一、数字化管理系统的概述

档案信息管理系统与网络信息管理系统共同组成了数字化档案管理系统。档案信息系统又由数字化处理系统、信息服务子系统和数据库管理子系统组成;信息发布子系统与Web管理子系统组成了网络信息共享系统。数字化档案管理系统是由现代的信息技术为基础，以档案为核心的内容，是以高效率、先进、便捷的模式，多用户的标准、安全有序的分布式档案集成的信息资源管理系统。

二、数字化档案系统的保存与管理

特殊性是数字化的一个性质，在存放与保管方式上，数字化管理与之前的档案管理具有很大的区别。在之前的档案管理上，仅仅是以纸质编码进行整齐的排放保存。而数字化却是利用光盘与储存器进行保存的。与传统的存储相比，数字化档案在存储方面具有大容量的扩充，并且在现实生活中不占据现实的空间，有效的节约了空间的费用。

在安全的问题上，需要实行一系列的方法和措施进行保证，对于数字化档案必须使其实现可以被利用和可识读性，在设备更新的时候必须实现旧的载体可以转换到新的载体上，还要注意非法情况的攻击与保密等工作的完善。另外要保证数字化档案不能过分的依赖载体，因为有的设备离开载体就不能使用的问题，因此，在存储的过程中，尽可能选用比较简单的格式进行存储，使数字化档案不依靠载体进行存在，这样才能让数字化档案进行长久保存。

三、数字化档案在管理方法的研究

在进行档案管理的过程中，必须充分的实现数据格式的统一，数据格式的统一是实现资源网络的必要条件，使档案信息的归档与查阅也可以比较顺利的进行，是实现档案资源共享的一个必然的条件。只有充分的达到标准化和规范化，数字档案才能更加有效的出现在人们的生活中。

在保证数字化档案的时候，应该首先保证格式与规格的统一，对数字化档案实施标准的运行，只有在标准下，才能正常的开展计算机应用下的社会服务等一些工作的正常进行。

这也是档案管理部门进行技术支持并降低财力的有效途径。

在档案的信息网络化中应该具备一些比较完善的计算机硬件设施，主要有：电话、计算机、交换机、终端设备、传真机、卫星设备和管线传输等设备。只有在软件方面实行较强的资源后才能保证信息化组织下的安全保密工作得以进行。实现软硬件兼备的档案管理工作，也必须调用一批技术精湛、懂网络技术、懂信息化的人才进行开发和操作，这样才能顺利地开展工作。

（一）档案信息化建设的水平因素

在进行档案管理的信息化建设过程中，由于档案管理很容易受到技术水平的限制和传统的档案管理的理念的影响，就导致在实际的档案管理工作过程中，虽然有的档案管理部门已经配备了相应的计算机设备来进行档案信息化管理，但是，档案管理人员仍然难以将计算机设备合理的利用起来，只讲这些设备用于日常的办公工作。在这样的背景下，档案管理人员如何通过提升自己的技术水平，利用相应的计算机设备进行对信息化数据的收集整理，提升档案信息的管理水平和管理效率，已经成为了制约档案信息化建设的重要因素之一。随着互联网技术和计算机技术的进一步发展，用户对于档案信息的要求也越来越高，针对这样的情况，如何改变传统的思维观念，有效的开发出新型的档案管理技术，已经成为了档案信息化建设的重要问题之一。

（二）档案信息化建设的认知因素

在进行档案信息化建设的过程之中，还存在着档案管理领导对档案信息管理的重视程度不够的问题，其集中体现在档案管理部门并没有针对档案信息化建设提供一套完整的管理体系，对档案信息化建设的认识和重要性评估也不到位。在实际的档案管理工作过程之中，档案管理工作人员被传统的思维观念所笼罩，只注重对档案的收集，并不注重对档案的合理利用和分析，难以充分发挥出档案的宝贵价值，严重浪费了档案资源。

（三）档案信息化建设的观念因素

在传统的档案收集过程中，档案收集管理人员只需要将档案资料收集进入相应的保管仓库之后就没有别的任务了。但是，随着人民群众对信息的需求的逐步提升，对于存储的信息的合理利用已经逐步超过了信息本身的价值。因此，档案管理人员应当合理的改变自身的观念，学会如何有效的利用档案信息资源，重视对档案的信息化管理，但是，截至目前为止，大部分的档案信息管理人员仍然难以意识到档案信息化的重要性，难以满足对信息的处理要求。

（一）强化档案管理人员的管理意识

为了提升档案的信息化管理水平，档案管理管理人员应当保持对信息化建设的重视和关注，并在建设的过程之中勇于进取，选择最合适的建设理念和建设方法，并对最新出线的信息化建设问题投入密切的关注。与此同时，档案管理人员还要提升自身的信息化管理水平，掌握最新的科学技术管理方法，并逐步掌握一定的计算机管理技术。除此之外，档案管理人员还要改变原有的传统意识，注重对档案信息的合理开发利用，开阔自身的视野，将最新的信息化管理技术引进到档案管理过程之中来。

（二）提升档案信息化建设的配置水平

为了保证档案信息化管理的建设水平，档案管理部门好要加大对档案信息化建设的资金投入，为档案信息化管理部门投入足够的人力物力财力，为档案管理部门配备足够的信息化管理软件和硬件设备，保证档案信息化管理的正常运行。具体的来说，不仅仅要为档案信息化管理部门配备计算机设备，还要配备扫描仪、光盘刻录机等设备，充分满足档案信息化管理的需求。对于软件方面，要选择完善的软件进行使用，保证信息化管理的水平和效率。

（三）引进档案信息化管理人才

为了充分保证档案信息化的建设水平，还需要档案管理部门引进更多的专业人才，提升档案管理部门的素质水平。与此同时，档案管理部门应当定时开展对员工的专业素质培训工作，完善档案管理工作人员的知识结构，提升档案管理工作者的信息化管理水平，提升档案信息化建设的水平。

1.改变旧有观念、提高重视程度

不少企业对于人事档案管理的重视度不够，这就需要企业改变旧有的观念提高对其的重视程度。进一步加大对于人事档案管理的资金以及人力投入，安排专业的工作人员进行档案的整理和保存，提高效率。

2.建立完善管理制度

对于企业的人事档案管理工作要有一个明确的规章制度进行规范。相关工作人员可以根据这些规章制度进行档案的管理工作，这就使工作做到了有理可循，在出现问题时也能够及时补救，及时补种，从而能够提高人事档案的管理效率。

3.提高管理人员素质

管理人员的管理方法和专业技能对于档案的管理是十分重要的。提高管理人员的专业素质，对线管人员进行培训，促使让他们完全具备管理档案的能力，使档案的管理做到专业化。运用新型的管理方法，摒除旧有管理中存在的过时的、不实用的东西。紧跟时代潮流发展的脚步，运用科学的管理方法进行人事档案的管理。

4.提高档案利用度

人事企业档案对于企业发展有重要的作用。要确保档案的真实性、准确性和全面性。如此才能让人事档案发挥其在选拔人才方面的作用，充分利用到企业人事档案资料。人事档案的信息要保证完全真实有价值。

5.利用科学的管理方法

由于时代的进步现代的管理方法开始升级，计算机技术的进步有利于管理系统的升级。运用科学的管理方法实现数字化的管理，利用新型的管理系统进行人事档案的管理。提高管理效率，使管理规范化。保证人事档案的管理准确、高效。

一、企业人事档案管理的作用

1.促进企业员工个人发展

企业人事档案管理是人才信息的重要组织部分，是个人在各个方面表现的反映。在人事档案中能够看到不同员工的不同的能力以及性格特点，有利于企业对于员工个人的有针对性的培养。有利于促进员工的发展、能力的提升。在进行企业人事档案管理的过程中能够更好地利用员工的不同能力，发挥其独特的作用。

2.有利于培养员工竞争力

由于这种人事档案的存在使员工在工作中更加积极，进而才能在档案中出现优秀表现的记录。企业对于员工的关注也能够激起员工的工作积极性以及创造力。加强人事档案的管理体现了企业对于员工工作状态的关心，促使员工更积极努力的工作充分发挥自己的光和热为企业做贡献，实现自我的人生价值。

3.提高人力资源的管理水平

做好企业人事档案的管理有利于促进人力资源管理的有关方面的进步。具有时代性的人事档案管理能够实现人力资源的信息的共享，能够有效促进人才的流动，使人才信息充分快速的得到回应。

二、存在于企业人事档案中的问题

1.企业人事档案缺乏个人记录

如今的企业人事档案管理存在缺乏个人表现的记录。很多企业对于人事档案记录不及时，记录较为混乱，无法反映到个人近期的表现。材料不齐全、记录不完整、分类不明确等问题普遍存在。不少企业对于个人档案的记录投入不高，以至造成档案管理的混乱场面。这种不规范的企业人事档案管理已经使企业人事档案失去了原来的价值。

2.档案管理操作人员缺乏专业性，档案管理水平低

大多数企业没有专业性的档案管理操作人员，缺乏专业性的管理人员没有有效管理档案的能力。有的单位在做档案管理时业务十分不熟练，有关规则也不了解，最后导致重要资料丢失，重要信息缺失。现如今的档案管理手段十分落后，管理方法跟不上时代发展潮流。在做企业档案管理的过程中不能运用新型的方法，无法有效做到档案的整理和保存。手工的操作费时费力费资金，管理水平还停留在在初级阶段。

3.企业人事档案管理不被重视

有的企业认为企业人事档案管理不重要从而不去重视，在企业中人事档案没有被真正利用起来，人事档案的价值没有发挥出来。企业人事档案用于选拔人才的功能不能充分发挥，能够运用到促进企业发展进步方面的信息少之又少。

4.档案资料不真实

有一部分企业存在虚假档案的情况，捏造员工的履历和工作经验。没有实地考察实时关注员工的动向和发展，在整理档案的时候却捏造出许多信息，造成档案的混乱和虚假。很多档案不全面，重要信息缺失，造成的影响很大。

国土资源中的土地档案管理具有法律效力和保存价值，为国家经济发展提供各种历史资料、信息；为国土工作提供了科学依据，与政府的工作和群众的生活有着密切关系；是全面、科学管好、用好国土资源的重要保证。由此，要求土地登记机关收集、整理、保管、利用、更新好土地档案，只有这样才能保证档案的完整性和真实性，指导现实工作。

电子技术和信息技术的飞速发展带来了信息时代，社会工作和人们生活越来越离不开网络，经济社会逐步向信息化、网络化社会演变。这种形势下，必须加强国土资源管理中的土地资源管理工作信息化建设，以满足当前形势要求，及时、全面、系统、准确地获取各种土地信息，这是做好国土资源档案管理工作的前提。

随着档案法规逐步完善，为依法治档创造了良好的法律环境和社会环境，档案管理工作迎来了新的发展机遇。国土资源中的土地档案是具有法律效力的，对依法管地、合理开发用地、解决土地纠纷、农村土地承包、制定土地利用总体规划及缴纳土地租金、征缴国有土地使用税等方面起到了重要作用。新的土地管理法实行以来，国土资源管理制度和方式发生了重大变化，这种环境下土地档案资料不断增多，如何开发与利用好这些重要的土地档案成为了国土资源管理的重要工作。为了提高国土资源管理效率，使土地资源得到科学、合理地开发与使用，必须加强土地档案规范化管理。