档案收集与管理工作的改进措施

1.提高档案管理人员的责任意识与专业素质

工作人员的素质将直接影响工作的开展情况，针对档案资料的收集与管理工作中的问题，我们应该提高档案管理人员的入职门槛并且加强对档案工作者的培训，提高其责任意识，从根本上提高档案管理人员的综合素质。作为一名专业的档案管理人员，除了具有专业的档案管理知识之外，还应该具有较强的档案管理意识和高度的责任感。首先，单位在选用档案管理人员时应尽量选择具有专业知识的人才，在正式上岗前需要进行相关考核，考核合格方可通过，正式上岗。对于在职的人员，需进行定期的培训，一方面是对专业知识的更新，讲解一些档案收集与归档管理的新方法；另一方面也是加强对其思想教育，宣传档案管理工作的重要性，强化其责任意识，可以间接地提高档案管理工作的效率。

2.完善档案收集与管理制度

为了一进步做好档案收集与管理的相关工作，企事业单位针对办公室档案资料收集与管理工作应该制定出相对完善、健全的管理体系，以此来约束档案资料管理工作中的不规范、不系统、不全面的现象[2]。为了制定完善的管理制度，档案管理人员必须对档案收集与管理工作的流程了如指掌，明确各项工作中值得注意的地方。单位管理者应该根据单位发展的实际情况，进行科学的人员安排，依据相应法规，确定档案资料收集的范围，防止在资料收集时出现遗漏。另外，管理制度中应该明确规定档案资料的归档期限，这样可以激发员工的工作积极性，将资料及时收集上来后进行统一的保管，以提高档案资料的利用效率。

3.更新资料收集与管理的方式

现代社会正在快速地发展，知识也在不断更新，各项科学技术也不断地出现，办公室档案资料的收集与管理工作也需要不断创新，更新资料收集与管理的方式，应用一些新的技术，可以提高资料收集与管理的效率。应将坐等资料上交的收集模式改为主动收集的方式，这样可以对资料的上交起到督促作用，减少资料上交不全面、有遗漏的现象。在这种新的模式下，各部门人员间应该加强沟通联系，积极引导有关部门的同事，使其配合工作，及时上交档案资料。档案收集时应按类别进行，收集后进行有效的分类管理。工作的开展中难免出现一些问题，而对待档案管理工作中出现的问题，我们工作人员应进行积极利用现代化信息技术，以此减少人工操作出现的错误，提高工作的效率。

1 档案收集和归档工作的重要性

档案资料的收集与归档工作是各个机关单位进行工作管理的重要基础，尤其对于事业单位来说，档案资料的收集与归档工作是其提高工作效率，提升工作质量的重要基础。首先，档案资料是记录办公室工作的重要文件，对档案资料进行收集与归档管理是办公室工作的一项重要内容。加强对其管理可以在一定程度上提高办公的效率。而且，档案资料也是对单位发展历程的记载，其见证了单位的发展历程、相关管理机制的革新过程，通过对这些资料的整理，使其以档案的形式呈现出来，可以为人事资料的查阅和单位的评定工作提供便利。档案是单位重要的资料，单位的决策者可以通过查阅档案资料进一步了解单位的各项工作开展情况，而结合现阶段发展情况，根据市场需求和未来发展趋势来制定单位下一步的发展规划，为单位发展过程中的决策起到借鉴作用。

2 现阶段档案收集与管理中存在的问题

2.1 归档资料收集的不全面

随着各个单位的不断发展，办公室的文书档案的收集与管理工作也在不断深入。但是在工作的开展过程中，仍然存在许多的问题。一些单位的管理人员由于缺乏对于档案收集与管理工作的重视，就会导致一些归档文件收集不齐全的现象。当然这种档案资料收集不齐全的现象也有其他的原因，因为档案资料的来源较为广泛，又由于其利用价值较高，资料一旦落入其他部门，便很难再被收集上来。另外，由于一些单位对档案管理工作的重视程度不够，直接导致相关工作者责任意识不强，工作态度不端正，自由散漫；又因为单位设置的档案资料管理人员较少，使其工作量有限，很难实现对档案资料的及时收集与归档。

2.2 档案文件的收集力度不够

档案资料的收集力度欠缺也直接导致了档案文件在收集过程中的缺失或损坏。档案文件的收集力度不够有很多表现，首先，各个部门的管理人员将档案资料随意摆放，缺少分类管理，这样在办公室文书档案的收集时就很容易遗漏部分资料。而且在资料收集时还经常遇到档案资料不完整、不连续的现象，主要是由于各部门的档案管理不严格，文件资料容易出现断页、缺少落款公章等问题，一旦出现类似问题，应令有关部门将资料缺失的内容补全再进行收集。另外，有的单位为了应付上级检查，会根据以往的工作情况编造一些数据，进行工作的总结与评估，这就降低了档案资料的可靠性。还值得提出的一点是，现在的大多数单位的档案收集依然以纸质档案为主，这样就容易造成档案的永久性丢失。而加强互联网技术和数字化技术的应用，注重电子档案的构建，对资料进行云端备份，减少了资料后期丢失的问题。

2.3 档案管理意识差

传统的单位办公室工作中，往往忽视了档案资料管理的相关工作。主要因为单位的管理者没有认识到档案资料的管理对于单位工作开展的重要影响，缺乏档案管理意识。这就直接导致办公室负责文书档案收集与管理工作的人员较少，而且这种意识的缺乏使整个单位对于档案管理的责任淡薄，单位上下往往只重视一些红头文件，而忽略了普通的?号文件[1]。事实上，上文提到的单位中存在的档案资料收集的不全面、收集力度不够的问题归根到底都是管理者的档案管理意识薄弱造成的。这在一定程度上限制了单位的发展。

2.4 档案管理人员专业素质较差

由于单位上下的档案管理意识缺乏，管理者对于办公室文书收集与管理工作的人员安排也很不合理，相关岗位安排的人员较少，而且这些人员一般是不具有专业知识的人员，而且年纪一般较大，对计算机技术也缺乏了解，不利于文书档案管理现代化工作的开展。即使单位聘用的人员是具有专业素质的人才，但是由于单位上下的管理意识淡薄，工作的开展也受到了一定的限制。一些档案工作者在处理文件资料时缺少对资料可靠性的审核，使得一些缺失的资料和虚假的资料流入，这些资料法律依据性不强，对其进行收集管理就没有太大意义。另外，一些工作人员对档案收集后的整理工作也缺乏重视，使档案的分类管理工作受到影响，最后导致分类和存放的错误，在对档案进行查阅和使用时再进行查找就比较困难。

县级办公室档案管理工作要走信息化路线，也要走基层群众路线，本文主要从这两大?用胬刺教炙?的管理工作效率提升有效途径。

1.基于信息层面的档案管理工作效率提升途径

实质上，我国县级办公室在档案管理工作方面还在沿袭走老路，用传统方式管理档案，这在先进社会已经落伍，应该在档案管理方面走现代化路线，这其中就包括管理内容与管理技术手段的全面现代化。县级办公室应该加大资金投入力度，做到对档案收集、整理、存储、保存管理的一体化进程，建设现代化库房和档案保护技术，计算机管理档案，大力开发档案信息资源利用进程，走电子文件归档和电子档案管理路线。另外，像缩微技术、激光光盘技术、静电复印技术、3D打印技术也应该融入到档案管理工作当中，实现对档案管理的现代化解决途径，解决传统中无法彻底解决的档案管理问题。

再一点，要充分利用颇为人性化的人工智能技术，有效通过计算机技术来延伸技术人员智能水平，通过它们来解决对档案的收集与分类问题，推动县级档案智能化管理发展进程。

最后，要结合数字化多媒体档案信息管理核心，结合光盘存储技术、计算机网络技术、宽带数据通信传输技术来为用户提供共享式多媒体档案信息资源库，实现对档案的全媒体完整数据管理模式，丰富档案开发利用手段，加快档案信息化管理的规范化路径，同时对某些县内办公室的珍贵档案原件进行有效的数字化保护。

2.基于县级办公室组织内部与外部基层的档案管理工作效率提升途径

县级办公室要围绕自身组织内部与外部基层来展开一系列的档案管理工作效率优化方式，本文主要提出以下4点。

制定文件，扎实培训

县级办公室在档案管理工作中一定要避免少走弯路，要实现事半功倍的工作效果。为此应该多走出去，向其他单位借鉴学习，更应该制定和引发相关业务文件，创建示范县发展体系，扎实搞好县内相关业务培训工作，对档案人员进行具体的、有针对性的全面培训。

配合上级部门，做好协作工作

应该以县级办公室为核心，推动全县建设档案工作向前发展，为此，应该在县内各级涉农部门构建联动机制，确保他们各司其职，制定契合于县域发展现状与实际政务工作的《档案管理办法》、《档案管理实施细则》，建立全面的档案管理工作制度，并开展基于基层治理与集成民主建设的县级公共服务活动和社会管理改革活动。做好档案管理中有关职工管理、企业管理乃至土地管理、林权管理方面的相关内容，并对专项活动所形成的文件材料进行有效归档，确保档案质量要求，也要确保档案管理工作与其它工作之间的部署协调关系，争取做到县级办公室的各项工作同实施、同完成。

当前档案管理工作当中存在的问题

1.1 缺乏实施力度

很多机关单位没有认识到档案管理工作的作用和意义，只是提出了加强档案管理工作的要求。在实际工作当中，因为部门的不同导致工作出现一定的差异。很多工作人员只是看到了档案管理工作的表面作用，认为这项工作只是日常的琐事，管理者和工作人员不能充分利用建立的档案资料，档案出现形式化的情况，无法体现出档案管理的价值。因此档案管理工作当前急需明确如何加强档案管理，从而促进档案管理服务型工作更好的开展。

1.2 管理人员的素质比较低

档案管理工作在部门工作当中属于非常重要的一个部分，但是在人员配置方面，却缺乏专业的管理人员。档案管理人员在专业技能和素养等方面都存在一定的不足之处，在搜集、分类、管理档案资料的过程中，缺乏专业知识支撑，这样一来档案管理工作就会具备很大的随意性，影响到档案的价值。

一、提高综合工作素质

要想将综合档案的管理工作更好的实施下去，那么首先需要引起领导对于档案管理工作的重视，这样才可以促进工作顺利的开展下去。只有赢得领导对于档案工作的认同，才可以使档案工作人员具备良好的工作态度 提高综合档案管理工作的质量。档案管理的工作人员应该将自己的主观能动性充分的发挥出来，奥正档案管理工作更加顺利的进行下去，让领导明确这项工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面：

1.管理人员应该保持良好工作态度，将自己的本质工作做好，要获得领导对自己工作的 满意，领导对于工作的满意主要是由于工作人员的工作质量。档案工作者需要做到爱岗敬业，给领导留下深刻的印象。

2.加强宣传档案工作的重要性。一些领导不够重视档案工作，他们认为档案工作是可有可无的，这是因为他们对于档案管理工作缺乏基本的认知度，以此档案工作者的宣传工作就显得特别重要。工作人员可以理应比较重要的文件资料给领导看，使领导可以对于档案工作留下深刻的印象，并且受到一定的启发，在实践工作当中得到有效的利用。工作人员也可以找机会交流档案工作，发挥出管理工作的重要性，这样可以使领导对于档案工作产生极大的认同感。

二、综合利用各种资源，实现现代化管理

当前各个领域的工作都在循序发展，档案工作也由此发生很大的改变，出现一系列需要解决的问题。档案数量不断加大，因此有关档案的分类管理体系也逐渐变得复杂，对于管理者的要求也逐渐提高，需要利用各种现代管理手段，将档案管理当中存在的问题信息进行解决。

1.加强职业素质：档案管理工作对于管理人员的专业素质提出了更高的要求，工作人员需要具备丰厚的专业知识，并且具备职业责任感和职业道德，加强乐于奉献的精神。管理者需要利用各种相关的资料，使自身的知识领域得到拓展，从而使自身的综合素质得到有效的提高，使新时代的档案管理工作得到有效的发展。

2.提高综合管理素质：针对传统的档案管理工作，通常都是利用手工抄写的方式，虽然很容易操作，但是其工作效率却比较低，很容易出错。近些年电子技术不断发展，传统手工档案工作方式不再适用，档案管理工作需要利用科技手段，档案管理人员需要熟练掌握这些先进的科技手段，使自身的职业技能进行提高个，在岗位上一边工作一边学习，对于最新的管理方法及时的掌握，并且对于不断发展的信息文化给予关注，成为具有很高综合素质的档案管理工作人员。

3.充分利用现有的资源：档案当中涉及到丰富的信息，这也是重要的信息资源。但是这样一来，档案整理工作就会变得更加沉重，具有很多重复的工作，加大了劳动强度。现代的工作通常都是利用计算机完成，使工作变得更加简单。工作人员整理分类资料通常都是结合自己的工作习惯，虽然工作标准都是统一的，但是由于个人的主观因素是不同的，这会为立卷工作带来很大的不便，这样看来计算机管理具有不可代替的优势，避免出现手工操作所造成的失误，使工作效率得到极大的提高。

三、加强培训的工作力度

档案管理工作这的自身素质和业务水平对于档案管理工作的质量造成直接的影响。档案管理者应该适应工作的需要，将档案管理者的主观能动性充分的发挥出来，使其知识水平和挂历能力得到全面提高，要想使档案管理工作的变化得到更好的适应，将工作强度进行简化，从而认识工作观念得到转变，放弃传统的工作方式，不断学习新的管理方式和管理工具。

1.加强继续教育的力度：不断发展继续教育，使新的工作环境和工作内容可以得到进一步的适应，在档案管理过程中，继续教育的实际意义需要得到充分的认识，可以对于时代发展的要求更好的适应，从而培养出更多专业的档案管理人才。

2.加强制度建设：开展档案工作的培训需要建立良好的运行机制。建立有关继续教育的管理制度，并且严格的执行下去。以此为基础，建立有关继续教育的约束和鼓励机制，从而对于继续教育运行机制得到有效的监督和保障。

3.开展综合培训：以管理人员的职业素养程度为基础，在培训的过程中，需要按照层次、岗位等为基础，实现多渠道多形式的开展。尽量提供给档案管作者更多的学习机会，从而将管理工作者的职业水平在最大程度上进行提高。对于相关的知识进行普及，例如哲学、历史学等等，与此同时，需要加强学习科学信息知识，在档案的管理工作中应用现代化的科学技术，从而将管理工作的效率得到提高。

四、 深入和完善现代的档案资料

档案管理人员在收集和整理档案的过程中，需要明确的分类所有的文件，对其实现编号。与此同时，需要科学的分类所有的文件资料，以不同部门为基础，对所有的资料进行分类。以资料的属性和作用进行分类。这样可以减少由于传统手写借阅浪费的时间，同时也可以避免发生资料损坏或者丢失的情况，使服务质量得到提高，使档案管理人员的专业技能得到有效的提升。

加强数字档案资源建设的对策

1.探索建立集中管理的数字档案管理体制。数字档案建设涉及多个部门，涉及电子文件完整的生命周期，其组织、制度和方法都面临着融合和集成的要求。对于电子文件管理，学界早已提出，最适合的、最有效的管理应是全程管理，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行管理。我国目前的这种分段管理状态无法适应全程管理的需要。这种前端与后端割裂的管理体制，开始阻碍文件与档案工作的发展，影响数字档案的管理效率。数字档案管理必须走由后端辐射全程的道路，因此，必须创新管理体制，理顺电子文件中心与档案管理机构的关系。各级档案馆要积极建设电子文件备份中心，及时对本级各机关电子文件进行在线接收或离线接收，并相应进行脱机异地备份，确保电子文件及时归。 　　

2. 建立统一的标准体系。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容，资源类型丰富，如文本、图形、图像、声音、视频等各类资源。因此，在数字档案资源建设工作中，要对档案收集、档案存储、档案管理、档案利用等多个环节，制定统一的标准体系。地方档案部门应在国家档案局统一的标准下，开展数字档案建设，防止因建设数据多样而影响全局资源的互通共享。地方档案部门要加快推动电子文件的信息标准化建设，确保数字档案管理系统具有较好的统一性和协调性。

3.加强数字档案信息服务工作。大数据时代，高速信息网成为信息资源存贮和传播的主要场所，高速信息网把方便的信息服务带进了家庭和办公室。数字档案管理也必须从收藏走向信息公开，向社会提供高质量的公共文化服务，这既是经济社会发展的必然需要，也是公民对各类环境、知识、文化的需要。因此，在大数据背景下，要借助信息技术实现数字档案资源的整合，建立档案网站集群，为分散的档案网站提供统一的信息入口或检索平台，为公众查询档案信息提供统一的服务。对数字档案的收集应尽可能扩大覆盖面，加强与工作、生活、学习密切相关的档案资源的收集，开展数字档案资源建设；要充分利用数字技术给档案工作带来的各种契机，增进档案部门与公众之间的交流与互动，通过编辑出版书籍、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品等多种形式，把“死档案”变成“活资讯”；建设智慧管理系统，通过挖掘和分析数据，把“数据库”变成“思想库”。

4 完善相关法律法规。建立集中统一的数字档案管理体系，需要强有力的法律法规以及相配套的政策做支撑。因此，应在已有法规基础上，加快政府信息资源管理法规建设，特别是要抓紧制定完善与数字档案管理有关的法规条例，以制度和法律的形式，家档案行政主管部门的主导权牢牢掌握在档案部门手中，实现档案部门对档案信息资源的完全掌控，实现档案部门对所有数字档案资源的集中、长久保存。

5.加强新技术的广泛应用。大数据时代，云计算、云存储技术的应用和普及，为我国档案部门加强数字档案资源管理提供了新的空间。因此，对于档案工作者来说，必须加强新技术的学习和新媒体的运用，这对于数字档案的安全保管、对于充分挖掘数字档案的信息价值，都具有十分重要的作用。