如何加快文书档案现代化管理的策略分析

（一）建立现代化的文书档案管理制度

强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文??档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。

（二）应用先进手段实现文书档案现代化管理

当前办公自动化系统得以普及，在具体办公过程中，通过OA流转即能够完成收文和发文，这就要求档案管理人员要加快文书档案管理观念的转变，充分的利用现代化化手段来提高文书档案的管理水平。因此在文书档案管理工作中，需要充分的运用现代化管理软件，依托于计算机技术来对文书档案进行整理、储存和查阅。同时还要通过创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，实现来完成公自动化系统与档案管理系统之间的无缝对接，这样电子文件数据通过办公自动化系统即能够直接进入到档案管理系统中，完成归档工作。而且有效的保证了纸质档案与电子文档之间信息的一致性。另外，各机关单位还要通过运用相应的软件来加快推动档案管理信息系统的建设，在保证文书档案质量的基础上，全面提升文书档案的应用价值，加快促进文书档案管理的现代化水平。

（三）提高文书档案检索效率

在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根据各行业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。

（四）不断完善和健全文书档案管理体系

为了能够更好的提高文书档案管理水平，需要在日常工作中注重构建完善的文书档案管理体系，进一步完善文书档案管理要求。在实际工作中，各单位需要针对自身的实际情况，并按照文书档案管理的要求来建立健全文书档案管理体系。同时还要注重文书档案综合管理水平的提升，各部门之间在日常工作要做好协调工作，加强工作中的交流和配合，确保实现信息的全面传输和实现对文书信息的完整记载。文书档案管理工作是一项长期性及繁琐的工作，需要在实际工作中配备专业的档案管理人员，并在实际工作严格按照具体的要求来做好档案资料的收集和整理工作，确保档案管理人员整体素质的提升，并对每一个档案人员的相应职责进行明确，全面提升文书档案现代化管理的质量。

档案工作，从广义上说，包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。

一、档案管理工作

档案管理工作，是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。上述档案管理业务内容的划分只是相对的。我国档案界长期以来将档案管理业务分成为“六个环节”或“八个环节”。随着档案管理现代化的发展，档案管理业务的内容与结构还将发生新的变化。

档案管理业务的诸环节是适应社会实践的需要而产生和发展的。各机关在参与社会活动时形成了大量文件，社会活动的延续又需要经常使用这些文件。由于文件形成后的自然状况并不能完全适应社会对其实际利用的需要。为此，必须按照科学的原则和方法，对这些文件进行专门的管理，这就形成了档案管理业务的各项内容。

（一）档案的收集工作

各个机关、机关内部各个组织单位形成和使用的文件，往往是分散的，而且在数量上也是浩繁的；而机关与社会对档案的利用，则要求一定的集中。为了解决档案的分散形成与集中利用之间的矛盾就形成了档案的收集工作。

（二）档案的整理工作

收集集中起来的档案不仅在数量上是巨大的，而且仍然是处于零乱状态；而日常管理和实际利用，则要求将档案材料进行系统化。为了解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，就形成了档案的整理工作。

（三）档案的鉴定工作

随着时间的推移和社会活动的继续，新的档案在不断形成，档案的数量在不断增长，有些档案也会因其存在环境的变化而失去保存价值。为了使有保存价值的档案能够得到优先保管，并能发挥最大作用，以满足社会利用需要，就形成了档案的鉴定工作。

（四）档案的保管工作

由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，或者可能会遭到突变性的破坏；而社会利用的需要，则要求长远地拥有完好的档案。为了解决档案自然寿命的有限性与社会长远利用需要之间的矛盾，就形成了档案的保管工作。

（五）档案的编目与检索工作

数量庞大的档案，通常是按照它的自然形成规律进行整理存放的。档案一经整理，其体系将保持相对稳定。由于档案往往是孤本，这就决定了档案整理排放的体系具有单向线性特征；而社会对档案利用的需要则是多样的和变化的。为了解决档案馆藏体系的单向线性排列与社会多样的和变化的利用需要之间的矛盾，为档案的查找提供手段，就形成了档案的编目与检索工作。

（六）档案的编辑与研究工作

档案部门收存的档案，主要是原始材料，有的相当珍贵，一般只适宜馆内利用；而社会利用档案的需要是广泛的。为了满足社会多样的和广泛利用档案的需要，需要对档案进行研究，汇编出版各种档案参考资料，这就形成了档案的编辑与研究工作。

（七）档案的统计工作

为了掌握了解档案工作的基本情况，分析档案工作的规律性，提高档案管理的水平，需要对档案和档案管理的状态进行数量观察和分析研究，这就形成了档案的统计工作。

（八）档案的利用工作

对档案进行一系列的管理活动，其最终目的是为了发挥档案的作用。档案的作用是在利用工作中得以实现的。为了满足社会实际利用档案的需要，需要通过各种方式和方法，向用户提供档案材料，这就形成了档案的提供利用和服务工作。

由此可见，档案管理业务的各个环节，实际上可以划分为两个基本的组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作。档案基础工作为提供利用工作创造条件；提供利用工作则反映了档案基础工作的成果，同时也向基础工作提出了新的要求

文档档案作为重要的档案资源，同时也是构成各种政务活动的重要要素。近年来网络信息技术取得了较快的发展，文书档案现代化管理已成为档案管理和利用的必然趋势。因此在实践工作中，各机关单位在文书档案数量不断增加的新形势下，需要做好文书档案的现代化管理工作，全面提高文书档案管理工作的效率，确保文书档案能够与新形势发展需求更好的适应。

一、文书档案实现现代化管理的优势

（一）提高档案归档人员的工作效率

通过做好文书档案现代化管理工作，可以进一步规范文书档案管理的流程，改变传统的文书档案管理方式，全面提高文书档案管理工作的效率。而且通过运用计算机技术来对文书档案进行整理和归档，可以有效的减轻档案管理人员的工作量，文件信息资料的收集、存放、分类等工作更为快捷和便利，提高档案管理工作的效率。

（二）提高档案的查阅速度

利用现代化管理方式来做好文书档案管理工作，可以有效的提高文件查阅速度。在实际工作中，通过运用计算机网络技术能够随时对文书档案资源进行检索，档案使用者在利用档案信息时不受时间和空间的限制，能够在极短时间内查到自己所需要的资料，有利于档案利用工作的效率的大幅度提高，实现了人力和物力资源的有效节约。

（三）提高文件的传递速度和安全性

文书资料在日常公文处理过程中，传递时极易发生丢失的情况。通过运用计算机技术和网络技术，文书资料可以通过网络进行传递和流转，有效的提高了文书资料的传递速度，保证了文件的安全性。同时还可以通过档案管理系统来对档案密级进行确定，并设置具体的操作权限，以此来保证文书档案信息的安全。另外，现代化管理方式下的电子文书档案，有效的提高了档案信息的利用率和档案管理工作的效率。

一、企业档案信息资源共享的必要性

1.企业发展的内在需求

企业发展的内在需求主要体现在三个方面，一是企业的长远发展战略，二是企业内部管理的需求，三是企业廉政建设的需要。无论从哪一个方面来看，信息资源的共享都为企业的管理需求提供了便利的条件。首先，对企业的发展战略来说，信息资源如果掌握不到位，很容易对企业的经营管理和长远发展造成影响；其次，对企业内部管理来说，由于企业在经营管理中很容产生大量的文件档案，尤其是在当今时代信息技术高度发达的年代，企业已经逐渐依赖于信息技术的应用。因此，目前企业的信息处理难题，在于海量的电子文件的堆积对企业内部管控的影响，对许多需要以档案信息为依据的内部管控工作造成了严重的影响。最后，对廉政建设来说，档案资源保留了企业发展历程中的所有原始资料，有利于与企业日后的查询与管理，有助于廉洁风险评定准则的准确执行，防止企业内部管理人员出现弄虚作假的现象。

2.企业外在形象树立的需求

企业档案信息资源共享对企业的外在形象树立具有重要的作用，尤其是对一些民生工程来说，由于民生工程是一种取之于民、用之于民的工程项目，因此，公众是具有知情权的。因此，民生工程在建设过程中，有义务向公众公开完整的建设信息，保持民生项目的高度透明，让公众对企业产生信赖，同时也树立了企业公平、公开、公正的企业形象，有利于企业在民众之间产生良好的信誉，提高品牌价值。

二、档案整合管理和信息资源共享的内涵

1.档案整合管理

档案管理的起源在原始记事时期便已经存在，同时原始记事也是档案管理的最早起源，文字的发明是档案产生的前提条件，而国家的产生是档案产生的社会条件。从历史角度来看，档案的划分可以分为：甲骨档案、金文档案、缣帛档案、简牍档案、石刻档案、纸质档案、以及当今时代的声像、电子档案。在《中华人民共和国档案法》中指出：“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文学、图标、声像等不同形式的历史记录。”对于企业管理来说档案的主要作用是作为管理工作的考察依据、以及企业生产活动的参考依据，以及维护企业法律权益的法律书证。而企业档案整合管理指的是将企业某个系统的档案或某个系统中的部分档案进行联结，从而形成一个统一完整的整体的过程。整合管理是一种全新的管理理念，它是采用科学合理的管理理念和管理办法，结合时代信息技术的发展将企业档案进行高效有序的管理，提高企业的管理效率，促使企业快速发展。

2.档案信息资源共享

档案信息是企业内部管理和生产发展的重要参照依据，随着信息技术的发展，档案信息的保存载体也变得多种多样。在当今时代，想要将档案信息的作用发挥到最大化就必须依靠信息技术将档案信息资源进行资源共享。其主要目的是为了向企业和公众提供优质的信息服务。在当今时代为了达到资源共享的目的一般依靠网络档案信息中心的平台建设，利用网络强大的传播效力，以达到档案信息资源共享的目的。由于档案的性质具有一定的原始性、回溯性、社会性和分散性，因此档案可以很好地反映企业的原始数据、历史发展记录、社会效益情况等等。但由于其具有一定的分散性，不完整的档案容易影响档案整体的效益价值。

档案载体作为档案信息内容存储记录的介质，有着极其重要的作用，它不仅可以传播档案信息，促进人类彼此间交流，而且可以很好地传承文化，为社会未来发展提供有力支持。

一、甲骨档案

甲骨档案主要产生于商代后期，用于当时的占卜活动中，人们用刀将文字等信息刻在足够坚硬的龟甲或兽骨上以此来记录重要信息。甲骨档案内容丰富，多是反映王室占卜及与之有关的其他活动。甲骨档案是商代留给后人的最早的档案文字材料，它的材料之特殊、年代之久远、数量之多使得它在档案历史上有着绝无仅有的地位。但是到周代以后，由于占卜文化逐渐淡化以及龟甲兽骨的数量在不断地减少，所以甲骨档案慢慢地被其他方式所取代。

二、金文档案

金文档案是继甲骨档案之后出现的又一种珍贵的历史档案。它是我国先秦时期形成的具有书史性质的青铜器（钟、鼎、盂等）及其铭文的结合?w，主要盛行于殷商末期、两周时期。

那时期作为载体的青铜器的制造工艺达到了一个全盛时期，构思巧妙的造型、优美精致的纹饰、风格多样的铭文书体，其整体的和谐完美都不得不让人赞叹中国古代青铜冶铸技术的高超。

青铜器的硬度大，密度高，不易腐坏，以其为载体具有保存时间长的优点，但是因为青铜器的材料特殊，且造价昂贵，所以其使用并不十分广泛，完好留存后世的数量也不多，但是据目前所知，我国已出土的带有铭文的青铜器件已达万件以上，而且其记事内容范围比甲骨档案更加详细广泛，是我国档案文献遗产中的弥足珍贵的一部分。

三、简牍档案

简牍，又称“简书”“简册”，是中国古代用修整过的竹、木作为记录载体的文书档案类型。“简”是用竹、木削成、一面磨光用于写字的长条；“牍”是用竹或木剖成的板片。简牍最早约产生于先秦时期，历经春秋战国、秦汉时期，直至纸张出现后才基本绝迹，但在此期间，简牍都极为盛行。

简牍的原材料多是竹木，取材容易，人们为了可以更加方便书写，在取得竹木之后都会对之进行必要的加工，将其进行烘干，这样最后得到的简牍不仅易于书写，而且还不易被虫蛀，更加便于传递、保存、阅读。简牍还可以多片连接成较大的篇幅，可以书写更多的内容，容纳更多的信息。

四、缣帛档案

缣帛档案，以中国古代的丝织物为载体来记录重要文件，一般称为帛书，也有人称其为缯书，因其色白，更有人称之为素书。

中国是丝绸之乡，丝织品技术出现也是世界上最早的国家，早在战国时期就已经有人开始用绢帛为材料书写，到秦汉时期得到广泛使用。秦汉时期纺织业快速发展，人们织造出了缣帛，其质地坚韧、幅面广、便于书写、可任意折叠卷轴、易于传递，故多用于绘制舆图、画像或抄写经典文章。缣帛作为书写材料，不仅可以随意剪裁、而且便于携带、易于保管阅读，它弥补了简牍的不足之处，所以那时一些宫廷文书、朝廷官方文书慢慢开始使用缣帛。

但是缣帛价格十分昂贵，一般人根本消费不起，只有皇族权贵才有资本享用，所以当时缣帛在某种程度上也是财富和地位的象征物。随着后续档案载体的出现，缣帛的使用量不断减少，只用于中国封建社会的某些特定方面，直到清代，朝廷颁授官员的封赠文书还在使用。

五、纸质档案

纸质档案，是以纸张作为载体的一种档案，其范围较之以上几种更为广阔，有公文图纸、书籍、账册、契约等等。

纸张是我国中国古代的四大发明之一，是我国的一笔宝贵财富。中国古代东汉时期就已经开始使用纸张书写文件，但当时并未广泛使用，到魏晋时期，虽然仍是以简牍为主，但是纸质文件逐渐增多，东晋末叶才明文规定使用纸张书写，自此纸质档案的时代来临。

纸张的质地轻便柔软，不仅易于保管和利用，而且更易于运输，因此很快便取代了简牍、缣帛。纸质档案一直沿用至今，不管未来如何发展，在档案工作中仍然有着重要的地位。

六、新型载体档案

电子档案给档案载体带来了一次剧烈的改革，它是信息化技术时代的必然结果，是档案未来发展的必然趋势。

七、结论

档案载体的每一次变革都是人类社会发展进步的产物。档案载体的演变及发展与人类社会的进步和科技的发展息息相关。每个历史时期的档案，虽然其记录方式在变、载体各异，但是其记录的目的一致，功能一致，都有记录、凭证、备忘的作用。而随着档案工作进入信息化时代，电子档案将成为新的档案载体类型。

（一）提高档案管理工作人员的综合素质

档案管理工作人员的综合素质，是其能否有效利用信息化技术来提升工作效率的重要因素。因此，为迎合时代的发展，企业需要对档案管理人员进行相关的培训，培训的内容应当包含软件的应用、信息化技术下的工作流程以及相关资料的收集方法，并向员工普及信息化技术的重要性，通过这些培训帮助老员工熟练的掌握信息化技术操作，提高老员工的信息化技术能力。在招聘新员工时，企业不但需要对他们的专业水平做出评估，更加需要注重新员工的信息化技术水平，在工作中让老员工帮助新员工掌握工作的具体事项，让新员工教会老员工信息技术的使用，以此来建设出一支综合素质高的档案管理队伍。

（二）完善档案管理中的信息安全监管制度

信息安全是大数据时代下，档案管理工作中最为重要的一个因素，在利用网络提高自身工作效率的同时，更加需要注重档案的私密性与安全性。因此，企业需要对档案管理中的信息安全监管制度进行完善，更加实际的情况实施相应的档案数据保护措施，提高员工的防范意识，严格控制员工因为工作时的操作不当而出现档案泄露的现象，并且还需要加大对档案管理的资金投入，聘请专业技术人员对档案管理的网络与计算机进行定期的维护和安全系统的更新，实时监测网络中可能会出现的安全隐患，防止被不法分子的侵入。同时，政府部门还需要加强对档案管理工作的重视程度，严厉打击黑客以及不法分子，维护网络中的信息安全，优化网络环境，使档案管理工作能够安全、有效的展开。

（三）引入新技术到档案管理中

在大数据时代下，新技术的产生都是针对老技术在实践中有所不足的地方进行更新与改正，使其能够更加有效的帮助人们提高工作效率。档案管理需要勇于接受这些新技术，并将这些新技术引入到实际的工作当中，同时，无论是政府部门、事业单位或是企业单位，还需要主动与大数据公司进行合作，并根据实际情况研发出适合自身档案管理工作的相关软件[3]。由于大数据时代下的档案管理工作不是一个人或一台计算机就能够完成的，而是需要各个单位之间的相互配合，并利用虚拟技术、云存储等新颖的技术手段，才能够使档案管理得到更好的发展。