摘要：人民法院的档案真实地记录了人民法院的审判工作和其他各项活动，是国家档案的重要组成部分，是展现法院工作历史面貌的重要凭证。随着社会经济的不断发展，人民的维权意识也不断的提高，使得法院档案的拥有量和使用量日益增多，规范化、科学化、信息化的档案管理工作也显得尤为重要，新时代如何更好的做好基层法院档案管理工作，是摆在我们面前的一个新的课题。

关键词：基层法院 新时代 档案管理

基层人民法院的档案工作是国家档案工作的重要组成部分，它既是人民法院审判、执行活动的真实记录，也是社会的宝贵财富。人民法院档案工作既是基础工作，也是保障工作，它是展示人民法院审判历史面貌的重要凭证，也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。新时代下，基层法院档案的拥有量和使用量日益增多，这也对基层法院的档案管理工作提出了更高要求，基层法院的档案管理工作也必须步入一个新的阶段。我们要在充分认识基层人民法院档案工作的特点及存在的问题基础上，把基层法院档案管理工作纳入科学化、规范化、制度化、便捷化的轨道，使其更好地为审判工作服务，更好地推动法院各项工作的顺利开展。下面笔者就基层法院档案管理中存在的问题及解决对策提出一些自己的看法。

    一、基层法院档案管理实践中存在的问题

    （一）档案数量急速增长

档案数量急速增多的原因主要有：

    1.经济的飞速发展导致出现了一些新型案件，尤其是小标的的经济类纠纷案件急速递增导致了基层法院档案数量的快速增加。以笔者所在法院为例，该院自2016年成立以来，仅诉讼档案数量以年均5000卷的速度递增，与日俱增的档案数量与基层法院有限设施形成鲜明对比。

    2.民众的法律意识显著提高，越来越多的民众平时注意学习法律法规及国家的相关政策，用法律维护自己合法权益的思想已经形成，所以他们在权益受到侵害时会选择诉讼的途径解决纷争，这也在很大程度上导致了法院档案的增加。

  （二）档案管理模式不科学

    1.人员配备相对不足。依照相关法律规定，保存档案一万卷（件）应该设专职档案员一名，以此为基数，超过部分每超过一万五千卷再增配一人，但实际上大部分基层法院的专职档案员仅有1－2名，导致不能按时按量完成规定的工作任务。笔者所在法院目前档案卷数已超3万卷（件），但专职档案员仅有1名。周边好多基层法院档案卷数大多已超过15万卷（件），但专职档案员最多法院仅配备了3名。

   2.档案管理硬件设施不完善。档案数量的增多，需要更大的库房来容纳，然而各地基层法院在进行办公楼等基础设施的建设时，大部分往往因财力、物力有限而忽略了档案库房等设施的建设和配置，使本已严重不足的档案管理设施、仓库更不能适应新形势下档案管理的工作需要。

  （三）归档不及时。

    归档不及时，严重影响了档案工作的顺利进行。审结的案件就应该及时归档，以便于保存和利用，但是由于种种原因大多数基层法院的案卷没有及时归档，如有些已经审结的案件超过了归档期限而没有归档，还有一些公告、执行、上诉案件因为结案周期长而延后了归档时间，这都给基层法院档案管理工作带来了不便。以笔者所在法院为例，每月未能按时归档现象时有发生。

  （四）档案管理的信息化进程缓慢。

    近年来，随着法院档案信息化建设不断推进，大部分基层法院档案管理中已完成历史纸质档案的数字化录入工作。但是，基层法院档案管理的信息化进程仍然非常缓慢。有些基层法院档案管理中仍存在数字卷宗的使用率不高、扫描后形成的数字档案存在一定质量问题等。以笔者所在法院为例，诸如清晰度不够、缺页、案件信息录入不完整等现象时有发生，这都给基层法院的档案工作的顺利进行带来了一定阻力。

    (五)卷宗质量不合格。

多数基层法院现在经常检查档案的超期归档情况，书记员急于将卷宗归档，再加上档案员对卷宗质量的检查不够细致，存在质量问题的卷宗未得到有效整改，使得卷宗带病入库。以笔者所在法院为例，卷宗档案中存在的质量问题大致有如下两个方面：

    1.卷内材料不全。卷内材料不全是档案工作的一个严重问题，因为如果保存的是不全、不完整的档案，待日后查考时就说不清该案卷的来龙去脉。特别是诉讼档案，如果卷内文件短缺，就无法了解该案是否判决，根据什么判决，判决是否已送达、执行等情况。如果日后当事人提出异议需要复查时，短缺材料的档案就不能作为依据，当事人的问题解决不了，法院的公正形象也必将严重受损。

    2.卷内材料填写不工整、排列顺序混乱。多数基层法院都存在卷宗封面和目录、备考表填写不全、装卷不整齐、书写不工整、装订反页等问题。这种马虎装卷、马虎归档的行为是严重缺乏档案法制意识的表现。

    二、对策与建议

  （一）加快档案管理硬件设施的建设。一是要建成一至两个容量充足具有现代化硬件设施的标准库房。保证库房安全，保护措施落实到位，设置独立的阅卷室，确保库房、办公区和阅卷室的“三分开”，以适应因新时代新型案件的增加而增加的卷宗需求。二是要严格按照档案保管“八防”要求，配置密集架、空调、去湿机、温湿度测记仪、避光窗帘、防盗监控器、防盗门等设备。三是要配置计算机、打印机、扫描仪、复印机等设备，为进一步规范和提高档案管理水平，创造良好的物质条件。

  （二）提高相关人员素质，转变档案管理理念。基层法院在档案管理上应当时刻关注不断变化的社会和人民群众对档案的利用和需求，以社会和人民群众的需求为导向，不断完善档案服务功能，不断改善服务条件，树立以人为本的服务理念和司法为民的宗旨，与时俱进，不断创新，创建多种形式的服务。所以我们应加强领导，加强对相关人员业务素质的培训，强化责任感与为人民服务的精神，简化查档手续，实行“一站式”服务模式，在严格审查查档人的身份后，尽快予以查档，避免出现查档人为查找一份档案，要跑好几趟法院的情况，真正建成便民档案体系，使档案工作成为法院司法为民工作的一个组成部分。

  （三）必须及时归档，建立归档限期制度。应当按期将案卷材料整理装订后送档案室审查、归档，并严格办理移交手续，编制归档目录，做到归档及时、归档文件材料齐全、规范。同时制定借卷登记审批制度。法院内部人员借阅、查阅档案的，应将借档人姓名、所在部门、时间、件数等信息登记备案；法院外部人员借阅、查阅档案的，对所借档案的借阅人信息及时登记，并由分管档案管理工作的领导审批是否同意借阅、查阅档案。

  （四）加快卷宗管理信息化进程。电子档案比纸质档案更稳定、更方便，更有利于长期保存和提供利用。纸质档案更直观，也方便阅览，但纸质档案不易保存，易受潮、受虫蛀。当前有众多基层法院中重纸质而轻数字的档案意识一直居高不下，对纸质档案的数字化处理进程一直很慢。因此，要加强电子档案信息的标准化建设，要提高对原始纸质档案的录入速度，要逐页扫描，杜绝出现缺页、不清晰等情况，保证扫描质量。争取早日实现档案的数字化、信息化，逐步实现软件档案管理。

  （五） 严把卷宗质量关。不定期地对各部门归档卷宗数量、卷宗质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况进行评查，并不定期公布结果。对优秀的集体和个人进行表彰，不合格的要予以通报批评。各业务庭审判员、书记员及相关人员要充分认识到卷宗质量的重要性，摆正思想，端正态度，认真工作。档案员在收卷时要严格审查，有问题的卷宗坚决不能接收，从源头上消灭质量有问题的卷宗。

    人民法院的档案工作是展示人民法院审判历史面貌的重要凭证，也是做好法院各项工作不可缺少的重要环节和条件。随着社会经济的飞速发展，各种冲突不断涌向法院，导致档案数量日益增多，档案内容也是日益丰富，档案信息载体多样，对法院档案管理工作的要求也是越来越高。要使基层法院的档案管理符合“司法便民”的理念，必须加强档案人才的培养，加强基础设施建设，严把卷宗质量，做到及时归档，实现卷宗管理信息化，这样才能实现“司法为民”的宗旨，才能保证基层法院档案工作长效、良性的发展。（供稿：朱倩）

档案管理是行政管理工作的一部分，它为企业的各项规章制度的制定提供了管理的参考依据，况且想要制定有效的管理制度就需要依靠档案来进行参考，因此档案在某些方面为管理工作提供了决策的依据。

近日，匡易档案应邀参加合肥兴泰金融控股集团档案管理培训会。并就兴泰控股集团档案管理进行系统深入的交流探讨。

此次交流会上，公司负责人徐文龙先生从企业档案管理工作着手，分享交流了档案管理过程中的3大工具的应用、档案整理过程中10大流程和3大注意事项。培训会议结束后，应邀参加了相关讨论会。

通过参加此次档案管理知识培训会，档案工作人员不仅熟悉了档案业务工作的各个环节、步骤，而且还掌握了各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实了理论基础。

鸿博匡易档案一直秉承“长久服务，成长陪伴”的服务理念，为兴泰控股集团提供安全、高效、系统、专业的档案服务。此次档案管理培训会，通过高标准高要求的档案整理专业度知识得到客户的信任，提升了客户的档案信息化管理水平，为客户的档案管理利用奠定了基础。

人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，更新人事档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等，是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。

一、人事档案现状及存在的问题

1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2.人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

5.档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。

二、人事档案管理对策及思考

1.严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及时催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。

2.强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。

3.健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

4.建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

5.积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

6.提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

7.加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。

总之，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

一.强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用

对于档案管理人员来说应根据新时期的特点，解放思想，转变观念，树立全新的服务意识，打破传统的封闭型服务模式，建立开放型、超前性服务模式，主动了解社会需求，进行专题分析研究，大力发掘馆(室)藏中的各类信息，运用各种现代化技术手段加大档案信息资源的综合开发，为社会提供高效能的档案信息服务。这样才能形成一个档案工作的良性循环，唯有如此，全社会的档案意识才会真正得到增强。

二.做好档案工作全程服务意识

1.做好档案开发利用工作效果的全程服务，实现档案开发利用工作的价值

在做好超前服务和参与服务工作后，及时总结、归纳、汇集和分析各种利用效果的数据，从中发现问题，找出规律，全程做好服务。看档案开发利用工作到底为业务工作提供了哪些服务，解决了什么问题，取得了哪些社会和经济效益;看档案工作自身存在哪些薄弱环节和不足之处，如档案材料收集是否齐全，整理是否系统，组卷是否合理，鉴定是否准确，检索工具是否实用等。

2.做好全程服务，加强重点档案信息资源的二次开发

在全程跟踪服务过程中，通过对使用单位的调查、借阅内容的统计、使用方法的分析、编研实用性的排列等，对开发利用工作中使用过的档案实体有一个全面的了解，从中发现使用频率很高、查阅单位众多、利用人次频繁、涉及范围广泛的档案材料。这部分档案信息资源将是下一个或今后若干个开发过程中所需要和不可缺少的，也是在即将到来的利用高潮中，需要大量查阅和利用参考的。

为此，应该在进一步的.追踪服务中，掌握好档案信息的回溯性、本源性、凭证性、连续性和内向型，并与相关的文献、资料、情报和其他形式、载体的信息资源汇总融合，进行二次加工提炼，形成新的更具针对性、更切合实际，具有更高价值和水平的二次文献，以满足新的一轮实用需求。

3.做好全程服务，完善档案开发利用工作的分析和预测

首先应对过去阶段利用状况进行全面分析，为下一阶段提供利用打好基础。如档案利用数量、范围、卷次、类型，以及利用者类型、职业、要求、心理状态、用途划分等;其次要对过去阶段利用特点进行分析，提取最具本部门业务特色的典型实例，以及对过去利用方向的热点、敏感点和主要工作类型，加以分析和论证;第三要在前两点分析基础上，对下一阶段开发利用的方向进行预测，包括具体业务部门的需求，发展动态分析，重点利用方向的跟踪调查以及周期性需求变化等等。

三.提高档案信息资源的开发利用水平是档案工作的根本

档案收集、管理的主要目的是为了利用，利用才能充分显示档案的价值。因此，档案工作者应加强开发利用档案信息资源意识，通过为国家、社会乃至学校各项工作提供全方位的服务，以充分发挥档案的作用。

在当今信息化时代里，如果档案工作仍停留在收集、整理、保管及被动提供利用的水平上，是适应不了形势发展需要的。因此，在开发利用档案信息资源方面，档案工作者首先要解放思想，更新观念，从封闭型的档案管理体制中摆脱出来，变被动为主动，改变过去那种坐等守摊的状况。

四.实现档案管理工作创新的途径

1.思想观念的创新

观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。

2.管理方式的创新

档案馆(室)虽然收藏有丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，人们仍然会感到馆藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以，必须在充实馆藏内容，提高馆藏质量的基础上，有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

3.服务方式的创新

如何更好地创新服务方式，需要我们在实践中不断发现新的档案需求和更好满足需求的服务方式。在工作中，要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性;要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新，使档案管理工作与国际接轨。

档案是客观事实的真实记录，具有重要的历史价值和参考价值。

然而，在日常的储存和利用过程中，纸质档案极易受到自身因素、不利环境条件和人为因素等影响，会有各种各样的损害，如肮脏、破裂、纸损、虫蛀、字迹褪色等。

轻则影响辨识和外观，重则影响档案的寿命甚至无法利用。

因此，档案工作人员必须重视纸质档案的保管和修复。

一、影响纸质档案寿命的因素有哪些？

1、污渍的危害

纸质档案在保管和利用的过程中，尤其是在查阅和整理的环节，由于不利环境条件或人为因素的影响，以及档案人员或使用者的粗心大意会导致档案受损，有时会沾上泥斑、油斑、腊斑、霉斑、铁锈斑等，这些污渍一旦沾上，很难完好去除，这不仅影响了纸张的美观，甚至影响字迹的清晰度，严重的可能会腐烂，导致重要的档案信息丢失。

2、受环境影响大

纸质档案具有脆弱性，其在移交的过程中，若保管的条件无法保证，很容易受到外部环境的影响。例如，在运送途中，纸质文件会因为高温、高湿、灰尘、有害气体等发生损耗。

然而，当前政府和一些企事业单位对档案建设的关注程度不够，缺乏金融投资，纸质档案保管条件恶劣，相关设备设施配备不齐全，部分档案管理人员缺乏档案保护专业知识和技能，使得纸质档案的保管依旧存在严重隐患。

3、纸质档案在使用过程中存在的隐患

纸质档案在库外运行或外借时，受人为因素的影响很大，加之档案的特殊性，一旦丢失很难找到。同时，在档案利用中，部分用户素质低下，长期占据着档案，不及时归还，很可能会造成档案丢失，直接导致纸质档案收集不齐全、不规范。

此外，一些部门缺乏档案观念，为了利用方便，将应归档档案拖延转移，导致档案丢失或档案内容泄露。纸质档案不能完整归档，直接影响了档案信息资源的建设、开发和利用等工作。

4、档案管理人员缺乏专业的档案保护技能

近年来，档案管理人员随着社会的需要不断壮大，但档案修复人才却依旧很匮乏，档案修复工作失去了人才支撑，出现了断层的现象，满足不了对档案管理人员的现实需求，新培养的档案修复人才因缺乏长期的实践和系统的培训，一时还很难发挥作用。

5、书写材料影响纸质文件的存储寿命

纸质档案字迹材料指书写或印刷在纸张上的墨或墨汁、油墨、圆珠笔、复写纸、印台油和技术图纸、艺术绘画制品上的线条材料等。这些书写材料受自身性质和外在环境等因素的影响，会出现褪色、扩散、模糊等现象，直接影响档案的保存和利用。

二、对策和建议

1、掌握必备的去污清洁技术

去污应结合污渍的类别以及纸张和字迹的性质，采取相应的处理方法。处理中要求药剂浓度适宜，防止污渍扩散，处理后要确保档案中没有残留有害物质。

首先，我们要从源头杜绝污染源。管理人员应经常用软抹布、排笔刷等来消除灰尘，对于破损严重的档案应用纱网罩住吸口再吸尘，用吸尘器定期清扫库房，保持库房卫生整洁，减少灰尘对纸张的危害。

另外，有害气体能使纸张变色、褪色甚至损坏纸张，因此必须注重空气污染物的防护，在换气孔道口安装过滤设备，确保进入室内的空气清洁、新鲜。对于已经被污染的档案，一般通过吹、吸清除，如果不行，可用擦、扫、刮的方法，在去除污斑时，要加倍小心，防止将字迹除掉。

档案去污方法很多，干法去污、湿法去污、氧化去污等，档案管理人员必须好好掌握，采用多种方法拯救被污渍破坏的档案，延长其使用年限。

2、改善基础设施建设，减少环境因素对档案的危害

应在空气流通，光线好，防潮、防火、设施好的楼层上设置纸质档案库房，库房要远离所有的危险物品，以防止二氧化碳、灰尘等有害物质和高温、潮湿对纸质档案的影响和损害，同时要注意建筑物本身的排水和防潮。温湿度是影响纸质档案寿命Z重要的因素，控制好库房的温湿度是保障纸质档案完好的重要举措。同时，光也是影响档案寿命的一个重要因素。因此需要采取特定的保护措施，避免或减少太阳光的照射。

细菌、霉菌等微生物也是造成纸质档案的损坏的主要原因。管理人员应该定期对纸质档案进行除尘、除菌工作，并保持档案库房的清洁卫生，减少霉菌的产生。在档案室内的墙壁和地面涂上防霉涂料也是防止霉菌产生的有效措施。管理人员出入档案室应该穿上特定的工作服，对于新的档案材料需要进行除尘除菌后再入库保存。

3、推进纸质档案数字化，减少纸质档案的直接利用

人既是档案保护的主体，又是档案损毁的一个重要因素，人为因素对档案造成的损坏有时是无可挽回的。因此，在档案保护工作中，一定要树立良好的档案保护意识，科学管理档案。纸质档案在利用的过程中很容易受到损坏，随着利用次数的增多纸张逐渐陈旧和老化。为了使珍贵的纸质档案长久保存下来，必须减少对它的直接利用，以此来减少对纸张直接和潜在的损耗。近年来，随着信息时代的到来，数字档案已成趋势，档案数字化建设可以减少对档案的直接利用，有效减少档案损耗，延长档案寿命。

4、加大学习和培训力度，提升管理人员的业务素养和技能

档案管理人员应自觉地学习相关知识和技能，强化档案意识，不断提高自身的工作能力，严格按照技术规范和管理条例有责任心地去管理档案，及时修复受损档案，高度重视档案原件的保护。

当然，领导的重视程度是档案发展的重要支柱，所以领导必须清醒地认识到档案修复人员短缺的实际情况，制定合理的培养方案，组织定期培训工作，缓解档案修复人才紧缺的现状。

5、档案字迹显示与恢复技术

计算机可以将字迹出现褪变或模糊的纸质文件通过档案扫描技术生成数字影像，再利用计算机图像处理技术使褪变的字迹重新显示出来。目前主要有物理法显示字迹和化学法恢复字迹。

物理法显示字迹是利用摄影或计算机技术，将字迹显示在胶片上或显示器上，随之也可以转换到其他介质上加以利用。这样可使档案原件不易损坏，但字迹恢复效果较差。

化学法恢复则是利用化学物质与褪色字迹发生化学反应，在原件上使字迹恢复。由于此方法是化学物质在档案原件上直接与微量字迹材料起反应，一旦失败，字迹将完全消失，造成无法挽回的后果。因此，对于化学修复法，我们一定要慎重使用。

此外，对于纸质文件的存储，我们应当根据制作过程和写作材料进行分类，纸张的制作材料和字迹材料不同，存放的年限也就不一样。不同的文件分开存储，可以避免相互影响和损害，从而延长纸质档案的保存年限。

共享的前提条件是融合档案信息资源，连接信息荒岛

融合数据資源、完成信息共享

档案信息资源共享的方式是应用网络系统传送档案信息，可是出自于安全性和技术性层面的考虑到，更为适合的方法是采用线下导出来，统一融合的方式，来完成档案信息资源共享。由各县区档案馆各自导出来分别已智能化的档案全文及文件目录，再统一交给市档案馆开展融合，终分发送给各县区档案馆，产生“物理学分散化、逻辑性集中化、外地服务项目、各大网站共享”的情况。在这个共享信息网里，档案利用者在全省综合性档案馆中的一切一家，都能够根据跨馆利用的方法，查到其他档案馆的档案材料，真真正正完成了一站式申请办理。

借助通信设备、政务服务平台，完成跨馆核实

针对并未智能化的馆藏品资源，能够 采用的对策是：若內容可定项搜索的，按需调取档案，盖上本馆查看用章后，根据通信设备传送至审理档案馆；若查看的档案內容不准确，但范畴可控性的，承办档案馆根据高拍仪将有关范畴内的档案文件目录转换成电子器件团本，再根据政务服务平台传送给审理档案馆，由审理档案馆递交给申请者自主阅览，经确定后调取全文，并根据通信设备或政务服务平台来完成跨馆核实。