档案管理系统可以为企事业单位提供完整的现代化档案管理解决方案，解决传统档案管理耗时长、工作量大、易出错等痛点、难点，是一个功能强大、平台一体化的信息管理系统，具有以下亮点：

1、高效整合资源，发挥档案价值

通过数字化智能抓取与实时归档，对繁琐的档案信息进行收集与整合，实现档案信息资源的集中管控，促进档案的增值利用。

2、规范档案管理，降低管理成本

自动化、标准化、规范化档案全生命周期管理，解决传统管理方式导致的耗时长、工作量大、易出错等问题，提升档案管理效率。

3、信息安全管控，规避档案风险

多重档案信息安全管控机制，严格文档使用权限与安全控制，档案使用全过程信息化可追溯，规避档案信息遗失、泄漏等风险。

4、数据互联互通，构建资源平台

基于统一的数据标准，打破信息壁垒，将分散的档案数据统一汇总、集中处理，构建完整的档案资源信息共享服务平台。

所谓档案数字化是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会或行业对档案利用的需求。

1、数字化加工流程

纸质档案数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

2、数字化建设的目标

数字化建设的目标是使档案馆(室)现有的档案文件资料全部实现数字化处理，建立健全档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等)，通过数据接口和政务办公系统连通，用先进的数字化档案管理系统提供安全、高效的管理和利用，实现真正的资源共享。

3、数字化的意义

1)提高工作效率，降低档案利用成本

数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

2)最大限度保管和保护库存档案实体安全

由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。

3)阳光政务提升形象

库存档案实现数字化、电子化管理，既是各级档案管理部门贯彻科学发展观，又是促进档案管理信息化、现代化的具体举措;既是实际工作的需要，也是亮点工程。是一项利国利民具有重要意义的事情。数字化项目完成后，不仅档案管理和利用手段实现了现代化，档案利用效率大大提高，档案发挥的作用显著，还可以大大提升单位形象，符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：

一、提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二、提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增强档案原件保护

将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

企业档案管理面临的挑战

1.1 企业档案部门地位弱化

现在很多企业在生产经营过程中，都存在不重视档案管理工作的情况，对档案信息资源价值认识不足，导致很多单位在裁员时，都会首先将档案管理人员撤掉，导致档案管理部门无法发挥出自身的作用，只能勉强维持基本档案管理工作。

少数企业没有认识到档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，是得不偿失的徒劳，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。三是缺乏主观能动性。重形式轻内容，重晋级轻效能，晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评，没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理工作。

1.2 档案资料收纳不齐，信息不完整

企业在进行档案管理时，大部分都处于被动收集档案信息资源的情况，严重缺乏主动性，这一问题给我国档案管理工作开展造成了严重阻碍。被动收集档案信息资源的方式，也会导致很多信息资源不全面，导致部分档案信息资源出现丢失情况，给我国档案管理工作造成的影响非常大。很多企业的档案管理部门，在进行档案信息资源收集时，没有规范的档案信息资源收缴规定，很多有价值的档案信息没有及时上交到档案管理部门，成为专业人士、各个部门手中的私存资料，这部分档案信息资源随着时间的推移，会出现散失的情况，在专业人员手中的资料，随着职员调动也会被全部带走，给企业造成严重损失，甚至很多原本属于企业的知识产权也随之被带走，严重阻碍企业档案发展。

1.3 管理方式、手段落后

现在我国的档案发展水平并不是非常高，导致很多企业在进行档案信息资源管理时，采用的仍就是传统的档案管理方法，采用手工的方式管理档案，很多档案管理人员的专业素质都没有达到企业发展的要求，档案管理软件没有发挥出自身的价值，严重降低了企业档案信息资源管理的水平。

1.4 档案内容结构发生变化

国有企业与公司有着本质的区别，这种区别也反映在档案管理中，企业在进行档案管理时，更重视不同参股者的档案信息资料，公司主要参股人的档案资料更是档案信息资源收集的重点，提高公司参股者档案信息资源的完整性，是保障公司参股者权益的一种重要手段，如果公司档案部门不健全的话，那么参股者对公司的信任度也会随之降低。

1.5 声像档案收集困难，资料匮乏

现在我国很多公司在进行档案信息资源收集时，都出现了缺乏声像档案的问题，主要是由于公司不重视声像档案收集导致的，很多企业的声像收集设备过于陈旧，但是由于资金紧张或重视不足等原因，导致声像档案无法发挥出最大的价值。声像档案本身就存在资料收集 非常困难的情况，需要各个部门共同努力，在进行工程施工、索赔等环节中，声像档案发挥的作用非常大。

2 提高企业档案管理水平的措施

2.1 高度重视，加强领导

企业在进行档案管理时，要充分认识到档案管理的重要性站在科学和企业的角度开展档案管理工作，以提高档案管理的质量，将档案部门的重要性提高到与其他部门等同的高度，关心支持企业档案管理工作。企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日常，作为考核企业领导人政绩的一部分。任何一项工作，只有自上而下的重视起来，才能有所建树。

2.2 加强队伍建设，提高人员素质

档案管理人员首先要具有档案管理的专业知识与素质，且热爱档案工作。其次，要提高业务素质。要具备一定的文牍水平和研究能力，善于剖析资料的价值，懂得哪些资料该收，哪些不该收。要具备掌握和应用现代化管理手段的能力，把材料分门别类地整理好，利用档案管理软件进行处理，及时快捷地输入电脑，以便于检索。积极参与档案管理专业人员理论研讨会，通过信息交流和资源共享，促进各企业档案管理与研究水平不断提高；同时应有计划地委派档案管理人员参加国家有关部门举办的各种研修培训活动，从更宽广的领域提高并强化他们的理论素质。在岗位调整时，尽量调整较少档案管理员，确保该队伍的专业性。

2.3 搞好档案收集工作，保证有价资料完整

企业档案管理部门要建立完善的档案产权管理制度，重视档案收集工作，保障企业知识产权的利益不会受到损害，重视信息资源的积累，严格按照规定的标准对档案进行归档处理，制定严格档案归档制度，约束没有及时上交档案的个人和相关部门。企业只有掌握了大量的原始凭证，才能有效地保护法人和股东的利益。

2.4 完善规章制度，实现科学管理

实行档案综合管理后，企业专门档案机构要根据实际情况，进一步健全和完善档案的收集、整理、保管、检索和提供利用等各项规章制度，使档案管理工作进一步规范化、科学化、现代化。

企业档案在生产经营、产品设计、开发等工作中起着重要的凭证作用。同时积极引导企业运用计算机管理档案，实行档案的自动编目、自动检索、自动统计，并按照不同要求，编制出全宗目录、分类目录、目录索引等，达到档案工作的标准化、规范化，这样档案工作者可以从繁重的手工劳动中解脱出来，档案工作者有更多的时间从事档案的编研工作和学习新的理论知识，使企业的档案管理工作达到人尽其才，物尽其用的一种良性循环的状态。

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享；

档案数字化是数字档案建设*基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务；

档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

企业在处理日常工作管理事务中需要将档案资料合理归档和保管，这也是一项重要的文书处理工作。实现档案资料的规范化、标准化管理，是促进企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件，因此需要结合当前企业的发展特点，积极创新方法，利用先进管理手段和技术，提高企业档案管理效率。

1 企业档案管理工作现状

企业档案管理需要在日常行政工作中结合经验和规章制度，实现管理模式和管理理念上的转变，进行档案资料管理升级，综合提高档案管理人员的素质。如果企业对文书管理工作不够重视，就会导致企业内部资料保管不到位、档案分类混乱等现象的出现，影响档案的有效利用。企业档案管理是基础性的管理工作，如果档案人员没有深刻认识到这项工作的重要性，就会导致对档案管理意识不强、管理知识缺乏等情况。同时企业对档案管理人员的专业知识和专业技能培训安排不夠，难以提高企业档案管理水平。由于企业的生产、经营模式不同，因而档案管理的内容性质也不同，这就导致单一化的企业档案管理模式难以适应所有企业档案管理工作，并且由于缺少专门的管理理论研究难以达到系统化要求。企业档案管理统一标准体系建立是否完善直接影响档案管理工作标准化建设和基础性工作是否到位。在企业传统的档案资料管理中，缺少专业的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪费。

2 实现企业档案管理标准化、规范化方法

2.1 转变观念，不断学习

在企业档案管理工作中，需要相关人员不断地进行专业知识的学习，对于档案资料管理的基础性理论知识熟练掌握。另外对于企业档案管理工作观念需要及时转变，认识到文书处理工作是企业档案信息保管中的重要内容，也是企业内部管理工作的关键部分，对于档案管理要结合实际、更新观念、创新方法，追求档案管理技术水平的专业化和规范化。另外在企业档案管理过程中，不能一味的收纳所有资料，需要对其进行合理筛选，根据企业发展和管理的特点，保存具有利用和参考价值的档案，在改进信息检索方法的基础上，提高管理能力和管理质量。企业在市场经济的发展下，需要与时俱进，在现代技术水平的进步中，及时转变传统的档案管理观念，加强专业知识和专业技能的学习，促进企业档案资料管理水平的提高。

2.2 一体化管理模式

在企业档案管理中，需要采用文档一体化管理模式，主要就是实现企业文档管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要对搜集和整理后的档案信息内容和性质进行区分处理，例如对于不适应企业发展规划、参考作用不明显的资料可以不必录入系统进行保管，可直接销毁；对于具有重要的文书保管意义，像企业发展年鉴、投资规划和企业资产清算以及账务处理等资料则需要重点保管，实行长期或永久性保存。企业生产、管理内容复杂，对于不同性质的档案资料都要区别分类管理、保存，提高管理质量。集成管理是指在实际操作中，要遵循规范的管理制度，强化工作严谨性，减少疏漏，同时需要将档案管理形式和观念进行延伸，减少重复性工作，提高管理效率。全程管理原则是企业档案管理一体化模式的核心内容，主要是指企业档案管理不能视作单一性的资料管理工作，需要加强与各部门之间的联系，促进合作与交流，提高信息的共享率。

2.3 完善制度规范

企业档案管理工作的规范化、标准化管理离不开具体规章制度的约束。在实践工作中，要将档案管理的原则性内容进行制度化规定，对于不同类别和用途的资料需要进行人员区分管理和专项管理，提高档案管理质量。对于纸质材料和电子版材料，都需要进行不同的管理形式归档，将企业档案管理进行制度化规范，有利于进一步促进档案管理工作规范化和专业化发展。

2.4 加强基础设施

企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设。软件设施主要是指企业需要及时引进先进的档案管理模式，加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升，制定人才培养技术；硬件设施方面，企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新，提高管理专业化、技术化。同时在档案管理工作中，企业需要积极鼓励各部门加强沟通和交流，实现信息和互换和共享，为档案管理提供更具效率性的参考意见。企业内部档案管理工作还需要建立起工作行为规范体系，强化内部监督和外部监督，提高管理人员的工作责任意识，促进企业档案管理标准化、规范化管理。企业档案管理工作基础设施建立旨在通过规章制度和管理体系的完善，创建科学化档案管理机制，提高企业管理水平和管理效率。