第　3　号

　　人力资源社会保障部和国家档案局制定了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，现予公布，自2009年9月1日起施行。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　人力资源社会保障部部长 　尹蔚民
　　　　　　　　　　　　　　　　　　国  家  档  案  局  局  长 　杨冬权
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二〇〇九年七月二十三日

社会保险业务档案管理规定（试行）

　　第一条　为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。
　　第二条　依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。
　　第三条　本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
　　第四条　人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。
　　社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。
　　社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。
　　第五条　社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
　　第六条　社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
　　第七条　社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。
　　第八条　社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。
　　第九条　社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。
　　社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
　　第十条　社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。
　　第十一条　社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。
　　鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
　　鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
　　第十二条　社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。
　　未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
　　社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
　　第十三条　社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。
　　第十四条　社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
　　（一） 不按规定归档或者不按规定移交档案的；
　　（二） 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；
　　（三） 玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；
　　（四） 违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；
　　（五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。
　　第十五条　各类社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。
　　第十六条　本规定自2009年9月1日起施行。

附件

社会保险业务材料归档范围与保管期限

　　一、社会保险管理类
　　（一）参保单位登记材料。包括参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料……………………………〔永久〕
　　（二）参保人员登记材料。包括缴费单位职工和退休人员，以家庭为单位或个人身份参加社会保险的城镇无业居民、农村居民、个体工商户、城镇灵活就业人员办理参保、社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时，填报的登记表单及相关审核材料………………………………〔100年〕
　　（三）社会保险个人账户管理材料。包括养老、医疗保险个人账户对账、个人账户修改等相关材料………〔100年〕
　　（四）社会保险登记证管理材料。包括社会保险经办机构向参保单位核发社会保险登记证、对已核发的社会保险登记证验证换证、对遗失社会保险登记证的单位补证时的登记表单及相关审验材料…………………………〔10年〕
　　（五）社会保险卡（证、手册）管理材料。为参保人员办理社会保险卡（证、手册）首发、补发、收回等管理的登记表单及相关材料…………………………………..〔 50年〕
　　（六）社会保险待遇领取资格验证材料。包括对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关审核材料………………………………〔 50年〕
　　（七）退休人员社会化管理服务材料。包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料……〔 50年〕
　　（八）异地安置登记材料。包括异地安置应享受社会保险待遇人员和长期派驻异地工作的参保人员，办理安置地或派驻地享受各项社会保险待遇所填报的核定表、备案表及相关材料………………………………………〔50年〕
　　（九）服务协议管理材料。包括与基金收付款协议银行、定点医疗机构、定点零售药店、工伤协议医疗康复机构、工伤协议辅助器具配置机构、网络通信运营商、附加保险承保单位等签订的协议书、考核材料、终止协议材料……〔10年〕
　　二、社会保险费征缴类
　　（一）社会保险费征缴核定材料。包括缴费基数核定以及工伤费率确定、中断缴费、恢复缴费、补缴费、预（补）缴费、退费、加收滞纳金、加收利息等申报核定业务表单及相关审核材料……………………………〔100年〕
　　（二）收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
　　（三）社会保险基金征缴明细表和汇总表.…….〔50年〕
　　（四）社会保险基金征缴年度汇总表……………〔永久〕
　　（五）催缴材料。包括社会保险费补缴通知书、补缴协议……〔10年〕
　　（六）缴费证明材料。包括为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及相关材料………………………………〔10年〕
　　三、养老保险待遇类
　　（一）养老保险待遇核定材料。参保人员基本养老金、养老金领取人员死亡后供养直系亲属及其抚恤金待遇、养老金领取人员丧葬费、养老保险其他一次性待遇核定、养老保险待遇调整、养老保险待遇更正、养老保险待遇补支付、养老保险待遇减支付等申报核定业务表单及相关审核材料……〔50年〕
　　（二）养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料………………………………………〔50年〕
　　（三）劳动能力鉴定材料。包括参保人员劳动能力鉴定结论通知书及相关文书和审核材料………………..…〔50年〕
　　（四）养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
　　（五）养老保险支付明细表和汇总表………〔30年〕
　　（六）养老保险基金支付年度汇总表……………〔永久〕
　　四、医疗保险待遇类
　　（一）门诊特殊病登记材料。包括门诊特殊病参保人员登记表单及相关审核材料……………………………〔10年〕
　　（二）就医登记材料。包括参保人员办理住院、家庭病床、转诊转院登记表单及相关审核材料……………〔10年〕
　　（三）医疗保险住院待遇核定材料。包括住院医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料…………………〔10年〕
　　（四）医疗保险门诊待遇核定材料。包括门诊医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料…………………〔10年〕
　　（五）医疗保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
　　（六）医疗保险支付明细表和汇总表…………〔30年〕
　　（七）医疗保险基金支付年度汇总表……………〔永久〕
　　五、失业保险待遇类
　　（一）失业备案材料。包括失业保险待遇享受资格审查登记业务表单、失业人员名单及相关失业证明材料………………………………〔10年〕
　　（二）失业人员失业保险关系转移材料。包括领取期限、待遇标准等相关材料…………………………………〔10年〕
　　（三）失业保险待遇核定材料。包括失业保险待遇申报核定业务表单及相关审核材料………………………〔10年〕
　　（四）促进就业补贴核定材料。包括失业人员职业培训、职业介绍补贴申报核定业务表单及相关材料………〔10年〕
　　（五）失业保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
　　（六）失业保险支付明细表和汇总表…………〔30年〕
　　（七）失业保险基金支付年度汇总表……………〔永久〕
　　六、工伤保险待遇类
　　（一）工伤备案材料。包括工伤事故备案登记表单及相关材料…………………………………………………〔10年〕
　　（二）工伤认定材料。包括工伤认定决定书及相关文书和审核材料…………………………………………〔50年〕
　　（三）工伤人员登记变动材料。包括工伤职工登记、工伤保险信息变动登记表单及相关材料………………〔50年〕
　　（四）工伤保险伤残工亡待遇核定材料。包括一次性伤残补助金、伤残津贴、生活护理费、一次性工亡补助金、工亡人员丧葬补助金、工亡人员供养直系亲属及其抚恤金等工伤保险待遇申报核定表单及相关材料……〔50年〕
　　（五）工伤保险医疗待遇核定材料。包括工伤人员因工伤发生的医疗、康复、配置辅助器具、劳动能力鉴定等费用申报核定业务表单及相关材料………………………〔10年〕
　　（六）工伤预防费用核定材料。包括参保单位工伤预防费用申报核定业务表单及相关材料…………………〔10年〕
　　（七）工伤保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
　　（八）工伤保险支付明细表和汇总表…………〔30年〕
　　（九）工伤保险基金支付年度汇总表……………〔永久〕
　　七、生育保险待遇类
　　（一）妊娠登记材料。包括女职工办理妊娠登记申报核定业务表单及相关材料………………………….……〔10年〕
　　（二）并发症登记材料。包括计划生育手术并发症等申报核定业务表单及相关材料………………………….〔10年〕
　　（三）生育保险待遇核定材料。包括参保人员因生育、计划生育、治疗并发症发生的医疗费用及生育津贴等申报核定业务表单等相关审核材料………………………...…〔10年〕
　　（四）生育保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
　　（五）生育保险支付明细表和汇总表………..….〔30年〕
　　（六）生育保险基金支付年度汇总表……………〔永久〕
　　八、社会保险业务统计报表类
　　（一）各项社会保险年度统计报表………………〔永久〕
　　（二）社会保险数据和分析报告等资料…………〔30年〕
　　（三）社会保险业务月/季统计报表…………….〔10年〕
　　（四）各项社会保险基金年度预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。
　　九、社会保险稽核监管类
　　（一）社会保险稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料………………..〔30年〕
　　（二）社会保险监察材料。社会保险行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料…………………………………………. ……………〔30年〕
　　（三）社会保险经办机构内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料……………………………………………………….〔30年〕
　　（四）社会保险大案、要案、特殊案件的稽核材料……………………………………………………..…〔永久〕

电子文件的分类和纸质文件一样，是将具有保存价值的电子文件，按照其自然联系组合成文件的组合体。传统文件分类体现在文件的实体排列上，而电子文件的分类则反映在计算机输出界面的逻辑排列上。

Windows XP的文件管理功能是管理电子文件的实用工具。各单位或各部门文件管理人员可以通过分层次地设置文件夹，使电子文件在计算机存储器中进行科学分类。具体方法是：

1、双击桌面上【我的电脑】或鼠标右击【开始】按钮选择【资源管理器】，便可进入资源管理器界面。单击选择一个存储器，如：“H盘”。在选择存储器时，要预先估计本单位电子文件的递增速度，让该存储器的容量能够满足电子文件递增的需要。同时，存储电子文件的文件夹不能选“C盘”，因为“C盘”容易受到病毒的攻击。

2、单击左上角【文件】按钮，再将鼠标移至【新建】→【文件夹】后单击。然后输入文件夹名，如【文书档案库】。这样建立的【文书档案库】文件夹就专门用于存放文书类电子文件。

3、根据本单位档案分类体系，反复采用上述第2种方法，就能按电子文件的分类层次设置文件夹。例如某单位行政类电子文件按年度、问题分类，其文件夹就可以设置为以下方式：

4、类别设置好后，将需要归档保存的电子文件按类存放入相应的文件夹中。

5、文件夹或文件中的文件可以按照名称[N]、类型[T]、大小[Z]、修改日期[D]、自动排列[A]等方式排列。如果按名称排列则是按起始汉字的汉语拼音字母顺序排列。如果分类中刻意讲究一种排列方式，如机关各部门的文件夹必须按“党委办公室”、“行政办公室”、“人事处”、“计划处”……,则可在汉字前面可加序号或英文字母，即“1-党委办公室”、“2-行政办公室”、“3-人事处”、“4-计划处”……。

6、分类可以通过调整文件夹而调整。也可以通过增加或删除文件夹而增加或删除文件类。

伴随着手机网络及其软硬件的发展，手机的应用也更加广泛和多样化。其中短信服务的出现，迅速催生了一系列基于手机短信的信息服务项目，如：手机报、天气预报等。笔者认为，作为传统信息服务机构的档案馆，利用手机短信这个新的信息平台来延伸自己的服务，为用户提供更实时更方便的信息服务，也是非常必要和有意义的。

手机短信服务的优点

实时性：通过手机获取信息的及时性是其他传统媒体无法比拟的，用户定制的短信服务信息，可以通过移动通讯网络以最小的信息时滞发送到用户手机上，十分方便快捷。档案馆可以通过短信告知用户最新公布的档案和编研成果、近期展览或者文化讲座，突出自己的服务特色。

简易性：一方面是手机操作简单，用户不需要其他设备，只要有手机就可以进行短信收发；另一方面是手机携带容易，人们可以24小时将其带在身边，被称为“影子”媒体。

自主性：手机的出现，使得人们可以参与到信息传播过程中，手机用户的自主性和参与度得到大大提高。用户可以根据个人需要和喜好定制不同的服务项目，并有随时随地取消定制的权利。对于大多数短信服务，用户都有自我定制或者取消定制的权力。

经济性：一方面是手机短信服务的经济性，目前，发送点对点短信0.1元/条，接收短信免费。对于短信包月用户来说，价格更加低廉。另一方面是手机上网功能的实现和智能手机的普及，使得人们可以随时随地通过网络浏览、邮件、短信等方式获取最新资讯，并且涵盖文字、图片、音视频等多种形式，集视听说于一体，人们获取信息愈加容易，就愈显经济。

可存储性：手机短信可以长期被保存在手机或者短消息服务中心上，当遇到用户手机占线、无信号、关机等情况，信息无法发送时，短消息服务中心会保存该信息，一旦用户开机或重返服务区时，全球移动通讯系统会及时通知短消息服务中心重发，用户可以立即受到短信息。手机短信的可存储性也在一定程度上保障了其可靠性。

开展档案馆手机短信服务的可行性

手机移动通信技术。短信业务发展大致经历两个阶段：以移动运营商（如中国移动、中国联通）短信服务中心（SMSC）为信息服务提供者的时期；互联网ICP/ISP提供短信服务的内容，移动运营商的SMSC作为短信服务中转交换接口时期。后一阶段是短信业务急剧发展时期，从技术来讲，已经相当成熟。

用户。目前我国拥有数量庞大的手机用户群，这为图书馆和档案馆开展手机短信服务提供了良好的条件和巨大的空间。同时，移动增值业务中，移动短信业务的高渗透率，也为图书馆和档案馆开展手机短信服务奠定了良好的用户基础。

档案馆自身的网络服务系统。21世纪是传统档案馆与数字档案馆并存、互补、共同发展的时代，档案馆短信服务的开展也必须以档案馆网络系统为基础和依托。我国23个省、5个自治区、4个直辖市和2个特别行政区都开通了自己的档案信息网站，发达城市和地区档案信息网站的建设已经处于较高水平，除了基本的展示性功能以外，服务性功能越来越得到充分的发挥；除了能够提供基本的检索性服务，还能够提供网上咨询交流、特色馆藏多媒体展示、网上课堂、网上办公、信息公告更新等深层次信息服务。档案信息网站的用户群正在逐步增加，发达地区的固定用户群也基本形成，所以，无论是从档案馆自身网络服务系统来讲，还是从其用户来讲，在我国发达地区开展档案馆短信服务的条件都已经基本具备。

档案馆手机短信服务的功能

1.档案馆手机短信服务功能的理论分析

档案馆手机短信服务的功能可以分为内部服务功能和外部服务功能，内部服务功能是相对于档案馆自身管理以及档案馆与各文件形成机构的业务联系而言，可以利用移动平台及时发布内部通知（如档案干部培训通知，档案人员职称评审通知等），远程办公和远程业务（如广东档案信息网的广东省重点项目建设单位业务报送系、四川档案网的四川省现行文件中心在线管理系统、河南档案信息网的档案远程公务和档案登记备案、辽宁档案信息网的职称评审系统和论文申报系统等），档案馆网上办公系统与手机短信服务的结合，使二者的功能都得到了最大程度的发挥；外部服务功能是相对于档案馆的利用者而言，但是相对于高校图书馆读者的集中和固定，档案馆的服务对象则具有广泛性和分散性。因此，手机档案馆可以针对不同需求的用户群采取差异化的服务策略，以获得良好的利用效果和社会效益。

2.档案馆手机短信服务功能的实证分析—基于省级档案信息网站的调研

根据对我国33个省级档案信息网站（台湾除外）的调查，其中河北省档案网站正在建设中、山西省档案网站正在改版中，二者均未能打开，尚不列入此次调查范围内。61%的省级档案信息网站开展了预约查档服务；90%的省级档案信息网站都有网上展览，但形式上差异较大，最普遍的是静态的图片展，有条件的地区则开展了音视频等多媒体形式的展示（如天津档案信息网开设了3D网上展厅）；74%的省级档案信息网站设有登录入口，以办公系统的邮箱登录入口居多，其中48%的省级档案信息网站可以实现网上办公，也有一部分是会员或用户登录入口，只有广东档案信息网明确设立了移动政务和用户登录两个登录入口；68%的省级档案信息网站上设有网上课堂和教育培训等板块，但多是文字通知，只有少数网站能实现网上报名、学习和评定功能；有文化讲座和爱国主义教育基地板块的省级档案信息网站分别只有10%和19%，北京、天津和香港特别行政区的档案网站都设立了文化讲座的板块来通知和报道相关信息，设有爱国主义教育基地板块的档案网站则体现出地方特色，如革命老区广西、甘肃等。

虽然我国省级档案信息网站建设和服务开展情况无论是内容、形式还是水平、层次都存在诸多差异，但是以档案馆网络服务系统为基础的手机档案馆短信服务，在北京、天津、上海和广州等发达城市和地区开展的可行性已显而易见。档案馆手机短信外部服务功能的实现可以依托网站自身的优势和特色，针对不同用户群进行重点开发，比如：

针对学生群体开展的短信服务。如上海档案信息网在档案利用一栏特意开设了学生课堂板块，上海市档案馆外滩新馆结合新版上海市中学课本《上海乡土历史》的课程内容，开设了学生课堂专题档案查阅系统。以丰富的馆藏资源为依托，经过初步的归类和整理，为探究历史性课题提供档案资料，便于学生们有针对性地对馆藏档案进行检索和查阅，提高学生学习兴趣及认知能力和动手能力。另外，上海市档案馆外滩新馆还推出了多次学生暑期专题活动，并建立了以档案原始资料为依托，以共建学校参与为主要实体的史料研究工作室，旨在提高学生的团队合作精神和科研交流能力，亦为学生社会实践提供场所。像上海市档案馆可以针对固定的学生群体和各个学校的相关负责人，利用手机短信实现远程的、自动的、及时的信息发布等服务，以更好地体现档案馆的爱国主义教育基地功能和社会服务功能。

针对研究人员开展的短信服务。澳门历史档案馆的任务是收集、整理、保存及提供利用澳门公共机关的档案，并征集从外国档案馆和图书馆复制而来的有关澳门历史的缩微胶卷，以充实馆藏。澳门历史档案馆非常重视为研究提供服务，“打算以规章去推广优质的学术成就及研究”，馆内设有专门的阅览室，为促进学术研究工作的进行，保持安静的环境，阅览室又分为接待区和阅读区。澳门历史档案馆的网站主页的右上角设有读者登录入口，没有读者证的可以申请读者证。一般的申请过程都需要用户的邮箱和手机号（浙江档案信息网对于新用户的注册还有相关服务协议的规定），这样有助于档案馆更好地服务用户，也为档案馆手机短信服务的开展奠定了良好的基础。此外，贵州省的档案信息网站从其名字—— 贵州档案方志信息网，就可以看出其馆藏特色，其网站内有贵州省地方志全文数据库。像这样的档案馆可以与网上登录查询服务相结合，针对特定的研究型用户开展短信服务，以弥补邮箱服务即时性上的缺陷。

针对普通大众开展的短信服务。有登录入口等会员制的档案馆可以针对会员采取短信服务，进行预约查档、预约调卷、定题查档等相关咨询的反馈渠道之一，以更好地服务大众。另外，北京档案信息网开设京城讲坛，讲座预告主要在档案信息网的首页的公告看板上有显示，传播渠道比较单一，如果档案馆开展短信服务则可以起到巨大的宣传效果。

档案馆开展短信服务除了作为发布通知、预告和预约服务的反馈渠道等，还可以开展像历史上的今天和其他生活小提示这样的固定信息作为补充和丰富，真正体现出公共服务的性质，提高社会认知度和影响力。

手机档案馆存在的问题

短信技术的先天不足。信息长度受限，信息长度不得超过140个字节，在业务量较高时，可能会因短信息中心的处理能力有限及无线信道的阻塞而影响及时传送和业务失败情况。

公益性与收费的冲突。档案馆的服务是无偿提供的，但由于手机平台的搭建必须依赖电信运营商的网络，手机服务平台在提供服务时不能做到像其他服务一样免费。不过，在推动社会主义文化大发展大繁荣的背景下，图书馆和档案馆等公共文化机构可以与电信部门加强合作，通过双方的沟通和交流探索出一条经济效益和社会效益双赢的路子。

手机平台与图书馆和档案馆网络系统的连接。由于图书馆、档案馆手机平台多数是由第三方开发，存在着对馆内业务不熟悉等诸多不利。而图书馆、档案馆所使用的自动化系统又因版权、保密等原因不可能完全开发，手机服务平台的一些功能在这种不透明状态下是很难实现。但随着相关技术的不断成熟，图书馆、档案馆的手机网络一体化系统必然出现，手机平台与网络系统的连接问题便可迎刃而解。