专项工作档案的收集

专项工作具有的临时性、阶段性，涉及的部门和人员较多，材料分散在各个经办人员手中，使得活动结束后，若不及时收集活动形成的材料整理很容易散失。

1 档案部门要提早介入

档案部门的档案意识要到位，不能待在档案室里等待上门。而是要及时了解并掌握企业开展重大活动的信息，主动参与其中，才能较好地做好专项档案工作。

2 明确责任人，建立档案收集的网络

为确保档案材料能顺利收集，档案部门应在专项工作启动的前期明确由哪个档案人员负责跟踪收集活动形成的材料，同时也要建立各职能部门负责收集本档案材料的兼职档案员网络，明确收集专项材料的范围、内容、载体、时间要求等，形成一个联动网络。

3 重大活动档案材料的收集归档

档案材料的收集是做好档案整理的基础和关键。要做好专项档案的收集工作，必须明确专项工作档案的收集范围和内容，学习掌握当地档案行政管理部门的相关规定，明确收集范围、载体、类别、整理要求，才能做到不漏、不错。

重大活动形成的档案材料从载体上来看，有文字、图表、照片、录音、录像、电子文档、实物等。从内容上看，有活动方案、报告、计划、总结、领导讲话、宣传报道、会议记录、贺词、题词手迹、证书、奖章、奖牌等。档案人员要紧跟活动的进展，做好每一阶段档案材料的收集工作。作为全社会性的重大活动，一般都是分几个阶段进行，档案人员要关注活动每一阶段的情况，勤跑动，与参与活动的各个部门沟通，不但要收集文件、文字材料，还要特别关注活动中形成的图表、照片、录像等，这些照片、录像散存在摄影人员手中，可能还会存在不止一人的手中，档案人员要积极跑、勤沟通，及时收集整理。现在的照片均为数码照片和数码录像，要及时刻录成光盘保存，优质的照片要晒出来整理。

4 专项工作档案的整理

“完整”是档案整理工作的一项原则，专项档案由于其形成的特殊性，在具体整理过程中可遵循其成套性的特点进行组卷整理。

一是作为一个独立问题立卷。目前对文书档案的组卷一般采取“件”为单位整理的方法，分类上则采取按问题的分类标准。若企业的档案组卷方法是采取年度-问题-保管期限的，则作为一个新的问题排列在最后组卷即可。若企业的档案组卷方法是采取年度-机构-保管期限的分类方法来组的卷，从遵循保持文件之间的历史联系和便于保管和利用的原则，在组卷时倾向于作为一个独立的问题（或临时机构）来组卷，与其他机构并列平行，放在最后。这样的组卷方法对查阅利用者来说是方便，查找的材料也相应地集中和成套。如果形成的档案材料是跨年度的，但整个活动只是在1-2年内完成的，建议将全部的文件材料放在完结年度来组卷，这样做可使一个专项工作的档案材料放在一个年度内组卷，将来查找利用就简捷方便，只要在一个年度内就可以方便查找到一个专项工作的全部档案材料。

二是归放在职能部门立卷。对于阶段性特别强的落实上级文件精神和政策的专项工作，如一次性住房货币补贴、独生子女父母退休计划生育一次性奖励补发、退休人员移交社会化管理初次启动等工作形成的档案，因为涉及面较广，且多为与职工的切身利益紧密相关，落实的时间短暂，形成的档案非常集中，只涉及职能部门，组卷时可按企业原来的组卷方式（年度-机构（问题）-保管期限）进行即可。

三是除了收集整理专项工作形成的纸字文件材料，容易忽视收集整理录音、录像、电子文档、光盘、实物、照片、证书、奖章、奖牌等档案材料，要按照不同载体的组卷要求进行整理归档，保证专项活动的全面性、成套性、完整性。

5 专项工作档案的检索和编研

由于载体的不同所整理的方法和存放的地点不同，造成一个活动的档案材料保管在不同的地点，但为方便使用，最好能建立相应的检索目录。同时，一个企业进行了多个专项工作，还可以按活动的方案、总结报告、宣传资料等不同内容进行汇编，方便利用。

大数据时代所包含的信息量非常的广，并且信息的内容之间还有着多样性，而对于档案管理工作来说，正是需要每天处理大量不同的资料。在信息技术发展的越来越好的今天，对信息数据处理的速度也越来越快，这也正好适应了档案管理的工作流程，其能够使档案管理从传统的流程和工具转化为使用信息化技术来进行收集、存储和管理工作，对于档案管理来说是一个具有跨时代意义的提升。

一、大数据时代对于档案管理工作的影响

在大数据时代下，信息技术的发展对于数据和资料的处理有几个方面的优势：

第一，由于现代社会发展的越来越快，在档案管理中数据的规模和管理的内容也越来越多，传统的工作方式很容易在繁忙中发生失误，从而造成一系列的影响。而现阶段利用信息技术进行档案管理工作，则会帮助工作人员节省很多精力与时间，减少工作中所产生的错误，提高档案管理的工作效率。

第二，传统的档案管理工作在保管上都是由纸质、胶片等工具来进行储存，并将其保管在档案库房中，这种保管方式在安全系数上有着一定的欠缺，同时在寻找档案时也显得极为不方便[3]。而在大数据时代丰富了档案的保管方式，在以往储存方式的基础上增加了光盘、网络、移动硬盘等多种储存方式，这些储存方式不但占地面积小、携带方便，在安全系数以及找寻工作上也比传统的方式更加优秀。

第三，在档案管理工作中，没有被收集归档的就不属于档案，因此，在档案的数据收集工作，是档案管理中一个非常重要的工作。传统的数据收集主要是通过纸质资料的主动移交，而在这一过程中很容易产生资料丢失的情况。在大数据时代下，档案数据的收集工作不但能够通过信息技术直接从网上传输到工作人员的计算机中，同时档案管理人也不再需要等着资料送过来，而是可以通过互联网自己进行资料的收集，丰富了档案管理工作中的资料收集方式。

二、大数据时代下档案管理在现阶段存在的问题

虽然信息化技术已经融到了档案管理工作当中，并在实践中得到了应用，但由于信息化技术起步的较晚，发展的不够成熟，在现阶段仍旧存在着一些问题。首先，工作人员的信息化素质不强。档案管理工作人员的信息化技术水平是当前档案管理工作的基础，而现阶段由于档案管理的工作人员年龄较大，对于信息化技术的操作还不够熟练，甚至出现排斥的显现，这也使得信息化技术无法发出发挥出全部效益，没有能够有效的提高工作的效率。其次，档案管理存在着一定的安全隐患。网络在为档案管理工作带来便利的同时，也使得档案管理工作存在着一定的安全隐患，档案中的资料信息应当具有严格私密性，而网络中存在着一些黑客以及病毒，这也导致在没有做好相关的安全防护措施的情况下，很容易被不法分子通过一些非正常手段窃取到档案中的资料，档案管理中也缺乏了信息安全的规章制度。

近年来，按照上级的部署，企业开展了多项重大的专项工作。专项工作在特定时间内开展和完成，是企业经济发展特定时期的工作重心和焦点，工作推进的过程必然会形成对企业和职工本人具有保存价值的各种门类和载体的原始记录。专项工作的特点决定了专项工作的档案不能像普通档案那样进行常态化管理，做好重大专项工作的档案管理也应引起档案人员的关注。　

专项工作的特点

1.1 社会性。企业开展的专项工作所形成的档案反映了这些特定活动的具体情况，是档案资源的重要组成部分，是职工享受政策福利的重大凭证，具有极其重要的保存价值。

1.2 独特性。企业开展的专项工作往往是上级部署的工作，在某个特定时期或阶段进行的特定工作，活动的目的性强，目标任务一致。活动要求独特，政策性强，意义重大，使其形成的档案也具有独特性和专一性。

1.3 阶段性。企业开展的专项工作一般具有明显的阶段性，时间要求非常强。因此，专项工作期间产生的档案文件呈现集中性，数量较大。

1.4 临时性。对于重大的专项工作来说，由于工作头绪多、任务重，一般都要成立临时领导机构和工作机构，其成员多数是由企业各个部门和属下公司的人员临时兼职组成。

（一）档案库房为档案保护提供了最基本的物质条件，库房建筑的好坏直接影响档案的保护条件和库房管理措施的效果。库房建筑还是档案保管工作中长期起作用的方面，因为建筑好了的库房，改动比较困难，且会造成很大浪费，因此要周密设计、精心施工。

1.档案库房建筑的原则

档案库房建筑应遵循适用、经济和美观的原则。所谓适用，就是库房建筑要在防潮、防热、防光、防尘、防火、防盗及防有害气体等方面符合保管档案的要求。所谓经济，技术在考虑适用的前提下，讲究经济效益，注意节约经费开支。所谓美观，就是无论是总体布局、单体造型，还是外观景象及内部装饰，都要给人以协调、美观、大方的印象和充满文化氛围的感受，充分体现档案馆的文化事业机构性质。

2.档案库房的类型

目前，我国档案库房的类型主要有综合档案库、专门档案库、档案资料库。

（1）综合档案库。综合档案库是档案库房的主体部分。它保管着我国各个历史时期，各机关单位及著名人物形成的各种门类、各种形式的档案在档案库藏数量较大的情况下，可以实行分库管理。

（2）专门档案库。专门档案库主要是为了适应专门档案的特点以及管理上的特殊要求而设立的，如以制成材料或形式等特点而设立的档案库。专门档案库与综合档案库在内容和形式上都有比较明显的界限。专门档案库，尤其是制成材料比较特殊的档案库，在管理上有些特殊要求，不能与一般档案库混同。

（3）档案资料库。档案库房是专门集中和保存与档案有关的图书、资料。有条件的档案馆均应设有图书、资料库积存资料，以补充和方便档案的提供利用。

（二）档案装具

档案装具是档案馆、室必须的基本设备。档案装具种类很多，各有所长，应根据库房的特点和档案的价值及规定的不同，合理选用，灵活配置。目前，我国使用的档案装具主要有档案架、档案箱、档案柜。

1.档案架

档案架一般采用金属制品，其优点是能充分利用库房的面积和空间，成本低，存取方便，并能提供较妥善的保管条件。档案架的装置和排放要能最大限度地利用档案库房的面积和空间，并保证档案完好和利用方便。档案架的种类很多，主要有固定档案架、活动式密集架、积层架等。

2档案箱

档案箱多为金属制品，5个档案箱为一套，平时以箱代柜，叠放使用，它与档案架、档案柜比较，便于挪动，可以平时、战时两用，同时又能防火、防光、防尘、防盗，目前采用较多。但是，档案箱单体逐一加工，造价高。

3.档案柜

档案柜一套5节档案箱高度大体相同，高2米左右，宽1.5m，4层格板，相当于5节档案箱。它多为金属结构，优点是坚固、防火、防潮、防光、防盗性能好。但是，档案柜移动不便，造价稍高。档案装具有金属和木制两种。一般情况下，金属比木制的好，即防火又耐久，使用方便灵巧，便于机械加工，可做成组合构件，有可调性，利于运输、安装。在有些地方，也可用吸水性能较强的木材作为档案装具材料。

（三）档案包装材料

档案的包装非常重要，它即可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可减少机械磨损。目前，我国包装纸质档案的材料和方法一般有3种：卷皮、卷盒和包装纸。

1.卷皮

卷皮是包装档案的基本材料。它不仅可以保护档案，而且本身也是案卷的封面，对查找利用很方便。使用卷皮应符合以下要求：

长宽为300mm×220mm或280×210mm，厚度为10mm、15mm、20mm3种。另外还有一种与卷和配套、装入卷盒内的软卷皮，其规格为297×210mm或260mm×185mm。

2.卷盒

利用卷盒保管档案是目前比较好的一种装具。它能防光、防尘和减少机械磨损，同时也便于管理，且整齐美观。但是，卷盒占用库房的面积较多，制作卷盒的费用也较高。要区别情况，根据档案馆、室的需要和可能，适当采用卷盒形式。卷盒的规格，按国家标准为300mm×220mm，厚度为30mm、40mm、50mm3中。对于某些特殊档案，也可以采用卷套，它比卷盒要经济一些，又便于案卷的存取。

3.包装纸

对于有些不被经常使用的档案，且既不适于装订，也不便于卷盒存放，可采用拉力比较强的纸张包装起来，这是保存档案的应急措施。

一、档案保管工作的内容

档案保管工作是指根据档案的状况所采取的存放和安全防护措施。这是特指档案科学管理的一项专门业务工作，具有特定的含义。档案保管工作的内容主要包括以下3个方面：

(一)档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作。

(二)档案流动中的保护，即档案在各个流动环节中的―般的安全防护。

（三）档案保护的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。

二、档案保管工作的意义

档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义，主要表现在以下几个方面：

第一，档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分，是一个独立的工作环节。它具有自己的特点，负有具体的工作任务。所以，许多档案馆设有保管部、处、科等内部组织机构，专司其职；有些档案馆、室则配有专职或兼职专门人员，负责档案的保管工作；第二，档案保管工作是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节。维护档案的完整和安全是档案工作基本原则的重要内容之一，是做好档案工作的起码要求。它需要档案的收集、整理和提供利用等各工作环节共同承担和完成，而保管工作乃是实现这一任务和要求的重要环节，具有决定性的影响，因为档案寿命的长短与档案保管的好坏有着直接关系；第三，档案保管工作质量的高低对提高档案管理水平具有重大影响。档案保管的好，就为整个档案工作的顺利进行提供了物质对象和最基本的前提；反之，整个档案工作就要受到影响，甚至失去其存在和进行的基础。

三、保管档案的基本要求

第一，以防为主，防治结合。保护档案的方法很多，概括起来主要有两个方面：一方面是“防”；二是“治”。“防”即如何预防档案文件的损毁。“治”即档案损毁之后，要进行相应的处治；第二，相互协调，密切配合。档案保管工作是整个档案工作的有机组成部分，它与档案工作其他工作环节有着密切联系。档案在收集、整理、鉴定、统计和提供利用等过程中，也可能遭到某些不利因素的损害。因此，要想做好档案保管工作，就必须掌握档案工作各环节对保管工作的促进和制约作用，并在进行其他各个环节工作中注意保护档案；同时，还必须关心文书部门对文件载体和书写材料的选用，在可能的条件下，根据文件的重要程度和保管年限，选用不同等级、不同性能的载体和书写材料，使需要永久保存的重要文件最大限度地延长寿命。

数字化档案管理的问题

1.缺乏有效的领导

在科技发展的今天，数字化档案管理虽然已经得到大家的普遍认可，但是在数字化管理中，我国依然处于初级阶段。我们虽然对数字化档案管理已经接收，但在专业的管理知识方面并没有完全得到认可。缺乏先进的领导，没有建立起规范的数字化档案管理系统。

2.数字化缺乏先进的硬件设备

计算机的更新非常迅速，然而在档案馆中的计算机设备却很少进行改变，计算机往往不能跟随时代的步伐，不能适应数字化档案体系的需求，影响了档案管理工作的进行。

3.数字化的安全性能不高

计算机网络应用是数字化档案管理体系不可缺失的一部分，有网络存在的地方必然会存在安全隐患，容易导致数字化管理系统不能正常的运行，导致网络瘫痪，各种病毒也不断地侵入，数字化的内容易于丢失，数字化网络的安全是一项重要问题。

数字化档案的具体方法

在目前的网络环境中，有很多的外在因素影响着数字化档案的进行，例如，在网络的环境中，会有黑客的攻击、病毒的侵入等不良的因素在进行着档案的影响，极易造成档案信息的泄漏和失真等情况出现，这就要求，各个管理部门做好各方面的工作安排。

1.在构建电子化档案的时候，为了防止外侵入病毒的影响，造成信息的毁灭和丢失，在档案存储过程中，可以运用网络设备、电子文件归档管理程序和电子打印机等将纸质的档案也进行二次的安全保存，通过二者的同步，有效的解决数字化档案无法代替档案解决的问题，实现档案的安全保存。

2.进行权限的设置，禁止访问，保障网络的安全进行;在档案的使用过程中，严格地对使用者的权限进行限制，并对档案的内容制定出合理的划分，进行分区加密，这样对于完全禁止阅览的内容时，就保证不会发生信息的丢失。分类的进行加密与阅览权限的设置，让读者仅可以得到自身权限之内的档案信息。

3.做好备份，保证信息的安全;在进行档案的整理过程中，对于比较大或者比较重要的文件可以选择多台机器进行存储，多种方式的备份，保障档案的安全，并且对于重要的文件也要及时的做好备份记录，随时进行跟进。

4.预防病毒的产生，防止不必要的损失存在，在计算器中安装杀毒能力比较强的杀毒软件，定期的对计算机进行病毒的查杀;禁止使用外部的磁盘与读卡器进行使用，外界的磁盘必须保证在病毒查杀彻底的时候使用。

5.建立起一套比较合适的档案管理系统。在系统中可以实行六个步骤的进展，登记-编目-检索-利用-统计辅助。对于各个板块的系统与档案信息设定合理的站点，切实的实现档案信息的有效性连接，深入改善系统，促进数字化的档案管理工作有秩序的进行。