致重要的档案信息丢失。

2、受环境影响大

纸质档案具有脆弱性，其在移交的过程中，若保管的条件无法保证，很容易受到外部环境的影响。例如，在运送途中，纸质文件会因为高温、高湿、灰尘、有害气体等发生损耗。

然而，当前政府和一些企事业单位对档案建设的关注程度不够，缺乏金融投资，纸质档案保管条件恶劣，相关设备设施配备不齐全，部分档案管理人员缺乏档案保护专业知识和技能，使得纸质档案的保管依旧存在严重隐患。

3、纸质档案在使用过程中存在的隐患

纸质档案在库外运行或外借时，受人为因素的影响很大，加之档案的特殊性，一旦丢失很难找到。同时，在档案利用中，部分用户素质低下，长期占据着档案，不及时归还，很可能会造成档案丢失，直接导致纸质档案收集不齐全、不规范。

此外，一些部门缺乏档案观念，为了利用方便，将应归档档案拖延转移，导致档案丢失或档案内容泄露。纸质档案不能完整归档，直接影响了档案信息资源的建设、开发和利用等工作。

4、档案管理人员缺乏专业的档案保护技能

近年来，档案管理人员随着社会的需要不断壮大，但档案修复人才却依旧很匮乏，档案修复工作失去了人才支撑，出现了断层的现象，满足不了对档案管理人员的现实需求，新培养的档案修复人才因缺乏长期的实践和系统的培训，一时还很难发挥作用。

5、书写材料影响纸质文件的存储寿命

纸质档案字迹材料指书写或印刷在纸张上的墨或墨汁、油墨、圆珠笔、复写纸、印台油和技术图纸、艺术绘画制品上的线条材料等。这些书写材料受自身性质和外在环境等因素的影响，会出现褪色、扩散、模糊等现象，直接影响档案的保存和利用。

二、对策和建议

1、掌握必备的去污清洁技术

去污应结合污渍的类别以及纸张和字迹的性质，采取相应的处理方法。处理中要求药剂浓度适宜，防止污渍扩散，处理后要确保档案中没有残留有害物质。

首先，我们要从源头杜绝污染源。管理人员应经常用软抹布、排笔刷等来消除灰尘，对于破损严重的档案应用纱网罩住吸口再吸尘，用吸尘器定期清扫库房，保持库房卫生整洁，减少灰尘对纸张的危害。

另外，有害气体能使纸张变色、褪色甚至损坏纸张，因此必须注重空气污染物的防护，在换气孔道口安装过滤设备，确保进入室内的空气清洁、新鲜。对于已经被污染的档案，一般通过吹、吸清除，如果不行，可用擦、扫、刮的方法，在去除污斑时，要加倍小心，防止将字迹除掉。

档案去污方法很多，干法去污、湿法去污、氧化去污等，档案管理人员必须好好掌握，采用多种方法拯救被污渍破坏的档案，延长其使用年限。

2、改善基础设施建设，减少环境因素对档案的危害

应在空气流通，光线好，防潮、防火、设施好的楼层上设置纸质档案库房，库房要远离所有的危险物品，以防止二氧化碳、灰尘等有害物质和高温、潮湿对纸质档案的影响和损害，同时要注意建筑物本身的排水和防潮。温湿度是影响纸质档案寿命Z重要的因素，控制好库房的温湿度是保障纸质档案完好的重要举措。同时，光也是影响档案寿命的一个重要因素。因此需要采取特定的保护措施，避免或减少太阳光的照射。

细菌、霉菌等微生物也是造成纸质档案的损坏的主要原因。管理人员应该定期对纸质档案进行除尘、除菌工作，并保持档案库房的清洁卫生，减少霉菌的产生。在档案室内的墙壁和地面涂上防霉涂料也是防止霉菌产生的有效措施。管理人员出入档案室应该穿上特定的工作服，对于新的档案材料需要进行除尘除菌后再入库保存。

3、推进纸质档案数字化，减少纸质档案的直接利用

人既是档案保护的主体，又是档案损毁的一个重要因素，人为因素对档案造成的损坏有时是无可挽回的。因此，在档案保护工作中，一定要树立良好的档案保护意识，科学管理档案。纸质档案在利用的过程中很容易受到损坏，随着利用次数的增多纸张逐渐陈旧和老化。为了使珍贵的纸质档案长久保存下来，必须减少对它的直接利用，以此来减少对纸张直接和潜在的损耗。近年来，随着信息时代的到来，数字档案已成趋势，档案数字化建设可以减少对档案的直接利用，有效减少档案损耗，延长档案寿命。

4、加大学习和培训力度，提升管理人员的业务素养和技能

档案管理人员应自觉地学习相关知识和技能，强化档案意识，不断提高自身的工作能力，严格按照技术规范和管理条例有责任心地去管理档案，及时修复受损档案，高度重视档案原件的保护。

当然，领导的重视程度是档案发展的重要支柱，所以领导必须清醒地认识到档案修复人员短缺的实际情况，制定合理的培养方案，组织定期培训工作，缓解档案修复人才紧缺的现状。

5、档案字迹显示与恢复技术

计算机可以将字迹出现褪变或模糊的纸质文件通过档案扫描技术生成数字影像，再利用计算机图像处理技术使褪变的字迹重新显示出来。目前主要有物理法显示字迹和化学法恢复字迹。

物理法显示字迹是利用摄影或计算机技术，将字迹显示在胶片上或显示器上，随之也可以转换到其他介质上加以利用。这样可使档案原件不易损坏，但字迹恢复效果较差。

化学法恢复则是利用化学物质与褪色字迹发生化学反应，在原件上使字迹恢复。由于此方法是化学物质在档案原件上直接与微量字迹材料起反应，一旦失败，字迹将完全消失，造成无法挽回的后果。因此，对于化学修复法，我们一定要慎重使用。

此外，对于纸质文件的存储，我们应当根据制作过程和写作材料进行分类，纸张的制作材料和字迹材料不同，存放的年限也就不一样。不同的文件分开存储，可以避免相互影响和损害，从而延长纸质档案的保存年限。

1、档案的利用价值和储存价值

档案的利用价值，是以档案的实际有效性来讲的,就是指某一（或一部分）档案对实际利用者的实际（特殊）实际意义或功效。档案的利用价值是档案价值外部经济化的主要表现形状。档案的储存价值，就是指档案是不是具备储存的实际意义。档案的储存价值在档案价值评定工作上的实际体现或方式，是以储存时间长度反映出去的。

2、档案的实际价值和长久价值

档案的实际价值又可以称之为现行标准价值，既包含档案对其产生企业的社区实践活动主题活动所具备的实际利用价值，也包含对别的企业的社会发展生产制造基本建设的参照根据档案中记述了各种各样生产制造主题活动的状况、成效、工作经验和经验教训。从生态资源、生产制造方式到生产过程及其进度管理和生产工艺等各层面的信息内容，能够作为工业和农业生产制造和经济与管理的科学论证及参照原材料。档案的长久价值，就是指一些档案的利用价值其及时性能够拓展到漫长的将来，具备长久的储存和利用价值。

3、档案的价值和第二价值

档案的价值，就是指档案针对其产生者所具备的价值；档案的第二价值，就是指档案对社会发展即除档案产生者以外的别的利用者所具备的价值。

4、档案的直接证据性价值和情报信息性价值

档案的直接证据性价值和情报信息性价值，是由英国的谢伦伯格明确提出的。他所说的直接证据性价值，就是指由被证实事情即文档造成组织的机构和职责的必要性所决策的价值。情报信息性价值指公共性文档因为带有对各种各样科学研究有效的经济经纬而原有的价值。