企业档案是企业重要的知识资源，档案管理是知识资源管理的重要内容。企业档案工作如何顺应形势发展的需要，调整工作重心，使宝贵的信息资源多途径的、多形式的开发编研，尽快转化为生产力，使档案管理走向知识资源管理，是新时期摆在企业档案工作面前的新问题。

一、知识管理

知识管理是指为了提高企业竞争力而对企业内部和外部的各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用；并通过促进知识和知识共享，鼓励知识创新、实现知识增值。它是利用企业的集体智慧来提高企业的应变能力和创造能力。

知识资源管理不但要对信息和人进行管理，还要将信息和人连接起来进行管理，要将信息处理能力和人的创新能力相互结合，增强企业组织对环境的适应能力。知识资源对于当今企业具有举足轻重的作用。

知识和管理缺一不可，抓不住知识的管理只能是眉毛胡子一把抓；而没有管理技能，则企业就可能像没有记忆的人一样。从现在来看，档案是过去积累下来的和今后将产生的，显然在管理上应是不同的。要开展大中型企业档案知识管理，就必须搞清楚企业档案知识资源的内容、形式、特点，才能找到档案知识管理方式和过程。

二、知识管理的意义

首先，作为一种新的管理思想和方法，知识管理对企业战略、管理模式、人力资源管理、信息管理等方面都有不同程度的影响。随着企业知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案管理的职能也在发生相应的转变，主要体现在：从对档案实体的管理转向对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资源的共享。档案人员必须转变观念，将档案管理真正看成是企业知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能，职能的转变赋予企业档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变。

其次，传统企业档案管理重保管轻利用，通过查卷、借阅、复印等落后的手段，被动地提供简单、浅层次的'档案服务，不能充分地满足用户对信息、知识的需求，即使进行大量的编研，但是受档案人员能力的影响，编研材料的广度、深度不够，不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务。而知识管理强调借助先进的信息技术，通过现代化、智能化、人性化的手段，主动地为用户提供高级、深层次的信息。知识服务最终实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。知识管理对知识服务的强调和价值创造的关注促进档案资源的开发利用，从而提升档案管理的价值，提升档案管理机构与人员在企业组织体系中的地位。

三、目前企业档案资源管理存在的问题

1.观念问题。在相当长一段时间里，企业档案管理局限于收集、保管以及被动利用，档案部门采取你查我调，你索取我提供的方式，不善于主动服务，弱化了档案信息资源的开发与利用。收集整理依然是档案管理者的事，这需要大量的专业人才，也需要耗费大量的时间。

2.方式陈旧。大多数企业档案部门，在档案的收集、整理、编目、统计和利用等方面都是靠手工处理，提供利用的速度慢、效率低，很大程度上影响信息资源的开发利用，传统的从人、财、物、力管理模式和方式已经无法适应现代企业的要求。

3.档案知识产品开发利用不及时。就知识类的档案而言，知识是随实践变化的，需要在实践中应用、检验、优化、提高、创新。但在目前的档案管理中，只是收集相关的信息，没有真正地将其加工、开发成为知识库的产品。

四、企业档案管理的趋势和目标

以信息技术为代表的新科技革命日新月异，改变着我们的工作方式和习惯。档案是企业生产经营活动有价值的历史记录，是企业的知识财富。应用计算机技术，有助于深层次挖掘档案潜在的价值，减少繁琐的手工操作程序，提高档案管理的利用效率，更好地为企业生产管理工作提供利用。

1.档案管理技术需要快速提升。随着企业信息化程度的提高，企业的生产、经营方式正逐步走向自动化、智能化，信息技术在企业生产、管理中的大量应用又为企业的档案管理提供了一个很好的转变契机，促进企业档案管理从传统的实体管理向信息技术发展，向积极开发档案信息资源，挖掘档案中知识的方向转变。所以，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动企业知识管理水平的提高。

2.档案知识智能化服务意识需要大力加强。企业档案知识管理的最终目标就是实现档案知识产品的加工共享，提供优质、高效的档案知识服务，这是档案部门参与企业经营主业的切入点。信息技术的发展为企业档案管理提供了新的发展契机。档案人员要构建企业的知识管理库，将企业内部原本各自封闭的信息连接起来，积极主动地为用户提供档案知识服务，加强档案人员服务意识。

3.提高档案人员素质。档案现代化事业是否适应企业的发展，关键在于是否拥有一支高档次的档案人员队伍。档案管理部门应把培训工作提到日程上，抓好档案管理人员的培训。档案人员除具备本专业的知识外，还要掌握档案发展的趋势和与档案信息工作有关的新知识。有一支强有力的档案工作队伍，档案就可以得到科学管理，档案信息资源才可以得到合理的开发利用。

随着以建立现代企业制度为目标的企业改革日益深化，以现代信息技术应用为基础的企业信息化进程日益加快，知识和信息正在成为企业经济增长的最重要的源泉。知识管理在企业价值提升的过程中扮演着最为关键的角色，知识资源管理的目标就是快速方便的访问所需要的信息和知识，确保企业管理、产品生产、经济活动有效高速地运行。

随着档案信息化建设的推进和服务社会化的拓展，维护档案安全的难度越来越大、任务越来越重。唯物辩证法告诉我们：任何事物都有它的两面性。在信息社会，由于电子档案提供利用方法多样化和所依赖技术多种化，导致利用工作的复杂化。电子档案在带给我们比纸质档案的利用更方便、更快捷以及资源共享的同时，也因它的特性向我们提出了一系列的管理难题。如果不能有效解决这些难题，具有原始性、唯一性的核心信息资源的丢失和损毁，将给企业带来难以估量的损失。

随着社会民主与法制的深入以及企业民主管理和企务公开的深化，企业员工乃至广大群众对企业档案的利用需求不断加大，而档案的特殊性又决定了档案不能简单地走入市场，企业档案工作如何对待利用与保密的关系，适应市场经济的新形势，这是档案工作面临的一个较为棘手的问题。在推进档案信息化建设和开放档案资料的过程中，基于全方位对外开放和涉密领域点多、线长、面广的特点，企业领导和档案人员，要绷紧保密这根弦。应从对历史负责、对党和国家事业负责的高度来认识和做好档案安全保密工作，从建立制度、制定标准、落实技术措施等方面入手，对企业档案进行有效管理。对凝聚着企业集体智慧和心血的创造发明专利、科研成果、核心技术等无形资产的档案，要切实做好保密和保护工作。要积极配合和协助企业的保密机构，加强对电子文档和计算机信息系统的管理，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等现象，采取与系统安全和保密等级要求有关的防范对策。制订网络设备安全保证，数据安全保证，操作安全保证，身份识别方法等相应规则或采取必要措施，有效的保证企业档案的安全，为企业的发展提供安全、有效的服务。

企业档案是企业管理工作的一部分，必须适应现代企业和新时期发展的需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。企业档案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一领域的活动，也不仅仅是档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此。因此，档案工作人员亦应创新思路，开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。

同时是企业发展的历史见证，也是科技、文化、知识的积淀，它在企业管理中具有不可替代的作用。特别是在当前新形势下，面对信息化时代带来的机遇和挑战，档案工作者必须跟上时代的节拍，在档案管理实践活动中，提高个人素质，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使企业档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的档案资源形成合力，不断提高企业档案管理工作的质量，使企业档案的内在价值最大化，为企业的健康、持续发展保驾护航。

首先，完善企业档案管理的成本控制理念。只有加强企业档案管理的成本控制理念，才能够让档案管理人员在管理的过程中提高节约意识，加强对成本的控制，尤其是在使用材料或者是设备的过程中，能提高对设备进行维护和管理，能减少材料的浪费，尤其是纸张的浪费，从而有效地缩减成本。所以，最重要的就是提高企业的档案管理人员的一种成本控制的理念，本着节约的态度开展档案管理工作。

其次，加强档案人员的素质，严格档案管理的流程，避免成本支出。只有加强档案管理人员的素质，才能够在保证档案管理工作的正常开展下使用最少的工作人员，让每一位员工都能够积极发挥自己的一份作用，加强分工和合作，把档案的管理工作有序的开展好。这样就可以缩减档案管理成本中人工费用的支出。所以，企业要不断加强培训和学习的力度，通过培训让现有工作人员提高方案管理的技术和所需的技能，在工作中能够更加有效率的、保质保量的完成档案管理的一系列工作，更加科学的设置档案流程，不拖拉，不推诿，提高档案管理的各项工作。

最后，建立成本控制预算，提高档案管理的科学性。只有建立了档案管理成本的预算，才能够使得档案管理工作开展的过程对于成本的投入有一个概念，从而在管理中缩减不必要的开支，尤其是一些重要支出，比如说设备的更新等，一定要提前上报计划和预算，才能够保证在档案管理的过程中成本得到严格的控制，缩减开支，维护企业的经济利益。

1、配备专职人员和齐全的管理设施

档案管理工作是细致又繁琐的工作，必须配备合适的专职管理人员，要求工作细致，做好保密工作，有较强的工作责任心。同时配备档案室、多功能档案橱柜、计算机，档案管理工作必要的办公用品及电子设备。从而使档案管理工作方便轻松、高效、便捷，对档案数据统计分析也大大缩短了时间。

2、提高企业档案管理人员的素质

企业档案管理人员的业务能力的素质水平直接影响到企业档案管理工作的质量和效能，充分调动档案人员的积极性，充分发挥档案人员的主观能动性，努力学习业务知识，定期开展业务培训和外部交流学习，不断提高档案人员的知识理论水平和业务技能。

由于档案种类和载体的多样化，档案管理设备的现代化和信息化，需要尽快引进一些技能熟练掌握计算机和信息技术，又能熟悉档案专业知识的人才，同时对现有相关人员进行相关业务培训，全面、及时地提高档案管理人员的素养和技能，通过平衡和提高员工的人才结构和知识结构，形成合力高效的人才团队，从而使企业档案管理工作更上新的台阶。

3、严格执行档案管理制度

企业档案具有政治性和机密性的特点，不能随意公开和向外扩散。为确保企业档案的安全，严守企业档案的秘密，充分体现档案的严肃性和权威性。档案管理部门要建立严肃的工作纪律，加强制度建设，不断提高员工档案管理的规范化水平。建立健全企业档案收集制度、建立归档制度、查(借)阅制度、转递制度、检查核对等制度。在档案材料收集补充、查、借阅、档案库房管理、保密等都有章可循、有据可依。

4、企业档案的信息化建设

企业的档案管理工作主要包括“实体管理” 与“信息开发利用” 两大方面。即以企业的档案实体管理为基础，以信息的开发为宗旨和方向，为企业的各项工作提供凭证和参考作用。但是，据调查表明，占企业所有知识46% 的企业档案中蕴含的知识，“被很好地归类，并及时提供给需要这些知识的人，从而发挥作用的只有12% 。”企业档案蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识，因此，企业档案管理工作面临的问题不仅仅开发企业档案的显在信息，更为重要的是发掘档案中的隐含知识，将这一部分知识转换成显在知识，实现企业的知识共享和知识创新。从这个角度来说，企业的档案管理和知识管理具有共同的目标和动机。

5、进一步加强争先创新意识

企业档案的价值在于利用，是通过服务社会取得实效来体现，档案管理工作作为一项基础性工作，服务性强，以往是坐等利用者上门，我们被动提供服务模式，很难适应改革发展的新形式，这就要求档案人员发挥主观能动性，化被动为主动，主动上门服务，并简化档案的利用手续，推行档案利用一条龙服务，为需求者提供准确有效地服务。

我们要不断总结新经验、新做法，结合档案部门的工作实际情况从经济社会发展的需要出发，根据实践发展的要求，及时修正不合时宜的制度，并将符合实际需要的新经验和做法以制度的`形式固定下来，依据制度管人理事，推进工作制度化、规范化、程序化。以创新服务水平、更新服务观念、深化服务内容、优化服务方式、服务水平为目标，密切关注重大活动、重大事件，准确把握档案工作的重点、热点，及时、主动地管理好档案，努力实现档案管理在理论上、体制上的创新，从而使档案管理工作及时跟上时代步伐。

档案管理工作的目的是为了更好的提供利用，而提供利用则是实现档案价值的最佳途径，经济效益和社会效益是档案具体体现。在新形势下，档案工作更应跟上时代步伐，掌握现代化先进技术和精湛的业务技能，进一步凝聚共识、凝聚力量，把十八大精神落实到档案工作上来，埋头实干，全面推进档案事业的健康、持续、快速发展，为早日实现“中国梦”贡献自己的全部力量。

6、结语

企业档案是一种重要的知识资源，是企业各项决策的依据以及为企业赢得信誉的基础，是与企业同步发展的无形资产.因此，企业档案管理是企业管理的重要组成部分和基础工作，在企业发展过程中，要充分认识到档案管理现代化和信息化建设的重要意义，从而在日常的管理过程中积极去应对和解决各种可能出现的问题，求实创新，使企业档案管理工作更加科学化、高效化、现代化和规范化，从而进一步推动企业的快速发展。

1、建立健全档案管理制度。

按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道运行。

　　2、档案管理人员的业务素质直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。

我们要把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来常抓不懈，要提高档案人员对搞好档案：工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心，责任感，为搞好档案工作打下坚实基础。

　　3、提高档案管理水平，强化服务。

要进一步提高档案管理水平，必须贯彻档案的集中统一管理的原则，即要注意所藏档案门类齐全，又要注意档案的重要程度，使那些反映本部门主要职能活动的业务档案及反映重要活动的照片、录音带不同载体的档案，也能向本部门归档，实现集中统一管理。要强化服务意识，档案的收集、整理、抢救、保存这些基础工作是必要的，但目的是用档案为现代化建设服务，把死的东西变活，这也是档案工作的一项重要任务。例如：我公司在1990年成立了档案室.所有的档案都进行了集中统一管理，在1991年IO月被评为省级先进档案室，但我们并没有满足于现状，而是向更高的标准迈进。针对我公司在档案利用开发管理不够完善的方而，从提高思想认识入手，进一步学习《档案法》、《国有企业档案管理暂行规定》。公司领导班子对此项工作给予高度重视，纳入领导议事日程，多次召开专门会议讨论档案管理工作，及时解决档案工作中存在的问题。

　　4、企业的不断改革和发展.档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路.使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。

一、企业档案管理在企业发展中的位置

企业档案是企业在发展过程中表现出来的可以对本企业形成有益的推动的和经验总结的包括文字、图像、影音等各种不同的相关的历史记录。企业档案管理在企业中的作用为：1.企业可以根据企业管理档案提供的历史档案进行企业新科技的发展;

2.企业档案中存在各种有关企业发展的科技档案，都可以做为推动企业发展的知识动力;3.企业档案可以完美的表达企业经济效益和社会效益;4.企业档案能够将企业文化完美的表达出来。

　　二、企业档案管理工作中存在的问题

　　(一)企业对企业档案管管理工作不够重视

大部分的企业档案管理工作并不是为了企业自身的管理提高而进行必要性工作，一方面企业是应付上级检查做的一种无耐之举，另一方面企业的一些无关紧要的文档也有一个“安身之处”

。所以，很多档案归档后再被利用的机率很小，这也可以看出企业对企业档案管理工作并不重视。因此，企业对企业档案管理工作不会投入过多的经费。因为在现在市场经济引导下，企业非常重视生产和企业形象的投入，但是对企业档案管理办公建设却很少有更多的投入，有的企业甚至档案室建设得很粗糙，与国家规定的档案管理基本建设要求都达不到。

　　(二)企业档案管理没有形成健全的制度

很多企业虽然建立了企业档案管理室，同时也对档案的收集做了相关制度的规定，但是制度中往往会出现漏洞，造成企业档案收集不及时，整理出的档案不健全，因为记录不全一些借出的档案无法收回，或有一些档案记录被修改等现象。

　　(三)专业档案管理人员不健全

大多数企业为了节省开支，由文秘人员兼任，而文秘工作人员由于工作项目较多，对这摊活无法及时有效的把握，使企业档案管理工作出现漏洞的现象并不少见。有的企业虽然有专业的企业档案管理人员，但是企业很少进行培训，使档案管理人员对档案管理工作缺少专业性和知识性，导致专业水平下降。

　　三、加强企业档案管理工作的建议

档案信息量庞大，资源丰富，但是这种资源更多的是企业的原生资源，如果不加以科学的归类，则是一堆无法利用的零散资料。所以企业档案管理需要将日常工作中的各类文件资料进行积累和归类，按照科学的方法进行整理，根据企业内部需要的门类要求进行各种分类，进而使企业在发展过程中提供有效的档案。

　　(一)企业要提高对企业档案管理的重视度

对企业档案管理的重视首先要表现在企业领导身上，企业领导要对企业档案管理室的重要性有充分的认识。完善规章制度，具体落实，从而促进企业档案管理人员的工作积极性和责任心，切实加强企业档案管理工作人员的使命感。

要求企业档案管理的工作和思想认识都要与时俱进，与时代的发展保持一致。以科学发展观武装自己。在工作中，利用现代的科学技术完成企业档案管理工作。通过企业上下一心的努力，将企业档案管理室建设成一个信息资源健全，设备先进的档案管理体系。

　　(二)规范企业档案管理体制

首先要设立专业的档案管理工作人员，在企业档案管理工作人员的协调下完善和健全企业的档案管理，使档案管理有一个健全的组织保障;其次是企业档案管理必须跟着企业的步伐前进，即年初预计，年底总结，平时还要不定时进行检查指导工作，不能成为应付上级而做的.样子货。

最后是依据企业实际情况对企业档案管理室制定相应的岗位责任制和考核制度，制定目标责任制，将能否科学合理的收录档案和是否能将档案进行系统的整合与分离都纳入岗位责任制中去，利用奖罚制度提高企业档案管理工作人员的工作积极性。

　　(三)提高企业档案管理人员自身的素质

首先要提高企业档案管理的职业道德素质，具体的来说，应该是企业档案管理人员必须根据事实进行归档，不能按照个人喜好或个人恩怨行事，这是对档案和企业历史的尊重;

其次，要保证档案应有的安全，对档案保密是企业档案管理工作人员必须具备的专业素质，所有这些都需要企业档案管理人员具有很好的专业理论基础，所以必须以培训或学习的方式提高企业档案管理人员的专业素质，使他们了解档案工作的基本方法和规律。

最后，企业档案管理人员要有创新意识，在基础知识扎实的前提下不断加强各项业务的知识，不断认识新事物，研究新方法，用新的思路来解决工作中遇到的问题，进一上不提高企业档案管理的工作水平。

　　四、结论

企业档案管理工作是企业管理不可或缺的一部分，企业领导可可以根据企业档案管理工作了解企业的各项工作状况，如果发现企业发展不如意的情况，还可以适时调整管理策略，这可以成为企业发展的一个有力的支持;

另外，作为企业有力的大后方，可以为社会提供企业发展的经营成果，为企业和社会各界沟通作为有力的依据。企业档案管理与企业的发展密不可分，它可以为企业提向经营效率和转换经营战略提供有力的保证。所以为提高企业在市场的竞争能力，还需要不断提高企业档案管理工作