人事管理信息系统的开发可以促进人事管理的透明性，在提高工作效率的同时，使人事决策或相关决策更为科学。

建立人事档案信息管理系统 建立干部人事档案信息管理系统是实现人事档案信息化的基础，人事档案信息管理系统主要包括：档案检索管理系统、干部信息查询系统、信息综合开发系统。其中信息综合开发系统具有统计功能、分析功能和预测功能。

建立人事档案全文数据库 建立人事档案全文数据库，可满足各类人员的查询。查询者可随时方便地通过人事档案信息数据库查询到所需的员工信息。所查询到的员工信息还可根据查询者的要求快速生成各种名册和表格；通过查阅人事档案全文数据库，查询者也能方便地查阅到员工的简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容，并能经网络计算机连接复制快速地打印出来。

人事档案信息动态化管理 人事档案管理要对人事档案信息实行动态化管理和维护，要建立电子人事档案的新途径，通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统。一是要加快人事档案信息更新的速度，使之与人员流转的速度相协调。二是档案部门要不断完善充实有价值的人事档案材料和信息，添加反映员工本人个性特点、专业能力和个人信用记录等方面的资料，使人事档案更加丰富。

构建信息平台，实现资源共享 构建信息平台，实现资源共享的关键是企事业单位的领导要重视人事档案信息化建设，并把信息化建设提到议事日程上来。一是要建立干部人事档案网络化管理体系；二是要建立科学合理的人事信息库，因为人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖，人事信息资料信息量大、构成多维、要求精确、动态变化频繁、信息发布交流面广量大；三是要按管理权限，逐层逐级建立干部人事档案局域网；四是要通过局域网之间的相互联结，实行干部档案的网络化管理，确保干部人事档案分级管理的高效性。

人事档案信息化资源 人事档案工作要以人为本，能够公开的档案信息要逐步向社会敞开大门，为社会公众提供更多的人事档案文化产品和个性化的服务方式。

人事档案信息存储安全和利用安全 在技术安全管理方面，档案内部局域网与外网要物理隔绝，以保证安全。访问电子文件采取控制技术，对单位的档案资源，采用身份认证技术，防止非法访问。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”。一个是公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥。发出电子文件时，使用收方的公开密钥，收方用只有自己知道的解密密钥解密。防火墙控制访问者，在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。

人事档案编研为机关管理和科研生产提供最全信息。通过对各类人事档案进行分析研究，去粗取精，去伪存真，综合加工，将准确的、可靠的各种档案信息，按要求、按专题分门别类汇编成系统性资料提供给机关各部门、科研生产等部门调阅使用。各部门人员根据自己需要查阅编研成果，不仅可以少花时间、少费精力，还可以随时、方便快速地获得自己所需要的全面完整和准确可靠的资料。

人事档案编研能更有效地开发利用档案资源。原有人事档案信息的利用是通过使用者登门查阅的方式进行的。这种传统的查阅方式，虽然使用者可以看到档案文献的原件，但由于受地点、时间等条件的限制，加上案卷繁多、查阅很不方便，有时是大海捞针，还查阅不到想要的东西。经过人事档案编研信息化管理，完全打破了原有格局，使用者不用出门，就能快速、准确地查到自己需要的材料。

人事档案编研能推陈出新提供最有价值的信息。人事档案是员工经历的真实记录，包括本人升、奖、工作调动和职务的变化，既有优秀的员工业绩，又有过失的记录。人事档案人员将员工中优秀的业绩，撰写成编研成果，让榜样的事迹得到推广。

档案编研成果为领导决策服务。档案部门通过充分利用档案信息资源，进行综合分析后，撰写出人才等级报告，并附推荐文字说明。可依此为单位领导选取人用人时服务。

人事档案编研工作提高了人事档案管理质量和管理水平。通过人事档案信息资料的编研工作，可以检验档案归档是否完整准确、鉴定组卷是否规范合理、检索工具是否齐全、保管条件是否安全。通过档案信息资料的编研工作，可以自我检查、发现问题，并及时纠正错误，使单位的档案管理质量和管理水平得到进一步的提高。

国有企业档案信息化建设涉及的范围广、覆盖的档案种类多、数据量大并且内容复杂，不仅需要领导的高度重视、充足的资金保障，还需要有成熟的档案管理模式和管理标准和先进的技术支持，要做到与企业信息化进程、国家信息化进程相互呼应，可以从以下几个方面来进行：

1. 领导加强重视

要在大型国有企业做好档案管理信息化建设，企业领导首先要有高度认识，将档案管理信息化建设提到日程上来，高度重视电子档案管理工作并纳入企业整体规划，档案管理信息化建设需要投入很大的人力、物力和财力，工作浩大，而且在短时间内难以收获明显成效，领导的重视和支持才能使档案管理信息化建设顺利开展。

2. 培养复合型高素质档案信息化人才

档案信息化是利用现代信息技术对档案管理模式的革新，因此对档案管理人员的信息化素养要求很高，既要具备专业的档案管理经验，又要有信息化知识和技能。人才队伍在档案信息化建设过程中起着关键性的主导作用。在档案管理信息化建设过程中，对网络和硬件的维护、软件的开发需要专业的计算机技术人才，对企业档案资料进行收集、整理、归档、编目、立卷需要专业的档案管理人才，建设企业信息资源和实现档案信息规范化的过程更离不开熟悉档案管理方面的高素质人才，因此，一只高素质的复合型档案管理人才队伍是国有企业档案管理信息化建设的根本保证。档案信息化人才的结构主要分为三个方面：

（1）研究型人才。在国有企业档案信息化建设过程中，研究型人才是科技领军人，负责制定档案数据标准，信息传输标准、电子档案的管理标准等各种问题的研究，使用新的技术和工具开发出高效、适用、开放的档案管理软件和档案数据库。

（2）管理型人才。负责组织和协调各个部门，使维护档案信息化建设过程良性运转，协调好开发人员与使用人员之间的沟通，负责对使用人员的培训，管控档案信息化系统的正常运行。

（3）操作型人才。负责建设完成后的档案管理系统的终端操作，需要熟悉电脑操作，了解网络知识和电脑维护常识。

这三种人才缺一不可，相互沟通、协作、配合才能保证国有企业档案信息化建设取得可观成绩。

3. 统一建设企业档案信息化的标准规范

企业档案信息化最终目的就是要实现在整个国有企业办公自动化网络系统中的档案信息共享，而实现信息共享的关键在于要对企业中各个部门的众多系统之间制定整齐划一的标准，比如对数字档案的定义、存储、术语标准、资源描述、业务流程化、文件格式、文件压缩方式、加密算法、数字水印等等都要实行统一的规则，只有这样才能保证档案信息在企业内部通行无阻。

一、企业档案信息化进程大致经历了四个阶段：

  第一阶段：20世纪90年代初期，计算机开始普及并逐步运用到企业办公的文档管理中，这一阶段的档案管理大多是采用与纸质文档管理相结合的目录信息一体化的管理阶段，公文与档案工作管理流程有机结合起来；

  第二阶段：20世纪90年代末期，随着计算机越来越普及，财务、营销、考勤、薪资等各种各样的信息管理系统开始被各大企业重视并推广使用，也由此产生了海量的电子文档，企业档案管理开始转向电子文档管理；

  第三阶段：21世纪初，企业对档案管理的发展提出了重大的挑战。面对海量的档案信息，企业需要提高企业电子档案资源的整合、保存、管理、共享利用以及全文检索功能，因此，进入了数字档案管理及全文检索阶段，实现了电子档案批量引入、全文检索、脱机存储以及跨平台的模糊检索和全文浏览等功能；

  第四阶段：采用物联网和云计算等技术构建企业数字档案馆，使企业信息化与档案信息化实现无缝链接，让档案资料更安全，档案管理更智慧，这也是信息化环境下企业档案信息管理未来的发展趋势。

二、国有企业企业档案管理信息化建设的现状分析

  我国国有企业档案信息化实践进程受多种因素限制，进展并不是十分顺利，发展速度相对其他领域信息化较为迟缓些，主要有以下三个方面的原因：

  1. 受传统管理体制影响，档案管理意识淡薄

  我国国有企业的部分领导者受传统体制和观念影响，大多只注重企业的生产效益，而对于与经济效益无关的企业档案管理意识淡薄，片面认为档案信息化只是档案存储信息化，忽略了对电子档案管理的利用和管理，导致对档案管理信息化建设科研投入过少，硬件基础设施落后，档案管理系统设计过于简单粗糙，企业档案管理与生产信息化建设脱节，对企业档案的利用缺乏整合与规划，更不要谈信息共享和检索了。

  2. 缺乏合格的信息化应用和管理人才

  当前国有企业中档案管理人员专业性普遍不强，很多人员既不是档案管理专业出生，又缺乏系统的培训和学习，再加上人员年龄结构老化，对当前的信息管理技术缺乏足够的知识，无法担负起对档案管理信息系统的应用、维护和管理工作。另外，企业办公自动化已经实现，但是基层专业人员的匮乏，无法做到档案信息即时录入和资源共享，使得企业档案工作者被动的成为信息录入者，无法满足利用需求。

  3. 缺乏合理的档案管理制度

  档案信息化在目前的档案法律中的属于空白。我国大型国有企业对档案信息化建设方面的制度和规定没有标准可循，电子档案信息安全方面问题也对缺乏法律保护和约束，这些都极大的阻碍了国有企业档案信息化的发展。

档案开放与利用是档案工作人员的核心工作之一，但档案开放利用中的隐私安全问题却不断彰显。如何在档案保管部门与用户之间找到权衡点，保障个人因素不被泄露是值得重点注意的问题，也需要我们做出正确的抉择。应该从以下几点作为出发点：

（一）加快档案隐私信息保护相关立法工作

法律是保障档案隐私保护的基础，通过法律的形式来保障公民隐私信息档案不受侵犯，加强档案隐私信息保护已经成为立法工作中迫切需要解决的问题。在档案立法层面上，除了《个人信息保护法》之外，还应制定专门针对档案开放性利用的法律法规，例如个人信息获取、管理、使用等，所设置的相关法则也必须要明确，即明确规定档案中的个人信息公开与保密的界限，公开档案信息的形式、要求、对象、时间、法定程序、公开人员的义务与权利等。与此同时，要建立健全详细、具体的赔偿制度，如果档案管理部门没有经过信息主体同意随意公开个人信息，要进行物质损失赔偿或者精神损害培养。法律概念一定要精准、明晰，方便于执法部门工作。档案界在建立自身的法律法规时，必须要保障自身所制定法律与法律体系兼容，注意与其它法律能够对接，要善于利用国家级信息保护的法律法规。总之，通过国家完善隐私保护法律法规；档案界制定相应的法律法规，能够有效为档案隐私保护提供强有力的法律依据。

（二）提高社会群众的档案隐私保护意识

我国大部分公民、企业都对自身的基本信息不够重视，例如随意告诉他人家庭住址、身份证号、电话号等。因此，档案管理部门应针对档案隐私信息保?o问题展开教育宣传活动，增强公民对档案开放利用的意识，加强社会群众对隐私安全的保护意识。通过展开宣传教育能够让社会群众认识到隐私信息的重要性，及个人信息完整与安全的重要性。保障档案隐私信息不仅是区档案馆的事情，更是关乎于公民、企业的隐私、机密问题。此外，区档案馆必须要加强自我教育，提高档案工作人员的信息安全意识。在开放利用档案过程中，要严格遵守相应的规章程序，操作必须要规范。明确档案工作者的使命与职责，不仅要对自身的工作负责，同时也要为信息主体负责，保障档案主体、档案信息双重安全。

（三）提高电子档案网络安全性

电子档案已经成为档案界发展的一大趋势，在提供档案信息网络服务时，要保障硬件与软件技术层面上的安全性，避免档案隐私受到他人侵害。有关部门要及时更新管理系统软硬件，下载相应的杀毒软件与安全卫士，定期进行漏洞修复和杀毒，保障网络档案管理环境的安全性。此外，档案管理部门必须要制定出一套针对网络管理的相关法规，供用户、网络经营者参考，并吸收他人的意见与建议不断完善，用于防患于未然。在档案网站中公布的个人信息要通过声明来维护信息主体权益，在网站中设置访问权限，约束开放利用者的使用范围与利用程度，避免越权使用

一、转变传统的企业档案管理观念

档案管理要紧跟时代的步伐，在当前的时代背景之下，企业档案管理要采用新的管理模式，对一些较为传统的档案管理模式进行有效的改革，要不断的学习和强化企业档案管理的理念和模式，要使企业的档案管理和经济发展的方向相一致，使企业的发展不断前进。在我国企业发展中，企业的一些领导对档案管理工作的理念和态度还很传统，企业在发展过程中所面临的整体环境还不是非常清楚，所以没有认识到档案管理实行网络化和信息化的好处和重要意义。因此，企业在发展的过程中要努力学习档案管理信息化和网络化的知识，建立较为完善的企业档案管理信息模式，将档案分类归纳，对企业的所有人员的权责进行最为有效的落实。

二、加强企业档案管理体系的构建

对企业档案管理的构建，需要建立起一种自伤而下的管理体系，企业领导妖气带头作用，使企业对于档案管理在不同的工作之间进行传递时很方便，使企业在进行档案管理时处在一种较为平衡的状态，并且有一个非常明确的体系。在部门中要建立起企业领导和员工之间的沟通体系，让企业员工的诉求得到最大成都的满足，激发起企业员工的积极性，要发挥不同人员的能力进行工作，实现企业的可持续发展，奖励其长期有效的企业管理机制。建立适合企业特征的管理制度，加强企业档案管理人员情况的充分掌握，定期对企业档案管理人员的知识和技能培训。