什么是基层？词典给出的解释是“各种组织中最低的一层”。这就意味着，就档案部门而言，基层就在乡村简陋的档案柜，在基层单位的档案室，在整理修复档案的操作间，在提供利用的接待服务窗口，在档案库房的角角落落，在档案宣传的街头巷尾，在档案业务指导的一线，在档案执法检查的现场……笔者认为，档案干部下基层，就是要深入这些档案工作一线，要深入一线就应努力做到“三要三不要”，以期收到吹糠见米的良好效果。

　　要“真和实”，不要“假和虚”。档案干部下基层就要真正沉下去、实打实地苦干，要着眼于了解基层档案工作实情，立足于解决基层档案工作实际问题，牢记多为基层档案人员办实事的目标，自觉承担为基层档案人员服务的责任，要做“真正沉下去和基层档案人员在一起、实打实为基层办事的人”。而不要“没干先吹上、干出一分要吹出三分”，不要做“到基层转一转、吹一吹就走的人”。否则，只会让基层反感，产生心理上的隔阂与疏离。

　　要“四带”，不要“打、抖、端、拿”。档案干部下基层要带着感情、带着真诚、带着问题、带着任务，要饱含对基层档案人员的深厚感情，丢开面子、放下架子、扑下身子，与基层档案人员坐在一条板凳上，面对面掏心窝，心贴心聊家常，只有这样，才能真正了解基层情况，并从基层档案工作实践中激发灵感、寻找对策、汲取智慧。而不要打官腔、抖威风，更不能端架子，拿腔拿调“吓唬基层”。否则听到的要么是一堆假话，要么是一通应景话，很难听到真声音，找到真问题，摸到真底子。

　　要融入基层，不要“秀”在基层。档案干部下基层要有责任意识、担当精神，要把个人放得低一点，把基层档案部门利益看得高一点，真正把自己融入和深入到基层档案工作中；把官位看得轻一点，把责任担当看得重一点，真正做一名重责任、敢担当的好干部；把名利看得淡一点，把为基层服务做得实一点，用真心真意的情怀、实打实的行动为基层档案部门谋利益、办实事。而不要当思想不重视、行动不积极、疏远群众、影响形象、不拿下基层“当回事”的干部，更不要当“与工作对象约个时间地点、匆匆‘接头’说几句、问个数字填个表、打声招呼转身跑”的“接头干部”。否则，下基层就成了“秀”基层，很难收到预期的效果。

　　跟往常一样，我在早晨上班的路上买咖啡，一般对话都是“外带吗？”“是的。”“需要额外加奶油和巧克力碎吗？”“是的。”“您有贵宾卡吗？”“有。”“需要小票吗？”“呃，好吧……”不由分说，店员已将小票塞进我的手里。我发现小票上的一行字“请妥善保存小票”。在放入钱包时，我看到另一张在酒吧消费的凭证上写着“此联发票由顾客留存”。这时，我的职业病开始作祟：“保存多久？为什么我需要这张小票作为记录？是法律规定的吗？这对我未来的传记作家书写我的人生有帮助吗？”

　　如果钱包里塞满了各种各样的小票，对于普通人来说很不方便，所以应该定时对其整理分类。由此我联想到，大型机构和政府部门的工作人员每日面对的文件数量更多、内容更繁杂，如果不明确什么文件该保存，该保存多久，这的确是个大问题。

　　诚然，人们不能把所有文件统统保存下来，更何况保存的成本很高，即使是存储数字格式的文件花费也不低。另外，根据《信息公开法》等规定，机构除了要保管档案文件，还要履行对其维护、展示、搜索等法律责任。

　　相比“保管”一词，我更喜欢的是“合理处置”这一说法，处置含有清理之意。每个机构都希望自身的文件系统高效运转，清理掉冗余和不再有用的信息，这样做的好处在于能够节省经费、空间、电力等资源。所以我们为何不换个思路思考：机构可以合理处置哪些文件而不是该保存哪些文件。

　　请注意，我说的是合理处置，合理非常关键。因此，千万不要因为听到某个家伙不负责任的言论，就冲动地将办公服务器全部格式化，这样做的后果是无法弥补的。合理处置文件信息需要考虑以下四个因素：

　　1.信息是否对机构当前的业务具有实用或指导价值。在进行每月收支统计时，类似我在文章开头提到的咖啡小票这样的消费单据可以提示我把钱花在哪里、花了多少，一旦我审核完对账单，这些小票对我来说便不再具有实用价值。机构需要保存那些有助于未来制定政策或作出合理决策的文件信息，所以从这个角度思考什么样的文件信息是有用的，什么信息是可以取代的。

　　2.信息是否对本机构业务工作具有法律价值。据我所知，英国法律并没有对保存咖啡消费类的凭证作出要求。但是一定要明确，英国法律关于某些特定文件信息的保存规定，所以弄清楚你所在行业存档方面的法律框架，对于合理处置文件信息很关键。

　　3.信息对于业务工作是否具有经济价值。试想一下，如果我购买了一杯世界上最珍稀品种的昂贵咖啡，那么也许在某一天，购买咖啡的小票也会变得价值不凡。鉴于我早晨买的只是一杯寻常的卡布奇诺，所以小票并无任何经济价值可言。

　　4.信息对于机构是否具有历史价值。假设一下，在买了这杯咖啡之后，我向女友求婚了或突发某个震惊世界的消息，出于个人感情原因，我也许会保存下与难忘事件有关的细枝末节的东西。如果购买咖啡只为提神醒脑，是工作日清晨的一个惯例，那么购物小票是完全可以扔掉的。针对机构产生的政府文件信息，英国国家档案馆作出了关于需要永久保存的历史文件的规定，并为所有保管公共文件的机构提供必要的帮助和支持。

　　参考以上四个因素，我对钱包里的各类小票进行了“减负”。希望我的经验对你在合理处置文件信息时有所助益。

　　另外，请牢记，如果你准备按照这四个原则对本机构所存的文件信息进行价值判定，请确保在文件生命周期的最初阶段就开始这项工作。如果拖到文件形成10年之后才开始做这项工作，不仅不会对哪些文件应该归档有更明确的认识，反而会影响判断的准确性。

　　杨太阳 编译

　　原载于《中国档案报》2014年8月28日 总第2653期 第三版

　　

联合国教科文组织及“世界音像遗产日”标志

　　设立“世界音像遗产日”的主要目标是：提升公众对音像遗产保存必要性的认识；为在国际、国家和地方层面举办音像遗产的具体庆祝活动提供机会；重视音像档案的利用；吸引媒体对音像遗产问题的关注；提升音像遗产的文化地位；重视濒危的音像遗产，特别是发展中国家的濒危音像遗产。另外，通过设立“世界音像遗产日”还可以与政治机构建立联系，筹集经费，共同推进音像遗产的保存。

　　为“世界音像遗产日”而开展的相关活动包括：音像遗产保护徽标设计比赛等竞赛；由国家级的电影档案馆、声像协会、电视台或广播电台以及政府联合开展的地区项目；关于保护重要声像档案重要性的小组讨论、会议、公开演讲以及特别的电影展映活动等。

　　据2013年联合国教科文组织网站的统计数据显示，在入选世界记忆工程《世界记忆名录》的301个项目中，有57项是具有重要意义的音像档案遗产或音像资料。其中，电影或视频占14项，音乐或录音占23项，照片或图像藏品占9项，其他音像资料为11项。

　　原载于《中国档案报》2014年10月23日 总第2675期 第三版

　　1899年5月24日，中国移民在加拿大温哥华。 （加拿大国家图书档案馆馆藏）

　　在加拿大亚裔移民中，中国人占据着一定的比例，在“亚洲遗产月”中，加拿大图书档案馆借此机会，开展了有关华裔移民历史的宣传活动，并开放了一批1885年至1949年的华裔移民档案。加上此前已开放的同类档案，加拿大国家图书档案馆的华裔移民数据库现已在网上开放98361份档案供人们查阅，档案内容包括当时华裔移民者的照片、姓名、年龄、出生地、出行港口、出行日期、所乘轮渡等信息。

　　华裔移民数据库分为华裔移民综合登记信息、新威斯敏斯特港口华裔移民登记信息、纽芬兰往来登记信息3个子系统。华裔移民综合登记信息库的内容由当初的加拿大中国移民服务总部创建，包括所有于1885年至1949年间由中国本土前往加拿大的移民注册信息，一些最早的记录可以追溯至1860年。这些档案是按照移民者抵达加拿大后在渥太华提交信息的日期进行排列的。

　　新威斯敏斯特港口华裔移民登记信息库的时间跨度为1887年至1908年，主要为1887年至1898年间及1907年至1908年间，在英属哥伦比亚地区的新威斯敏特港口注册并交付人头税的华裔移民档案。这是加拿大目前所知唯一尚存的、由所经港口注册的移民档案。这些档案是参照数据公布的先后进行排序的。

　　纽芬兰往来登记信息库有两个表单。第一个是依照1906年颁布的《纽芬兰中国移民法案》对进入纽芬兰的华裔移民进行登记的名录，共384份，时间范围为1910年6月4日至1949年3月26日。第二个是短期或永久离开纽芬兰的华裔移民者名录，共436份，时间范围为1906年9月6日到1950年2月24日。

　　为方便移民档案的利用，加拿大图书档案馆已将这些档案进行了数字化，以JPG格式和PDF格式传至网络终端，其中纽芬兰往来登记信息库还提供了全文数据版本检索，可供下载或直接打印。利用者可通过姓名、注册时间、证书编号3项进行检索。在检索中，会显示相关条目的概要，供利用者参考。网站还提醒利用者，这些历史档案中很可能存有错误、缺漏、辨识困难等问题，所以在查询时应采用模糊检索的方式。如果利用者在档案中发现了错误或有修改建议，可点击专门链接进行反馈。

　　另外，考虑到利用者可能还需查阅其他相关资源，加拿大国家图书档案馆在其网站上提供了同类馆藏资源的链接，如“华裔移民档案集”“族谱与家庭历史：华裔移民档案”“1858年至1947年，早期华裔加拿大人”“既来之，则安之：加拿大移民往事”等其他档案馆的数据库。

　　值得注意的是，在关于华裔移民档案的开放说明中，加拿大国家图书档案馆多次强调要借此回顾并纪念加拿大华裔在历史上为加拿大的发展与繁荣所作出的贡献。早年间，华裔移民在加拿大艰难求生时饱受屈辱，他们基本上都从事着底层的工作。在历史上，加拿大曾爆发过3次华裔移民潮，第一次是1788年，最初抵达英属哥伦比亚地区的一批中国工匠与商人开始在这片陌生的土地上探寻生路；1858年，又有一批从旧金山迁来的中国淘金者到达英属哥伦比亚地区，在当地从事建设工作；19世纪80年代，成千上万来自中国的年轻人奔赴加拿大，投身于太平洋铁路工程的建设。

　　随着华裔移民的大批量涌入，加拿大政府开始对中国移民颁布各类限制性规定，其中包括一项在现在看来很不可思议的“人头税”。1885年，太平洋铁路竣工后，加拿大政府颁布了《中国移民法案》，试图通过对每个移民征收50美元的人头税，以限制中国移民。该法案对外交官、游客、商人、科学工作者和留学生以外所有进入加拿大的中国人强制执行。随着时间的发展，这项“人头税”不断增长，到1900年时已经涨到100美元，1903年时则高达500美元。1923年，加拿大政府为了进一步加强管制，颁布了一项全面禁止中国人进入加拿大的《禁华法案》。直到1947年《中国移民法案》被取缔时，这种限制才最终得以放开。同时，向中国人收取“人头税”的规定也被完全废除。

　　近现代以来，华裔移民在加拿大的地位已经发生了翻天覆地的变化。岁月虽已远去，但由于档案的完好留存，使得加拿大华裔移民在建设加拿大的那段非凡历史并没有被遗忘，他们的历史功绩将会被永久铭记。

　　原载于《中国档案报》2014年11月13日 总第2684期 第三版

　　前不久，云南省档案馆面向全省征集全国“五一”劳动奖章和全国“三八”红旗手获得者的个人档案资料。通过多方调查走访，截至目前，省档案馆已征集到了2012年全国“五一”劳动奖章获得者、云南磷化集团晋宁磷矿铁路队李文洪的个人档案，迈出了本次征集工作的第一步。

　　李文洪是一名装载机司机，自1991年12月参加工作以来始终从事装载机操作工作。由于业绩突出，他先后获得过集团“青年岗位能手”、先进生产工作者、优秀职工、装载机技术比武第一名，以及省级劳动模范、全国“五一”劳动奖章、特殊贡献高技能人才等荣誉和称号。

　　省档案馆征集像李文洪一样的全省劳动模范和基层先进人物的档案材料，是因为这些人不仅为社会作出了突出的贡献，更是推动社会生产力发展的代表。他们身上凝聚着艰苦创业的精神、忘我劳动的热情、无私奉献的情怀、开拓进取的意识；他们集中体现了良好的职业道德和爱岗敬业的风范，是值得广大群众和党员干部学习借鉴的好榜样。据悉，省档案馆将建立专门的个人档案全宗对征集到的档案资料进行规范管理。

　　原载于《中国档案报》2014年12月4日 总第2693期 第一版

　　日前，一对中年夫妻周某和叶某急匆匆地来到安徽定远县档案馆调阅大厅，要求查询婚姻登记档案，定远县档案馆调阅大厅工作人员热情地接待了他们。

　　据了解，这对夫妻在定远县某乡镇中学上班。他们勤俭节约凑足了首付，利用住房公积金，打算在定远县某小区买房子，但是在办理住房按揭贷款时遇到了麻烦。原来女方结婚证上的姓名与身份证上的姓名有一个字同音不同字，无法顺利办理住房按揭贷款，县民政局要求他们出具有效的婚姻登记档案才可以帮他们变更结婚证信息，将结婚证上女方的姓名改成与身份证上的姓名。

　　根据这对夫妻的描述，定远县档案馆调阅大厅工作人员在核实他们的身份信息后，通过馆藏档案数字化管理平台，利用馆藏婚姻登记档案全文数字化信息管理系统，迅速找到了他们的婚姻登记档案，然后打印，并将其盖章后交到他们手上。他们顿时喜笑颜开，激动地说：“这个婚姻登记档案，帮了我们大忙，这下我们可以顺利办理住房按揭贷款了。档案的作用真大，真是非常感谢你们！”