1 档案整理工作的内容

1.1 系统排列和编目

在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组好的以件为单位的文件或案卷；档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的档案。在这种情况下，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，根据整个档案室和档案馆存放和管理的需要，进一步系统地整理，如全宗和以件为单位的盒内档案的排列，检索工具的某些加工等等。

1.2 局部调整

已经整理人馆、室保存的档案，经过检验或专门的质量检查，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量；另外，随着时间的推移，档案自身或档案整理体系可能发生某些变化，也须进行必要的调整。

1.3 全过程整理

由于一些特殊原因，档案馆、室有时也接收和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。

2 档案整理工作的意义

2.1 档案整理工作是进一步发挥档案作用的前提条件

档案馆和档案室都是集中保存档案的信息中心，仅以档案室保管的档案来说，就形成于不同的年代、不同的组织机构、不同的工作和生产活动中，因此有着不同的内容、来源、性能和作用等。档案的数量多、情况复杂，就必须加以系统的整理，从而使其井然有序，方便管理，容易检索利用。否则，众多的档案杂乱堆放在一起，查找利用如大海捞针，不仅浪费时间，也会影响工作。因此，档案只有经过系统整理，才能体现档案的特点，反映出各项活动的历史联系和本来面貌，更好地发挥档案的作用。

2.2 档案整理工作是档案业务工作中的关键环节

在档案业务工作请环节中，收集]：作是起点，利用工作是白的，而档案整理上作则是承上启下的关键环行。通过档案整理工作，可以进一步了解和检查档案收集丁作的质量，有力地促进收集工作。

档案只有经过整理以后，才可以科学地鉴定其价值，确定其保管期限；只有把档案分类整理好，用编目方式将档案的保管单位和排列顺序固定下来，才有条件实现档案的科学保管；只有把档案加以分类和整理，才能够充分发挥档案信息资源的作用。

总之，档案整理工作是档案馆（室）的一项重要的基础性工作，它对于搞好档案实体管理.特别是档案信息开发工作，充分发挥档案的作用，实现档案工作的目的都具有重要意义。

3 档案整理工作的原则

档案整理工作的基本原则是：按照档案形成的特点和规律，充分利用原有基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。

3.1 按照档案形成的特点和规律进行整理

档案是在一定历史时期，由一定政权机关、组织和个人形成的。各个历史时期内形成的档案就反映了各个时期的政治、经济、科学、文化、教育等各方面的历史活动情况，它们既有密切的联系，又有各自的特点。所以，整理档案首先要区分不同的历史时期，再分不同的政权，把同一历史时期、同一政权、同一组织形成的档案集中在一起，以保持档案的历史联系和完整性。同样，一个机关形成的全部档案，反映了这个机关的全部历史，是一个不可分割的整体，不同机关的档案绝不能混同。只有认识档案的形成特点和规律，才能实事求是地整理档案，最大限度地保持档案之间的历史联系，使整理好的档案，客观地反映档案形成时期、形成机关各项活动的历史面貌，从而便于查找利用。

3.2 充分利用原有基础

在不同的时空条件下，对不同状况的档案整理从何着手，确定何种类型的整理力式和要求，成为必须首先解决的档案整理策略。档案是历史文化的遗物，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映了历史整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候，要尊重历史和继承前人的劳动，充分地利用先前的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率，以适应提供利用的需要。

我国档案界惯称的所谓“利用原有基础”整理档案，是已经被实践所证明的一种比较切实可行的办法，也是科学地组织档案工作的一条原则。它的含义和要求主要有以下两方面：

第一，充分重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有日可查，即应力求保持其原有的整理体系。或者不冉重新整理，而通过完善检索工具等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理。

第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果。不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说，对必须进行一定整理的档案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。即使某些简单的保存和清理工作的痕迹，如原有的捆、包，简单的纲目，随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识，也往往是值得参考的线索而应予以重视。

3.3 保持文件之间的历史联系

所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生，而以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此，整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合，必须按照档案形成的规律，保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系.如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件群体的这种联系，在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的。“内在联系”、“有机联系”，其含义都是相同的。近年来在国外也有按照文件的“历史联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法，对我们也有参考意义。鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点，我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”，它包含看逻辑性和历史性的统—。

总之，保持文件之间的联系整理出的档案，便于保管和利用。但是，保持文件的联系和便于保管利用，有时也不尽一致。比如，一次重要的调查活动形成的座谈记录文稿和录音磁带，以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的记账凭证，就其内容而言，无疑互有密切联系，而且是重要的联系。但把这些形式不同的材料全部混同起来进行整理，则显然不便于保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作，同样是在保持联系的情况下，往往可以有各种不同的具体做法。在整理档案时，特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候，不能机械地运用保持文件联系的原则，要充分考虑档案保管和利用的方便。

北航合肥创新研究院作为合肥北航科学城的重要科研创新平台，按照“政府支持，学校运作，互惠互利，共同发展”的原则设立，开展科学研究、技术研发、成果转化及人才培养。重点建设微纳科学与技术研究中心、天临空地一体化信息网络研究中心、智能电动运载器研究中心、智慧交通研究中心、医工交叉创新研究中心、卫星导航与位置服务工程中心、跨尺度激光制造研究中心、人工智能研究中心、公共服务平台建设与运营中心、通航产业技术研究院等创新平台。

商业银行档案外包是指银行在档案管理人员、存储设备不足或管理成本不经济条件下，整合利用外部优质专业化档案管理资源，将银行档案委托外包单位管理，从而达到降低档案保管成本，提高管理效率的一种档案管理模式。

档案外包商应具有以下特征：

第一，是一种实体性管理机构；

第二，是一种社会化、集约化和专业化程度高的档案管理机构；

第三，有较大的规模，服务对象也较多；

第四，对其保管的文件只有保管权，而无所有权；

第五，是介于文件形成者与档案馆之间的一个中间性机构，它要对双方负责，作为一个过渡性的、中间性的档案管理机构，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同时又要担负起为档案馆积累档案的重任；

第六，可以承担文件管理咨询与培训的职能。

通过对银行档案外包风险的识别、计量、监测、控制，采取分散、转移、规避和补偿等措旋，确保外包风险能及时发现。通过对风险诱因的分析，及时发现档案外包中存在的问题，决定采取何种有效措施。通过识别和评估档案外包风险，采用合理的技术、方法对档案外包加以防范和控制，以最小的成本使档案外包风险所致损失降到最低程度。

要有战略思维，勇于并善于开辟档案工作的战略新疆域。要放开眼界，经常地、不断地关注与档案工作有关的新的各个方面。

一要关注新的档案形成者，将其纳入监督、指导、服务范围。随着经济社会发展的不断深入和深化，新的档案形成者即新的形成档案的单位和个人层出不穷，如新的机关、企业、社团、家庭、个人不断产生。对这些新的档案形成者，需要建立档案的，要及时指导其建立档案;需要提供各方面支持或服务的，要及时提供支持或服务;需要纳入法律监督范围的，还要纳入并开展监督。

二要关注新的专业档案，将其纳入管理范围。近两年召开的党的十八届三中和四中全会，都提出要建立各种新的“记录”，这些“记录”，实即档案。今后，各种前所未有的新的“记录”，即各种新的专业档案还会不断产生，我们必须经常关注，及时把它们纳入归档、接收和管理范围，并同有关部门共同制定管理办法，对这些新的专业档案的归档、接收、管理等加以规范。

三要关注新的档案载体，将其纳入管理范围。随着信息技术的日新月异，各种新的档案载体不断出现，如电子档案、音频档案、视频档案、三维图纸等目前已经出现的新的档案载体，还有各种今后还将会不断出现的更新的档案载体，我们都应该随时关注它们，一旦出现，只要内容应该归档，就及时管理它们、规范它们。过去已有的档案载体，我们已有制度和办法加以有效管理了，不会缺失;但对新的档案载体，我们往往还没有意识到其存在，更没有相关的制度、办法去管理，因而容易忽视、容易成为管理盲区，所以更要加以注意，否则就会导致新载体档案散失。

四要关注新的档案利用人群，开辟新的档案利用领域。这些年，新的档案利用人群不断形成，但是我们关注得还不够。

五要关注新的档案工作合作者，吸收更多人参与、支持档案工作。新的档案工作合作者，既可以是教育部门、宣传部门、党委、工会、群团、党史、方志等各个专业主管部门，也可以是企业、科研单位、宣传媒体，还可以是民间收藏家、档案工作志愿者等。他们都有条件或可能从各个方面与档案部门合作。我们必须打开视野，随时关注他们、利用他们，积极并善于同他们合作，借用他们的力量或平台，搞好档案工作。古人说，“君子善假于物”，也就是说，智者善于借用外力。任何部门、任何单位、任何个人，仅凭单打独斗，难成大的气候。档案部门作为弱势部门，必须善于借船出海，借梯上楼，乘风而上，这样才能事半功倍，以一当十，大踏步前进。

六要积极应用新的档案传播方式。对当今不断出现的各种新的档案传播方式，如计算机网络、手机、客户端等大众传播媒体，档案部门要积极运用。为此，要积极把传统载体档案数字化，以便与这些新媒体对接。

七要积极应用新的档案存储载体。信息技术不断催生出各种新的存储密度越来越大、安全系数越来越高的档案存储载体，档案部门必须积极应用这些新的、性能更好的档案存储载体，来对传统载体档案进行备份。

八要积极应用新的档案保护技术和管理方法。无论是本单位还是外单位发明、应用的，无论是档案系统还是其他系统发明、应用的，无论是国内还是国外发明、应用的档案保护技术和管理方法，只要适用和有利于本单位的档案工作，各级档案部门都应该积极应用，只有这样，才能不断推进档案工作有新的变化、新的水平，出新的面貌。

做好人事档案代理工作应具备“三要素”。

要素一，工作规范到位是做好人事档案代理工作的基础。维护人事档案的完整、准确与安全，是人事档案管理的基础性工作和重要内容，由于人事档案涉及每个人的工资晋升、工龄、保险和职称问题，它直接关系到每个档案托管人员的切身利益。因此，对档案管理的基础工作，一定要加以规范。应坚持做到“四化”。一是收集归档程序化，建立健全人事档案材料的管理制度，特别对于工作变动、工资调整、保险缴纳等材料，应及时收集、移交存档；二是鉴别整理规范化，严格按照《人事档案整理规范》规定，认真细致地鉴别、整理加工，该归档的归档，不该归档的予以剔除；三是设施建设标准化，按照档案管理设施建设的有关要求，配备标准的档案用品、电脑和设备，使人事档案管理实现现代化；四是管理工作制度化，自觉执行档案管理的各项制度，保证管理工作的井然有序。

要素二，提升人员素质是做好人事档案管理工作的保障。随着人事制度改革的不断深化，档案管理的手段也随之进行相应的调整和变化，这就需要不断提高人事档案管理队伍的综合素质，做到知识化、年轻化、专业化，使档案管理工作既能继承和发扬老档案工作者的优良作风，又能根据工作的需要，与时俱进，开拓创新。一是抓基础。应明确一名分管档案工作的领导，并按规定配备档案管理人员，且必须是中共党员、中专（高中）以上文化程度，保证档案管理人员的素质。二是抓培训。通过举办和参加各种不同层次、类型的档案人员培训班，更新观念、更新知识，提高档案管理人员的业务水平。三是抓思想。应鼓励档案人员不断学习人事档案管理工作的方针和政策，提高政治素质，增强原则性。

要素三，信息开发利用是做好人事档案管理工作的核心。加强人事档案管理的目的是为了充分利用人事档案，为档案托管人员服务。随着人事制度改革的不断深化，人事档案除了满足工资制度改革、工龄认定、待遇落实等一般性日常管理外，已成为整体托管档案的企事业单位公正、客观地培养和使用干部的一个重要依据。但是，传统的人事档案管理方式很难适应不断改革深化的人事管理工作。因此，必须改变传统的管理方式，通过服务来促进信息资源的开发。一是实行现代化管理。充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用，建立和完善干部档案数据库，及时更新，动态管理人事档案信息，保证档案信息的时效性、真实性和准确性。二是实行开放式的管理。一方面建立工作业绩档案，及时将托管人员的工作情况、工作业绩，以及在重大活动、重点事件中的表现记录在案。另一方面建立人员能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、职称评定、保险缴纳情况，以及参加各种考试培训等能反映个人才能的资料，真实、准确、完整、立体地反映情况。三是实行服务式管理。在严格执行保密制度的前提下，遇到托管人员的入党、出国、调动、任免、福利待遇、办理退（离）和处理历史遗留问题时，尽最大努力帮助用档单位用足用好档案资料，努力提供优质服务，提高人事档案的利用率。

为了避免发生在把没有任何价值意义的声音影像档案收集起来之后，影响到整个储存室内收藏的类似档案价值的现象，合肥档案整理托管公司的小编建议，最好立即成立专业鉴定队伍，对重要的音像档案进行备份措施，同时联系专家抽取样本再次鉴定，对具有争议性的工作需要整体决断，不能马上给出答案的应该另外采取方法妥善保存，以便日后各方面达到一定程度时再去鉴定。

一、相对纸张材料制作的档案来说，声音影像档案意义鉴定项目运行时间很短。不过因为最近几年科技的快速发展，此类档案在短时间内就发生了跳跃性转变，以往传统的管理方式已经不能适用于数字化档案管理。另外，相关人员年级比较大，再加上知识水平普遍跟不上，尤其是数字方面的技术掌握不足完全不能胜任管理工作，这些情况造成声音影像档案意义鉴定一般处在稳定不动的状态，部分本身意义不大的档案会最终被保存起来。

二、目前，虽然国内数字化技术不断提高，但是其声音影像鉴定人员的培养却还没完善。在概念研究也相对落后，没能普及和应用系统数字化档案意义鉴定概念，大大束缚了国家声音影像档案鉴定标准的制定。

三、因为数字记录技术的大力推行，致使影像方面材料大幅度上升。而大量档案的一一呈现，便带来了比较繁琐的工作程度。在不能改成定岗的时候，安徽鸿博档案服务有限公司发现数字化档案会给鉴定人员造成一定压力。从其他角度来说，数字声音影像档案不仅数量庞大还特别复杂，这对人员的整体素质要求越来越高。