科研档案管理含义及意义

1.1 含义

科研工作进行中，科研档案是其中形成的最具价值的资料及科学储备。而科研档案则是科学管理中最重要的组成部分，是对科研成果资料的科学整理及利用。科研档案管理包含了归类、整理、移交、管理及应用等主要内容[1]。归类，是指对各类材料的区分及规范；整理，是指对材料的目录编写、成卷整理；移交，是指将档案移交至管理部门保管；管理，是指针对档案进行有效处理，实现保密化存储并形成统一性系统化的流程。科研档案的管理，以科学化管理、实践应用为主要目的，这也是科研档案的价值所在。

1.2 意义

科研活动进行中，科研档案是不容忽视的重要组成部分，在经过技术整理后而形成的具有保存价值的资料，是科研项目成果最真实的反馈及水平体现。科研档案工作的顺利开展，科研成果形成、申报、管理、开发都是重要环节，对于科研持续性发展具有重要作用。科研档案记录了科研开展的过程，是最真实的历史记录，具有很高的文献分析研究价值，因此科研档案管理必须具备较高的科学性及规范性，这样才能实现更高的系统规范化。

2 科研档案在科研成果申报及学科建设发展中的作用

2.1 科研成果申报中的作用

科研事业的发展推动了社会的进步，而科研档案就是科研事业发展历程及成果的汇集，其中涵盖了大量的技术理论及方法，是众多技术人员智慧的汇聚，不仅为科研人员取得成果提供信息保障及支持，也为科研人员确定科研课题、申报成果提供必需的借鉴及帮助，是全面提升科研工作效率、促进学科发展的重要保障和依据。

2.1.1 科研档案对科研成果的形成和提高有指导价值

科研成果的获得，不是一朝一夕就可以完成，从科研选题、立项、完成、结题到成果鉴定[2]，需要3～7年的时间，其中汇聚了科研人员的多年努力，研究成果在发表后科研人员还要及时的进行总结、累计及后续研究，才能形成更符合实际需求的研究成果，实现智力及物质资源效能的发挥。因此，科研档案管理工作不容忽视，不仅能为科研管理领导者提供决策依据，还能避免重复性低水平研究，保证人、财、物资源的充分利用，提高工作水平整体效能。

2.1.2 科研成果申报

科研成果的申报，科研人员除了要准备多种科研档案资料外，还要做好很多工作总结及实验报告，科研课题立项申报书、研究实验报告、成果申?笫椤⒀芯抗ぷ髯芙帷⒊晒?申报证明等都不可缺少。一旦在申请时少了需要的资料，科研成果申报工作开展就会受阻，影响最终申报。除此之外，必须要保证科研申报成果档案结构的合理性及有序性，以提高成果申报的成功率。

2.1.3 科研档案资料直接影响科研成果申报

当前已经进入到了信息化时代，网络使用普及到众多领域，这也使得科研成果的申报效率大大提升。但尽管如此，科研人员也必须重视科研成果申报书的填写，因为其质量直接影响成果评审的最终结果。而科研档案信息的完整性及准确性，是成果申报书填写的重要依据和参考。因此，只有保证科研档案的真实、完整，才能真实展现申报者所表达成果的创新处及特色处，让评审专家可以透过申报书就了解到成果的科学性、先进性及实用性，提升成果申报质量。

2.2 学科建设发展中的作用

学科建设以科研为核心，而科研是以学科建设为平台，两者相互依存。高水平的科研项目，是建立在学科建设基础上，以其作为起步载体，是实现学科发展和腾飞的重要源泉。只有将高水平的科研课题作为基本，课题研究才能保证高质量和高水平，学科建设才能顺利开展，才会促进社会的进步。科研建设获得的成绩往往以科研成果水平得以体现，因此，要取得学科建设提升，必须要重视科研成果水平，从科研活动中提高人才及技术层次，全面提高学科建设的层次及学科保障。

一、现行企业档案管理模式下档案管理成本的构成

当下现行企业档案管理模式下档案管理成本的构成主要以下几个要素：

首先，人工成本。无论是企业档案管理人员和档案的具体工作人员都是属于企业档案管理的人工成本支出。档案管理人员和档案具体工作人员的多少直接影响到整个企业的档案管理的支出。

其次，设备和物资的成本。现行企业档案管理模式下，企业进行档案管理，多数是经过计算机等设备进行整理和维护工作，因此档案管理的成本构成自然包括了购买计算机设备的投入和支出，之后对计算机设备的维护也需要不断的支出，另外，购买正版的档案管理软件也需要资金的投入，还有就是通过计算打印所需要的纸张、订书器等常规办公用品，都属于现行企业档案管理模式下档案管理成本的构成。

最后，档案管理的场所和管理的流程中所需的投入。企业档案比较的多，因此，占领的场地也比较大，每年都要支付场地费，还有就是管理的流程中也需要一系列的投入。

档案的管理流程比较的复杂，需要各个程序有序的推进，才能够提高档案管理的成本控制。但是在当下的企业档案管理中，由于企业对档案管理的不重视，使得档案管理的流程比较的拖沓，这样就会导致档案管理存在较多的问题，也不利于企业档案管理中成本的控制。

二、现行企业档案管理模式下档案管理成本存在的主要问题

在现行企业档案管理模式下档案管理成本中，存在着很多的问题，主要表现在以下几个方面：

第一，成本控制的理念比较差。在现代的企业档案管理工作，部分企业认为档案管理工作涉及到的经济利益比较小，因此，过度的追求关注对企业经济利益最相关的部门或者是管理流程进行重视，对其企业的档案管理重视程度有限，对档案管理的成本控制更是不加以重视，使得现行企业档案管理模式下档案管理成本管理非常的不重视，档案管理人员的成本控制意识也不强。

第二，浪费现象严重。在企业的档案管理过程中，成本控制理念不强，所以，导致档案管理的流程比较繁琐，投入了更多的人力物力，造成了较大的浪费。比如说纸张的乱用以及人员的过多等；另外就是档案管理中缺乏程序性，档案管理非常的滞后，档案的堆积现象比较的严重，不仅容易造成档案的遗失，而且长期堆放占有大公共空间，投入更多占地费等。在设备的使用时不重视保护和更新或者是及时的删除垃圾等，导致设备的损害，于是增加了企业的成本投入。

第三，流程或者管理不当也不利于成本的有效控制。档案的管理流程比较的复杂，需要各个程序有序的推进，才能够提高档案管理的成本控制。但是在当下的企业档案管理中，由于企业对档案管理的不重视，使得档案管理的流程比较的拖沓，这样就会导致档案的管理存在较多的问题，也不利于企业档案管理中成本的控制。

要想提高不动产登记档案管理水平，实现更加理想的管理效果，就需要从工作现状出发，针对其中存在的问题提出有效的改善对策，为该项工作的科学、有序开展提供保障。

制定档案交接规范流程

档案的顺利交接是转变不动产登记档案管理模式过程中，需要克服的第一个问题，通过制定规范的档案交接流程，可以确保后续管理工作的顺利进行。首先，国土资源部门应制定统一的不动产登记档案交接方式，包括档案信息整理、移交及保存方式，对档案交接条件进行明确规定，只有符合标准后才可以进行交接。其次，还需要明确固定档案交接具体时间，保证档案交接的有序性。同时，档案交接需要由专业人员完成，并提供办公所需场所，为档案交接的顺利完成提供基础保障。

加大档案信息整合力度

档案信息整合是不动产登记档案管理中的一项重要工作。首先，应该制定统一的档案分类标准，根据不动产登记档案具体内容，对其进行科学划分，确保归档的科学性、规范性，避免出现档案分类混乱现象。其次，不动产登记档案信息应逐步向三位地籍及房产方向发展，实现图文一体化，将文字形式档案与图像形式档案进行整合，以权籍调查结果为依据，明确不动产产权具体归属情况。除此之外，还需要加快各地区不动产登记管理平衡发展，提高档案管理整体水平，为实现档案信息的顺利整合创造有利条件。

构建部门协同配合机制

不动产登记档案从分散管理到统一管理的转变，需要将多个部门进行合并，这就需要构建部门协同配合机制，确保档案管理模式转变的顺利完成。国家应该针对不动产登记档案管理工作的科学开展颁布完善的法律法规，明确不同管理部门管理职能的重要性，从法律层面对部门整合进行强制约束，并派遣专业人员进行监督审核，落实档案管理部门合并情况，提出指导性的工作意见。同时，还需要以实际情况为出发点，制订科学有效的统一计划，清楚划分档案管理责任，促进不动产登记档案统一管理的快速实现。

加大专业人才培养力度

要想提高不动产登记档案管理水平，就需要打造一支专业专业素质较高、工作能力较强的档案管理队伍，所以就需要加大专业人才培养力度。不动产登记档案管理部门应该认识到专业优秀人才的重要性，做好宣传教育工作，强化档案管理工作人员的责任意识，端正其工作态度，使档案管理人员能够更加认真、负责的最好自己的本职工作。同时，还需要对档案管理人员进行定期培训，使其掌握更加先进的档案管理理念及管理方式，提高其专业能力。

（一）是社会公众对档案部门的要求。档案本身作为一种纪录历史的资料，在当前社会不断进步、经济飞速发展的背景下越来越受到人们的重视，人们对档案部门的要求、呼声也越来越高。对此，档案部门应积极突破传统档案管理理念的束缚，踊跃去探索档案管理、服务的新思路，充分挖掘自身的潜力，致力于寻找档案管理与社会发展的最佳结合点。

（二）是档案工作自身发展的需要。档案工作本身是为社会提供档案保管与服务的工作，其基本属性就是服务性，而服务性本身也是档案工作能够生存与发展的重要基础。要让档案工作充分发挥出其自身的价值，档案部门就必须要将服务放在当前工作的首要位置。档案工作的开展必须要紧紧围绕着社会中心工作服务，在档案工作的全过程都贯穿服务，为此必须要切实做好档案需求服务，对服务质量进行改善，积极转变服务形式，创新服务内容，并对管理理念、管理模式、管理手段以及方法进行充分创新，只有这样才能够让档案的存凭、留史、育人、资政等作用得到充分的发挥。

档案开放与利用是档案工作人员的核心工作之一，但档案开放利用中的隐私安全问题却不断彰显。如何在档案保管部门与用户之间找到权衡点，保障个人因素不被泄露是值得重点注意的问题，也需要我们做出正确的抉择。应该从以下几点作为出发点：

（一）加快档案隐私信息保护相关立法工作

法律是保障档案隐私保护的基础，通过法律的形式来保障公民隐私信息档案不受侵犯，加强档案隐私信息保护已经成为立法工作中迫切需要解决的问题。在档案立法层面上，除了《个人信息保护法》之外，还应制定专门针对档案开放性利用的法律法规，例如个人信息获取、管理、使用等，所设置的相关法则也必须要明确，即明确规定档案中的个人信息公开与保密的界限，公开档案信息的形式、要求、对象、时间、法定程序、公开人员的义务与权利等。与此同时，要建立健全详细、具体的赔偿制度，如果档案管理部门没有经过信息主体同意随意公开个人信息，要进行物质损失赔偿或者精神损害培养。法律概念一定要精准、明晰，方便于执法部门工作。档案界在建立自身的法律法规时，必须要保障自身所制定法律与法律体系兼容，注意与其它法律能够对接，要善于利用国家级信息保护的法律法规。总之，通过国家完善隐私保护法律法规；档案界制定相应的法律法规，能够有效为档案隐私保护提供强有力的法律依据。

（二）提高社会群众的档案隐私保护意识

我国大部分公民、企业都对自身的基本信息不够重视，例如随意告诉他人家庭住址、身份证号、电话号等。因此，档案管理部门应针对档案隐私信息保?o问题展开教育宣传活动，增强公民对档案开放利用的意识，加强社会群众对隐私安全的保护意识。通过展开宣传教育能够让社会群众认识到隐私信息的重要性，及个人信息完整与安全的重要性。保障档案隐私信息不仅是区档案馆的事情，更是关乎于公民、企业的隐私、机密问题。此外，区档案馆必须要加强自我教育，提高档案工作人员的信息安全意识。在开放利用档案过程中，要严格遵守相应的规章程序，操作必须要规范。明确档案工作者的使命与职责，不仅要对自身的工作负责，同时也要为信息主体负责，保障档案主体、档案信息双重安全。

（三）提高电子档案网络安全性

电子档案已经成为档案界发展的一大趋势，在提供档案信息网络服务时，要保障硬件与软件技术层面上的安全性，避免档案隐私受到他人侵害。有关部门要及时更新管理系统软硬件，下载相应的杀毒软件与安全卫士，定期进行漏洞修复和杀毒，保障网络档案管理环境的安全性。此外，档案管理部门必须要制定出一套针对网络管理的相关法规，供用户、网络经营者参考，并吸收他人的意见与建议不断完善，用于防患于未然。在档案网站中公布的个人信息要通过声明来维护信息主体权益，在网站中设置访问权限，约束开放利用者的使用范围与利用程度，避免越权使用。

一、档案中隐私信息类型与特征

（一）档案隐私信息类型

隐私信息具有相对性与针对性，并不是一个绝对的理念。只要是人们不想泄露信息都可以称之为隐私信息。隐私信息可以依附于多种载体，通过不同呈现方式展现出来。现如今，随着信息技术不断发展与进步，隐私资源也呈现出多元化态势，其中包括文字、视频、音频、图片等。其中，名人档案中的信件、笔记、账单等资源会涉及到大量的公民工作、生活、学习情况；文书档案主要包含个人出身成分、学历、家庭住址、财产；会计档案主要包含企业日常财务状况、运营状况等内容。总之，档案内容多多少少都会涉及到一定的隐私信息。

（二）档案隐私信息的特征

（1）分散性较强

由于涉及隐私的档案的类型比较广泛，且具有相对性，使得公民隐私档案信息无法集中在某一个档案部分中。相反，公民档案隐私信息载体通常分布在不同的档案中，甚至分布在不同文件中或卷宗内，比如个人招工档案，建房档案，知青档案中都含有档案隐私信息。由于分散性因素，大大提高了档案隐私信息被泄露的渠道，大大提高了公民隐私被侵犯的风险。

（2）辨识性较低

依据人们生活情况、工作情况、学习情况的不同，使得人们的档案隐私信息也不尽相同。隐私具有主观性与相对性，即使同类型档案信息，有些人则不以为然、有些人却视为档案隐私，不愿意公布于众。“隐私”一词的解释极为模糊，很难对隐私做出明确界定，虽然档案信息要符合要求才给予开放，但其中信息是否会泄露档案隐私、企业隐私不得而知，因此，档案信息内容哪些能够披露、哪些不能披露极难把握。在网络时代下，档案开放利用会提高公民档案隐私信息泄露隐患，甚至会影响公民的名誉权与精神权利。

二、档案开放利用中的隐私安全现状与问题

（一）隐私信息安全现状

（1）隐私信息泄露问题严重

涉及隐私信息的档案种类多、数量大，无论是文书档案、会计档案、名人档案、科技档案都会涉及到一些个人、企业隐私。在信息时代，档案管理部门在开放利用档案的过程中，极有可能存在个别工作人员工作失误或没有经过信息主体同意而披露档案内容的情况。例如前些年闹得沸沸扬扬的广州“房叔”“房婶”就是交易登记中心的一名编外人员受人所托，没有经过任何审批，违规查询“房婶”房产信息，最后被别有用心的人在网络上发布。其主管部门广州市房地产档案馆回应个人住房信息系统确实存在薄弱环节，存在个别工作人员存在责任心不强、业务不熟的实际问题。再者，档案管理人员工作漏洞问题，把封闭期间的档案提前开放。由此可见，我国档案隐私保护问题非常严峻，隐私泄露甚至会影响人们生活、企业运营。

（2）隐私信息非法开发问题

在档案开放利用过程中，泄露的档案隐私信息很可能被不法分子利用，甚至是再次开发。虽然所泄露的只是简单个人信息、企业信息，但经过不断开发、分析、挖掘之后，会得到更深层次的信息内容。当代信息技术非常发达，通过简单的个人信息即可“人肉”出全部信息。互联网强大的交互性能与传输功能能够加速信息整合，通过信息共享与信息交流，想要获取一个人的多面信息并不困难。

（3）隐私信息被恶意使用

档案所泄露的隐私信息可能被不法分子恶意使用，即非合法性使用，特别是商业机构中的个人信息使用。某些营销机构为了提高经营效益，通过多种渠道获取他人信息，例如下载、搜集、购买，加工过后，大范围兜售企业产品，泄露企业机密，严重影响商业秩序。甚至有些企业没有经过信息主体允许的前提下，大肆宣传个人信息，或者将大量的个人信息变卖给他人。例如Ucloo 网站，该网站号称“全球最大搜人引擎”，其中包含着“搜人”服务。只要用户在搜索框中输入人名，再用手机支付一元钱费用即可找出这个人的基本信息，包括姓名、地址、电话、经历等信息。该网站给社会群众带来了极大恐慌。但在不久之后，该网站功能即被取消。这也警示我们，当今我国档案隐私保护依旧存在诸多问题。

（二）档案开放利用中因素保护的问题

（1）相关法律法规不够完善

现如今，我国依旧没有一部针对档案隐私保护的法律法律。虽然有些法律法规涉及到了档案隐私问题，但其涉及内容非常局限是不争的事实。由此可见，我国涉及档案隐私的法律法律都是零散、个别的，存在不够系统、不够健全、原则性过强等问题。涉及档案隐私的法律条文也相对模糊、不够明确，例如“不当”、“不宜”等莫能两可词汇。在当今法律法规中找不到档案隐私信息的界定，缺乏档案开放利用的相关原则。惩罚措施的不健全，档案执法部门缺乏执法标准，进而提高实际工作中的操作难度，降低档案执法部门的权威性。总之，档案隐私立法工作进程缓慢，造成档案隐私信息保护与实践方面存在诸多问题。 　　

（2）缺乏隐私信息保护意识

缺乏隐私信息保护意识主要体现在两大方面：第一，很多公民、企业缺乏档案隐私信息保护意识，对档案基本信息保护不够关注。在日常生活中，这部分人随意将自身的信息泄露给他人，或是因为一些利益来出卖个人基本信息，或是在档案移交的过程中没有明确隐私信息。第二，档案管理者隐私信息保护意识薄弱，对他人隐私信息不够重视。档案工作人员在档案开放利用中忽视档案隐私信息安全保护的现象极为普遍，在日常工作中，错误操作、违反管理规定等现象也时有发生。经有关部分调查，近些年档案隐私泄露案例中，由于区档案馆方出现问题的比例逐年提高。

（3）网络技术因素

随着网络技术不断发展、不断普及，区档案馆通过建立官方网站提供信息查阅服务（开放的档案可凭相关个人证件进行查阅利用）。电子化档案管理是档案界发展的一大趋势，能够有效提高工作效率、方面群众查询信息，但这极大的提高了档案隐私泄露问题。区档案馆在提供数字化查询服务时，很多网站并没有明确的信息保护声明，这给一些不法分子留下了可乘之机。同时，当今计算机信息网络普及率极高，10个家庭9台电脑。通过网络信息输出、复制等渠道，极大的提高了隐私信息传播效率，并且极难控制。在加上网络技术自身的开放性，网络环境极为复杂、危险，使得公民信息在传输过程中非常容易被不法组织利用，甚至是盗取他人财产或实施诈骗。