(一)数字档案为管理对象

在新时代信息数据化背景下，企业档案资源也逐渐实现了信息化，企业越来越少的利用纸质档案，不断增加数字载体档案，技术人员可以在计算机中存储这些档案，数字档案具有一定的虚拟性，这类档案可以实现复制和传输等功能。

(二)收集利用为管理核心

在管理纸质档案的过程中，管理人员需要加强信息管理档案，但是落实信息化档案管理工作，企业需要加强整理和保管档案，因此也改变了企业档案管理工作的对象，不断增加了数字档案的数量，企业档案管理工作的重点是高效管理和利用信息化档案。

(三)档案利用方式的信息化

企业在利用纸质档案的过程中，档案管理人员需要来到档案室查阅档案，降低了档案利用率。在新时代信息数据化背景下，可以利用计算机形式呈现出数字化档案，提高了档案查阅和利用的便利性，在网络化应用阶段，可以使档案工作的效率和质量进一步提高。

（一）档案管理重视程度不够

现在发展越来越复杂，传统的档案管理工作已经无法满足现在的发展需求，档案管理重视度不够这是现在面临的一个问题，在管理的过程中，我们需要采取新的方式来解决其中的问题，面对新的发展，档案管理的内容也变得越来越多，传统的管理方式已经无法满足现在的发展，很多技术和内容都需要得到进一步的更新和发展，相关的管理人员意识还不够完善，对档案管理的认识程度还不够高，给未来发展带来了不良的影响。

（二）档案管理方法有待创新

档案管理的方法有待更新，面对新的发展，我们必须要采取有效的方式来针对性地进行解决，融入新的发展观念，解决其中的问题，适应现在的工作需求，满足人们不断提升的愿望，在实际的发展中发挥更好的作用，根据现在市场发展的情况来进行相关的调整。

（三）档案管理规章制度有待完善

档案管理规章制度有待完善，这一点是非常重要的，我们从现在的发展形势上看，档案管理的规章制度还不够完善，不适应现在的工作，我们在进行管理的时候找不到合适的管理方法，给我们的管理工作造成了很大的影响，不能更好地满足现在的发展需求，从而出现档案不全面，档案的质量不高等问题，相关的制度并没有发挥真实的作用，在管理还存在很多的问题。

（四）档案管理信息化系统发展尚不成熟

档案管理信息化进程在不断推进，但其实这个技术并不成熟，目前还没有一个完整的系统，两者还没有很好结合。档案资源的管理和使用都需要一个全面的资源平台，但目前而言，档案管理信息化系统发展尚不成熟。长期以来，档案管理资料的作用只是提供服务咨询和材料证明的作用，在实际的使用和服务上都缺乏创新性的突破，造成档案管理工作仅停留在表层以上，缺乏开发与挖掘的深度，因此，众多的档案管理服务工作无法全面铺开。

（五）档案管理信息化建设缺乏统一的标准和规范性要求

在档案管理信息化的大趋势下，很多地方部门的档案管理都在使用这种模式，但是却没有得到很好的效果，大家都只知道一个大方向，就是将信息化技术应用于档案管理，但是如何具体的运用却没有一个标准。这使得档案管理信息化进程变得缓慢，甚至有些停滞。必须要有标准的、规范的改革操作，才能使信息化技术更好的应用于档案管理工作之中，才能发挥它的最大效用。但是目前而言，我国的档案管理还缺乏标准化的建设，对于信息化技术在档案管理中运用相关规范和具体要求尚不健全。

（六）档案管理信息化工作存在较大的人才缺口数字技术的创新形式及其在档案管

业务发展中的应用需要具有专业素养的档案管理信息化的人才。然而现在我国对档案管理领域的人才培养还没有给予足够的重视，这门学科并不受很多人喜欢，而且由于大学开设相关专业的课程很少，因此在人力资源市场上这种人才少之又少，人才缺口很大，很难满足当前信息化档案管理工作的需求。

档案信息化管理的优点

（一）提高办公效率

在传统的档案管理工作中大多数工作都会通过人力解决，导致所有的工作人员都承受着非常大的工作压力，无论是资料的收集还是整理只能依靠人工的力量，因此在工作人员工作的过程中可能会出现失误，甚至可能会造成档案丢失的情况，在进行档案记录工作的过程中，部分工作人员可能会因为字迹问题导致信息误解情况，因此，曾经的档案管理工作是非常复杂、困难的，错误出现的频率较高。在将信息化技术应用于档案管理工作后，该项工作不仅流程变得更加简单，而且不管是收集档案还是对档案进行分类等都得到了简化，让工作人员的档案管理工作变得更加轻松，并且还有效提高了工作效率。

（二）方便资源共享

传统档案管理工作中对档案进行查阅是十分复杂的一件事，要求工作人员对档案进行逐个查找，很难在短时间内就找到一个文件，工作内容复杂且困难，因此信息查阅工作频率非常低，所以信息共享也很难实现，许多信息都因为查找困难而不能发挥任何作用，是十分浪费的。在使用信息化技术对档案进行管理的工作中，可以把所有档案按照不同种类分别进行储存，档案管理变得更加系统，档案管理中的各项工作都变得更加简单了，人们能够在网络平台上获取需要的文件，对各种信息数据都可以非常快的获得，实现资源共享。

（三）有效提高了传递速度和传递的安全性

负责档案管理的工作人员有时需要向个别部门传递他们所需要的文件，传统的文件传递大多是使用邮政系统，需要消耗很长时间，而且可能会受到多种突发因素的影响，引起各种事故，比如文件丢失或损坏等，因此这是非常危险的一个选择，会给各部门的工作都造成非常大的影响。在使用信息化技术进行档案管理工作后文件传递则变得十分简单，可以直接使用网络向对方进行传递，不仅速度快，而且安全性更高。

创新档案管理理念实现管理信息化的途径

（一）建立健全档案规范体系

要想在信息化时代使用信息技术做好档案管理工作，健全的档案规范体系是一切工作的基础，能够统一管理工作的各项标准。在传统的管理工作中有很多缺陷，管理工作质量较低，档案管理工作的作用没有得到充分发挥，现如今，档案管理工作缺少统一标准，信息化技术的覆盖不彻底，所以，我们必须要有一个健全的管理规范体系，提高档案管理工作的质量。

（二）提供技术支撑

信息化的档案管理工作必须要有更多先进技术的帮助，技术是进行一切工作的基础保障，所以，一定要向管理部门提供技术支持。信息化的档案管理应该在APP上进行工作，要针对档案管理工作进行应用开发，除此之外，为了提高管理工作效率，管理软件要和自动化的办公系统结合到一起。先进的设备同样也是信息化管理的技术保障，有效提高管理工作效率，减轻工作人员压力负担，保护他们的身体健康。

（三）对档案管理的软硬件设施进行更新

我们需要更新档案管理的软硬件设施，这样才能提高档案管理的质量和效率，从而将重要的内容得以保存，减少问题的出现，现代化的设备能够实现更好的效果，全面进行管理，并且能够应对各种问题和困难，达到更好的效果，使得重要的内容得到准确的保存。在实际的发展中，档案管理人员需要学会熟练的操作相关的设备，还需要对软硬件设施进行及时的更新，这样就能保障数据的完整性，还可以进行分类整理，提高档案管理的水平。

对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上电子档案管理的几个关键问题的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定

1、原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

2、真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案管理的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。

3、完整性问题。电子文件、电子档案管理内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

4、安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。

1、企业档案归档困难：

工程建设的文件材料收集不全，归档困难

我们都知道没有哪个企业的工程建设是一蹴而就的，一些大型的工程建设往往需要持续很长时间，半年、一年甚至几年都是非常常见的。在此期间。由于产生的文件材料很多，经手人员也很复杂，而且有许多工程建设的图纸、图样是要被带到施工现场去的。如果没有专门的人员负责跟踪和监督，很容易出现文件收集不全的情况，更别提完整归档了。

下属单位和派出机构的文件归档困难

许多企业纷纷改制，摒弃了原有的单一管理模式，集团公司下面可能设有多个股份有限公司或分公司。产权关系的错综复杂和企业组织机构的分散布局给企业文件材料归档工作带来了不少困难。目前，企业档案部门对下属企业、外派机构的档案工作监督指导检查的力度普遍偏弱。对全资、控股、参股企业的档案工作的监督指导几乎是空白。放任状下。有的企业外派机构多年也不见有文件材料归档：全资、控股、参股企业成立多时也未见有文件材料移交。可以说，复杂的企业管理模式带来的文件材料归档难的问题是企业档案管理部门近年来新添的又一道难题。

非正常收发渠道的文件材料归档难

随着经济活动的频繁和对外交往的日益增多。文件材料载体和内容都发生了较大变化。诸如合同、协议、联络书、备忘录。企业间互赠的纪念品、名人题词、书画等。这些文件材料文书处理部门很难控制。档案部门又无从知晓，加之有的部门或个人会有独居奇货的欲望，它们的归档要比红头文件难得多。

2、企业档案保管方面的问题——企业信息化建设进程加快，实体档案保管模式难以为继。

随着信息化的到来和深入，企业在各项活动中形成越来越多的数字化信息，传统的企业档案实体保管模式已无法满足企业档案保管的需要。电子环境下的企业档案信息的保管问题日益凸现，亟待解决。在很多企业中，由于没有实现办公自动化(OA)、管理信息系统(MIS)、客户关系管理(CRM)等应用系统的开发和利用，也没有实施管理或管理不当，导致电子文件、档案处于“游离”状况，企业“记忆”面临丢失的危险。

3、档案提供利用方面的问题——档案信息资源封闭分散，提供利用水平低。无法提供系统服务。

传统意义上的档案往往带有私密性的色彩，按照有关规定，相当一部分的档案是不允许个人或部门随意查看的。比如干部人事档案、科技档案、数据报表等。当确实有查找利用档案的需要时。利用者必须出具相关的证明，履行特定的手续。并且绝大多数的档案是不允许带出去的，只能在档案馆室内由专门人员协助查阅，时间和空间上有很大的限制。由此导致档案的查找利用率很低，档案信息价值难以实现。是一种资源的严重浪费。

近年，信息管理的不断深入，越来越多的企业建立了局域网，推行了OA系统、开发了档案数据库，以往查找档案、检索档案费时费力的状况明显改善。但由于企业建立的多是文件级档案目录数据库，其在方便利用方面也存在着很大的局限性。也就是说，利用者在网上只能查到档案的目录，仍需到档案室才能查阅到档案原文。因此。企业档案数据库建设还不完备，仍需进一步完善，才能不断满足利用者的需要(续致信网上一页内容)，提高档案利用的效率和水平。实现档案的价值。

4、企业档案开发方面的问题

目前企业档案信息资源的开发工作，其内容尚停留在简单的介绍或汇编上。形式上也只局限于编制索引。这些对企业预测、分析和决策的依据作用十分有限。

5、企业档案编研方面的问题

企业档案编研，是以特定的题目为线索。通过对相关企业档案信息的分析、研究、整编和重组，形成各种二次、三次企业文献，从而满足企业各项实际需要的工作。企业档案编研是企业档案工作中相对独立的一项业务内容。对企业信息的循环、企业档案管理系统的改善和企业文化的建设都有十分重要的意义。但目前企业档案编研工作的力度不够。在企业档案编研成品的传播过程中，由于信息转换的技术过程和技术手段等原因造成企业档案信息失实、失准。再有就是一些企业不注意收集有关企业特色和企业文化的材料，也不曾对其进行系统的编研。导致企业“记忆”丢失，文化失传。

在大数据迅速发展的背景下，档案管理对各行各业的数据提出了新的有效管理要求，各行各业的人士越来越意识到利用大数据进行有效管理的重要性。档案管理的发展是整个我国现代化建设的基础，其主要任务是保存社会档案信息，以备后期查阅和研究，主要工作是对原始的资料进行整理、归纳和保管。在大数据的时代背景下，每天都会产生大量的数据信息，给档案管理和档案工作者带来极大的挑战，因此，探讨大数据时代背景下的档案管理已成为一项刻不容缓的工作。

一、大数据时代背景下的档案管理的机遇与挑战

1、大数据给档案管理带来的机遇

提高档案管理效率，降低管理成本。大数据能够快速地处理大量的数据，在处理档案信息时具有很大的优势，不仅能提高档案处理的效率，而且能够在极短的时间内处理大量的信息，降低了整个档案管理和档案处理的成本。此外，传统的档案保存所采用的纸质材料成本较高，而大数据档案的保存方式运用的是信息数据库，从而降低了档案保存的成本材料。

提高档案数据利用率。在大数据时代，档案管理系统采用的是数据库形式，建立了海量的机构化数据，使得数据的利用效率大大超越了传统的档案管理的利用率。大数据档案系统建立以后，简单的操作就可以对海量的数据进行调查分析，建立数据与数据之间的关系模式，提高整个数据的价值，将原来“死档”变为“活档”。

2、大数据给档案管理带来的挑战

隐私与安全。大数据时代背景下的档案管理的首要挑战为隐私与安全，它不仅是技术层面的问题，而且也是法律问题。大数据档案系统在方便人们获取信息的同时，因为大数据本身的特性使得档案信息有可能被人获取。从国家角度而言，一些国家机密档案的泄露，将会造成国家财产、军事、政治等各方面的安全问题。从个人角度而言，一些个人隐私的泄露，使得人与人之间缺乏应有的信息尊重，将会给失去隐私的人群带来个人与家庭的灾难性后果。

技术与人才。大数据背景下的档案系统多是采用云计算，把各种不同的工作负载聚集起来。这就要求更高层次的资源共享，必然导致系统成本增加，而且在大数据模式下系统出现故障的频率也会更加频繁。此外，人才也是大数据技术能够发挥的重要因素，大数据专业人才不仅需要专业知识的积累，同时还需要强大的综合能力，因为大数据下档案工作涉及多个学科、多个领域和多种技术，因此人才也是整个大数据时代背景下档案管理面临的一项巨大挑战。

二、大数据时代背景下档案管理的应对策略

1、 档案管理监管系统的建立与健全。因为大数据时代的档案系统面临着档案信息的安全隐患，为了保障整个档案管理和档案信息的安全，就必须建立档案管理的监管制度，实现档案信息准确、完全、合理入库，从而加大对各类档案信息的保护力度，降低档案信息的泄露风险。

2、 高素质管理人才培养与管理人才的结构优化。因为大数据档案管理面临着人才挑战，因此为了实现档案的有效管理，就必须加大力度培養档案管理人才，提高整个档案管理人才的综合素质。此外，在我国的档案管理工作中，档案管理者多以中老年人为主，新鲜的血液无法及时地供给，在大数据档案管理的时代，必须对工作人员进行结构上的优化，改变现状，吸引更多的高素质年轻人参与其中。