档案数字化外包过程中存在各种风险，如档案实体和信息安全风险、外包人员流动风险、外包质量能否达标的风险等，这些风险对档案安全和数字化质量构成威胁，需要通过加强档案数字化外包过程管理加以防控。

一、加强档案数字化外包过程管理的必要性

加强过程管理是确保档案数字化安全的内在要求。档案安全是档案工作的永恒主题，也是档案数字化外包的先决条件。中央领导同志在出席全国档案工作座谈会时强调，要从对党和国家事业负责、对历史负责的高度来认识和做好档案安全工作。杨冬权馆局长指出，严禁外包公司留存、外泄数字化档案信息，一经发现，必须严肃查处。2012年，国家档案局印发《关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理的通知》，力图通过加强管理，杜绝外包过程中的失泄密隐患。

加强过程管理是确保档案数字化质量的必由之路。实现数字转型是档案事业适应时代的发展要求，抓质保量是开展数字化外包的目标所在。杨冬权馆局长提出，要下大力气持续地开展传统档案数字化工作，提出“到2020年全国各级综合档案馆纸质档案数字化的数量比2010年翻两番”的工作目标。对档案馆来说，档案数字化时间紧、任务重，抢抓进度的同时对质量提出了挑战。目前，许多档案部门都在以外包方式开展档案数字化工作，依靠外包公司提供的专业服务，加快档案数字化和信息化的工作进程。但档案数字化外包并非十全十美，实践过程中总会出现这样那样的问题。外包质量事关档案事业的科学、可持续发展，档案馆只有加强外包过程管理，少返工甚至不返工、不误工，才能又好又快地完成档案数字化任务。

二、档案数字化外包过程管理的关键环节

实施档案数字化外包是一个科学管理的过程。加强档案数字化外包过程管理，应抓好档案馆自身管理和外包公司规范管理两个关键环节。

（一）加强档案馆自身管理。档案馆实施数字化外包必须树立全新的管理理念，要有战略眼光，完善管理制度，健全评价和监督机制，切实筑牢档案安全和外包质量防线。

一是制度防线——完善规章制度、规范工作细则。业务外包不仅仅是一种技术手段，也是一种管理手段与管理策略。档案数字化外包涉及到人员、安全、财物等方方面面的工作，档案馆应建立健全相应的制度、规范工作细则和操作程序，无则制定、有则完善、有缺漏的尽快补充、需调整的尽快修订、已过时的尽快清理，同时加强监督检查，切实提高制度的执行力。

二是环境防线——使外包过程时时刻刻处在可控状态下。充分考虑档案数字化场所的环境安全，建设标准、规范、安全的工作场所，配备高效、实用的档案安全监控设备，使处于数字化状态各个阶段中的档案始终处于安全、可控、有利的环境中，确保“一件不丢、一件不坏、一件不乱”。

三是人员防线——安全和质量宣传教育时刻不得松懈。要进行经常性的档案“安全第一、质量至上”的宣传教育，对档案馆自身工作人员要加强有针对性的安全技能培训和演练，增强保护档案安全的意识和本领。对数字化业务外包过程中出现的新情况、新问题，馆内人员有责任及时上报、协调配合处理。

四是保密防线——严禁外包涉密档案、加强自查。对档案馆来说，进行数字化外包的档案都是经过严格筛选的，涉密档案严禁外包。同时，档案馆要定期开展对外包档案内容、安全措施、管理手段等方面的自查工作，发现问题及时采取措施加强整改。只有采取安全保密措施，具备安全保密条件后，方可继续外包。

（二）加强对外包公司的规范管理。所谓对外包公司业务行为的规范管理，是指档案馆通过一系列措施和办法，促使外包公司人员以积极、主动的态度支持与配合档案数字化过程中的具体活动。

一是加强外包工作的控制和监督。开展数字化外包合作之前，应明确外包公司工作职责和任务，用合同和制度进行约束。签订保密协议，加强档案安全教育。

二是加强对外包人员的培训和业务指导。在档案数字化过程中，对外包人员的前期培训和过程中的即时指导都是非常必要的。

三是加强与外包公司的沟通与合作。档案馆与外包公司本质上是合同上的甲方与乙方的关系，双方是各自独立的实体，二者是合作伙伴关系而不是隶属关系。双方应学会互相尊重、互相支持，保持友好沟通，共同推动档案数字化与信息化事业繁荣发展。

一、档案信息化建设技术现状分析

档案信息化建设指的是应用网络、数据库、数据仓库、数据挖掘等技术开展档案信息资源建设、档案应用系统建设、档案网站建设，从而实现档案管理流程的精简和优化。本文将从技术角度出发分析档案信息化建设现状，并探求其未来的发展方向。

1. 档案信息资源建设

档案信息资源建设主要包括馆藏档案数字化、档案信息资源库建设和档案信息资源整合。其中，馆藏档案数字化是该项工作的重点，目前，档案数字化主要是录入员通过档案著录软件录入档案信息，质检人员通过抽样检查保证档案信息数据的质量，这种完全依赖人工录入和检查的粗放型模式有很大的局限性，难以保证档案信息的可信度。随着工作流技术的成熟，智能化档案数字加工系统应运而生，有效克服传统模式的弊端，采用工作流引擎建立档案数字加工流程，灵活设置双机摘录、条目质检等流程节点，通过电脑和人工两次检查确保摘录质量。

档案资源库建设主要采用Oracle、SQL Server等数据库管理系统来实施，但由于现在从国家层面上并没有档案数据库建设的统一标准，这就导致了各地档案资源库数据环境、数据模型的异构，从而也影响数据迁移、交换和共享的实施。

档案信息资源整合是档案信息资源建设的高级阶段，它指的是利用网络、数据仓库、数据挖掘技术对馆际间档案信息资源实施集成化组织，使档案信息资源的组织管理从形式组织转至知识组织，在更高层次上实现馆际间的资源共享。档案信息资源整合研究处于刚刚起步阶段，理论、实践有待进一步探索。

2. 档案应用系统建设

档案应用系统建设是档案信息化建设的链条，它串联起了档案信息化建设生命周期的各个环节。目前，我国各地使用的档案应用系统主要是目录级档案应用系统和全文级档案应用系统，这些系统主要采用C/S架构、B/S架构、C/B/S混合架构开发而成。作为档案应用系统核心功能的档案检索则主要采用关系数据库查询语言来实现。但随着全文数字化工作地不断开展，面对海量的非结构化数据，传统的检索模式资源耗费大、查询速度慢等问题日益突显。随着数据库全文检索技术的出现，海量非结构化数据的查询需求得到有效满足，进而提升档案应用系统可用性。

3. 档案网站建设

档案网站在时空上延伸了档案服务，提高了档案利用率。目前，我国档案网站在数量上已初具规模：纵向上不同规模的档案网站纷纷建立；横向上不同专业的档案网站不断兴起。在形势喜人的情况下，我们也要清醒地认识到，尽管网站建设发展较快，但总体上质量不高，相当数量的网站存在信息更新不及时、服务功能不健全、交互手段单一等问题，严重制约了档案网站的后续发展。

档案网站质量不高从技术层面分析主要表现在网站缺乏整体规划，网站结构设计缺乏灵活性，网页设计缺少人性化，网站检索功能薄弱。

二、档案信息化建设技术发展方向研究

随着档案信息化建设地不断深入，我们在收获社会效益、经济效益的同时，也遇到了一些问题，下一步，我们在继续开展档案信息化建设的同时更应用发散性的思维探索档案信息化发展方向，以信息领域的高新技术来解决现有问题，促进档案信息化建设质量的提升。

1. “物理分布、逻辑统一”的档案信息资源融合系统

档案“信息孤岛”是档案信息化建设中的突出问题，那么如何解决这一问题，如何能够实现将分布于各个档案馆之中的档案信息资源有效整合，最终实现信息资源充分共享呢？笔者认为，可以利用数据分析、网络技术，将各个独立的档案信息系统进行融合，构建“物理分布、逻辑统一”的档案信息资源融合系统，实现馆际间信息资源的共享。具体来说档案信息资源融合系统在开发过程中可采用Web Services、XML 技术，这些技术有利于屏蔽原有系统之间技术异构、环境异构、数据模型异构等问题，有利于实现档案资源系统的集成，从而彻底解决档案“信息孤岛”问题。

2. 个性化档案信息服务

随着全社会档案意识不断增强，人们对档案的需求越来越多，各地区档案部门如何开展个性化档案信息服务，变被动服务为主动服务，已成为未来档案信息化建设中一个不容忽视的课题。

个性化档案信息服务是指档案馆利用网络、数据挖掘等技术，分析用户的行为、习惯、偏好，从而为用户提供个性化需求的集成化服务。具体包括：服务时空个性化、服务方式个性化和服务内容个性化。技术层面上来说，个性化档案信息服务可采用数据挖掘、Web2.0工具、手机新媒体等前沿技术构建用户个性化的服务平台，开展智能检索、信息推送、远程服务等服务项目，实现以用户为中心的档案信息服务体系。

总之，档案信息化是一项长期性的系统工程，需要档案信息化工作者以统筹的眼光，将信息技术与档案业务有效融合，以发展的观念不断推进档案信息化建设取得更大的成果。

（一）收 集

必须是办理完毕的或工程竣工的材料

有参考利用价值的材料

（二）收 集渠道

内部收集：

本企业业务职能部门移交文件归档

企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让

外部收集：

外单位转让或移交

面向社会收集的相关材料

（三）收集范围

1、企业管理文件材料

2、企业科技文件材料

3、企业其他文件材料

（四）收 集—企业管理性文件材料的形成

1、党群工作文件方面

党务、组织、宣传、统战、纪检与监察、工会工作、共青团工作及协会工作等。

2、行政管理方面

（1）行政事务：企业综合性行政事务，厂务会议，厂长（经理）办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。

（2）治安保卫：厂区安全保卫工作，消防工作记录，刑事案件审理，人防工作等。

（3）审计工作：年度审计报告，各专项审计工作等。

（4）人事管理：干部管理、工人招聘、录用、调配工作，企业劳务出口工作等。

（5）文化教育与医疗卫生：职工教育、培训计划、统计；卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。

（6）后勤福利：职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，职工住房、第三产业等。

（7）外事活动：企业涉外活动，包括出国审批材料、外事接待计划等。

3 、经营管理方面

（1）资产投资经营 （2）经营决策 （3）计划统计

（4）物资管理 （5）财务管理 （6）产品销售

（7）企业管理 （8）经济纠纷

4、生产技术管理方面

（1）生产调度 （2）质量管理 （3）科技管理

（4）劳动管理 （5）能源管理 （6）安全管理

（7）环境保护 （8）计量工作 （9）档案和信息管理

（五）收 集—科技文件材料的形成及特点

科技文件材料的含义：

科技文件材料是企业在科研、生产、建设等科技活动过程中形成的真实记录，是文字、数字、线条、信号、声像、电磁信号、光盘等表现的一种工具。是技术图样、文字材料、计算材料、目录、技术照片、缩微胶片、计算机数据、录音、录像带等文件材料的综合性统称。

科技文件材料的特点

科技文件材料具有专业技术性、通用性、成套性、多样性和标准化的特点。

科技文件材料的形成

科技活动非常复杂，所以科技文件材料的类型是多样的。从科技文件材料的形式和载体分，大致可以分为5种类型，即：图样科技文件、文字型科技文件、目录式科技文件、声像文件和机读文件。

几种主要科技文件的形成过程：

1、基建工程科技文件的形成

一是建设准备阶段（依据性基础性材料）

二是设计阶段

三是施工阶段

四是工程监理

五是竣工验收阶段

六是工程维护、改建、扩建阶段

2、产品工艺科技文件的形成

一是计划调查阶段（规划阶段）

二是先行开发阶段、

三是设计试制阶段

四是生产准备阶段

五是正式生产阶段

3、设备类科技文件材料

一是标准设备

二是非标准设备

4、科研类科技文件材料

一是选题及下达计划阶段 （准备立项阶段）

二是研究试验阶段

三是总结阶段

四是成果申报阶段

五是应用和推广阶段

（六）收 集—企业其他文件材料的形成

1、会计文件材料

企业会计工作产生的文件材料主要有：凭证；账簿；财务报表及其他财务核算材料。

2、企业干部职工档案材料

这部分文件材料，多由人事部门进行管理，可分为：干部档案，工人档案，离退休职工档案，死亡干部档案等四大部分。

3、企业声像材料

企业在日常活动中， 还产生许多声像材料，如：照片、影片、录音带、录像带、缩微胶片、磁盘、光盘等

一、档案管理逐步实现数字化、虚拟化

所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子设备将馆藏档案资料转化为电子文件。“虚拟”传递即指信息脱离其所依附的物质载体在网络上任意流动。数字技术的出现，为档案管理实现虚拟化创造了基础。如果把全世界的档案信息都并入互联网，从一定意义上说，档案资源可以无限扩大，远至大洋彼岸，近到同城邻里，都可以在极短的时间里查到所需要的信息资料，从根本上解决了传统档案管理的难题，而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。如今在不少领域，文件均已实现网上收发和传输，传统的物理形式的档案资料将更多的被电子文件所替代，由此带来的直接影响就是无纸化办公时代的到来。这是科技发展给办公方式带来的变革，同时也是档案管理向信息化迈进的基础。

档案无纸化把档案资料从传统的物理载体中释放出来，而虚拟化则为“去纸化”的档案传输创造了条件。随着人们对信息检索需求的不断提高，档案管理虚拟化可以通过网络互联大幅增加馆藏，丰富档案资源，这将直接增强档案的利用价值。

二、档案管理呈现实现多元化、智能化

随着新技术的发展，档案资源的载体已呈现多样化，除传统的纸质、图片、胶卷等载体外，已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化，传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求，因此，档案管理设备必须首先实现现代化。

计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用，将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下，将实现文档一体化，所有的档案信息都会被计算机自动接收，并按照设定的程序自动地进行分类归档。实现档案管理自动化、智能化，不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史，使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，而且将极大提高档案基础工作效率，更加有效地发挥档案信息服务社会的功能。

三、档案管理将加强保密性、产权性

根据内容的不同，档案资料有着不同的保密等级。在传统的档案管理模式下，保密工作相对较容易实现，但是在档案管理虚拟化、电子化的趋势下，档案资料的开放性将空前加强，这对保密工作提出了新的课题。但是可以肯定的是，但这绝对不意味着档案资料的保密性将降低，恰恰相反，保密性将得到更多的保障。随着计算机技术和网络技术的发展，如密码技术的深化、语音识别、指纹识别技术的应用，将使文件资料的安全保密性大大提高。而电子文件签署技术的应用，实现了对电子文件资料真伪的标注，这一技术的发展应用，也在一定程度上为那些具有经济价值的档案资料强化了知识产权的归属，进一步提高了档案资料的保密性。

四、档案管理将实现社会化、市场化

其一，档案资源实行市场化管理，有利于档案“共存共享”的实现。档案资料是社会发展的“记录仪”，有着“鉴往知来”、服务当代、惠及后世的重要价值，是不能再生的信息资源。实行档案资源市场化管理，能有效地增强人们保护档案的意识，完善档案共享机制，实现档案的真正价值。

其二，档案资源实行市场化管理，有利于档案的开发利用。档案信息资源是反映历史的一面“镜子”，其有效地开发利用，有助于人们“鉴古知今”。

其三，档案资源实行市场化管理，有利于档案事业的健康发展。一方面档案数据库需得到社会的支持，将社会各行各业的档案信息汇拢起来，不断充实和丰富库存资源；另一方面，社会各界也需要得到档案数据库的支持，为其提供方方面面原始的翔实资料。二者的相互依赖的关系，为档案资源实行市场化管理提供了客观条件，可以为解决档案经费不足的困难开拓出一条新路。

总之，随着现代科学技术的进步，实现档案管理信息化和现代化已是必然的发展趋势。因此，每一位档案工作者都要有紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，把档案管理提升到一个全新的水平。

档案的整理工作就是将零散的和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。
档案的整理是企业档案管理工作中一个相对独立的组成部分，其系统的结构和运行机制具有一定的特点：一方面，就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论，档案整理工作是由可以分解而又互相联系的若干内部环节( 要素) 组成的有机系统；另一方面，就特定的档案管理企业而论，整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位( 一般是立卷) 、案卷的排列和案卷目录的编制。
一、区分全宗
企业档案全宗是特定的企业在进行生产经营及其他各项活动的历史过程中形成、积累下来的，是由各种原始记录所构成的、不可分割的有机体系，其成分包括特定企业的各种门类、各种形式的档案材料。确定一个企业的档案能否构成全宗，主要应研究它在行政上、财务上和组织人力资源上是否具有一定的独立性。即要具备以下条件：
( 1) 该组织可以独立行使职权并能以自己的名义单独对外行文。
( 2) 该组织是一个预算会议机构或独立的经济核算机构，自己可以编制预算或财务计划。
( 3) 该组织设有管理人力资源的机构或人员，并有一定的人力资源任免权。
有的立档机构并不完全具备这三个条件，其中最基本的是第一个条件，所以，具体区分档案全宗，应以此为核心，从实际出发，具体问题具体分析，灵活地、辩证地运用其构成条件。
判定档案具体属于哪个全宗，关键在于确定档案的形成者——立档机构，即形成档案全宗的企业或个人。需明确的概念是，一个全宗的成分，包括该立档机构的各种形式和各种来源的档案。对档案的形成者必须准确理解，不能把档案形成者等同于文件作者。为此，首先要掌握全宗构成中的文件的基本类型。全宗构成不外乎内部文件、发文( 存本、原稿) 和收文三种类型的文件，应主要从此三方面着手，分别查明各自的形成者。立档机构的内部文件和发文，其文件作者即档案形成者，只要查明文件作者，就确定了所属全宗。立档机构的收文，其实际接受者就是档案形成者，而不是文件作者。只要查明了收文的实际接受者，也就确定了其所属全宗。
二、全宗内档案的分类
对一个企业来说，企业档案分类是指根据企业档案的内容、性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业档案进行分门别类，从而使企业的全部档案成为一个条理化的、具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。分类是企业档案整理工作的核心内容，是管理企业档案的基本手段。它包括选择分类方法、制定分类方案、为档案材料分类( 文件的归类) 和案卷排列等具体内容。
具体来说，企业档案的分类方法主要包括分类标准的选择、分类标准的组合与分类层次的确定等内容。
1. 企业档案分类标准的选择
分类标准有时被直接称为“分类方法” 。由于企业档案类型复杂，所以其分类标准也有很多。
( 1) 职能分类标准，即按档案内容所反映的管理职能分工来划分企业档案的类目。它是企业档案分类原则的重要内容，所以各类企业在档案分类中，均将职能分类标准应用于一级类目的设置。
( 2) 问题分类标准，即按档案内容所反映的问题性质来划分企业档案的类目。它有助于企业档案的科学管理和企业档案信息资源的开发利用。
( 3) 组织机构分类标准，即企业内部设置的组织机构来划分企业档案的类目。它可以客观地反映企业内部各个机构的工作活动的历史面貌，保持企业中同一内部机构形成的档案材料的完整。
( 4) 年度分类标准，即按文件形成或处理的所属时间阶段来划分企业档案的类目。它能够反映企业有关管理工作的发展变化情况，便于掌握，简便易行。
( 5) 型号分类标准，即按产品或设备的种类与型号划分企业的产品档案或设备档案的类目。它可以将同一型号的产品或设备的档案材料集中，反映一个型号的产品或设备的全貌及其内部的结构隶属关系，便于按型号成套地利用有关档案。
( 6) 课题分类标准，即按独立的研究课题来划分企业的科研档案的类目。它可以使同一个研究课题的档案材料成套地集中在一起，能够全面、系统地反映一个研究课题的全部活动与历史过程，便于按课题查找利用有关档案。
( 7) 工程项目分类标准，即按独立的基建工程来划分企业的基建档案的类目。它可以反映一个工程项目的全貌，便于按工程项目查找和利用有关档案。
( 8) 专业性质分类标准，即按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分企业档案的类目。它便于企业从专业性质的角度查找、利用有关档案。
( 9) 档案形式分类标准，即按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分企业档案的类目。它使同一名称、同一形式、同一载体的档案材料得到集中。
2. 企业档案分类标准的组合
当企业档案的分类有两个或两个以上的层次时，就要采用分类标准组合的方法进行档案分类，但这些分类标准的运用是有先后次序的。当一个分类标准得到最先采用时，那么企业的档案材料必然会优先按照这个标准加以集中。所以，企业档案分类标准的组合，实际上是要解决按什么分类标准集中企业的档案材料，形成怎样的企业档案分类体系，为企业档案提供何种检索途径的问题。
企业档案分类标准组合的具体方法如下：
( 1) 企业档案一级类目设置方法。一级类目是企业档案分类的第一个层次。《工业企业档案分类试行规则》规定，工业企业档案的分类，设置九个一级类目：行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、领导员工档案类。但这不是绝对的，企业可以根据实际情况进行一些调整。如一些特大型企业或是生产程序特殊的工业企业，如冶金企业，可以根据各自档案构成的特殊性，适当增设有关的一级类目；而一些规模较小的企业，可以根据企业的工作性质、工作内容以及档案数量，减少或合并有关的一级类目；对于一些非生产性的企业，如商业企业、金融企业等，也可以根据各自的特殊情况，增设有关的一级类目。
( 2) 企业档案二级及二级以下类目设置方法。企业档案二级及二级以下类目的设置，同一级类目一样要依据企业管理职能的分工。
3. 企业档案分类层次的确定
企业档案分类层次的确定要根据企业性质、档案种类与数量等多种因素来具体确定，没有一个绝对模式。
( 1) 不同性质企业的档案分类层次的确定方法。规模较小的企业，因管理单纯，工作内容不复杂，形成档案数量少，所以分类时，可根据企业的实际需要，适当简化分类层次，必要时可以只设置一级。相反规模大的企业，档案的分类层次一般为三级甚至四级。
( 2) 同一企业的不同门类的档案分类层次的确定方法。这种方法是由工作性质与任务以及档案的数量与规模决定的。如商业企业中，其经营管理档案体现着这类企业的基本职能，其工作复杂，档案数量多，所以，可能需要划分三级或三级以上，而它的设备档案仅是企业的辅助职能，所以，只划两级就够用了。
三、编立保管单位( 立卷)
案卷是按照一定的主题、内部特征和外部特征编立的，是具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一，是组成全宗的基本单位。现行企业的文件立卷工作在文书部门和业务部门进行，但档案部门应该对立卷工作予以协助和指导。
四、案卷排列
指根据一定的方法，确定每类案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。其排列方法有多种：
( 1) 按照案卷所反映的工作上的联系排列。
( 2) 按照案卷内容所反映的一定问题排列。
( 3) 按照案卷所属起止日期( 时间) 来排列。
( 4) 按文件的作者、收发文的单位以及文件内容所涉及的地区排列。
( 5) 人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。
前两种方法是最常用的，也是比较好的方法。上述方法，可以单独使用，但实际上往往是几种方法结合使用。其中，第一、二、四种，往往又都结合重要程度使用。一个全宗内各类案卷的排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，一个类内的案卷的排列，在一个层次上只能用一种方法，以下再依次结合其他方法排列，而不能同时平列运用几种方法排列案卷。对于具有不同类型和保管期限的档案的全宗，在案卷排列中应予以区分。
五、编制案卷目录
案卷目录即案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。
设置案卷目录的原则是，必须按照全宗来编制，一个全宗编一本，也可以编几本案卷目录。因此，案卷目录的类型基本上有两种：以全宗为单位编制的综合目录；以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。
分册目录按其门类的特征，其编制方法又可分为以下几种：
( 1) 以全宗档案分类的类别为单位编制。
( 2) 按保管期限编制。
( 3) 按保管期限结合分类方案编制。这种方法又可分为两种形式：按全宗内案卷的不同保管期限，各编制一本或几本案卷目录；按全宗内挡案分类的类别，各编制一本或几本案卷目录。
( 4) 按档案的机密程度分别编制。
一般，案卷目录的册数和案卷号码的位数不宜过多，以将案卷数控制在千位以内为宜。

一、档案管理在现代企业发展中发挥着越来越重要的作用
档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。档案管理工作做好了，一方面可以为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据;另一方面有利于社会各方面了解和准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行合作奠定坚实的基础。企业要在竞争中立于不败之地，除做好人才的培养引进、注重发挥人的主观能动性外，还要不断提高管理水平、整合资源、发挥优势，提升企业的软实力。而做好档案管理工作，是提升企业管理水平，服务企业发展的有效手段。只有不断更新档案管理观念，积极探索和尝试新的档案管理手段，全面、真实地反映企业整体发展现状和经营成果，才能更好地为企业发展服务。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了企业资源配置的取向和模式，决定着企业的发展和未来，对于实现企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业的市场竞争力具有重要意义。
二、目前企业档案管理中存在的问题
一是重视程度不够。
一些企业的管理者对档案管理工作没有给予高度重视，认为档案管理工作可有可无，部分档案管理人缺乏高度的责任感，良好的职业道德，办事细心的态度，乐于奉献的精神和系统扎实的档案管理理论知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义，还没有形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，企业的档案意识进一步弱化。
二是管理手段落后。
目前，一般档案管理都采用一台微机、一套软件的管理办法，档案管理手段落后，档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案管理技术落后的主要原因有以下几点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的认识，投入不足;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有发挥应有的作用;三是管理不规范，有的虽有微机和档案管理软件，但档案并没有录入电脑，还主要按手工方式管理利用，档案工作缺乏制度化的管理程序。
三是管理不规范
企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，各部门档案想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。有的企业发展较快，档案管理人员调整频繁，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，间隔时间太长，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。一般企业单位，档案室作为一独立科室，在行政上无法对其他科室、部门进行管理，涉及档案管理、移交时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，各项工作开展起来也较为困难，现在有些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还，有遗失现象。
四是缺乏长期性、连续性的发展规则。
企业档案工作在各级领导和有关部门的督促下开展的达标升级工作，在短时间促进了档案管理水平的提升，取得明显效果。但达标过后，就出现后劲不足，没有建立长效机制。再由于部分干部对档案管理的重视程度不够，对档案在企业中的重要作用认识不足，甚至有的认为档案室就是资料存放的地方，在某些人眼中甚至成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
三、以规范化为抓手提升企业档案管理水平
档案工作规范化是实现档案管理现代化的重要中间环节。要不断创新理念，完善制度，在抓好硬件建设的同时，做实做好基础性工作，不断提高档案管理规范化水平。
(一)公文制发是推进档案工作规范化的基础性前提。公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的'怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化，因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化管理打下牢固的基础。首先公文用纸质量要好，纸张尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式尽量统一，便于立卷装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，落款是否与公文一致，有无日期等。三是字迹要清晰。不论是草拟公文，工程图纸、合同，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
(二)实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化的关键环节。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化的最大问题。档案工作规范化的根本目的就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主，这不仅是我们在工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱，二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度，提高档案利用的效率。三是在坚持“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化管理奠定坚实基础。
(三)提高案卷质量是推进档案工作规范化的可靠保证。实践证明，案卷材料收集的是否完整决定和影响着档案的价值，而立卷的方法与案卷装订质量则可能决定和影响着档案工作的规范化、标准化。因此，在推进档案工作规范化的工作进程中，我们必须一方面注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
(四)创新档案管理模式是档案工作规范化的发展趋势。随着数字化、网络化的发展，档案本身也不断发生变化，依赖电脑识别的电子档案越来越多。传统的管理模式已难以适应社会发展的需求，存在着档案管理模式落后、管理科学化水平低下、档案管理现代化意识不强，硬件设备和技术落后、基础工作差等问题，各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，造成了档案材料更新速度慢、整理归纳所需周期较长、编制检索工具中出现求“多”不求“精”等现象。为此新时期档案管理工作的创新日显紧迫，信息化、人性化、服务化的发展趋势对当前的档案管理提出了新的挑战，要在管理手段，管理方式上区别于传统档案管理，突破人工整理档案的局限，逐步实现档案管理现代化。