一、加强领导重视，引进专业人才

高校每年的人才引进计划中，也含有引进档案专业人才计划，只要领导重视，把计划落到实处，引进档案专业的档案人才来充实档案队伍，改变档案队伍的年龄结构，让档案管理队伍充满青春与活力。对现在职的专、兼职档案员则定期加强专业知识的培训，并在学习经费和时间上给予支持。只有引进专业人才和在职人员的培训力度，才能提高档案员队伍的专业素养和业务能力。

二、提高档案员档案意识，加强业务培训

高校应该对所有在职档案员（不论专职、兼职），都应该加强专业的理论学习。自己组织专、兼职档案员进行业务学习或积极参加各级档案管理部门组织的业务培训。只有不断充实自己，提高档案意识，熟悉档案专业知识，提高档案计算机管理水平，使本校的档案管理工作跟上学校的信息化建设，更好的完成档案管理工作。

只有提高档案员的档案意识，才能有效的、及时的、完整的收集档案材料，完成教师人事档案、学生学籍档案材料的整理、归档工作。只有所有的专兼职档案员了解高校档案对高校工作的重要性，认识新形势下的高校档案工作的重要作用和地位，认识到自身工作的价值，增强档案工作的荣誉感，只有真正从思想上重视档案工作，才能发挥高校档案的价值。

三、增强档案员服务意识，提高创新能力

高校档案管理虽不是高校重要的的岗位部门，但也是必不可少的部门。高校档案员应该把被动服务师生变为主动服务师生。原来档案员都是坐在办公室等人上门，领导要啥咱找啥；等着各院系、各部门兼职档案员将所需的归档材料送上门。随着时代的发展，数字化、信息化的推进，档案员也应更新观念和工作方法，努力使高校档案管理工作适应新形势，从而积极主动的面对师生服务。主动上门、及时的收集、整理应归档的文字、声像、实物材料。与各院系、各部门主动配合、协调工作。只有拥有现代化、科学的创新理念，在实践工作中不断创新、深化工作内涵，才会使高校档案管理工作更上一个新的台阶。

四、建立奖励机制，加强经费投入

高校领导只有从思想上认识到高校档案的重要性，加强硬件的投入、软件升级，给高校档案员们一个能拓展的空间，才能激发档案员的工作热情。除此外，高校档案部门是高校人数较少的部门，常常被忽视，只有制定完善的管理制度、统一的评价标准，给档案员提供一些晋级机会，做到有职务、有职称、有指标，不忽视他们的存在，提高他们的工作待遇，这样才能提高档案员的工作积极性，工作有目标才能做得更好。

一、文书处理以及归档开展数字化管理

档案工作最基础的内容是文书工作，而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此，为了满足新时期档案管理工作的需要，应用计算机能够完成文件登记工作，并按照批办次序在局域网范围内依次传阅，并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件，催办程序会向承办人发出相关信息，提醒其要及时进行文件阅读，在完成对文件的处理后进行预立卷整理，减轻档案管理人员的工作压力。 　　

二、 加快系统工程建设

档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型以及查询管理等多项内容，这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管，系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描，并通过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份，避免出现资料丢失问题。

三、 构建信息技术支撑系统

1. 系统要具备平滑升级能力

信息技术支撑系统将光纤与磁盘阵列相连接，从而为系统高性能提供重要保证。此外，通过扩展模块应用，可以大大扩充系统存储容量。存储系统本身要具备良好的可拓展性，实现在线扩容的同时具备保护功能。

2.系统要具备良好的可靠性

信息技术支撑系统应用的各种磁盘阵列产品包括电源、阵列控制器、链路控制器、风扇以及双口光纤硬盘等，在硬件组成以及结构等方面需要采用冗余设计，避免存在单点故障，从而保证系统运行的安全性与可靠性。此外，就磁盘阵列而言，需要运用各类PAID保护级别，满足不同用户的实际需要。系统对硬件要求非常严格，需要硬件支持热插拔，从而为系统应用的连续性提供重要保证。

四、 提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员作为数字化档案管理工作的主要执行者与实施者，其专业水平与综合素质的高低直接关系档案管理工作的质量与效率。因此，有必要加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的计算机操作水平，使其能够在档案管理工作中熟练应用档案数字化技能。此外，在全新发展时期下，作为一名档案管理人员，有必要不断提高自身素质，学习各种技能技巧，做好档案资料保密工作，为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，档案管理人员要提高自身安全意识，做好档案资料的保存工作，从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。

五、 加大设备引进与更新投入

设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，要加大设备投入，积极引进现代化设备，及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外，在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验，注重资源转换与共享，建立健全数字化档案管理体系，从而提高档案利用率。

传统手工档案管理模式在我国事业单位与机关部门中应用时间较长，该模式存在的主要问题是档案管理工作效率不高、保密性不够以及信息查找不便利等。在新时期，档案管理工作任务愈加繁重，而传统管理模式工作量大、时间长，阻碍档案管理工作有效开展。在档案管理工作中应用计算机技术与网络技术，能够显著提高档案管理工作效率，特别是提高信息检索与查询效率。通过应用自动搜索功能，可以节约档案管理人员的查询时间，满足用户档案资料的需要，实现对档案信息资料的充分利用。具体而言，数字化档案管理具有如下优势。

1. 提升企业的经济效益

随着社会的进步与发展，人们每天要接收与处理大量信息，而传统办公方式由于工作效率低，无法实现对大量信息的快速、高效处理。基于传统档案管理模式下，要想实现海量信息处理，不得已要增加办公费用与人员，这必然会增加企业成本，影响企业的经济效益。而数字化档案管理模式相对传统粗放型模式而言，最大的优势是实现了对传统纸张档案机读，既节约保管费用与占地空间，又可以提高查阅效率，减少了人员与纸张浪费。

2. 提升了档案利用效率

传统纸质档案多保存于档案馆与档案室，对于用户来说存在许多不便。而数字化档案管理的特点是高效、便捷，用户可以快速、准确地查找出所需档案。通过应用计算机技术，档案查找摆脱了时空限制，用户可以隨时随地查找档案，充分利用档案资料。

3. 提升档案管理工作效率

数字化档案管理的作用是可以实现对档案资料的及时归档，满足用户需要。比如，人事档案在企业发展中属于重要内容，而企业人事档案管理要面向繁多的管理对象，包括职工入厂、调动以及退休等，传统人工档案管理方式要先对档案归档后才可以查询，而基于计算机技术与网络技术为核心的数字化档案可以准确反映出目前情况。同时，数字化档案的另一优势是可以简化资料查询，便于办公人员进行随时查询。

置地龙湖星澜湾位于合肥市包河区关麓路与万佛湖路交汇处

总建筑面积为235434平方米，规划面积为130平方米的住宅底复

拥有20㎡-60㎡全业态金铺，是一个中级改善项目

鸿博档案为该项目提供档案咨询、整理、扫描及档案软件系统等服务

帮助客户规范档案管理，提升档案管理效率

 2023年12月8日，鸿博档案受邀参加中国广电安徽网络股份有限公司应用技能培训活动，此次培训活动中，鸿博档案重点分享了企业档案管理涉及的基础知识、基本概念、基础流程；并以企业文书档案为例子，结合国家档案局10号令，重点分享了企业文书档案“三合一”表的制定、文书档案的著录、文书档案分类等知识，以图片结合实际讲解的方式，展示了文书档案的修整、装订、装盒、上架等细节和注意事项。通过此次培训，提升了档案应用技能，提高了大家的档案管理意识。

      此次培训以视频+现场培训形式举办，在省公司培训室设主会场，各分公司设分会场。参训人员包括省公司各部门秘书、综合管理部人员，各市公司分管行政工作领导、市公司综合管理部负责人及相关人员。

（一）制度不到位，档案材料的归档缺乏必要的约束

由于我国档案法律服务工作起步晚，可借鉴的经验不多，基本上处于探索阶段，所以在操作过程中还存在一些问题：档案观念淡薄、人民群众对于档案的认识还处于一种模糊状态，加之经费有限使得宣传无力，档案立法只好临渊羡鱼。

（二）对干部人事档案管理工作的重要性认识不够

长期以来，一些领导对干部人事档案的重要性存在片面的认识，认为它是一项默默无闻的工作，出不了惊天动地的政绩，能应付办事就行了。一些档案管理人员也不具备强烈的档案使用意识，仅仅是“充当保管”的角色，严重影响了干部人事档案管理水平。

（三）档案归档不及时，材料收集不全，造成档案材料的流失

收集人事档案材料、补充人事档案内容，是贯穿于人事档案工作始终的一项日常性的工作。各单位政工人事干部变动频繁，没有专门的档案专业人士管理人事档案，很多代管人事档案的干部并不知道干部人事档案的工作程序，没有及时收集到应存入干部个人档案的材料，影响了干部人事档案的连续性。

（四）鉴别不准确，损害了干部人事档案的真实性

档案的鉴别工作政策性很强，必须遵循“取之有据，舍之有理”的原则。取之有据是指归入人事档案材料要有依据，符合上级的有关规定。舍之有理，是指决定剔除的材料，要有足够的理由，尤其是准备销毁的材料，更须十分谨慎，不能武断草率。有些干部人事档案，把不该归档的材料也收集进来，影响了对干部的真实评价。

（五）档案工作者自身不够重视

档案工作是一项业务性很强的工作，做好干部人事档案的管理，档案人员既要有一定的档案专业知识，更重要的是要有责任心。但是有的档案管理人员责任心不强、思想素质不够高，未经过培训就上了岗，对于自己分管的档案工作兼而不做或是沉不下心来，无心做好档案工作，这样使得档案工作搁浅。