一、面临的难题

传统档案库房管理大多依靠库房管理人员手动进行档案的上下架、库房巡检和盘点、温湿度记录、温湿度调整等业务操作，较少利用信息化、自动化技术进行自动管理，存在工作量大、效率低、统计利用不方便、管控手段单一等问题。

1.工作量大、效率低

    按照档案库房管理要求，库房管理人员每天要进行常规的温湿度检查等，只能人工记录检查结果，工作效率较低，且无法进行快速统计和利用。如果出现温湿度异常的情况们需要人工调整空调、加湿除湿设备的参数，容易造成温湿度调整滞后，极有可能损坏档案，造成不必要的损失。对于馆（室）藏档案的盘点工作，部分企事业单位档案部门的盘点只局限于档案实体卷（盒）的盘点，对卷（盒）内文件无法进行一一检查，不但不能有效地反映馆（室）藏档案的真实情况，而且盘点情况还需要人工进行登记和统计，工作量较大。当需要对待销毁档案或现有已上架档案进行位置调整时，因档案存放位置依靠人工或计算机简单记录，库房管理人员无法进行快速且有针对性的查找，造成销毁工作和调整工作滞后，从而出现浪费现有库房资源的现象。

2.库房情况不直观

    对于传统的库房管理，除现有库房管理人员外，单位主管领导和其他人员无法直观了解库房的布局、档案的存放位置、馆（室）藏情况、温湿度记录、巡检情况等，从而无法高效地进行工作监管。库房管理人员变更后，由于工作不易交接，接手人员短时间内无法快速熟悉现有资源，造成交接工作效率低下，短时间内会影响现有档案资源的利用。

3.档案损坏或丢失很难追溯

按照档案库房“十防”要求，目前部分企事业单位的档案库房管理采用以“防”为主的策略，尽量减少档案的利用次数，仅采取了库房的防盗、防火等安全措施。但对于档案的安全控制缺乏有效的监控手段，如对于档案的位置移动、查阅、复印等操作无法进行自动记录，从而在档案损坏或丢失时很难追溯。

二、功能分析

随着信息技术的飞速发展，包括楼宇监控系统，基于RFID技术的条码监控设备、温湿度监控设备、自动调节设备等各种智能管理设备已经出现，并逐渐在档案库房中得到应用。企事业单位档案部门围绕档案库房的建设要求和管理规范，可尝试使用这些智能控制设备，以实现档案库房温湿度的自动监测及调节、馆（室）藏档案的智能识别及上下架、日常巡检及出入库安全监控、库房实景在线模拟展示等功能，减少库房管理人鱼的工作量，提高管理效率，构建“无人值守”档案库房管理体系。

1.温湿度自动监测及调节

温湿度自动监控设备是在传统的温湿度监控设备基础上，利用新技术，实现各个温湿度监控点统一联网监控，并根据预先设定的温湿度范围进行异常告警、自动调节，具有实时采集、快速响应、定时传输数据等特点，主要包括自动加湿除湿设备、温湿度监控设备等。温湿度监控设备具有全天候温湿度自动监测功能，实时采集档案库房温湿度监测点的数据，并将数据上传到指定的服务器，可以在管理人员计算机、楼宇监控控制室等终端进行显示。如果实际监测的数值超过设定值时，依据预先设置的温湿度上、下限数值，系统将会自动报警，以语音、画面、短信及邮件等方式通知库房管理人员，同时向相关调节设备发出指令，自动根据已设定的温湿度范围进行调整。

温湿度自动监测及调节功能实现了在档案库房无人值守的情况下，能够智能监测档案库房温湿度情况，并依据实际情况对相关设备进行自动控制，实现温湿度的自动调节，确保档案库房温湿度符合相关要求，保证档案的安全保管。

2.档案智能识别及上下架

RFID又称无线射频识别，可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据，而无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。这种集编码、识别、数据采集、自动录入和快速处理等功能于一体的技术，广泛应用于各行各业，改变着人们的工作方式，极大地提高了生产效率。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是其明显特征。读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的无接触式采集，无线传输等功能。

随着条码设备在商场、超市、图书馆等的广泛应用，档案部门也开始逐步摸索。通过此项技术，能准确定位档案的位置及掌握移动情况；利用信息系统设置档案的上下架规则，及时为档案分配位置，实现自动上下架功能，在提供利用时，档案利用人员通过系统检索后，系统可以通过发送指令打开对应的密集架，库房管理人员进入库房取出档案后扫描条码，系统自动记录档案出库信息，就完成了档案的借阅出库过程；档案归还时，库房管理人员通过扫描条码，系统自动显示档案的库房位置信息，打开对应的密集架，档案上架后系统自动记录上架和归还信息，完成了档案的归还过程。对于未接系统登记的档案出入库、位置移动等非法操作，库房内监控设备将自动进行记录，并发出报警信息，以提高档案的安全控制水平。在库房盘点时，库房管理人员通过手持式条码识别设备，对库房内的档案进行扫描，生成档案统计信息，结合信息系统保存的借阅信息，实现对馆（室）藏档案资源的全面统计及盘点，降低了库房管理人员清点校对的工作量。

3.日常巡检及出入库安全监控

在使用传统库房防盗门锁的基础上，通过加装接触式磁卡电子门禁系统以提供双重安全保险。库房管理人员使用的磁卡需经专门授权，读卡器自动判别持卡人身份有效后方能开锁通行，系统将自动记录人员身份和出入库时间，形成库房的巡检记录报表等。

通过在库房中安装夜视镜头、低照度镜头、红外镜头，配以报警传感器等，全面对库房进行监控，及时掌握监控情况。当在监控范围内有异常情况发生时，报警传感器会自动报警，同时把报警信息传送到库房管理人员的计算机及手机中，使管理人员随时掌握库房内发生的情况，可及时采取相应的解决措施，有效地保障库房安全。

4.库房实景在线模拟展示

三维实景技术是一种运用数码相机对现有场景进行多角度环视拍摄，然后进行后期缝合，利用播放程序来完成展示的三维虚拟展示技术。用户在播放程序中可以对图像进行放大、缩小、移动、多角度观看等操作，可以全面了解展示内容。通过相关技术，实现场景中的热点链接、多场景之间虚拟漫游、雷达方位导航等功能。

利用3D建模技术，能够根据库房的实际情况，对库房的实际布局及存储情况进行建模，实现对区域，密集架，温湿度监控点等的实景展现。近年来，国家电网公司档案馆已经建成了智能库房管理系统，实现了库房的在线实景模拟展示，展示内容配以音乐和解说，让用户自由穿梭其中，达到身临其境的效果。

基于上述分析，在档案库房温湿度自动监测及调节、档案的智能识别及上下架、日常巡视及出入库安全监控、库房实景在线模拟展示等方面，国家电网公司档案馆利用相关硬件设备，进行了“无人值守”档案库房的初步探索，提出了一些思路和方法，供企事业单位档案部门参考。

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中联部办公厅党总支一行60人参观展览 本报记者 孙昊 摄

    本报讯 （记者 孙 昊） 在纪念中国共产党成立95周年之际，已在中央档案馆举办的“两学一做”学习教育专题档案展，日前特地在市内永安路办公区开设分展室，方便观众参观学习。开展短短几天，中央文献研究室、全国人大图书馆、人民网、中联部办公厅、安全部老干部处、全总女职工部、中华书局等12家单位组织的500多名党员干部前来观展。

    国家新闻出版广电总局无线电台管理局的党员干部在留言板上写道：“学党章，知党史，做合格党员”；中国日报社服务中心的党员干部观展后留下了“重温党史，坚定信念”的深刻感悟；三联书店的党员干部做出了“坚定理想信念，提高党性觉悟，争做合格党员”的承诺；中国侨联的党员干部立下了“党史精粹，弥足珍贵，坚定信念，做合格共产党员”“永远忠于党”的铮铮誓言。留言板上一句句参观者的感言，表达着每一名党员对党的深情厚爱和做一名合格共产党员的决心。

    原载于《中国档案报》2016年7月4日 总第2934期 第一版

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    本报讯 （记者 宁宇龙） 6月22日，国家档案局在京举办《会计档案管理办法》（以下简称《办法》）培训班，向参训人员详细介绍新修订的《办法》内容，提出新旧《办法》的衔接要求，讲解电子会计档案管理流程与方法。国家档案局副局长付华出席开班式，并就《办法》的宣贯提出具体要求。财政部会计司有关领导出席开班式。

    近年来，随着以计算设备为辅助的会计电算化技术的逐渐普及，特别是电子商务、电子发票等基于互联网技术的新业态的发展，对会计核算以及会计档案管理提出了新的要求，需要对原《办法》进行修订。为此，2015年12月11日，财政部、国家档案局正式发布新《办法》，适用于国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。

    关于做好新《办法》的宣贯、实施，付华提出3点要求。一是要加大对新《办法》的宣贯和实施力度。新《办法》的重大修改达11处，尤其是其中增加的有关电子会计档案的规定，掌握起来难度大，必须加强学习，做好解释、宣传工作。在广度上，要力争做到所有机关、企业、事业单位的会计人员和档案人员全覆盖；在深度上，宣贯内容要深、要透，要让大家真正明白新《办法》规定的精神实质。二是要处理好几个关系。比如，要做好新旧《办法》的衔接，各部门各单位在会计档案电子化的实施上，要根据本地区和本企业的实际积极稳妥地进行，同时，该保留纸质载体的档案务必保留；一直以来，会计部门和档案部门有着良好的合作基础，在新《办法》实施过程中，会计部门和档案部门一定要继续深化合作。三是要总结经验，促进其他档案的单套制管理。此次《办法》的修订，使电子会计档案在一定范围、一定条件下成为唯一的档案，在电子档案管理上，向着单套制管理迈出了重要的一步，在实施新《办法》时，要认真总结经验，完善办法，丰富手段，为其他方面电子档案的单套制管理提供借鉴。

    原载于《中国档案报》2016年6月30日 总第2923期 第一版

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不久前，国家档案局印发了《关于进一步加强档案安全工作的意见》（以下简称《意见》），就新形势下档案安全工作进行了全面部署。《意见》是在全面贯彻落实习近平总书记、李克强总理重要指示以及栗战书同志重要批示精神，深入贯彻中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的背景下出台的，是多年来国家档案行政管理部门第一次以专门意见的形式规范、引导档案安全工作，是完善档案安全体系、打造档案工作新安全观的重大举措。《意见》着眼全局，提纲挈领，对于做好当前和今后一段时期的档案安全工作具有重要的指导意义。概括来说，《意见》提出了如下新思路、新要求。

适应新形势

    2014年，中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出，要“建立健全确保档案安全保密的档案安全体系”。今年年初印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，要“坚持安全第一、守牢底线”。《意见》针对做好新形势下档案安全工作提出明确要求，既是对中办、国办要求的贯彻落实，又是落实档案事业发展“十三五”规划纲要的实际举措。

    多年来，在各部门各单位的重视支持下，档案安全工作取得明显成效，但也面临着不小的挑战。比如随着社会发展和科技进步，档案工作的理念、模式、方法不断出现新变化，档案工作的法规、规范、标准不断提出新要求，档案工作的机构、人员、职责也面临着新调整，这些都对档案安全工作提出了全新的挑战。尤其是随着电子文件和电子档案的大量形成，云计算、大数据和移动互联技术的迅猛发展，档案工作理念的更新，新技术、新手段的运用，给档案工作提供难得机遇的同时，档案信息流失、损毁、失泄密风险也日益突出，档案安全处在事故“易发期”“多发期”，档案安全工作面临着前所未有的严峻形势。因此，要做好档案安全工作，首要任务就是认清新形势、把握新形势、适应新形势，提高认识，转变观念，切实把档案安全工作当作新形势下的一项重要工作来抓。

找准新定位

    档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，档案安全工作是档案工作开展的基础和保证。做好档案安全工作，切实推进档案工作可持续发展，是协调推进“四个全面”战略布局、贯彻落实五大发展理念、全面建成小康社会的组成部分；是实现国家治理体系和治理能力现代化、推进政府治理和公共服务水平提升的有效支撑；是健全档案工作“三个体系”，构建国家基础性战略资源的重要内容。

    《意见》将档案安全工作定位为档案工作的底线、推动档案事业科学发展的前提、健全档案工作“三个体系”的应有之义、构建国家基础性战略资源的重要保证。同时指出，档案安全工作关系到党和国家各项事业的可持续发展，关系到广大人民群众的切身利益，其定位之高，前所鲜见。实际上，档案安全工作是“建立确保档案安全保密的档案安全体系”的主体内容，是档案安全体系建设的重要途径和具体体现，档案工作“三者有其一”，其重要地位可见一斑。因此，做好档案安全工作，立意要高、定位要准，要从推动各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的高度，把工作抓实抓紧抓好。

着眼新目标

    《意见》提出了档案安全工作的目标任务，包括3项要求。一是全面建成“党委政府领导、档案部门依法监管、各部门各单位全面负责”的档案安全工作机制。建立并理顺档案安全工作机制是开展档案安全工作的第一步，也是构建档案安全体系的重要基础和保障。二是建立起档案安全责任清晰明确、档案安全风险治理切实有效、档案安全预防控制完备可靠、档案安全保障健全有力的档案安全体系，是开展档案安全工作的最终目标。同时也提供了评价档案安全体系的标准，即清晰明确的安全责任、切实有效的档案安全风险治理、完备可靠的档案安全预防控制、健全有力的档案安全保障。三是时间要求。《意见》将实现目标任务的时间节点限定在2017年，要求用一年半多的时间完成档案安全工作机制和档案安全体系的建设，让档案安全工作上一个新台阶，时间很紧，任务很重，凸显了档案安全工作的紧迫性和重要性。各部门各单位要以时间节点为限，及早谋划和部署，倒推工作安排，确保按时保质完成。

建立新机制

    档案安全工作机制建设是开展档案安全工作的基础，工作机制的完善与否，直接影响档案安全工作的成绩和实效。《意见》提出建成“党委政府领导、档案部门依法监管、各部门各单位全面负责”为特征的档案安全工作机制，并分别以“完善档案安全领导机制”“加强档案安全工作监督管理”和“落实档案安全主体责任”为题，对机制内容进行了详细的阐述。

    对于档案安全工作来说，建立和完善工作机制的过程，就是党委政府、档案部门、各部门各单位之间明晰责任、分工负责、协作配合的过程。按照《意见》的要求，在档案安全工作中，党委政府负有领导责任、档案部门承担监管责任、各部门各单位承担主体责任，这样的责任划分，与《档案法》《机关档案工作条例》的规定是一脉相承、协调一致的。具体来说，要争取党委政府将档案安全工作列入议事日程，定期研究档案安全工作，并保障相关经费落实，解决影响档案安全工作的重大问题；档案行政管理部门、中央和地方专业主管部门、各部门各单位档案部门要在职责范围内做好监督管理工作；各部门各单位要承担起主体责任，明确第一责任人和直接责任人，解决好制度、机构、人员问题，真正落实“谁主管、谁负责、谁实施、谁担责”。在机制的建设和完善过程中，档案行政管理部门要调动主观能动性，发挥好关键作用，除了在党委政府的领导下充分发挥监管责任外，还要做好协调工作，保证相关各方在分工负责的同时还能有效协作配合，形成档案安全工作的长效机制。

打造新架构

    档案安全工作是一项传统工作，经过多年的实践和积累，针对不同角度、不同状况提出了很多安全要求，但多为就某个方面、某个问题提出的要求。《意见》将档案安全工作要求分成了明确责任、风险治理、预防控制和完善保障4个方面，这4个方面在逻辑上互相衔接、互为支撑，完成了档案安全工作乃至档案安全体系的理论架构，明确了构建档案安全体系的“四大支柱”。

    支柱一：责任部分。本部分用于明晰责任，明确相关各方的职责和义务要求。具体分为领导责任、监管责任和主体责任，其名称实际上已经点明了相关各方承担责任的性质和要求，即党委政府的坚强领导、档案部门的尽职监管以及各部门各单位强化主体意识、以我为主承担起主体责任。这些都是不可或缺的。从整个档案安全体系来看，这个部分是其他部分内容的前提和基础。

    支柱二：风险治理部分。本部分用于明确风险，提出治理对策，这是档案安全体系建设的核心内容。风险治理部分涉及的内容基本涵盖了档案工作的方方面面，可以帮助各部门各单位有的放矢排查风险、治理风险。

    支柱三：预防控制部分。《意见》指出，档案安全工作的基本方针是“安全第一、预防为主”。《意见》从加大安全检查力度、提高应急处置能力、严肃事故责任追究和完善激励约束机制4个层面搭建预防控制部分，旨在防患风险于未然，这是做好档案安全工作、建设档案安全体系的关键。

    支柱四：保障部分。本部分主要包括人才、经费、科技和文化建设等内容。这些内容分别提供档案安全体系建设中所需的人力、物力、技术和思想支撑，是其他部分内容顺利建设的重要保证。

明晰新内涵

    《意见》在“风险治理”中，对档案安全的内涵进行了扩展和深化，通过综合分析档案行政管理部门、各部门各单位档案部门、各级各类档案馆等职责要求，将档案安全由惯常的实体安全、信息安全扩展为法律政策执行安全、制度安全、资源安全、档案实体管理安全、档案信息管理安全、档案保密开放利用安全6个部分，把档案行政管理、档案管理的各个方面可能存在的安全风险涵盖在内。

    其中，法律政策执行安全是要求各部门各单位紧密结合党和国家的方针政策开展档案工作，维护《中华人民共和国档案法》《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》等档案法律、政策的权威并贯彻落实到位。尤其是要维护好现行档案工作体制机制，严防档案机构、档案工作职能空心化；制度安全是要求档案行政管理部门不断完善和细化涵盖各个重点领域、各种形式载体、各个管理流程的档案标准规范和技术要求，各级各类档案馆要重点修订和完善档案收集、保管、开放、利用等基本制度，各部门各单位要不断修订完善本系统或本单位的档案管理办法，形成完善的档案制度管理框架，从而彻底消除制度安全隐患，避免因为制度缺陷影响档案安全；资源安全是要求抓住收集归档和移交接收这两大关键节点，做到收集归档时“应收尽收”“应归尽归”，移交接收时“应交尽交”“应接尽接”，从源头上保障档案资源安全。

落实新举措

    《意见》提出了许多新举措、新要求，比如要将新型载体或门类档案纳入本单位资源建设范畴，尽快强化和提升声像档案、电子档案、实物档案和专业档案管理水平；要充分重视各部门各单位和市级档案馆、东部地区县级档案馆的库房建设，重点解决选址条件差、库房容量小等问题；档案安全工作第一责任人要保证每年对库房进行2次以上安全专项巡查；要加强对档案中介服务机构监管，建立档案外包“黑名单”制度，对于造成或发生档案安全事故的企业，要依法追究其法律责任，并建议相关部门予以严肃处理；要密切跟踪互联网+、物联网、云计算、大数据等新技术、新知识、新要求，不断提高档案安全技术水平；各部门各单位要积极开展档案安全文化建设，将安全思想贯穿于日常各项工作和各个环节中，引导相关人员将档案安全内化于心、固化于制、外化于行，把档案安全作为规范自觉的安全行为，等等。这些新举措、新要求都需要各部门各单位积极贯彻落实。

    需要说明的是，除了提出上述具体措施、要求外，出台《意见》更大的意义在于其提供了一个开展档案安全工作、进行档案安全体系建设的整体框架，各地区各部门各单位可以据此结合实际情况，探索新方法，提出本地区、本行业、本部门的针对性措施，并认真贯彻落实好。

实现新跨越

    《意见》内容丰富、内涵深刻、意义深远，对档案安全工作的重要性做出了新概括，对党委政府、档案部门和各部门各单位提出了新要求，对如何开展档案安全工作、构建档案安全体系提出了新措施，对新形势下档案安全工作规划了新格局，有助于推进档案安全工作迈上新台阶、实现新跨越。《意见》提出了档案安全工作的指导思想、目标任务、档案安全工作方针、档案安全工作机制、档案安全体系的“四大支柱”等，这些内容共同构成了新形势下档案工作的新安全观。

    各部门各单位对此要充分认识，增强责任感和使命感，不断增强忧患意识和戒惧之心，把档案安全工作同全面贯彻落实党的十八大和十八届三中、四中、五中全会精神，深入学习贯彻习近平总书记系列重要讲话精神，不断增强政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识结合起来，同贯彻落实党中央、国务院决策部署，坚持创新、协调、绿色、开放、共享发展理念结合起来，把档案安全摆放在档案工作头等重要位置加以重视，积极应对档案安全新挑战，打造适应新形势的档案工作新安全观，把档案安全工作不断推向新高度。

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  中国档案资讯网讯 安徽省黄山市徽州区干部人事档案专项审核工作从2015年9月启动以来,区档案局馆积极配合、服务该项工作，在抽调干部到区委组织部，参与干部人事档案专项审核工作的同时,还注重提高档案查阅利用效率,积极做好查阅窗口接待服务,协助区委组织部开展干部人事档案审核工作。

    截至目前，区档案局馆接待查调利用干部任职年限、年度考核结果、任免审批、工资变动等档案共267人次，涉及档案158卷、231件，其中窗口查阅220次，电话查阅 35次，节假日预约查阅12次,复印资料1000余页,有力地推进了全区干部人事档案规范化工作。