档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

档案整理是档案工作业务中的基础环节，通过整理，使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌，提示文件材料之间的相互联系，以便于档案的管理和利用。

（一）档案整理的类型

档案整理可以分为以下三种类型：

1、系统排列和编目；2、局部调整；3、全过程整理

（二）档案整理的内容和步骤

档案整理的内容，从性质上分，包括系统化和编目两部分。档案的系统化，就是对档案的内容和成份进行科学分析和综合的工作，即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组织案卷、有序排列，使这构成一个有机联系的整体，具体内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的排列、案卷排列等；档案的编目是以一定形式揭示和介绍档案内容和形式特征的工作，具体内容包括：卷内文件的编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录的编制等。系统化是编目工作的基础，编目是系统化的体现。

（三）档案整理的原则

档案整理工作应该按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用，这是档案整理的基本原则。

1、保持文件之间的历史联系

所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。

2、充分利用原有的整理基础

充分利用原有的整理基础，是指对于已经整理过的档案，不要轻易打乱原有的整理体系，重新整理，这就是我国档案蜀惯称的“充分利用原基础”。

3、便于档案的保管和利用，是档案整理工作的出发点和根本目的，也是衡量档案整理质量的最终尺度。

我公司徐文龙，在档案核心期刊《中国档案》发布文章，探讨国企转型背景下，档案共享中心建设的可行性。

《中国档案》创刊于1951年，是中华人民共和国国家档案局主管，中国档案杂志社主办的业务指导类刊物。

当前，国有企业数字化转型正全面展开，必将为产业格局优化和产业链现代化带来深刻影响，引导数字经济和实体经济深度融合，推动经济高质量发展。

●宏观环境●

1.从“管资产”到“管资本”的政策转变

2018年，《国务院关于推进国有资本投资、运营公司改革试点的实施意见》发布，国有资本投资、运营公司按照“管资本”的方式管理企业，这种新的管理模式将更好地确立企业的市场主体地位。

国有企业改革发挥企业平台作用、立足产业发展、提升管理水平，基本形成了“以‘产业平台’为核心、以‘创新平台’为引擎、以‘开放平台’为载体、以‘资本平台’为支撑”的发展局面。

2.档案管理内容复杂化

随着企业管理精细化和业务流程管理平台化开展，档案数据作为企业资产越来越受到重视，但国有企业下属分、子公司多， 业务经营形式多且复杂，导致企业内部形成的档案数量多且复杂。企业OA系统、企业信息管理系统等均产生大量电子档案。企业生成档案载体类型众多，如纸质档案、照片档案、实物档案等。企业生成的电子文件存储格式繁多，如MDB、XML、TXT等。

3.档案管理缺少顶层设计

国有企业大量电子档案、纸质档案散落在各个子公司或部门。企业内部除文书档案实行集中归档外，业务档案和电子文件等散存于各个业务系统中，如会计档案、电子公文等。集团或子公司部分档案按照相应国家标准进行科学分类，其他业务档案尚未进行统一科学分类，各环节保管责任未明确落实。企业内部前端业务部门主要根据自身职能和业务视角进行档案分类和编号，未站在集团层面、档案全生命周期、业务流程基础上分类，从而导致档案资源存储和利用规划不系统、不全面。

4.归档材料质量不高

国有企业档案齐全完整程度及归档质量有待进一步提升。档案收集不齐全， 部分档案应收未收。归档案卷、文件质量差，已收集的档案中包含复印件、传真件、不规范件等；电子文件和电子档案的管理手段落后，只能通过打印或硬盘存储电子文件和档案，没有专门的电子文档管理系统做支撑，对电子文件的分类、利用、长期安全存储缺乏手段。数据质量差，未对电子文件的主数据、元数据、数据模型进行规划管理和规范，电子文件和档案存在丢失和无法利用的风险。

●建设意义●

在国有企业改革和新技术环境下，国有企业档案工作正面临着巨大的挑战与机遇，必须面向未来，主动跟进，快速适应，以服务企业发展的中心工作为目标， 改变传统观念和方式，以服务的理念和数据化的思维重新审视和界定企业档案管理工作，充分发挥档案专业优势，在数据资源的科学分类、数字资产的长期保管、数据资源整合、数据标准规范等方面发挥重要作用，使档案工作迈上新台阶，为国有企业建设成为“专业化、市场化、价值化的产业赋能型投资平台”提供坚强的支撑和保障。

1.建立档案管理共享模式，变监管为服务

档案管理模式由现有的分散管理转变为共享管理，共享的本质其实就是“让集中的更集中，让分散的更分散”，使集团公司与分公司、子公司管理关系上的管控模式相适应。

国有企业通过建设基于标准化、流程化的档案共享服务中心，能够实现同质业务向共享服务中心的转移。

2.打破业务系统壁垒，突破地域和业态限制

近年来，国有企业信息化建设稳步推进。但是，由于各业务信息系统基本上是纵向部署，加上管理方式影响，客观上造成了信息“壁垒”，形成信息“孤岛”。因此， 数字档案共享中心的建设正是解决这一问题的有效手段，通过打通企业各业务系统与档案管理系统的数据通道，可实现企业信息资源的集中统一、横向融合管理和高效开发利用。

3.实现档案管理转型，助推国有企业数字化转型

随着国有企业及分公司、子公司的业务发展，各个业务模块均不同程度实现了信息化。档案管理部门作为重要的业务支撑部门，应该建立相应的数字档案管理平台，从而支撑集团整体数字化转型。档案的原始记录属性和档案价值鉴定理论在甄别和提取业务系统产生的海量数据过程中，有去伪存真的价值判定作用，是海量数据管理、分析、挖掘的重要手段。

4.降本增效，提升档案利用效率

数字档案共享中心的建设，一方面从成本角度出发，降低了企业档案管理的整体投入成本；另一方面从价值创造角度， 实现了对档案数据的海量管理，建立数据管理中心，通过档案资源开发利用，支撑了企业决策，提高了档案利用效率。

●几点举措●

1.统一标准，规范流程，梳理并重构档案管理体系

以管理企业数字资产为目标，调研企业运营管理模式，各项业务工作所产生、形成的文件数据情况，与各单位、各部门一起确定需归档管理的文件数据，最终明确企业数字档案共享中心所需管理的文件数据范围、数量、价值等。

一是管理层面。从企业对数字档案共享中心的宏观管控的角度出发进行体系的构建，对数字档案共享中心建设多方面内容加以约束，包括宏观规划、方案、工作安排、责任分工、系统建设情况评价等方面的内容，企业以此为基础进行数字档案共享中心建设，确保数字档案共享中心建设工作有序开展。

二是流程层面。主要从档案工作流程角度考虑体系的构建。目前，数字档案共享中心工作主要是基于文档工作实际， 按照“六环节”（包括收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用）、“八环节”（包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用服务）内容，结合电子文件管理活动进行构建。

2.借助新技术，深挖档案价值

新技术发展提升了档案管理水平，提高了档案管理效率。扫描技术、OCR图像识别技术、存储技术等助推了纸质档案数字化管理。大数据、云计算、区块链技术为海量档案数据的分类、分析、存储提供了技术支撑，实现了安全共享、价值挖掘、知识沉淀、决策支持的档案价值，克服了地域、空间、时间的限制，为档案数据的共享和长期安全存储提供了技术支撑，发挥了档案的价值，为企业管理决策提供了精准数据支持。

针对海量数据的处理是无法采用手工方式实现的，必须通过系统自动实现， 企业需要先总结提炼出规则、规范，再由系统根据规则自动实现，因此，大数据挖掘技术是系统的核心技术手段。企业在建立统一的档案业务平台的基础上，需将涉及档案共享服务的关键档案、制度都固化在统一的信息系统与数据库中，把档案工作流程在信息系统中进行统一设定，强化新技术对档案管理的支撑作用，保证了企业发展战略得到有效贯彻和落实。

3.借鉴共享模式，构建企业数据共享

中心从企业的财务共享中心建设到人力资源共享中心建设，再到OA协同办公，都证明了共享模式在“降本增效”上的优越性， 也给档案共享中心模式提供了借鉴。档案共享服务的基础理念就是流程再造，档案流程的再造促使档案数据业务化、档案流程标准化，推进档案管理的专业化。

从数字档案共享中心所接收的档案资源的格式与规范化的描述角度来构建企业数据共享平台。从数字档案共享中心所容纳的资源类别看，包括文书类、邮件类等数据类别，这需要相关的标准予以规范化。从资源描述的角度，由于事实上可能存在多种不同类型、详简各异的元数据版本， 必要时还需规定相应的元数据交换标准， 用于在不同元数据规范之间进行转换。

4.加强企业档案工作监管和档案行政执法检查

“管资本”更加注重通过市场化手段， 在法治框架内调整利益主体关系、实现监管目标，应由以往的“重审批”的行政方式向“重监管、强服务”的监管方式转变。子公司丰富的档案资源，为国有企业日常经营和监管提供了丰富的数据支持。财务管控、专项检查、相关审计等都离不开丰富多样、全面系统的档案资源作为证据支撑和过程证明。加强档案工作监管和档案行政执法检查，可以有效丰富国有企业对相关子公司的监管手段，档案工作监管打破了传统监管方式只有财务管控、人事任命几种方式的限制。通过档案工作监管和档案行政执法检查，强化对投资企业日常经营的合规合法监管。档案工作延伸到哪里，意味着监督管控工作部署到哪里，既充分尊重了分、子企业的自主经营权，又能很好地履行主体企业的监督权。

01档案保管工作的内容

档案保管工作是指根据档案的状况所采取的存放和安全防护措施。这是特指档案科学管理的一项专门业务工作，具有特定的含义。档案保管工作的内容主要包括以下3个方面：

(一)档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作。

(二)档案流动中的保护，即档案在各个流动环节中的―般的安全防护。

(三)档案保护的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。

02档案保管工作的意义

档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义，主要表现在以下几个方面：

第一，档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分，是一个独立的工作环节。它具有自己的特点，负有具体的工作任务。所以，许多档案馆设有保管部、处、科等内部组织机构，专司其职；有些档案馆、室则配有专职或兼职专门人员，负责档案的保管工作；

第二，档案保管工作是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节。维护档案的完整和安全是档案工作基本原则的重要内容之一，是做好档案工作的起码要求。它需要档案的收集、整理和提供利用等各工作环节共同承担和完成，而保管工作乃是实现这一任务和要求的重要环节，具有决定性的影响，因为档案寿命的长短与档案保管的好坏有着直接关系；

第三，档案保管工作质量的高低对提高档案管理水平具有重大影响。档案保管的好，就为整个档案工作的顺利进行提供了物质对象和最基本的前提；反之，整个档案工作就要受到影响，甚至失去其存在和进行的基础。

03保管档案的基本要求

第一，以防为主，防治结合。保护档案的方法很多，概括起来主要有两个方面：一方面是“防”；二是“治”。“防”即如何预防档案文件的损毁。“治”即档案损毁之后，要进行相应的处治；

第二，相互协调，密切配合。档案保管工作是整个档案工作的有机组成部分，它与档案工作其他工作环节有着密切联系。档案在收集、整理、鉴定、统计和提供利用等过程中，也可能遭到某些不利因素的损害。因此，要想做好档案保管工作，就必须掌握档案工作各环节对保管工作的促进和制约作用，并在进行其他各个环节工作中注意保护档案；同时，还必须关心文书部门对文件载体和书写材料的选用，在可能的条件下，根据文件的重要程度和保管年限，选用不同等级、不同性能的载体和书写材料，使需要永久保存的重要文件最大限度地延长寿命。

什么是企业档案

企业在各项生产、经营活动中

形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的

各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录

      做好档案管理工作一个企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。

      科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。

      档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于有关各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。

      做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

一、档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于企业各方面的利用。有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。

二、对企业的各项工作资料应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

三、 企业应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术， 实现档案管理的现代化。

四、保密档案的管理和利用，密级的变更和解密， 必须按照企业有关保密的制度和企业流程来进行管理。

五、鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法 禁止擅自销毁档案。做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计

六、各种档案按组卷要求，由各部门立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

七、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

八、、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

九、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

十、查阅公司高层办公会议记录等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任或企业最高领导人批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。

十一、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

十四、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

十五、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

十六、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

十七、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向企业档案室移交。

档案的整理工作就是将零散的和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。

档案的整理是企业档案管理工作中一个相对独立的组成部分，其系统的结构和运行机制具有一定的特点：一方面，就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论，档案整理工作是由可以分解而又互相联系的若干内部环节( 要素) 组成的有机系统；另一方面，就特定的档案管理企业而论，整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位( 一般是立卷) 、案卷的排列和案卷目录的编制。

一、区分全宗

企业档案全宗是特定的企业在进行生产经营及其他各项活动的历史过程中形成、积累下来的，是由各种原始记录所构成的、不可分割的有机体系，其成分包括特定企业的各种门类、各种形式的档案材料。确定一个企业的档案能否构成全宗，主要应研究它在行政上、财务上和组织人力资源上是否具有一定的独立性。即要具备以下条件：

( 1) 该组织可以独立行使职权并能以自己的名义单独对外行文。

( 2) 该组织是一个预算会议机构或独立的经济核算机构，自己可以编制预算或财务计划。

( 3) 该组织设有管理人力资源的机构或人员，并有一定的人力资源任免权。

有的立档机构并不完全具备这三个条件，其中最基本的是第一个条件，所以，具体区分档案全宗，应以此为核心，从实际出发，具体问题具体分析，灵活地、辩证地运用其构成条件。

判定档案具体属于哪个全宗，关键在于确定档案的形成者——立档机构，即形成档案全宗的企业或个人。需明确的概念是，一个全宗的成分，包括该立档机构的各种形式和各种来源的档案。对档案的形成者必须准确理解，不能把档案形成者等同于文件作者。为此，首先要掌握全宗构成中的文件的基本类型。全宗构成不外乎内部文件、发文( 存本、原稿) 和收文三种类型的文件，应主要从此三方面着手，分别查明各自的形成者。立档机构的内部文件和发文，其文件作者即档案形成者，只要查明文件作者，就确定了所属全宗。立档机构的收文，其实际接受者就是档案形成者，而不是文件作者。只要查明了收文的实际接受者，也就确定了其所属全宗。

二、全宗内档案的分类

对一个企业来说，企业档案分类是指根据企业档案的内容、性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业档案进行分门别类，从而使企业的全部档案成为一个条理化的、具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。分类是企业档案整理工作的核心内容，是管理企业档案的基本手段。它包括选择分类方法、制定分类方案、为档案材料分类( 文件的归类) 和案卷排列等具体内容。

具体来说，企业档案的分类方法主要包括分类标准的选择、分类标准的组合与分类层次的确定等内容。

1. 企业档案分类标准的选择

分类标准有时被直接称为“分类方法” 。由于企业档案类型复杂，所以其分类标准也有很多。

( 1) 职能分类标准，即按档案内容所反映的管理职能分工来划分企业档案的类目。它是企业档案分类原则的重要内容，所以各类企业在档案分类中，均将职能分类标准应用于一级类目的设置。

( 2) 问题分类标准，即按档案内容所反映的问题性质来划分企业档案的类目。它有助于企业档案的科学管理和企业档案信息资源的开发利用。

( 3) 组织机构分类标准，即企业内部设置的组织机构来划分企业档案的类目。它可以客观地反映企业内部各个机构的工作活动的历史面貌，保持企业中同一内部机构形成的档案材料的完整。

( 4) 年度分类标准，即按文件形成或处理的所属时间阶段来划分企业档案的类目。它能够反映企业有关管理工作的发展变化情况，便于掌握，简便易行。

( 5) 型号分类标准，即按产品或设备的种类与型号划分企业的产品档案或设备档案的类目。它可以将同一型号的产品或设备的档案材料集中，反映一个型号的产品或设备的全貌及其内部的结构隶属关系，便于按型号成套地利用有关档案。

( 6) 课题分类标准，即按独立的研究课题来划分企业的科研档案的类目。它可以使同一个研究课题的档案材料成套地集中在一起，能够全面、系统地反映一个研究课题的全部活动与历史过程，便于按课题查找利用有关档案。

( 7) 工程项目分类标准，即按独立的基建工程来划分企业的基建档案的类目。它可以反映一个工程项目的全貌，便于按工程项目查找和利用有关档案。

( 8) 专业性质分类标准，即按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分企业档案的类目。它便于企业从专业性质的角度查找、利用有关档案。

( 9) 档案形式分类标准，即按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分企业档案的类目。它使同一名称、同一形式、同一载体的档案材料得到集中。

2. 企业档案分类标准的组合

当企业档案的分类有两个或两个以上的层次时，就要采用分类标准组合的方法进行档案分类，但这些分类标准的运用是有先后次序的。当一个分类标准得到最先采用时，那么企业的档案材料必然会优先按照这个标准加以集中。所以，企业档案分类标准的组合，实际上是要解决按什么分类标准集中企业的档案材料，形成怎样的企业档案分类体系，为企业档案提供何种检索途径的问题。

企业档案分类标准组合的具体方法如下：

( 1) 企业档案一级类目设置方法。一级类目是企业档案分类的第一个层次。《工业企业档案分类试行规则》规定，工业企业档案的分类，设置九个一级类目：行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、领导员工档案类。但这不是绝对的，企业可以根据实际情况进行一些调整。如一些特大型企业或是生产程序特殊的工业企业，如冶金企业，可以根据各自档案构成的特殊性，适当增设有关的一级类目；而一些规模较小的企业，可以根据企业的工作性质、工作内容以及档案数量，减少或合并有关的一级类目；对于一些非生产性的企业，如商业企业、金融企业等，也可以根据各自的特殊情况，增设有关的一级类目。

( 2) 企业档案二级及二级以下类目设置方法。企业档案二级及二级以下类目的设置，同一级类目一样要依据企业管理职能的分工。

3. 企业档案分类层次的确定

企业档案分类层次的确定要根据企业性质、档案种类与数量等多种因素来具体确定，没有一个绝对模式。

( 1) 不同性质企业的档案分类层次的确定方法。规模较小的企业，因管理单纯，工作内容不复杂，形成档案数量少，所以分类时，可根据企业的实际需要，适当简化分类层次，必要时可以只设置一级。相反规模大的企业，档案的分类层次一般为三级甚至四级。

( 2) 同一企业的不同门类的档案分类层次的确定方法。这种方法是由工作性质与任务以及档案的数量与规模决定的。如商业企业中，其经营管理档案体现着这类企业的基本职能，其工作复杂，档案数量多，所以，可能需要划分三级或三级以上，而它的设备档案仅是企业的辅助职能，所以，只划两级就够用了。

三、编立保管单位( 立卷)

案卷是按照一定的主题、内部特征和外部特征编立的，是具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一，是组成全宗的基本单位。现行企业的文件立卷工作在文书部门和业务部门进行，但档案部门应该对立卷工作予以协助和指导。

四、案卷排列

指根据一定的方法，确定每类案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。其排列方法有多种：

( 1) 按照案卷所反映的工作上的联系排列。

( 2) 按照案卷内容所反映的一定问题排列。

( 3) 按照案卷所属起止日期( 时间) 来排列。

( 4) 按文件的作者、收发文的单位以及文件内容所涉及的地区排列。